Cara Menulis Email Penjangkauan yang Mendapat Balasan: Sebuah Panduan

Statistik mengatakan bahwa rata-rata tingkat keterbukaan untuk kampanye penjangkauan dingin adalah 44% dan Anda bisa berharap untuk hasil 60% ke atas. Namun, untuk mencapai titik itu, Anda harus pandai menulis email ini.

Jadi, berikut ini adalah cara membuat email penjangkauan yang akan dibuka, dibaca, dan diklik.

Apa yang dimaksud dengan penjangkauan melalui email?

Penjangkauan email mengacu pada proses pengiriman email kepada calon pelanggan atau klien yang belum pernah menghubungi Anda sebelumnya. Hal ini dapat memiliki beberapa kegunaan yang berbeda termasuk mengumumkan pembaruan atau perubahan pada perusahaan, mempromosikan layanan atau produk, atau memperkenalkan anggota baru ke grup yang sudah ada.

Sederhananya, ini mengacu pada identifikasi prospek yang relevan kepada siapa Anda akan dapat mempromosikan merek dan konten Anda dengan mendorong mereka untuk melakukan suatu tindakan, seperti membeli produk.

Meskipun terlihat mudah, ada lebih dari sekadar penyampaian sederhana yang terlibat dalam email pemasaran penjangkauan. Dalam banyak kasus, hal ini sebenarnya bisa dianggap sebagai spam karena banyak pemasar yang mengirim spam ke seluruh daftar mereka dengan email penjangkauan yang buruk dan tidak ada personalisasi.

Mereka secara membabi buta mengirimkan email umum ke sebanyak mungkin penerima email, terlepas dari apakah mereka mungkin tertarik dengan pesan tersebut atau tidak. Pendekatan ini tidak melakukan apa pun kecuali mengirim Anda ke jalur cepat ke folder spam.

Sumber

Penjangkauan email yang baik tidak sama dengan mengirim spam secara membabi buta. Penjangkauan yang baik berpusat pada penargetan secara hati-hati terhadap orang yang tepat yang mungkin menganggap informasi Anda berharga, membagikannya, dan meminta mereka untuk mengambil tindakan jika mereka menyukainya.

Apakah email penjangkauan berfungsi?

Singkatnya, ya, penjangkauan melalui email dapat bekerja dengan baik jika dilakukan dengan benar. Email telah menjadi alat utama media penghasil timbal untuk hampir 90% pemasar yang dapat menjamin keterjangkauan, efektivitas, dan skalabilitasnya.

Faktanya, perusahaan yang melakukan kampanye penjangkauan email dingin memiliki tingkat respons sekitar 15-20%. Jika dilakukan dengan benar, penjangkauan email dingin dapat membantu Anda mengumpulkan saluran prospek penjualan yang kuat yang dapat dipelihara dan diubah menjadi pelanggan atau calon klien.

Mengapa penjangkauan melalui email itu penting

Penjangkauan email adalah bagian penting dan relevan dengan bisnis dengan berbagai manfaat yang berbeda bagi perusahaan. Misalnya, hal ini dapat membantu dalam membangun tautan. Salah satu cara paling efektif untuk membangun backlink (selain menggunakan perusahaan eksternal seperti https://linkhouse.net/) adalah dengan menggunakan email penjangkauan. Faktanya, mengirim email penjangkauan terlibat dalam sebagian besar strategi membangun tautan. 

Anda juga bisa menggunakan strategi penjangkauan melalui email untuk mendapatkan liputan pers tentang bisnis Anda dengan menghubungi wartawan. Terakhir, Anda dapat menggunakan penjangkauan penjualan untuk membangun hubungan. Hal ini dapat membantu merek Anda mengembangkan hubungan dengan para profesional lain di industri Anda, membuat koneksi yang dapat mengarah pada wawancara, kolaborasi, peluang menjadi narasumber, dan banyak lagi.

Templat dan anatomi email penjangkauan

Email dingin sering kali sama dengan email tipikal lainnya, tetapi mungkin ada beberapa perbedaan dalam struktur dan gaya. Templat kampanye penjangkauan email dingin yang ideal harus mencakup:

• Baris Subjek
• Pendahuluan
• Pembukaan
• Tubuh
• Ajakan untuk Bertindak
• Tanda tangan

Hal yang sama berlaku jika Anda menulis satu email atau seluruh rangkaian email.

Cara menulis email penjangkauan

Mari kita lihat lebih dekat semua bagian berbeda dari email penjangkauan.

Baris subjek

Baris subjek email Anda adalah elemen terpenting dari email itu sendiri. Ini akan berkontribusi secara signifikan pada open rate Anda, itulah sebabnya mengapa penting untuk memperhatikan bagian ini. Jika penerima Anda tidak tertarik dengan baris subjek Anda, mereka tidak mungkin membuka email Anda, membuang-buang waktu dan usaha Anda untuk membuat email Anda. 

Sumber

Ada berbagai cara yang bisa Anda gunakan untuk menulis baris subjek email, tetapi yang terbaik adalah yang menarik minat pembaca, menunjukkan rasa urgensi, dan menunjukkan bahwa Anda akrab dengan si penerima email.

Pendahuluan

Pendahuluan akan menetapkan nada untuk percakapan Anda di masa depan dan digunakan untuk membantu Anda sebagai pengirim membangun kepercayaan dengan penerima. Sama seperti email non-dingin, Anda harus membuat intro email yang cepat dan menawarkan personalisasi.

Pembukaan

Anda tidak perlu menulis paragraf panjang untuk baris pembuka badan email Anda; namun, Anda harus menggunakan bagian ini untuk memberikan pengenalan lebih lanjut tentang diri Anda. Sebagai contoh, ini adalah bagian di mana Anda dapat memberikan nama Anda, perusahaan tempat Anda bekerja, dan hal lain yang perlu dicantumkan. Ini adalah contoh yang bagus untuk menyertakan sentuhan pribadi atau berkreasi dengan bagian ini.

Tubuh

Hindari pembukaan yang bertele-tele - semakin panjang pembukaan Anda, semakin besar kemungkinan penerima akan menutup email tanpa membacanya. 

Tujuan utama dari bagian ini adalah untuk menjaga agar poin-poin Anda tetap teratur dan ringkas. Anda harus memiliki maksud atau tujuan khusus untuk setiap paragraf dalam email Anda. Pertimbangkan untuk memperkenalkan konten dengan situasi atau contoh yang terkait dengan apa yang Anda tulis. 

Anda juga dapat mempertimbangkan membuat email yang dipersonalisasi jika Anda menginginkan tingkat konversi terbaik dari daftar prospek Anda. Hal ini dapat memudahkan pembaca untuk mencerna. Anda juga dapat memberikan sesuatu yang bernilai atau bukti sosial, namun hindari mempromosikan layanan atau produk Anda secara langsung dalam kampanye email dingin Anda.

Ajakan untuk bertindak

Ajakan untuk bertindak atau CTA adalah aspek penting dari penjangkauan email dingin. CTA adalah sebuah teks yang dirancang untuk mendorong pembaca untuk mengambil tindakan, yang biasanya berupa mendaftar untuk newsletter atau melakukan pembelian. CTA biasanya berupa tautan. Anda harus tetap menggunakan satu CTA per email karena beberapa CTA dapat menyebabkan kebingungan bagi pembaca karena akan ada terlalu banyak pilihan untuk dipilih.

Sumber

Tanda tangan

Terakhir, tanda tangan email akan membantu membuktikan bahwa Anda adalah manusia sungguhan dan bukan robot spammer yang mengirimkan konten email. Buatlah tanda tangan email yang lengkap dan mudah dibaca.

Praktik terbaik penjangkauan melalui email

Ada berbagai langkah dan praktik terbaik yang perlu diingat ketika harus menyusun strategi penjangkauan email dingin Anda. Ini termasuk:

Temukan prospek yang tepat

Langkah pertama untuk menulis email penjangkauan yang sukses adalah menemukan orang yang tepat. Pikirkan tentang target pasar Anda dan siapa yang ingin Anda jangkau. Periksa pada tahap mana mereka berada dalam bisnis, industri, atau negara tempat mereka beroperasi untuk mempersempit prospek yang sesuai untuk Anda - ini bukan ilmu roket.

Setelah Anda mengidentifikasi pelanggan ideal Anda, buatlah daftar kontak yang sesuai dengan karakteristiknya. Jika Anda tidak memiliki hubungan langsung dengan salah satu dari prospek tersebut, Anda harus mencari koneksi yang memiliki hubungan karena referensi adalah cara termudah untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Ketika mempersempit daftar prospek Anda, buatlah sedetail mungkin untuk meningkatkan peluang Anda mencapai tingkat keterbukaan yang tinggi.

Temukan alamat email

Setelah Anda mengidentifikasi pelanggan ideal Anda dan menemukan beberapa prospek yang sangat baik, sekarang saatnya untuk menemukan informasi kontak email mereka. Anda bisa melakukan ini dengan mencari di situs web perusahaan, profil LinkedIn, dan media sosial lainnya. 

Namun, penting untuk menghormati privasi prospek Anda dan menghindari mengirim spam kepada mereka. Alat pembuat alamat email juga dapat digunakan untuk tujuan ini. Setelah Anda memiliki informasi kontak untuk kontak Anda, sekarang saatnya untuk mulai membangun hubungan dengan mereka. Lakukan ini dengan mengirimkan email yang menarik untuk membantu mereka tertarik dengan apa yang Anda tawarkan.

Untuk menjaga tingkat keterkiriman Anda tetap tinggi dan reputasi pengirim utuh, pastikan untuk memvalidasi email Anda terlebih dahulu dengan Bouncer sebelum mengirimkannya ke daftar target Anda.

Buat templat

Pemasaran email adalah jenis pemasaran langsung yang dilakukan melalui email. Tujuannya adalah agar pemasar dapat menemukan informasi tambahan mengenai apa yang diminati dan disukai oleh penerima, produk apa yang paling menarik bagi mereka, dan siapa mereka. 

Meskipun Anda harus mendapatkan persetujuan dari penerima sebelum mengirim email apa pun, Anda dapat menggunakan templat email untuk menyederhanakan proses memenangkan hati pembaca Anda. Anda bisa menemukan banyak templat email yang ideal secara online dan menyesuaikannya. Gunakan templat email yang dapat diberi merek atau rancang sendiri agar terlihat berbeda dari yang lain dan pertahankan konsistensi dari waktu ke waktu.

Mempersonalisasi penjangkauan

Mempersonalisasi email Anda berarti membuat email Anda relevan dengan pelanggan Anda dan berbicara tentang apa yang ada di benak mereka untuk menghangatkan suasana sebelum Anda beralih ke sisi bisnis. 

Sapa pelanggan Anda dengan nama dan rujuk konten spesifik yang membuat mereka berlangganan merek Anda. Personalisasikan email Anda lebih lanjut dengan grafik, gambar, tautan, dan teks yang berhubungan dengan pelanggan Anda.

Kirim Email Tindak Lanjut ke Kampanye Penjangkauan Email Anda

Setelah Anda mengirimkan email awal, sebaiknya Anda mengirimkan satu atau dua email lanjutan untuk memastikan bahwa email tersebut telah diterima dan mereka tertarik untuk mendengar kabar dari Anda. Anda dapat mengubah konten atau tetap menggunakan baris subjek yang sama dengan pesan awal Anda, namun email yang Anda kirimkan harus menarik. 

Sumber

Tujuan dari email tindak lanjut adalah untuk mendapatkan perhatian pelanggan Anda di kotak masuk mereka dan mendorong mereka untuk membaca pesan awal Anda.

Jika dilakukan dengan benar dan hal-hal yang benar disertakan, email penjangkauan dapat bermanfaat bagi merek Anda.

Membungkus

Email penjangkauan yang ditulis dengan baik dan ditujukan kepada audiens yang tepat dapat membuka banyak pintu. Baik Anda ingin mempublikasikan artikel tamu, memulai percakapan dengan prospek, atau mengonversi seseorang yang sudah lama tidak Anda ajak bicara, email penjangkauan dapat bermanfaat bagi bisnis Anda.

Salah satu dasar dari pengiriman email penjangkauan yang baik adalah memastikan daftar prospek Anda bersih dan diisi dengan email yang sah. Dengan Bouncer, Anda bisa memvalidasi email Anda dan menghapus email yang sudah tidak valid, yang sudah dihapus, yang memiliki kesalahan pengetikan, atau jenis kesalahan lainnya.

Coba Bouncer hari ini secara gratis dan tingkatkan kampanye penjangkauan dingin Anda!

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah mengirim email penjangkauan dingin itu legal?

Tergantung kepada siapa Anda mengirimkannya. Jika orang yang menerima menyatakan ketertarikannya pada produk atau layanan Anda dan dengan sukarela memberikan emailnya kepada Anda, maka mengirim email ini sepenuhnya legal. Namun, untuk menghindari masalah hukum dan mendapat masalah dengan penyedia email Anda, pastikan untuk memeriksa GDPR dan undang-undang nasional dan lokal yang serupa sebelum meluncurkan kampanye.

Apakah email penjangkauan dingin berfungsi?

Jika Anda melakukannya dengan benar, Anda dapat mengharapkan tingkat keberhasilan yang tinggi. Hal ini sebagian besar akan tergantung pada posisi dan penawaran Anda, dan seberapa personal email dingin Anda. Jika Anda mengirimkan email yang sangat personal kepada audiens kecil yang Anda tahu tertarik dengan penawaran Anda, Anda bisa mendapatkan cukup banyak tanggapan positif.

Berapa rata-rata tingkat tanggapan email dingin?

Dengan personalisasi email yang tepat, Anda bisa mengharapkan tingkat respons yang tinggi. Namun, Negara bagian Gmass bahwa tingkat respons rata-rata untuk email dingin berkisar antara 1-5%.