Det er vigtigt, hvordan du afslutter en e-mail, især hvis du sender en forretnings- eller markedsføringsmail. De ord, du vælger, når du skriver afslutningen på din e-mail, kan være afgørende for, om du gør et godt eller dårligt indtryk.
En professionel afslutning er med til at sikre, at læseren sidder tilbage med et godt indtryk af dig og din virksomhed, mens ingen afslutning eller en uprofessionel e-mailafslutning kan have den modsatte effekt.
Når det handler om at afslutte en e-mail, kan det, du skriver, være vigtigere, end du måske er klar over. Nogle måder at afslutte en e-mail på kan være bedre end andre, afhængigt af hvem du sender en e-mail til, og hvad dit hovedmål er. Din e-mailsignatur kan gøre en enorm forskel for din e-mails afslutning og det indtryk, den gør på dine modtagere.
Se her, hvordan du laver sign-off i dine professionelle e-mails, hvis du vil sikre bedre svarprocenter og overordnede målinger samt forbedre indtrykket af dit brand.
Hvorfor er e-mail-sign-off vigtig i professionelle e-mails?
De fleste mennesker lukker en e-mail uden at tænke nærmere over det. Du kan skrive noget i retning af “Tak”, “Med venlig hilsen” eller endda “Hav en god dag”. Men hvis du tænker mere over, hvordan du afslutter dine e-mails, kan det gøre en stor forskel for resultatet.
En god afslutning på en forretningsmail kan hjælpe med at identificere dig som afsender til fremtidig brug, motivere modtageren til at foretage sig yderligere, give modtageren yderligere kontaktoplysninger eller blot give læseren et godt førstehåndsindtryk af dig og din virksomhed, hvilket er særligt vigtigt, hvis du har med en ny kunde at gøre.
Den afsluttende sætning, du vælger til din e-mail, er det sidste, dine modtagere læser, når de er færdige med din besked. Uanset om du sender formelle e-mails til din virksomhed eller personlige e-mails til individuelle kontakter, er den måde, du afslutter en e-mail på, vigtig.
Det kan være en af de mest motiverende faktorer, når det gælder de handlinger, de foretager sig som følge af at have modtaget din e-mail, eller om de overhovedet vil foretage sig noget. Når alt kommer til alt, er e-mailing bare en anden type samtale, og hvordan en samtale slutter, har en tendens til at være ret vigtig, uanset om det er forretnings- eller uformelle e-mails.
Hvis du mødte en ny person, ville du ikke bare vende dig om og gå efter at have talt med vedkommende uden at afslutte samtalen – du ville nok sige, at det var rart at møde vedkommende, og at du håber at tale med vedkommende igen snart. Din afsluttende e-mail skal være venlig, professionel og høflig, og den skal være klar, når det gælder instruktioner om de næste skridt, du skal tage.
Sådan lukker du en e-mail
Når det gælder om at sammensætte de bedste afslutninger til dine e-mails, er der et par forskellige ting, du skal huske på.
Den første er at beslutte, om det er en god idé at afslutte denne e-mail eller ej. Hvis du går frem og tilbage i en e-mailudveksling med nogen, kan det være en god idé at springe afslutningen over på dette tidspunkt.
Men hvis det er tilfældet, så tag dig tid til at tænke over, om det vil have en god effekt, hvis du inkluderer afslutningen. Selv om du har mailet med nogen i et stykke tid, og samtalen er blevet lidt mere afslappet, end den var i begyndelsen, kan du vise, at du er professionel og fortsat gøre et godt indtryk ved at vælge en god afslutning hver gang.
Husk også, at den person, du sender en e-mail til, kan videresende den til andre, som ikke har kommunikeret med dig før. En stærk, professionel e-mail-signatur i disse e-mail-tråde vil give et mere professionelt indtryk sammenlignet med mere uformelle, personlige e-mails.
Brug dit fulde navn
Det er en god idé altid at inkludere dit fulde navn, når du underskriver dine e-mails, især i de første par e-mails, du sender.
På den måde kan du sikre, at e-mailmodtageren er klar over, hvem han eller hun kommunikerer med, og du kan undgå forvirring med andre kontakter, der måske har samme fornavn som dig.
Selv om du ønsker en mere afslappet e-mail-afslutning og en venlig e-mail-korrespondance, skal du altid angive dit fulde navn.
Vær professionel
Uanset hvad du beslutter dig for at skrive i din e-mailafslutning, er professionalisme nøglen. Overvej konteksten for samtalen og den person, du sender en e-mail til, før du beslutter dig for, hvilken type afslutning der er mest hensigtsmæssig at bruge.
Du bør undgå en afslappet tone, hvis du sender en e-mail til en ny kunde, som du ikke har kontaktet før. Selv om en venlig tone kan tolkes som en venlig gestus, vil du gerne have en mere formel afslutning, første gang du kontakter nogen.
På den anden side, hvis du kommunikerer med en person, som du har mødt personligt eller har talt meget med via e-mail og lært at kende ret godt, så er der ikke noget galt i at være mere afslappet, især i opfølgende e-mails.
Hvis du ikke er sikker på, hvilken tone der er bedst, er det altid bedre at være for professionel end ikke at være professionel nok. Derfor bør din standard e-mail-signatur altid være mere formel.
Hvad skal der stå i en afmeldingsmail?
En god afslutning på en forretningsmail indeholder flere forskellige elementer, der giver den et komplet, professionelt udseende og gør et godt indtryk på modtageren. Nogle af de vigtigste aspekter, når man afslutter en e-mail, er bl.a:
Dit fulde navn
At bruge dit fulde navn, når du underskriver en e-mail, kan føles for professionelt til nogle samtaler, men det er normalt bedst at gøre det. På den måde undgår du situationer, hvor du kan blive forvekslet med en anden, der har samme fornavn som dig.
Hvis du vil have en mere afslappet tilgang og kun bruge dit fornavn, kan du overveje at tilføje dit fulde navn til din signatur, så det stadig er tydeligt, hvem du er.
Den afsluttende linje
Når du afslutter din e-mail, kan en stærk slutreplik gøre hele forskellen for det indtryk, den gør på modtageren.
Den afsluttende linje i din e-mail er en ideel mulighed for at dele din taknemmelighed med modtageren for at have læst beskeden. Sammen med dette kan du også inkludere en opfordring til handling eller noget, der motiverer modtageren til at tage det ønskede skridt, som f.eks. at klikke på et link i e-mailen, svare dig eller noget andet.
Husk, at selv om du sender en afslappet forretningsmail, er det ultimative mål med al e-mailkommunikation at fremkalde et svar eller en eller anden form for handling.
Din jobtitel
Selv om du ikke altid behøver at bruge hele din nuværende jobtitel, kan det være nyttigt at inkludere noget, der fortæller modtageren, hvad din professionelle titel er.
Det er især vigtigt, hvis du kommunikerer med nogen for første gang, da det gør det klart, hvem de taler med, og hvilken slags sager du kan hjælpe dem med. Forretningskontakter sætter pris på denne detalje, da de ved, om de skal fortsætte forretningskommunikationen med dig eller ej.
Kontaktoplysninger
Endelig er det altid en god idé at inkludere dine kontaktoplysninger. Selv om modtageren af din e-mail allerede har din e-mailadresse, er afslutningen af din e-mail et godt sted at angive yderligere måder at komme i kontakt med dig på, f.eks. dit telefonnummer eller et link til din LinkedIn-profil.
De fleste formelle e-mail-afslutninger inkluderer andre måder at komme i kontakt på. Selvom det ikke tilføjer meget til forretningskorrespondancen, er det en tommelfingerregel at bruge denne plads til at promovere din LinkedIn, dit website, dit tilbud eller noget andet.
Afslutninger på e-mail-retningslinjer – de bedste regler for e-mail-etikette
Når du kommer til slutningen af din e-mail, vil du ikke ødelægge det gode indtryk, du har gjort indtil nu, med en dårlig afslutning.
For at undgå dette og sikre, at din e-mails afsluttende sætning efterlader det bedste indtryk på din kunde, skal du huske følgende retningslinjer.
Overvej målgruppen
Det er en god idé at skræddersy din afslutning til det publikum, der skal læse den.
For eksempel kan ordet “kærlighed” være ideelt i en e-mail til din bedre halvdel eller din mor, men du bør ikke bruge det, når du kommunikerer med din nye chef eller en ny kunde, som måske ikke sætter pris på uformelle e-mail-slutninger.
Tænk på dit forhold til den person, du sender en e-mail til. De mest irriterende e-mail-afslutninger er dem, der ikke er tilpasset den målgruppe, de skal ud til.
Læs korrektur på din standard e-mail-signatur
Ligesom resten af din e-mail skal afslutningen tjekkes for stave- og grammatikfejl, før du trykker på send-knappen. En afslutning, der er fyldt med grammatiske fejl eller stavefejl, kan give modtageren et uprofessionelt og sjusket indtryk.
Det tager kun et par minutter at dobbelttjekke din afslutning for eventuelle fejl i de fleste e-mail-apps. Du kan bruge plugins til grammatik- og stavekontrol som Grammarly for at gøre det lettere at finde eventuelle fejl.
Vær oprigtig
At være realistisk og ægte i din e-mailafslutning har betydning for det indtryk, den giver. Skriv ikke bare ord, som du synes lyder godt, uden at tage dig tid til at tænke over, hvor ægte du er.
Når du vælger en afsluttende linje til din e-mail, så vælg noget, der er ægte fra din side, uanset om det er interne e-mails eller e-mail-samtaler med nye kontakter.
Inkluder næste skridt eller opfordring til handling
Endelig må du ikke gå glip af chancen for at bruge din e-mails slutreplik som en mulighed for at få modtageren til at foretage den ønskede handling. Det kan f.eks. være noget så simpelt som “jeg håber snart at høre fra dig” eller “lad mig vide, hvad du synes”, hvis du vil have modtageren til at sende dig en e-mail. Eller hvis du sender en markedsføringsmail, kan du inkludere et link til tjenesten eller produktet i afslutningen og samtidig bede modtageren om at tjekke det ud.
Hvordan du afslutter en forretningsmail, kan have større indflydelse på modtageren og det indtryk, du gør på dem, end du er klar over.
Afslutning
Uanset om du skriver afslappede e-mails eller kommunikerer i professionelle sammenhænge, er den måde, du afslutter din e-mail på, vigtig. E-mail er en af de mest almindelige kommunikationsmetoder i dag, og hvis du vil gøre det rigtigt, skal du have professionelle e-mailafslutninger, der opfordrer modtageren til at svare.
Og hvis du sender mange e-mails ud og er bekymret for, om de når frem til den rigtige person… Så har du brug for Bouncer. Med Bouncer kan du verificere dine e-mail-lister, så du er sikker på, at du ikke sender til falske, forældede eller forkert stavede adresser.
Kom i gang i dag, og verificer dine første 100 e-mails gratis!
