Hur man skriver ett e-postmeddelande för att boka ett möte (+8 mallar)

Tips: Innan du skickar ut e-postmeddelanden med begäran om schemaläggning av möten till en lista (särskilt vid kallt e-postutskick) bör du se till att du skickar det till rätt personer. Därför föreslår vi följande Validering av din e-post med Bouncer först.

#1 Skriv övertygande ämnesrader

En bra ämnesrad bör vara kreativ och engagerande samtidigt som den ger en antydan om vad e-postmeddelandet med mötesförfrågan handlar om.

Om du till exempel kontaktar någon med en inbjudan till ett affärsmöte kan du tänka dig något i stil med "Låt oss diskutera detta över en kopp kaffe." Om du behöver en mer engagerande ämnesrad kan du prova det här: "Är du redo att ta kontakt personligen?". Att bjuda in till ett möte via e-post kan vara en utmaning, men de mest effektiva e-postmeddelandena med mötesförfrågningar visar att allt börjar med ämnet.
 

 
Korta, söta och tydliga ämnesrader är alltid bäst för att se till att ditt budskap når fram. Lägg till högst 9 ord och 60 tecken för bästa öppnings- och svarsfrekvens. Så oavsett vad du väljer att använda, skriv en tydlig och kortfattad ämnesrad som uppmuntrar läsarna att öppna ditt e-postmeddelande och förhoppningsvis adresserar deras smärtpunkt omedelbart.

#2 Använda rätt hälsning beroende på situationen.

Det är viktigt att komma ihåg att när du skriver en mötesförfrågan via e-post bör din stil matcha situationen. Att schemalägga möten via e-post sätter tonen för det faktiska mötet.

Om du skriver till en vanlig kollega handlar det om intern kommunikation. Du kan hålla det lättsamt med en lekfull, humoristisk och avslappnad ton. Om du däremot skickar ett mötesmejl eller förfrågningar till kunder eller personer i en formell affärsmiljö ska du använda ett språk som visar respekt och professionalism - gör ditt meddelande formellt och skippa konversationstonen.
 

 
Här är tipset: Om du inte känner mottagaren personligen kan du försöka ta reda på mer om honom eller henne. Numera finns nästan alla på LinkedIn, så det tar bara några sekunder att söka upp dem och skapa effektivare e-postmeddelanden med mötesförfrågningar.

Identifiera vem de är och vad deras exakta arbetstitel är. Kontrollera företagsnamnet två gånger för att undvika felstavningar - detta är avgörande när du använder e-postmallar för mötesförfrågningar.

Om du hälsar på någon med hans eller hennes namn kan du skapa en mer personlig kontakt redan från början. Undvik titlar som Sir eller . Fru till varje pris.

#3 Ange vad du vill ha, utan att gå runt omkring och prata om det.

En korrekt inledningsmening är vanligtvis den största smärtpunkten när man skriver e-postmeddelanden med mötesförfrågningar. Efter det vill du inte slösa bort läsarens tid. Gå rakt på sak och berätta vad du skriver om. Förklara med några få meningar varför du hör av dig och vad din mötesförfrågan är.
 

 
Undvik sidospår för mottagaren - gå direkt till mötesinformationen. Ange vad mötet ska handla om (du kan även bifoga en mötesagenda så att mottagaren vet hur mycket tid som ska avsättas). Till exempel: "Jag skriver för att be om ett möte med dig tisdagen den 7 maj kl. 10.00 för att diskutera den kommande marknadsföringskampanjen. Här är mötesagendan:...".

Kom ihåg att ange vilken typ av möte du vill ha, till exempel en snabb chatt eller ett riktigt möte online.

#4 Förklara det värde som mottagaren kommer att få.

I de flesta fall bryr sig personerna som bokar mötena mer om att få mötet att äga rum. Det är därför du måste uppmuntra din mottagare och förklara varför han eller hon ska ta tid av sin dag för att träffa dig.

Fundera på vilken nytta de skulle ha av att träffas - vad skulle de kunna lära sig? Vilka kommande utmaningar kan du hjälpa till att lösa och föra upp på mötesagendan?

Du kan till exempel erbjuda:

• a gratis demonstration av ett värdefullt verktyg
• hjälp med att lösa ett problem för personen i fråga (t.ex. maximera resultatet av deras betalda annonser)
• en samarbetsmiljö för att dela idéer
• Brainstorm för att hitta lösningar.

Genom att lyfta fram dessa fördelar och den förväntade måluppfyllelsen i din mötesförfrågan via e-post kan du motivera dem att prioritera ditt schemalagda möte via e-post.

Det är också viktigt att inte utelämna några logistiska mötesdetaljer. Vilka kommer att delta? Hur länge behöver mötet pågå? Om du ger dem denna information i förväg har de all information de behöver för att avgöra om det är värt att delta i en kort diskussion eller inte.

#5 Erbjuda flera mötestider

När du planerar ett möte, erbjud mer än en mötestid i din mötesförfrågan via e-post. Det ger inte bara er båda möjlighet att hitta en mötestid som passar er, utan visar också att du är flexibel och respekterar din kollegas preferenser.

Här är ett exempel på ett e-postmeddelande som kan ge ett positivt svar:

Ta också hänsyn till lokal tid. Om du planerar ett möte med någon från en annan del av världen bör du se till att personen i fråga känner till de tidszoner som gäller för mötet.

Att vara informerad om tidszoner är en viktig del av att skriva e-postmeddelanden med mötesförfrågningar. Om du inte kan förstå att du planerar ett viktigt möte kl. 04.00 på morgonen, hur kan du då lösa deras problem? Schemalägg möten så att det passar alla.

#6 Begär ett svar för att bekräfta mötet

Förtydliga på förhand om du behöver ett svar på ditt e-postmeddelande om mötesförfrågan eller inte ("Jag skulle uppskatta din feedback på detta") och när du behöver det. Var inte för påstridig eller krävande. Visa istället respekt och uppskattning för varandras tid.

Om du begär att få en bekräftelse får du också möjlighet att dubbelkolla datum, lämplig tid, mötesplan och andra detaljer samt validera bokningen av konferensrummet (vilket är viktigt för det formella mötet).

Här är tipset: Du kan också automatisera processen och skicka en kalenderförfrågan med en mötesinbjudan via e-post. Det finns olika verktyg som du kan använda för detta ändamål. Många av dem, t.ex. Google Kalender, har den här funktionen inbyggd. Det sparar tid och gör det enklare för alla inblandade att schemalägga möten offline och online.

#7 Följ upp vid behov med nästa e-postmeddelande för att boka ett möte.

Har du någonsin skickat ett e-postmeddelande till någon för att be om ett möte, och sedan hört radiotystnad under de närmaste veckorna? Detta är inte direkt professionell kommunikation, men dina mottagare får förmodligen alla möjliga typer av e-postmeddelanden med mötesförfrågningar och de kan vara för upptagna för att svara på ditt första e-postmeddelande.

Det är inte alltid lätt att få svar på professionella e-postmeddelanden. För att se till att det inte blir några förseningar när det gäller att boka ett snabbt möte och att alla parter hålls informerade är det bäst att följa upp med en påminnelse.

Effekten av ett uppföljningsmejl kan inte överskattas - svarsfrekvensen kan till och med vara upp till 40% högre än för det första mejlet med mötesförfrågan.

Använd e-postspårningsverktyg för att ta reda på om ditt meddelande har lästs och om det inte har vidtagits några åtgärder. Detta är särskilt användbart för personer som skickar långa kedjor av e-postmeddelanden med mötesförfrågningar och tycker att det är svårt att hålla reda på alla sina konversationer för att planera möten.

Goda nyheter - om du tar initiativ till att skicka ett uppföljningsmejl kommer din mötesförfrågan inte att försvinna i mängden. Du kan upprepa de viktigaste detaljerna, skicka ut en detaljerad agenda eller komma på en perfekt tidpunkt som passar mottagaren.

Om du vill veta mer om hur du skriver e-postmeddelanden för företag kan du läsa det här: En guide till B2B-marknadsföringsmejl - vad som fungerar och vad som inte fungerar.

#8 Lägg till en länk till ett valfritt schemaläggningsverktyg

Att hitta en lämplig tid för ett möte kan vara en riktig syssla. Dina potentiella kunder har olika scheman och när du ber om ett möte via e-post bör du ge dem en möjlighet att välja.

Det finns olika verktyg som kan hjälpa dig att göra dina kallelser till möten ännu bättre. Till exempel Calendly. 

Du kan använda detta verktyg för att erbjuda potentiella kunder alla dina tillgängliga tider för ett personligt möte. De får tillgång till din onlinekalender och kan välja en tid som passar dem också, vilket maximerar dina chanser till positiv respons och ett framgångsrikt möte.

Appar som Calendly länkar till andra populära mötesverktyg som Google Meet och Zoom, så att du får ett meddelande till din e-postadress om varje nytt möte som bokas.

Mall för e-post för begäran om affärsmöte

Oavsett om du skriver en perfekt mötesförfrågan för att träffa kollegor, en potentiell kund eller affärspartners kan du använda dessa färdiga e-postmallar för ditt mötesförslag.

Ps. Anpassa gärna dessa exempel på mötesförfrågningar till dina behov och de typer av mötesförfrågningar du vill skicka ut.

E-postmall för möte 1

E-postens ämnesrad: Låt oss prata

Kära [namn],

Jag kontaktar dig för att be om ett möte med dig om [ämne] vid en tidpunkt som passar dig.

Jag är ledig på [datum] på [tid] eller . [datum] på [tid]. Jag kan skapa ett möte via [app]. Låt mig veta om något av dessa datum passar dig.

Vi hoppas att vi hör av oss till dig snart!

Med vänliga hälsningar,

[ditt namn]

E-postmall 2

E-postens ämnesrad: Samarbete // begäran om möte

Kära [namn],

Som vi diskuterade tidigare är jag mycket intresserad av att undersöka möjligheten till ett samarbete. Jag tror att en kombination av våra styrkor och resurser skulle vara till nytta för båda parter.

Här är den dagordning som jag hade tänkt mig för vårt möte:

1. Översikt över partnerskapsplanerna
2. Diskutera potentiella möjligheter och utmaningar.
3. Fastställa nästa steg

Låt mig veta om detta [datum] och [tid] arbeta för dig. Jag hoppas att vi hör av oss till dig snart.

Bäst,

[ditt namn]

E-postmall 3

E-postens ämnesrad: Låt oss prata affärer

Hej [namn],

Som ni vet har våra företag samarbetat under en längre tid nu, och jag anser att det är viktigt att hålla kommunikationerna öppna och utforska olika sätt på vilka vi kan stärka vårt partnerskap.

Jag har några spännande idéer som jag skulle vilja dela med mig av till dig, och jag tror att ett personligt möte skulle vara det bästa sättet att diskutera dem mer i detalj.

 

Jag skulle vilja föreslå följande datum för mötet [datum] på [tid], [plats/länk till mötet]. Om detta datum inte passar dig, vänligen meddela mig några andra datum som skulle passa dig.

Med vänliga hälsningar,

[ditt namn]

E-postmall 4

Ämnesrad: Låt oss träffas för ett möte

Hej [namn],

 

Jag är säker på att du är upptagen, men jag hoppas att vi kan ta oss tid att chatta inom en snar framtid. Det skulle vara trevligt att träffas och diskutera [ämne för mötet].

Skulle du vara tillgänglig för antingen ett online- eller ett personligt möte? Låt mig veta vad som passar dig bäst, så kommer vi överens om detaljerna därefter.

Bäst,

[ditt namn]

E-postmall 5

Ämnesrad: Låt oss ta en kopp kaffe ☕

Kära [namn],

Jag hoppas att allt är bra. Jag har tänkt komma ikapp er under en längre tid nu, kära kolleger, och jag tänkte att detta skulle vara ett utmärkt tillfälle att göra det. Jag tänkte att vi skulle träffas över en kopp kaffe för att diskutera våra planer för framtiden och hur vi kan stärka vårt partnerskap.

Datum: [datum]

Tid: [tid]

Plats: [plats]

Skulle det fungera i ditt schema? Vi ser fram emot att höra av oss till dig snart.

All lycka till,

[ditt namn]

Här kommer Bouncer

Bouncer hjälper till att förbättra leveransbarheten för e-post genom att verifiera giltigheten hos varje adress, minska antalet avvisningar och upprätthålla ditt rykte som avsändare. Vårt tidsbesparande verktyg förbättrar kampanjens effektivitet genom att automatisera verifieringsprocessen, vilket säkerställer att dina mötespresentationer når verkligt intresserade parter. Som ett resultat av detta kan du fokusera på att utforma den perfekta presentationen för potentiella deltagare.
 

Du är redo att börja

Nu är du bara några klick från att skicka din mötesförfrågan via e-post. Dubbelkolla alla detaljer och lägg till en kort mötesbeskrivning oavsett om du bokar in ett teammöte eller skickar en formell mötesförfrågan.

Om du följer alla de steg som beskrivs i den här artikeln kommer dina mötesinbjudningar att vara mycket professionella. Det är trots allt värt att börja på ett bra sätt, redan innan det faktiska mötet börjar. Om ditt ursprungliga budskap är välskrivet inger det förtroende för framtida samarbeten.

Ofta ställda frågor

Hur skriver du ett e-postmeddelande för att boka ett möte med din chef?

Alla tips ovan gäller och du kan till och med ändra några av de e-postprover som vi listat ovan när du skriver ett e-postmeddelande om mötesförfrågan. Det kan dock vara bättre att be din chef om ett möte via en meddelandeapp eller personligen i stället för ett e-postmeddelande eftersom det kan hamna i deras inkorg.

Hur ber jag artigt om ett möte?

Använd fraser som "Kan jag be om en tjänst" och "Skulle du kunna göra mig en tjänst" och "Får jag störa dig en sekund" och liknande i dina e-postmeddelanden med mötesförfrågningar. En avslappnad mötesinbjudan fungerar inte om du vill nå viktiga intressenter. Den här typen av e-post kan uppfattas som sliskig, så håll dig till kommunikationsstilen 

Hur många mötesförfrågningar är ett bra antal att skicka ut?

Det beror på relation du har med personen innan du bokar ett möte. Du bör dock hålla dina mötesförfrågningar via e-post nere till högst en handfull. När du skickar kalla e-postmeddelanden är färre bättre. Det är bättre att skicka ut en perfekt e-postförfrågan än en handfull medelmåttiga.