Terkadang, email penjualan tidak memberikan respon yang Anda harapkan. Dalam hal ini, email tindak lanjut penjualan yang baik merupakan langkah penting untuk mendekatkan Anda pada kesepakatan.
Sering kali ada garis tipis antara gigih dan memaksa dalam mengejar prospek. Meskipun mendekati prospek dan mempresentasikan layanan Anda mungkin merupakan sesuatu yang terjadi dengan cepat dan di awal proses, namun untuk menutup kesepakatan bisa jadi membutuhkan waktu yang lama. Faktanya, sekitar delapan puluh persen penjualan yang sukses terjadi setelah antara lima hingga dua belas kali kontak antara penjual dan prospek. Setelah prospek memenuhi syarat, jangan berharap mereka akan langsung terkonversi – mengubahnya menjadi penjualan bisa memakan waktu berbulan-bulan. Karena ada begitu banyak hal yang bergantung pada email tindak lanjut penjualan, tidak mengherankan jika email tersebut bisa menjadi sulit untuk dilakukan dengan benar.
Bagaimana Cara Menulis Email untuk Menunggu Tanggapan
Misalkan Anda telah mengirimkan email penjualan atau pemasaran ke kontak namun tidak berhasil. Dalam hal ini, kabar baiknya adalah ada berbagai hal yang bisa Anda lakukan untuk mengimplementasikan email tindak lanjut penjualan yang efisien ke dalam proses sekaligus menghasilkan minat dari audiens Anda. Email penjualan yang menjengkelkan dan memaksa cenderung memiliki efek sebaliknya, dan tentu saja tidak sedikit, tetapi email tindak lanjut Anda tidak perlu menjadi salah satunya.
Mempersonalisasi Email Tindak Lanjut
Luangkan waktu sejenak untuk memikirkan jumlah email yang Anda terima setiap hari. Sebagian besar calon pelanggan Anda mungkin cukup menyukai Anda menerima banyak email harian yang perlu mereka pindai sebelum memutuskan mana yang layak dibuka dan dibalas. Menerima email yang terlihat sangat umum dan seperti telah dikirim ke ratusan penerima lain tanpa memikirkan mereka sebagai individu mungkin terasa mengganggu bagi Anda, sehingga Anda dapat berasumsi bahwa penerima email Anda juga akan sama.
Apakah Anda menggunakannya dalam pemasaran email atau di tempat lain, personalisasi telah membuktikan dirinya sebagai salah satu cara terbaik untuk membangun hubungan yang kuat dengan prospek penjualan Anda dan membuktikan nilai Anda kepada mereka. Personalisasi bukan hanya hal-hal sederhana, seperti menyapa penerima dengan nama, tetapi juga melibatkan penyesuaian konten untuk masing-masing prospek dan menarik bagi mereka berdasarkan preferensi dan pengalaman mereka.
Pastikan untuk Menawarkan Nilai
Berfokus pada pemberian nilai adalah salah satu cara utama untuk memastikan calon pelanggan melihat dan membaca email tindak lanjut Anda. Untuk memberikan nilai maksimum kepada pelanggan melalui email, hal utama yang harus dilakukan adalah fokus untuk menunjukkan kepada mereka bahwa Anda memahami kebutuhan dan tujuan mereka. Gunakan email penjangkauan Anda sebagai kesempatan untuk menunjukkan nilai yang diciptakan perusahaan Anda bagi pelanggan. Ini adalah kesempatan untuk membuat pelanggan melihat bahwa Anda telah mendengarkan mereka, mempelajari mereka, dan tertarik untuk menawarkan solusi yang sesuai untuk mereka. Dengan memanfaatkan daftar email secara efektif, Anda dapat melakukan pendekatan yang lebih bertarget, meningkatkan peluang reaksi positif dan berpotensi mendapatkan respons yang lebih cepat.
Waktu yang tepat
Tidak peduli apakah Anda mengirim email dingin atau hangat, berikan waktu kepada penerima untuk membuka dan membaca email Anda sebelum menindaklanjutinya. Namun, dengan demikian, menunggu terlalu lama untuk mengirim email tindak lanjut bisa sama buruknya dengan tidak memberikan waktu yang cukup.
Umumnya, semakin lama Anda membiarkannya, semakin kecil kemungkinan Anda untuk berhasil, jadi sangat penting untuk menentukan waktu yang tepat. Ingatlah bahwa, rata-rata, prospek membutuhkan waktu sekitar dua hari atau lebih untuk dibalas. Lebih cepat dari itu mungkin terlalu cepat untuk ditindaklanjuti, tetapi jika terlalu lama, prospek Anda mungkin sudah melupakan Anda dan apa yang Anda tawarkan.
Pengaturan waktu yang tepat sangat penting untuk memastikan email tindak lanjut yang efektif. Pastikan email yang Anda kirimkan relevan tanpa membebani pelanggan. Misalnya, jika Anda telah mengadakan pertemuan dengan calon pelanggan atau klien, maka menindaklanjuti melalui email keesokan paginya adalah waktu yang tepat tanpa terlihat berlebihan. Tindak lanjut dan tanggapan yang cepat dan tepat memungkinkan Anda untuk menjaga momentum tetap berjalan.
👉 Baca selengkapnya:
- 10 Kiat Pro untuk Pembuatan Prospek Pemasaran Email
- 10 Tips Hebat untuk Kampanye Pemasaran Email yang Efektif
Berapa Lama Menunggu Sebelum Mengirim Email Tindak Lanjut
Sangat penting untuk mendapatkan keseimbangan yang tepat saat mengirim email tindak lanjut, karena bisa terlihat terlalu jelas ketika penjual berusaha terlalu keras dan merasa sedikit putus asa untuk mendapatkan tanggapan. Kabar baiknya, Anda bisa melakukan banyak hal untuk menindaklanjuti secara lebih alami dan mengatur waktu yang tepat, sehingga Anda tidak perlu terlihat memaksa dan putus asa dan akhirnya menunda prospek atau pelanggan alih-alih mendorong mereka untuk bertindak.
Selain memberi mereka cukup waktu untuk membaca email pertama yang Anda kirimkan dan membalasnya sebelum Anda mulai berpikir untuk menindaklanjutinya, pertimbangkan cara lain untuk menjangkau mereka secara lebih alami. Misalnya, konten yang mungkin layak untuk dibagikan kepada mereka. Ingatlah bahwa menghubungi calon pelanggan atau klien untuk menindaklanjuti dengan benar dapat menunjukkan bahwa Anda proaktif dalam membangun hubungan profesional dengan mereka.
Email tindak lanjut yang baik bergantung pada waktu yang tepat. Memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menunggu sebelum mengirim email tindak lanjut, jam berapa, dan bahkan hari apa dalam seminggu yang paling baik untuk mengirim email tindak lanjut akan membantu Anda mendapatkan tingkat respons yang lebih baik dari calon klien dan pelanggan.
Cara Menindaklanjuti Email yang Tidak Terjawab
Ada berbagai jenis email tindak lanjut yang mungkin ingin Anda kirimkan, yang mungkin berbeda-beda tergantung pada alasan mengapa Anda mengirimkannya. Beberapa jenis yang berbeda yang sebaiknya Anda gunakan meliputi:
Email Tidak Terjawab
Urutan tindak lanjut ketika Anda mengirim email yang tidak dijawab adalah penting. Email ini dapat berfungsi sebagai pengingat bagi prospek Anda bahwa Anda tidak melupakan mereka, dan memberi Anda kesempatan untuk menawarkan sumber daya tambahan, mencari tahu lebih lanjut tentang apa yang mungkin dibutuhkan prospek Anda untuk mengambil tindakan yang diinginkan dan menanyakan apakah mereka masih tertarik.
Setelah Pitching
Menindaklanjuti melalui email sangat penting jika Anda baru saja melakukan promosi penjualan atau presentasi. Biasanya, waktu terbaik untuk melakukan hal ini adalah beberapa hari setelah presentasi. Jenis email tindak lanjut ini dapat menjadi kesempatan yang sangat baik untuk meninjau poin-poin masalah prospek, menunjukkan rasa terima kasih Anda atas waktu mereka, dan menyertakan ajakan bertindak untuk memperjelas langkah selanjutnya.
Ulasan Pengambil Keputusan
Jika lebih dari satu pihak yang terlibat dalam proses pembelian atau pengambilan keputusan, biasanya siklus penjualan akan membutuhkan lebih banyak waktu. Dalam situasi ini, sebaiknya tunggu sekitar empat atau lima hari sebelum Anda mengirim email tindak lanjut pertama. Hal ini akan memberikan waktu yang cukup bagi tim untuk berkumpul dan mendiskusikan pilihan sebelum mengambil keputusan.
Tindak Lanjut Akhir
Jika Anda telah mencoba menindaklanjuti melalui email beberapa kali dan masih belum mendapatkan tanggapan dari penerima email Anda, maka ini mungkin saatnya untuk mengirim email tindak lanjut terakhir untuk menyelesaikan masalah. Beberapa orang mungkin melihat ini sebagai kesempatan yang baik untuk upaya terakhir untuk mendapatkan tanggapan dari penerima, sementara dalam kasus lain, mungkin hanya untuk memberi tahu mereka bahwa file mereka sedang ditutup dan mereka tidak akan mendengar kabar dari Anda lagi.
Cara Menindaklanjuti dan Mengirim Email yang Kurang Respons – Apa yang Harus Dihindari
Mengembangkan proses tindak lanjut yang konsisten adalah kunci keberhasilan saat menghubungi prospek yang belum merespons. Namun, ada beberapa kesalahan umum yang harus Anda waspadai dan hindari sebisa mungkin. Ini adalah:
Terlalu Lama Menindaklanjuti
Berikan prospek Anda waktu untuk memikirkan penawaran Anda atau diskusikan dengan tim mereka, tapi jangan menunggu terlalu lama, sehingga mereka melupakan semua tentang bisnis dan penawaran Anda untuk sementara waktu.
Tidak Cukup Sering Menindaklanjuti
Penelitian telah menemukan bahwa sejumlah besar prospek membutuhkan hingga enam kali percobaan untuk meraihnya. Jadi, jangan membuat kesalahan dengan menyerah setelah beberapa kali tindak lanjut pertama, karena mungkin perlu beberapa kali lagi bagi Anda untuk mencapai tujuan yang Anda inginkan. Pastikan bahwa Anda melakukan tindak lanjut cukup sering dan menambahkan nilai setiap kali Anda melakukannya.
Tidak Fokus pada Tim
Dalam penjualan B2B, kesalahan yang umum terjadi adalah hanya berfokus pada prospek utama daripada memikirkan beberapa orang yang mungkin berdampak pada keputusan dan perlu ditindaklanjuti, terutama jika Anda menjual ke organisasi yang lebih besar.
Menindaklanjuti ketika email tidak dijawab atau setelah presentasi atau pertemuan penjualan adalah hal yang penting untuk meraih kesuksesan. Memahami bagaimana, mengapa, dan kapan harus menindaklanjuti dapat membantu Anda melangkah lebih jauh ketika mengubah prospek menjadi pelanggan dan klien.
