Quindi, se vi siete mai chiesti se la verifica dell’e-mail sia necessaria, non siete i soli. Ma come vedrete da queste storie, saltare le nozioni di base, come la verifica degli indirizzi e-mail, la configurazione del DNS o la pulizia della vostra lista di e-mail, può portare a messaggi persi, a rimbalzi difficili e a una reputazione del mittente malridotta.
Per superare la teoria, abbiamo chiesto a leader tecnologici e marketer di email reali di condividere i momenti in cui hanno imparato ciò che conta davvero: la convalida, la sicurezza e la creazione di un processo affidabile per ogni campagna.
Liste pulite e domini nuovi risolvono la deliverability delle email
Heinz Klemann, Senior Marketing Consultant di BeastBI GmbH, sa bene che anche i migliori strumenti di verifica delle e-mail sono validi quanto il vostro processo. Il suo team ha scoperto quanto rapidamente una lista possa riempirsi di indirizzi e-mail non validi e di errori di formattazione, problemi che vanno ben oltre le aspettative della maggior parte dei marketer.
“Uno degli errori più gravi che abbiamo commesso – e che vedo ripetere da altri – è stato quello di affidarci a strumenti di validazione delle e-mail senza sapere cosa fanno. Abbiamo usato uno strumento di convalida che ha segnalato quasi il 40% delle nostre liste come non valide, spam o a rischio. È stato un segnale di allarme, ma ci ha anche aiutato a capire quanto fossero diventati disordinati i nostri dati”.
Invece di rinunciare ai loro dati, hanno fatto un ulteriore passo avanti, controllando manualmente gli indirizzi per individuare quelli sbagliati e recuperare alcuni indirizzi e-mail validi che un tipico verificatore di e-mail non avrebbe notato.
“Abbiamo anche controllato manualmente i comuni errori di battitura delle e-mail (come ‘gmial.com’) e siamo riusciti a recuperare una manciata di indirizzi validi. Solo inviando meno e-mail a indirizzi non validi, abbiamo visto un immediato aumento dei tassi di apertura e di clic”.
Ma anche con un elenco più pulito, rimaneva un’altra minaccia: la reputazione del loro dominio. Heinz si è subito reso conto che l’invio da un dominio con una storia di reclami per spam o un’alta frequenza di rimbalzo può compromettere tutti gli altri sforzi di verifica.
“Abbiamo anche cambiato il nostro dominio di invio. Nel corso del tempo, il nostro vecchio dominio si era guadagnato una cattiva reputazione: anche se i messaggi venivano tecnicamente ‘consegnati’, una buona parte (circa il 10-15%) finiva nelle cartelle dello spam o delle promozioni.
L’errore più grande è che molti team non sono nemmeno consapevoli della qualità delle loro e-mail e della reputazione di invio. Mantenete le vostre liste pulite, convalidate in modo responsabile e non sottovalutate l’impatto della storia del vostro dominio”.
Le impostazioni DNS corrette ripristinano le comunicazioni e-mail critiche
Non sempre il problema è l’elenco: a volte il problema è tecnico, nascosto dietro le quinte. Dale Jenkins, fondatore, proprietario e CTO di Microsolve, vede sempre queste insidie nascoste.
“Rappresento un fornitore di servizi gestiti e di sicurezza informatica che ‘vede’ tutti gli errori di back-end che le aziende commettono generalmente a causa della comprensione e della mancanza di esperienza tecnica. Fondamentalmente, la gestione corretta della reputazione delle e-mail PRIMA ancora di provare a inviarle è assolutamente fondamentale, ma spesso viene trascurata”.
Dale ha lavorato di recente con una struttura di assistenza per anziani dove l’aver saltato un passaggio ha avuto un impatto reale:
“Abbiamo recentemente pubblicato un caso di studio sull’impatto che la mancanza di questo sistema ha avuto su una struttura per anziani: in sostanza, le famiglie dei residenti erano all’oscuro di tutto perché le e-mail non potevano essere consegnate. Una volta che le impostazioni DNS corrette sono state messe in atto, non sono state necessarie altre modifiche per risolvere il problema di recapito”.
Il suo consiglio è chiaro: non aspettate una crisi per verificare le vostre basi tecniche.
Leggete qui lo studio completo del caso di Dale.
Migliori ESP e righe dell’oggetto favoriscono l’engagement
È facile pensare che la verifica delle e-mail o l’esecuzione di una rapida convalida risolva tutti i problemi di deliverability. Ma come sottolinea Arjun Narayan, fondatore e CEO di Sales Duo, il giusto provider di servizi di posta elettronica (ESP) e le linee di oggetto intelligenti giocano un ruolo altrettanto importante nel far arrivare le vostre e-mail nella casella di posta, non nella cartella dello spam.
“Per migliorare i miei tassi di recapito delle e-mail, ho iniziato a utilizzare un provider di servizi e-mail migliore. Tutto questo perché un buon ESP significa una maggiore percentuale di email che arrivano dove devono, invece di finire nello spam o scomparire”.
Non si è fermato alla tecnologia. Arjun ha raddoppiato i contenuti intelligenti e l’igiene degli elenchi di e-mail, eliminando gli account falsi, gli utenti non iscritti e gli indirizzi inattivi che fanno calare silenziosamente la reputazione del mittente.
“L’altra cosa che ho iniziato a fare è stata quella di utilizzare degli oggetti migliori e più solidi. In questo modo, le persone iscritte cliccano attivamente sull’e-mail. E quando si tratta di mantenere pulite le mie liste, rimuovo semplicemente tutte le e-mail inattive e non sottoscritte dalle mie liste per evitare potenziali disturbi e disordine”.
È la prova che la deliverability non si limita alle fasi tecniche, ma riguarda l’intero processo, dai metodi di verifica alla scelta dell’ESP, alla qualità del messaggio e al coinvolgimento.
La verifica in più fasi previene i disastri silenziosi
I metodi di verifica delle e-mail più efficaci vanno oltre un rapido controllo della sintassi. La verifica in tempo reale, il doppio opt-in e la pulizia regolare delle liste aiutano a prevenire indirizzi e-mail non validi, account falsi e violazioni della sicurezza, proteggendo al contempo la reputazione del mittente da killer silenziosi come le trappole antispam e i rimbalzi.
Se state cercando un modello per verificare le e-mail in ogni fase, imparate da Ara Zhang, responsabile marketing di LeadsNavi:
“La verifica delle e-mail è fondamentale per mantenere un’elevata deliverability, ma è facile incappare in errori comuni. Uno dei principali errori che ho riscontrato è l’eccessivo affidamento sui processi di verifica in un unico passaggio. Molti credono che un rapido controllo del dominio e della sintassi sia sufficiente. In realtà, è fondamentale un approccio più completo a più fasi. Questo comporta il controllo di un elenco di base di domini noti e il monitoraggio delle trappole per lo spam”.
Ma come ha scoperto Ara, il processo di verifica non può essere una tantum:
“Un altro errore frequente che ho commesso all’inizio è stato quello di non pulire regolarmente la lista, pensando che un’epurazione iniziale fosse sufficiente. Una pulizia regolare della lista previene i rimbalzi e assicura che le metriche di coinvolgimento rimangano forti, poiché le e-mail inattive portano a problemi di deliverability nel tempo”.
I risultati del team parlano da soli: sfruttando un doppio link di verifica opt-in, la segmentazione degli utenti e il targeting intelligente per mantenere la lista di e-mail piena di utenti validi e attivi.
“Un metodo pratico che ha migliorato significativamente la nostra deliverability in LeadsNavi è stato l’implementazione di processi di doppio opt-in. Si tratta di un passo preventivo, che conferma l’interesse genuino e riduce al minimo l’accumulo di indirizzi non validi fin dalla fonte. Una strategia meno ovvia ma di grande impatto è la segmentazione in base all’attività degli utenti. Indirizzando i segmenti in modo diverso, ad esempio inviando campagne di reengagement agli utenti inattivi, abbiamo migliorato i tassi di apertura complessivi e favorito un maggiore coinvolgimento degli utenti attivi”.
La coerenza nella voce del marchio favorisce il posizionamento nella casella di posta elettronica
La deliverability non è sempre una sfida tecnica. Come ha scoperto Ben Kruger, CMO di Event Tickets Center, si possono avere le giuste e-mail di verifica, una lista pulita e tutte le giuste misure di sicurezza, ma i risultati sono comunque scarsi se la voce del marchio non è chiara e coerente.
“A volte, il problema principale della deliverability delle e-mail non è tecnico, ma è il tono. L’ho capito quando le nostre e-mail di benvenuto sembravano amichevoli e personali, ma i follow-up risultavano freddi o troppo insistenti. Scrittori diversi, stati d’animo diversi e nessuna vera voce guida. Il coinvolgimento è calato, le disiscrizioni sono aumentate e la fiducia si è erosa silenziosamente”.
Per rimediare, Ben fece qualche passo:
“Ho reso la coerenza del marchio non negoziabile. Ogni email, che sia una promo, un promemoria o una sequenza di drip, ora segue lo stesso tono: chiaro, colloquiale e fedele alla nostra personalità. Manteniamo una semplice guida vocale, controlliamo regolarmente le automazioni e testiamo il testo su piccoli segmenti prima di scalare. La coerenza crea riconoscimento. Quando le e-mail sembrano familiari, gli iscritti si impegnano di più e la deliverability migliora senza dover ricorrere a trucchi o strumenti”.
Lista di controllo rapida: come far funzionare la verifica delle e-mail per il vostro team
Prima di lanciare la vostra prossima campagna e-mail, consultate questa lista di controllo per aiutare il vostro team di vendita, il marketing o l’assistenza a sfruttare al meglio i moderni servizi di verifica delle e-mail, evitando le insidie messe in guardia dagli esperti.
- Utilizzate un servizio di verifica delle e-mail che possa integrarsi facilmente con la vostra piattaforma di email marketing o CRM esistente.
- Controllate due volte che ogni indirizzo e-mail sia valido e che la casella di posta elettronica esista; non fidatevi solo di un rapido controllo della sintassi.
- Verificate sempre che i messaggi di posta elettronica non presentino errori di sintassi, caratteri non validi o indirizzi usa e getta prima di premere invio.
- Per ogni nuova iscrizione o invio di un modulo, impostate un’e-mail di verifica con un link di conferma per confermare che si tratta di una persona reale (non di un bot).
- Eseguite una regolare igiene delle liste per eliminare gli account falsi e catturare gli indirizzi non validi prima che abbiano un impatto sul vostro tasso di spam e sulla reputazione del mittente.
- Assicuratevi che i vostri provider di posta elettronica vi consentano di contrassegnare le e-mail come verificate o segnalate per la revisione, in modo che il team di vendita e il marketing possano concentrarsi sugli utenti reali e su un migliore coinvolgimento.
- Quando scegliete uno strumento di verifica, cercate le seguenti caratteristiche: convalida in tempo reale, rilevamento di indirizzi usa e getta e verifica di massa per coprire tutte le vostre campagne e-mail.
- Se la vostra azienda offre servizi online, prestate particolare attenzione al modo in cui verificate le e-mail dei clienti: dati errati possono significare messaggi mancati e conversioni perse.
- Puntate sempre a raggiungere l’indirizzo corretto, in modo da sapere che i destinatari riceveranno effettivamente i messaggi della vostra prossima campagna.
Il risultato:
Le migliori strategie di email marketing iniziano con dati puliti e una solida verifica. Non aspettate di avere problemi: agite per tempo e impostate le vostre campagne per una maggiore deliverability e risultati migliori.
In conclusione: la verifica dell’e-mail è necessaria?
Se volete davvero migliorare la deliverability delle e-mail, proteggere la reputazione del mittente e far vedere le vostre e-mail di marketing, la verifica delle e-mail è assolutamente necessaria. Queste storie dimostrano che non si tratta solo di utilizzare uno strumento di verifica o di rimuovere le e-mail non valide; si tratta di convalidare l’intero processo, dai record DNS e dalla selezione dell’ESP alla segmentazione e alla voce del marchio.
Non lasciate che e-mail false, indirizzi non recapitabili o lacune tecniche trascurate rovinino le vostre campagne.
Convalidate le e-mail, ricontrollate le impostazioni DNS, investite nella verifica del dominio e mantenete il vostro processo aggiornato con le migliori misure di sicurezza e pratiche di coinvolgimento del settore.
Volete ridurre i rimbalzi, migliorare i tassi di ricezione e aumentare il coinvolgimento?
Iniziate dalle basi: utilizzate strumenti di verifica delle e-mail collaudati, fate il doppio opt-in dove potete e non lasciate mai che l’intero processo si svolga con il pilota automatico. Verificate se l’indirizzo e-mail esiste e verificate le vostre strategie e-mail prima che loro verifichino voi.
Con strumenti come Bouncer, è più facile che mai.
Buona fortuna!
a Breslavia, 🇵🇱. Ospitato in 🇪🇺.
