不良的列表卫生会降低参与度，使您面临垃圾邮件陷阱和投诉的风险。
客户关系管理 (CRM) 数据是您交付能力的基础。
在本文中，我将解释不良数据是如何潜入客户关系管理中的、它是如何损害收件箱位置的，以及您可以做些什么。我还将谈到法律方面的考虑，并重点介绍有助于保持列表健康的工具。
TLDR: 摘要
- 糟糕的客户关系管理数据（错别字、重复、过时的联系人）会损害交付能力和声誉。
- 高跳出率和投诉率预示着邮箱提供商会过滤或阻止您的电子邮件。
- 定期清理、验证和细分名单可提高参与度和收件箱位置。
- 遵守 GDPR 和类似法律：收集同意、妥善记录并删除旧的或不活动的数据。
- 使用Bouncer等工具验证地址、阻止虚假注册、检测垃圾邮件陷阱并丰富客户关系管理数据。
- 健康的数据可降低退件率、提高参与度并增强发件人声誉。
糟糕的 CRM 数据是如何产生的？
坏数据来自很多地方。
- 人工输入错误、字段缺失或过时会造成不准确的联系记录。
- 如果一个人出现在多个列表中，集成可能会产生重复。
- 随着时间的推移，随着人们更换工作或放弃邮箱，地址也会变得陈旧。
如果不加以管理，这些衰减的记录就会成为垃圾邮件陷阱：这些地址看起来有效，但会受到过滤机构的监控，以捕捉不负责任的发件人。
当您向无效或废弃的地址发送邮件时，您的硬跳出率就会攀升，而高跳出率是降低域名声誉的负面信号之一。
细分不当 是另一个无声杀手。如果您的客户关系管理缺乏完整或一致的字段，您可能会发送不相关的信息，从而导致退订或垃圾邮件投诉。
邮箱提供商会密切跟踪参与度和投诉情况–少量投诉会损害您在过滤器中的地位。
常规卫生流程及其影响
实现更清洁数据的第一步是定义 “不活动”。
您可以选择那些已经六个月没有打开或点击过任何内容的联系人。 在清除他们之前，先开展一次重新接触活动，询问他们是否还需要您的邮件。删除那些仍处于休眠状态的联系人。这种修剪有助于提高您的整体打开率和点击率，互联网服务提供商会将其理解为积极的参与。
地址验证至关重要。在新注册用户进入时进行检查，并定期对现有名单进行清查。验证服务可剔除无效、一次性或有风险的地址，使其永远不会进入发送队列，从而降低硬跳出率。
合并重复 数据并统一数据格式，这样既能实现个性化，又不会意外地向同一个人发送两封略有不同的邮件。定期清理和验证有助于更好地进行细分，减少退信和投诉，从而提高域名声誉。
数据存储和使用的合规性和法律层面
不同地区制定了不同的个人数据处理规则。
根据欧洲的《通用数据保护条例》（GDPR），您需要合法的依据来存储和处理每个联系人的详细信息。同意必须以清晰的审计线索记录下来，个人可以随时要求删除。保留未经有效同意的联系人不仅有损合规性，还会使您的客户关系管理中充斥着不活跃或有风险的记录。
在美国，数据隐私法更为分散。 CAN-SPAM 法案》对商业电子邮件进行监管，要求提供清晰的身份标识、有效的邮寄地址和简便的退出机制。
有些州走得更远： 《加利福尼亚消费者隐私法》（CCPA）赋予居民访问、删除和退出数据销售的权利，而科罗拉多州和弗吉尼亚州的类似法律也遵循了同样的精神。
在加拿大，CASL（加拿大反垃圾邮件法）要求在发送营销电子邮件之前必须获得明确或暗示的同意。这是最严格的反垃圾邮件框架之一，违规者将受到重罚。
在其他国家，如澳大利亚（《2003 年垃圾邮件法》）和新加坡（《隐私保护法》）都有自己的同意和退订要求。
在所有这些框架中，最佳做法始终如一：
- 以透明的方式征得同意、
- 存储证明、
- 并尊重退出请求。
双重选择加入有助于验证兴趣，减少虚假注册。与客户关系管理（CRM）供应商或电子邮件提供商签订数据处理协议，明确谁负责保护数据。
虽然各国的具体规定有所不同，但原则是一致的：干净、合法和尊重他人的数据实践既能保护您的声誉，也能提高交付能力。
保护发件人声誉的工具、工作流程和技术
针对跳出、退订或投诉的地址，分别建立抑制名单。
压制不良地址可阻止向这些地址重复发送邮件。工具可以自动进行重复数据删除、定期验证和关键指标监控。Valimail 的域名声誉指南指出，发件人应注意垃圾邮件投诉（保持在 0.1 % 以下）、监控跳出率并避免垃圾邮件陷阱。
投诉量或投诉量突然激增是警示信号。
Badsender 建议使用 Talos 或 Barracuda 等诊断工具来查看您的域名或 IP 是否被封锁，并为任何新的发送域名或 IP 准备一个预热计划。
您还可以在输入点（注册表）、导入过程中以及定期检查列表的自动例程中集成地址验证服务。
Bouncer：在发送之前提高数据质量
Bouncer是一个电子邮件验证平台，可帮助您保持联系人列表的整洁和安全。
其主要应用程序可让您上传列表，并检查每个地址的有效性、可送达性和风险。
- 您可以通过应用程序接口连接它，实时验证地址。
- Bouncer Shield可在访客输入虚假或恶意地址时立即将其拦截，从而保护您的注册表单。
- 毒性检查以 0 到 5 分对地址进行评分，突出显示与垃圾邮件陷阱或诉讼有关的地址。
- Bouncer 的可送达性工具包可测试收件箱位置并检查身份验证，而数据丰富模块则可添加公开的公司信息，以丰富客户关系管理。
- 电子邮件参与度洞察显示最近的活动：最后一次打开、点击或回复，因此您可以根据参与度进行细分。
该平台在欧盟托管，符合 GDPR 要求，正常运行时间近乎完美。使用 Bouncer 这样的工具作为数据质量工作流程的一部分，可以降低跳出率，保护您的发送声誉。
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衡量影响和设定基准
您需要基准来判断您的卫生工作是否有效。
长期观察硬跳出率、软跳出率、垃圾邮件投诉率和参与度指标（打开、点击、回复）。
Valimail 建议将垃圾邮件投诉率保持在千分之一以下，并密切监控退信率。
还要跟踪转化率或下游行动（销售、注册、回复），因为高送达率却没有有意义的参与，仍然表明目标定位存在问题。
将清理过的细分市场与未处理过的细分市场进行比较：向规模较小、清理过的列表和完整列表发送相同的营销活动，看看哪个效果更好。
随着时间的推移，经过清理的列表应显示出更高的参与度和更少的负面信号。
Bouncer的电子邮件列表卫生报告中的重要数字
在结束之前，让我们来看看数据是怎么说的。
我们的《电子邮件列表卫生报告》综合了来自 250 多份调查反馈、12 位电子邮件专家和 50 页分析报告的见解，这在Bouncer的同类报告中尚属首次。
调查结果表明，数据不卫生的现象仍然非常普遍，而保持客户关系管理的清洁直接影响到交付结果。
查看完整报告：电子邮件列表卫生报告
Ὁ数据衰减和可交付性问题
- 36%的营销人员表示，他们最大的问题是管理跳出率和垃圾邮件投诉。
- 29.2% 的人注意到，在过去六个月中，交付能力有所下降，只有14.6% 的人注意到交付能力有所改善。
- 被遗弃或无效的电子邮件仍然是导致发件人声誉不佳的主要原因。
🧹 列出清洁习惯
- 6.7% 的人根本不清理他们的名单。
- 39.5%只是偶尔删除不活跃用户。
- 52% 的人对其名单进行了细分–近一半的人仍然向所有人发送相同的信息。
- 跳出率基准：
0-2%：卫生状况极佳
2-5%：可接受
5-10%：需要审查
10%以上：严重卫生问题
🔐 合规性和认证差距
- 42.7%的受访者不使用SPF、DKIM 或 DMARC来验证电子邮件。
- 41.5%的 人每月监控发件人信誉，10.7%的人根本不监控。
- 认证或监控不力会增加垃圾邮件过滤和域名黑名单的风险。
参与和声誉影响
- 平均打开率： 20-30
- 平均点击率： 10-20%
- 62.2%从未被列入黑名单–这表明定期清理和核查是有效的。
- 70%的企业从未咨询过送达率专家，即使在收件箱位置问题上也是如此。
结论
即使是写得最好的电子邮件，糟糕的数据也会使其大打折扣。
无效地址、重复地址和过时字段会增加退件率和投诉率，从而损害发件人的声誉。
未经检查的数据可能违反隐私法并浪费预算。
您可以通过审核客户关系管理、定期验证和清理列表、合并重复列表、正确记录同意信息以及删除不活跃或不再合法的联系人来解决这个问题。
在发送之前，使用 Bouncer 等工具验证和丰富数据。监控跳出率和参与度等关键指标，以衡量进展情况。
在数据质量和客户关系管理卫生方面的投资很快就会得到回报：您可以减少开支，同时接触到更多合适的人，并建立更健康的发件人声誉。
