Sådan underskriver du en forretnings-e-mail: Bedste fremgangsmåder

Sådan laver du sign-off i dine professionelle e-mails, hvis du vil sikre bedre svarprocenter og overordnede målinger samt forbedre indtrykket af dit brand.

Hvorfor er e-mail-sign-off vigtig i professionelle e-mails?

De fleste mennesker lukker en e-mail uden at tænke nærmere over det. Du kan skrive noget i retning af "Tak", "Med venlig hilsen" eller endda "Hav en god dag". Men hvis du tænker mere over, hvordan du afslutter dine e-mails, kan det gøre en kæmpe forskel for resultatet.

En god afslutning på en forretningsmail kan hjælpe med at identificere dig som afsender til fremtidig reference, motivere modtageren til at foretage sig yderligere, give modtageren yderligere kontaktoplysninger eller simpelthen give læseren et godt førstehåndsindtryk af dig og din virksomhed, hvilket er særligt vigtigt, hvis du har at gøre med en ny kunde.

Den afsluttende sætning, du vælger til din e-mail, er det sidste, dit publikum læser, når de er færdige med din besked. Uanset om du sender formelle e-mails til din virksomhed eller personlige e-mails til individuelle kontakter, er det vigtigt, hvordan du afslutter en e-mail.

Det kan være en af de mest motiverende faktorer, når det gælder de handlinger, de foretager sig som følge af at have modtaget din e-mail, eller om de overhovedet foretager sig noget. Når alt kommer til alt, er e-mail bare en anden form for samtale, og hvordan en samtale ender, har en tendens til at være ret vigtig, uanset om det er forretnings- eller uformelle e-mails.

Hvis du mødte en ny person, ville du ikke bare vende dig om og gå efter at have talt med vedkommende uden at afslutte samtalen - du ville sandsynligvis fortælle vedkommende, at det var rart at møde ham/hende, og at du håber, at vi snart ses igen. Din e-mailafslutning skal være venlig, professionel og høflig, samtidig med at den er klar, når det kommer til at give instruktioner om de næste skridt, der skal tages.

Sådan lukker du en e-mail

Når det handler om at sammensætte de bedste afslutninger til dine e-mails, er der et par forskellige ting, du skal huske på.

Den første er at beslutte, om det er hensigtsmæssigt at afslutte denne e-mail eller ej. Hvis du skriver frem og tilbage i en e-mail med nogen, kan det virke som en god idé at springe afslutningen over på dette tidspunkt.

Men hvis det er tilfældet, så tag dig tid til at tænke over, om det vil have en god effekt, hvis du inkluderer afslutningen. Selv om du har mailet med en person i et stykke tid, og samtalen er blevet lidt mere afslappet, end den var i begyndelsen, kan du vise, at du er professionel og fortsætte med at gøre et godt indtryk ved at vælge en god afslutning hver gang.

Husk også på, at den person, du sender en e-mail til, kan videresende den til andre, som ikke har kommunikeret med dig før. En stærk, professionel e-mail signatur i disse mailtråde vil give et mere professionelt indtryk sammenlignet med mere uformelle, personlige e-mails.

Brug dit fulde navn

Det er en god idé altid at inkludere dit fulde navn, når du underskriver dine e-mails, især i de første par e-mails, du sender.

Det giver dig mulighed for at sikre, at e-mailmodtageren er klar over identiteten på den person, de kommunikerer med, og du kan undgå enhver forvirring med andre kontakter, der måske har samme fornavn som dig.

Selv hvis du ønsker en mere afslappet e-mailafslutning og en venlig e-mailkorrespondance, skal du altid inkludere dit fulde navn.

Vær professionel

Uanset hvad du beslutter dig for at skrive i din e-mailafslutning, er professionalisme nøglen. Overvej konteksten for samtalen og den person, du sender en e-mail til, før du beslutter dig for den mest passende type afslutning at bruge.

Du bør undgå en afslappet tone, hvis du sender en e-mail til en ny kunde, som du ikke har kontaktet før. Selv om en venlig tone kan tolkes som en pæn gestus, vil du gerne have en mere formel afslutning, første gang du kontakter nogen.

Hvis du derimod kommunikerer med en person, som du har mødt personligt eller har talt en del med over e-mail og lært at kende ret godt, så er der ikke noget galt i at være mere afslappet, især i opfølgende e-mails.

Hvis du ikke er sikker på, hvilken tone du skal vælge, er det altid bedre at være for professionel end ikke professionel nok. Derfor bør din standard-e-mailsignatur altid være en mere formel signatur.

Hvad skal der stå i en signoff-e-mail?

En god forretningsmails omfatter flere forskellige elementer, der giver den et komplet og professionelt udseende og gør et godt indtryk på modtageren. Når du afslutter en e-mail, omfatter nogle af de vigtigste aspekter:

Dit fulde navn

At bruge sit fulde navn, når man underskriver en e-mail, kan føles for professionelt til nogle samtaler, men det er som regel bedst at gøre det. Det vil hjælpe dig med at undgå situationer, hvor du kan blive forvekslet med en anden, der har samme fornavn som dig.

Hvis du vil have en mere afslappet tilgang og kun bruge dit fornavn, så kan du overveje at tilføje dit fulde navn til din signatur, så det stadig er tydeligt, hvem du er.

Den afsluttende replik

Når du lukker din e-mail, kan en stærk slutreplik gøre hele forskellen for det indtryk, den gør på modtageren.

Slutlinjen i din e-mail er en ideel mulighed for at dele din taknemmelighed med modtageren for at have læst beskeden. Sammen med dette kan du også inkludere en opfordring til handling eller noget, der motiverer modtageren til at tage det ønskede skridt, såsom at klikke på et link i e-mailen, svare dig eller noget andet.

 

Husk, at selv om du sender en afslappet forretningsmail, er det endelige mål med al e-mailkommunikation at fremkalde et svar eller en eller anden form for handling.

Din jobtitel

Selvom du ikke altid behøver at bruge din fulde titel fra dit nuværende job, kan det være nyttigt at inkludere noget, der lader modtageren vide, hvad din professionelle titel er.

Dette er især vigtigt, hvis du kommunikerer med nogen for første gang, da det gør det klart, hvem de taler med, og hvilken slags sager du kan hjælpe dem med. Forretningskontakter sætter pris på denne detalje, da de ved, om de skal fortsætte forretningskommunikationen med dig eller ej.

Kontaktoplysninger

Endelig er det altid en god idé at inkludere dine kontaktoplysninger. Selv om modtageren af din e-mail allerede har din e-mailadresseI slutningen af din e-mail er det en god idé at angive flere måder at komme i kontakt med dig på, f.eks. dit telefonnummer eller et link til din LinkedIn-profil.

De fleste formelle e-mail-sign-offs inkluderer andre måder at komme i kontakt på. Selvom det ikke tilføjer meget til forretningskorrespondancen, er det en tommelfingerregel at bruge denne plads til at promovere din LinkedIn, hjemmeside, tilbud eller noget andet.

Slutninger til e-mail-retningslinjer - bedste regler for e-mail-etikette

Når du kommer til slutningen af din e-mail, vil du ikke ødelægge det gode indtryk, du har gjort indtil nu, med en dårlig afslutning.

For at undgå dette og sikre dig, at din e-mails afsluttende sætning efterlader det bedste indtryk på din kunde, skal du huske på følgende retningslinjer.

Tænk på målgruppen

Det er en god idé at skræddersy din afslutning til det publikum, der skal læse den.

For eksempel kan ordet "love" være ideelt til en e-mailafslutning til din bedre halvdel eller din mor, men du bør ikke bruge det, når du kommunikerer med din nye chef eller en ny kunde, som måske ikke sætter pris på uformelle e-mailafslutninger.

Tænk på din forhold med den person, du sender en e-mail til. De mest irriterende e-mail-sign-offs er dem, der ikke er tilpasset det publikum, de går ud til.

Læs korrektur på din standard-e-mailsignatur

Ligesom resten af din e-mail skal afslutningen tjekkes for stave- og grammatikfejl, før du trykker på send-knappen. En afslutning, der er fyldt med grammatiske fejl eller stavefejl, kan give modtageren et uprofessionelt og sjusket indtryk.

Det tager kun et par minutter hurtigt at dobbelttjekke din lukning for eventuelle fejl i de fleste e-mail-apps. Du kan bruge plugins til grammatik- og stavekontrol som Grammarly for at gøre det lettere at finde eventuelle fejl.

Vær oprigtig

At være realistisk og oprigtig i sin e-mailafslutning har betydning for det indtryk, den giver. Skriv ikke bare ord, som du synes lyder godt, uden at tage dig tid til at tænke over, hvor ægte du er.

Når du vælger en slutreplik til din e-mail, så vælg noget, der er ægte fra din side, uanset om det er interne e-mails eller e-mailsamtaler med nye kontakter.

Inkluder det næste trin eller opfordring til handling

Endelig må du ikke gå glip af chancen for at bruge din e-mail-afslutningslinje som en mulighed for at få modtageren til at foretage den ønskede handling. Det kan f.eks. være noget så simpelt som "håber at høre fra dig snart" eller "lad mig vide, hvad du synes", hvis du vil have modtageren til at sende dig en e-mail tilbage. Eller hvis du sender en marketingmail, kan du inkludere et link til tjenesten eller produktet i afslutningen, mens du beder modtageren om at tjekke det ud.

Hvordan du afslutter en forretningsmail, kan have større indflydelse på modtageren og det indtryk, du gør på dem, end du er klar over.

Afslutning

Uanset om du skriver afslappede e-mails eller kommunikerer i professionelle sammenhænge, betyder det noget, hvordan du afslutter din e-mail. E-mail er en af de mest almindelige kommunikationsmetoder i dag, og hvis du vil gøre det rigtigt, bør du have professionelle e-mailafslutninger, der opfordrer modtageren til at svare.

Og hvis du sender mange e-mails, og du er bekymret for, om de når frem til den rigtige person... Så har du brug for Bouncer. Med Bouncer kan du verificere dine e-mail-lister, så du er sikker på, at du ikke sender til falske, forældede eller forkert stavede adresser. 

Kom i gang i dag og Bekræft dine første 100 e-mails gratis!