Ez nem mindig drámai. Néha lassú. Olyan apróságok, mint egy hiányzó cégnév, egy üres telefonszám, és olyan kapcsolatok, amelyeknek nincs egyértelmű tulajdonosa. Nem lehet tudni, hogy valaki már megkereste-e, vagy egy teljesen új leadről van szó.
Ez történik, ha a CRM-adatokat nem ellenőrzik. A rendszer még mindig telítettnek tűnik, de a tényleges érték elúszik. És hirtelen tényleg szükség van egy megfelelő CRM-adatellenőrzésre.
A CRM-adatok ellenőrzése segíti a modern vállalkozásokat abban, hogy ügyfélműveleteik ne bomoljanak fel.
Tiszta adatok nélkül az eszközei elveszítik céljukat, a kampányok félresikerülnek, az értékesítés lelassul, az ügyfélkapcsolatok pedig elhalványulnak. A CRM-et használó emberek (például marketing, ügyfélszolgálat, ügyfélmenedzserek) pedig hamar frusztrálttá válnak.
Nem számít, hogy egy nagynevű CRM-platformot vagy valami könnyedebbet használ. Ha a benne lévő információk nem teljesek és nem megbízhatóak, akkor a stratégiákat találgatásokra építi.
Lássuk, mi értelme van ennek az egésznek.
Mi az a CRM-adatellenőrzés (és miért érdekli Önt)?
A CRM-adatok ellenőrzése annak ellenőrzése, hogy a CRM-rendszerben lévő összes információ pontos, használható és valós.
Nem elavult. Nem kitalált. Nem olyan valaki írta be, aki péntek délután 5 órakor a könyökével ütötte meg a billentyűzetét.
Ez mindent lefed az e-mail kézbesíthetőség ellenőrzésétől a duplikátumok kiszűréséig, a formázási problémák javításáig és a kapcsolattartási adatok, például telefonszámok, cégnevek, munkakörök és egyéb adatok érvényesítéséig.
Ezt nevezhetjük alapozó dolognak.
Az ellenőrzött CRM-adatok teszik lehetővé, hogy ténylegesen elérje kapcsolatait, megértse közönségét, és értelmes lépéseket tegyen. Ez az alapja minden értékesítési és marketingcsapata által hozott döntésnek:
- A marketingszakembereknek tiszta, szegmentált elérhetőségi listákra van szükségük ahhoz, hogy a megfelelő üzenetet a megfelelő embereknek küldhessék el.
- Értékesítési képviselői a naprakész kapcsolati nyilvántartásokra támaszkodnak a nyomon követések megtervezéséhez, a találkozók lefoglalásához és az ügyletek előreviteléhez.
- Az ügyfélszolgálati csapatának pontos elérhetőségi adatokra és kontextusra van szüksége ahhoz, hogy gyorsan, időveszteség nélkül tudjon segíteni az embereknek.
Ha tehát a CRM-adatok tévesek, elavultak vagy duplikáltak, akkor nem a megfelelő emberekkel beszél. Vagy senkivel sem beszél.
Mindennek van egy technikai rétege is. A CRM-ek ma már az üzlet minden szegletébe be vannak kötve. Automatizációkat működtetnek. Táplálják a műszerfalakat. Üzeneteket váltanak ki. Ha a bemenetek rendezetlenek, az egész rendszer zajos lesz.
A CRM-adatok ellenőrzése segít megelőzni ezt.
Így tartja élesben a CRM-nyilvántartását, következetes a kapcsolatkezelését, és a marketing- és értékesítési erőfeszítéseit a valósághoz igazítja.
És most a jó hír?
Nem kell órákat töltenie a táblázatokban való turkálással vagy minden bejegyzés kézi ellenőrzésével. Vannak okosabb módszerek is ennek kezelésére.
Az adatminőség figyelmen kívül hagyásának valós kockázatai
Ha a CRM-adatok nem ellenőrzöttek, a problémát nem veszi észre azonnal. Apró dolgokkal kezdődik – alulteljesítő kampányok, lassuló ügyfélszolgálati jegyek, egy-egy furcsán kinéző kapcsolat itt-ott. Semmi drámai vagy sürgős.
De alatta a CRM-platformja megbízhatatlan bemenetekkel duzzad. És ezek a hiányosságok mindenhol máshol is megjelennek az üzletben. És ez az, ami veszélyessé teszi.
Bontsuk le:
Zsákutcák üldözésére pazarolod az idődet.
Az értékesítési csapata megszakított számokat hív. Marketingkampányai nem kézbesíthető címekre mennek ki. És azok a gyönyörű e-mailek, amelyek megtervezésével órákat töltött? Sehol sem landolnak.
Minden perc, amit a csapatod rossz adatokkal tölt, egy perc, amit nem valódi emberekkel való kapcsolattartással töltenek. A hatás gyorsan felhalmozódik, különösen az értékesítési és marketing munkatársaknál, akik hetente több tucat (vagy több száz) ügyféllel zsonglőrködnek.
Ez azt jelenti, hogy a marketingüzenetek nem ott landolnak, ahol kellene. És a teljesítményjelentései sem helytállóak, mert következetlen, töredezett rekordokból táplálkoznak.
Automatizációkat és munkafolyamatokat törsz meg
A modern ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerek mélyen összekapcsolódnak. Egyetlen rossz e-mail cím nem tűnik nagy dolognak, amíg meg nem szakít egy teljes e-mail sorozatot, hibát nem jelez a CRM szinkronizálásában, vagy le nem állítja a csővezeték-automatizálást, amelytől a csapata függ.
És akkor még nem is beszéltünk a piszkos rekordokra épülő adatmigrációs projekt rémálmáról. Olyan, mintha romlott tejet öntenénk egy tiszta üvegbe, és remélnénk, hogy senki sem veszi észre.
Kiszolgáltatja magát a megfelelőségi kockázatoknak
Az adatvédelmi törvények nem szórakoznak. A GDPR, a CCPA és más regionális szabályozások elvárják a vállalkozásoktól, hogy pontos ügyféladatokat tároljanak, hozzáférést biztosítsanak a nyilvántartásaikhoz, és kérésre töröljék az információkat.
A duplikált, helytelen vagy félrevezető ügyféladatok tárolása jogi kockázatot jelent a vállalat számára. Különösen akkor, ha valaki olyan üzenetet kap, amelyet teljesen más kapcsolattartónak szántak.
Hogyan válik a CRM-rendszere először is rendetlenné?
Kíváncsi vagy, hogyan szokott ez rosszul elsülni? Íme a szokásos forgatókönyv:
Kézi adatbevitel nyomás alatt
A csapattagok beszélgetnek az ügyfelekkel, jegyzeteket készítenek, nyomon követést ütemeznek. Mindezt manuálisan. És valahol ebben a keverékben kétszer írják be a „John Doe” nevet – egyszer a cégnévvel, egyszer anélkül. Elfelejtik ellenőrizni a telefonszám formázását. Vagy elgépelik az e-mailt, és nem veszik észre.
Nem tűnik nagy dolognak. De most már két rekord van. És az információ fele rossz. Ha ezt megszorozzuk egy egész csapattal, heteken vagy hónapokon keresztül, akkor a dolog egyre nagyobb lesz.
Korlátok nélküli importlista
Tegyük fel, hogy a marketingcsapata vásárol egy leadlistát, vagy importál kontaktokat egy webináriumról. Remek. De ha az importálás előtt nincs ellenőrzés vagy validálás, akkor csak egy csomó megkérdőjelezhető rekordot tolt be a rendszerébe.
Régi e-mailek. Hivatalon kívüli résztvevők. Öt céggel ezelőtti kapcsolatok. Mindezek keverednek a valós adatokkal. Nincsenek szűrők, nincsenek zászlók. És most a CRM rekordjai tele vannak olyan kapcsolatokkal, akik soha nem fognak konvertálni.
Integrációs hibák
Olyan eszközökből, mint a regisztrációs űrlapok, az élő chat, az eseményplatformok vagy a számlázási rendszerek? Nagyszerű, kivéve, ha a szinkronizálási beállítások nincsenek összehangolva, a mezők nem egyeznek, vagy a duplikátumfelismerés gyenge.
Most ugyanannak a személynek három változata van, különböző munkakörökkel és egymásnak ellentmondó e-mailekkel. És senki sem tudja biztosan, hogy melyik a valódi.
A tulajdonjog hiánya
Sok vállalatnál hivatalosan senki sem felelős az adatokért. Csak úgy… léteznek. Így amikor romlani kezdenek, senki sem tudja, hogy kinek kellene megjavítania. A marketing az értékesítést hibáztatja. Az értékesítés az Ops-t hibáztatja. Az Ops azt mondja, hogy ez egy automatizálási probléma. És a CRM még mindig tele van rendetlenséggel.
A régebbi adatok elhúzódása
Vagy talán volt egy hatalmas adatmigráció a régi rendszeréből? Ha igen, akkor valószínűleg hozott magával néhány csontvázat is. Elavult mezőket, hibás formázást vagy megmaradt tesztkapcsolatokat. Akkoriban senki sem vette észre, de mostanra ezek beépültek az új rendszerébe – és lassan terjednek.
A CRM-adatok minősége egy folyamat. És ha ez a folyamat nem létezik, akkor a bomlás beindul. Csendben és minden ügyfélkapcsolat során.
CRM adattisztítás vs. adatérvényesítés vs. adatgazdagítás
Oké, tehát rendezetlen adatai vannak. Most mi legyen? Ez az a pont, ahol a legtöbb ember egy kicsit belegabalyodik:
- van takarítás.
- van érvényesítés
- és van gazdagodás
Hasonlóan hangzanak, de különböző feladatokat látnak el.
Spoiler alert: Ha olyan eszközöket használsz , mint a Bouncer, akkor a fenti funkciókat egy fedél alatt használhatod.
Adattisztítás = javítás vagy törlés
Ez az alap bozótvágás. Megtalálja a duplikátumokat, összevonja őket, és törli a rossz e-maileket. Javítod a formázást – nagybetűs nevek, domainek javítása, emojik eltávolítása a keresztnév mezőből (meglepődnél, milyen gyakran történik ilyen).
A tisztítás reaktív. Azt veszi alapul, ami már a CRM-szoftverében van, és megpróbál rendet tenni a káoszban.
Segít például:
- Duplikált rekordok egyesítése
- Tesztadatok eltávolítása
- Mezők szabványosítása
- Az adatok pontosságának javítása
Ez a digitális megfelelője annak, amikor azt mondjuk: „Takarítsuk ki a konyhát, mielőtt főzni kezdünk”.
Adatérvényesítés = annak ellenőrzése, hogy az adat törvényes-e.
Itt a kapcsolatokat olyan ellenőrzési logikán futtatja, amely ellenőrzi, hogy „Ez valódi?”.
Például:
- Küldhetünk e-mailt erre a címre?
- Ez a telefonszám megfelelően van formázva?
- Ez a tartomány aktív, és nem jelölték eldobhatónak?
Kevésbé a takarításról, inkább a magabiztosságról van szó. Nem akarsz üzenetet küldeni az embereknek, hacsak nem vagy eléggé biztos benne, hogy léteznek.
Ez védi Önt többek között:
- Pattanások
- Spam panaszok
- Marketing és értékesítési erőfeszítések elvesztegetése
- Nem kézbesíthető rekordok marketingkampányokban
Bónusz: ha a CRM-edben van érvényesítés (helló, Bouncer 👋), akkor csak ellenőrzött kapcsolatokkal dolgozhatsz.
Adatgazdagítás = hasznos kontextus hozzáadása
Ez a hab a tortán. Miután megtisztította és ellenőrizte az adatokat, az adatok gazdagítása mélyebbé teszi azokat. Gondolkodj!
- Vállalati méret nyilvános adatokból
- Hiányzó munkakörök automatikus kitöltése
- Vásárlási előzmények vagy viselkedési címkék hozzáadása
- Kapcsolódás a közösségi profilokhoz
A „John at Gmail.com” névből „John, egy 50 fős B2B SaaS vállalat marketingvezetője” lesz. Sokkal hasznosabb, igaz?
A gazdagodás segít Önnek:
- Személyre szabott elérés
- Okosabb szegmensek kialakítása
- Speciális ügyfélcsoportok elemzése
- Az ügyfélszolgálati stratégiák javítása
És ha érvényesítéssel és tisztítással párosul? Ez az a pont, ahol a CRM-je erőteljeslesz – nemcsak teljes.
Javítsuk meg: Ismerje meg az Bouncer AutoClean-t!
Táblázatok, exportok, szűrők, zászlók, fejfájás – ez egy zűrzavar. És legyünk őszinték, manuálisan már senki sem végez rendszeres adatellenőrzést. Mindenki azt mondja, hogy igen. De valójában senki sem teszi.
Ezért létezik az Bouncer AutoClean. Ez a csendes adattisztító eszköz, amely magas szinten tartja CRM-adatminőségét és adatintegritását anélkül, hogy bejelentkezésekkel vagy fájlfeltöltésekkel nyaggatná Önt.
Az AutoClean egy teljesen automatizált CRM-adatellenőrző eszköz, amely közvetlenül a CRM-hez csatlakozik (a HubSpot-tól kezdve). Folyamatosan ellenőrzi a kapcsolati listáját, és csendben jelez minden gyanús dolgot – például hamis domaineket, elgépelt e-maileket vagy mérgező címeket.
Az AutoClean óránként ellenőrzi az új bejegyzéseket. Így van. Naprakész, pontos adatokat kap egész nap, minden nap. Teljes ellenőrzés. Nulla táblázat.
Ez így működik:
- Válasszon ki egy listát, amelyet ellenőrizni szeretne – A Bouncer listák ellenőrzése szakaszából kiválaszthatja, hogy mely kapcsolati listák maradjanak tiszták.
- Állítsa be a logikát – Állítsa be, hogy az AutoClean milyen gyakran ellenőrizze a kapcsolatokat. Futtathat egy teljes listaszkennelést a beállításkor, automatikusan ellenőrizheti az új leadeket óránként, és ütemezheti az újraellenőrzést.
- Intelligens exportálási szabályok beállítása – Döntse el, mi történjen az ellenőrzés után. Tartsa meg a tiszta, ellenőrzött címeket. A nem kézbesíthető vagy kockázatos címek elnyomása. Karanténba helyezzen mindent, ami a kettő között van.
- Mindent egyetlen műszerfalon követhet nyomon – Minden AutoClean-feladatot egyetlen nézetből követhet nyomon. Láthatja, hogy mikor hozták létre, mikor futott utoljára, és mikor fog újra lefutni. Bármikor szüneteltetheti, szerkesztheti vagy manuálisan újra lefuttathatja az ellenőrzéseket.
- Automatizálja munkafolyamatait tiszta adatokkal – Használja a „Bouncer Recommends” mezőt a CRM platformon belüli logika indításához.
CRM-adatbázisa tiszta marad anélkül, hogy egy ujját is megmozdítaná.
Az Bouncer AutoClean segítségével megelőzheti:
- Nem vársz arra, hogy a visszafordulási arányról szóló jelentésből megtudd, hogy valami rosszul sült el.
- A pontatlan adatokra nem azután derül fény, hogy valaki elküld egy szekvenciát.
Máris egy lépéssel előrébb jársz, mert az adatokat már azelőtt ellenőrizték, hogy bárki hozzányúlna. Nincs többé elavult lista vagy duplikált rekordok felhalmozódása, miközben mindenki túl elfoglalt ahhoz, hogy kijavítsa őket.
Emellett az eszköz az adatok kezelésének módját is részletesen szabályozhatja. Szeretne különösen óvatos lenni? Karanténba helyezhet mindent, ami távolról is gyanús. Magabiztosnak érzi magát? Csak a kemény visszapattanásokat nyomja el, a többit pedig tartsa meg.
Ön marad a főnök, de az AutoClean gondoskodik a gép működéséről. Így működik:
- Okosabb e-mailek küldése
- Fókuszáljon az értékes meglátásokra, ne a piszkos adatokra
- Érje el a megfelelő potenciális ügyfeleket
- És ne pazarolja az idejét rossz felvételekre.
Az AutoClean már elérhető a HubSpot számára. A beállítása percekbe telik – és ha már működik, soha többé nem kell a CRM-adatok ellenőrzésére gondolnia.
Bónusz: Intelligens CRM-adatkezelési gyakorlatok
Az Ön működő CRM rendszere egy élő rendszer. És mint minden rendszer, ez is gondozásra szorul.
Mit tehetsz, hogy jó állapotban tartsd?
Ellenőrizze, hogy mi van már benne
Kezdje egyszerűen, és nézzen be a motorháztető alá. Futtasson le egy alapvető CRM-jelentést, hogy ellenőrizze a következőket:
- E-mail nélküli kapcsolatok
- Üres vagy gyanús telefonszámok (például 1234567890)
- Tulajdonos vagy forrás nélküli kapcsolatok
- Azok, akik 12+ hónap óta nem frissítettek
Nem kell mindent most rögtön helyrehozni. Már az is erőt ad, ha ismered a rendetlenség mértékét. Ez az első lépés a jobb adatkezelés felé.
Szabályok beállítása az új adatok bevitele előtt
Az adattisztítás fontos. De mi az, ami még fontosabb? A megelőzés. Ezért hozzon létre alapvető szabályokat:
- Név formázása (nem csupa nagybetűkkel, nem emojikkal, kérem)
- Kötelező mezők (ne hozzon létre rekordot, ha nincs e-mail)
- A források szabványosítása („Bejövő – űrlap”, „Kézi bevitel” stb.)
- Duplikátumok ellenőrzése (a kapcsolat mentése előtt)
CRM-adatbázisát a lehető legjobban kiszámíthatóan szeretné tartani.
Adja meg valakinek az adatok tulajdonjogát
Nem kell, hogy egy egész szerep legyen. De a feladat mellett lennie kell egy névnek. Persze ez nem jelenti azt, hogy minden munkát ők végeznek. De gondoskodnak róla, hogy elvégezzék. Enélkül mindenki azt feltételezi, hogy valaki más intézi, és így a rossz adatbeviteli szokások hónapokig nem kerülnek ellenőrzésre.
Mondjon nemet a szemétimportra
Mindannyian csináltunk már ilyet. Letöltöttünk egy véletlenszerű CSV-t egy webináriumi eszközből. Kaptunk egy „jó minőségű” leadlistát egy rendezvény szponzorától. Behúztunk 500 nevet egy Excel fájlból, amit egy megosztott mappában találtunk.
Aztán importálta egyenesen a CRM-be anélkül, hogy bármit is ellenőriznie kellett volna.
Mostantól kezdve, mielőtt a lista a rendszeredhez érne, ellenőrizd a listát. Kérdezze meg, hogy ezek a kapcsolatok valóban megfelelnek-e a célvásárlónknak? Érvényesek-e az e-mailek (ha bizonytalan, használjon egy e-mail ellenőrzőt, például Bouncer )? Jobb 100 jó kapcsolattal kezdeni, mint 5000 kockázatos kapcsolattal, amelyek a kézbesíthetőséget veszélyeztetik.
Igazítsa CRM-mezőit a valós stratégiájához
A legtöbb CRM több mint 50 alapértelmezett mezőt tartalmaz. Önnek valószínűleg csak 12-re van szüksége. Talán 20-ra.
Távolítsa el a nem használt mezőket. Nevezze át a homályos mezőket. Adjon hozzá olyan egyéni mezőket, amelyek tükrözik, hogyan szegmentálja a csapata a meglévő ügyfeleket, vagy hogyan követi nyomon az ügyfélinterakciókat.
A tiszta ügyfélinformációk relevanciát jelentenek. Olyan adatokat szeretne, amelyek egy történetet mesélnek el, nem pedig csak úgy ott ülnek.
A CRM-adatok minőségének javítása az üzleti siker érdekében
Legyünk őszinték: a jó szándék nem terjed. Minden hónapban beütemezhetsz egy takarítást. Vagy megbízhatsz valakit, hogy hetente ellenőrizze a kapcsolatokat. Vagy létrehozhatsz egy tucat Zapier-áramlást a lyukak befoltozására.
Vagy hagyja, hogy az AutoClean elvégezze Ön helyett.
✅ Nincs emlékeztető
✅ Nincs export
✅ Nincsenek „kié ez a lista?” viták.
Csak tiszta, jó minőségű adatok, amelyeket menet közben ellenőriznek.
Mert ha a CRM egységes adatok alapján működik, minden más is jobban működik. Kampányai elérik a megfelelő embereket, és Ön valóban elkezd bízni a jelentésekben szereplő számokban. Ezt az ügyfelek is érzik. Gyorsabb, pontosabb és sokkal relevánsabb leszel minden interakcióban.
Így tarthatja meg meglévő ügyfeleit, és szolgálhatja ki jobban az ügyfeleket, kevesebb találgatással és több tisztánlátással.
Készen állsz arra, hogy abbahagyd a táblázatok súrolását? Bízza az AutoCleanre.
