Eメールプラットフォームを使用している場合、システムに追加した連絡先のファイルがあります。
Microsoft Outlookは、送受信した電子メールメッセージに基づいて連絡先のリストを自動的に作成できる、人気のある電子メールプラットフォームです。しかし、これらの連絡先をGmailなどの別のプラットフォームに移動したい場合もあります。Outlookの連絡先をエクスポートする方法を理解することで、連絡先を1つのプラットフォームから別のプラットフォームにすばやく移動でき、時間と労力を節約できます。
なぜOutlookから連絡先をエクスポートすることが重要なのか？
Outlookの連絡先をエクスポートする方法を知っておく必要がある理由はいくつかあります。たとえば、連絡先を別のデバイスやコンピュータに移動したり、バックアップしたり、Gmailなどの別のメールサービスにインポートしたり、Microsoft Excelなどのプログラムで管理したり、連絡先をvCardや仮想名刺にエクスポートしたりする必要があるかもしれません。これらのオプションのほとんどは、異なるファイルタイプにエクスポートする必要があります。例えば、連絡先を別のメールサービスにエクスポートする場合は、通常CSVファイルが必要になります。一方、連絡先を直接ExcelにインポートできるVCFファイルは、バーチャル名刺に必要かもしれません。PSTファイルは通常、連絡先やデータをバックアップするために必要です。
Outlookの連絡先をエクスポートする方法
Outlookの連絡先をエクスポートするには、Outlookのバージョンに応じていくつかの方法があります。OutlookプログラムはWindowsでもmacOSでも同じように動作します。
Outlook 2010から連絡先をエクスポートする方法
Outlook 2010は、現在ではあまり使われなくなった古いバージョンだが、主に社内のコミュニケーションに使用している企業もある。Outlook2010を使い続けている人の中には、コストを節約するためにソフトウェア・プログラムの生産年数を1年以内に抑えたいと考えている人もいます。Outlook 2010を使用していて、連絡先をエクスポートしたい場合は、以下の手順に従ってください：
- PCまたはMacでOutlookを開く。
- プログラム上部のリボンに向かい、「ファイル」を選択する。
- オプション」をクリックし、ダイアログボックスから「詳細設定」を選択します。
- エクスポート」を選択し、インポートおよびエクスポートウィザードを開きます。
- ファイルをエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
- Create a File Type（ファイルタイプの作成）」ウィンドウで、必要なエクスポートのタイプを選択します。
- エクスポートできるフォルダのリストが表示されます。このリストから、エクスポートする連絡先フォルダを選択します。
- エクスポート先のフォルダを選択する前に「参照」を選択します。
- Save exported file as’（エクスポートしたファイルを別名で保存）オプションでファイル名を指定します。
- OK」、「Next」、「Finish」の順に選択する。
- Outlookがエクスポートを完了したら、「OK」をクリックする。
- ファイルが目的の場所に保存されていることを確認してください。
Outlook 2013の連絡先をエクスポートする方法
Outlook 2013は、Office 365とは異なるコードベースを持つ最新のOutlookソフトウェアバージョンです。そのため、連絡先をエクスポートする際に、最新のプログラムバージョンと比較して様々な手順を踏む必要があります。Outlook 2013の主な利点の1つであり、現在も多くの人がOutlook 2013を使い続けている理由は、他とは別のアプリがあり、購入費用が安いことです。Outlook 2013を使用していて、連絡先をエクスポートしたい場合は、以下の手順に従ってください：
- PCまたはMacでOutlookを開く。
- プログラム画面の左上エリアに向かい、「ファイル」タブを選択する。
- 左側の「開いてエクスポート」をクリックする。
- オプションのリストが表示されます。インポート/エクスポート」を選択します。
- 別のオプションのリストが出てきます。ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」。
- カンマ区切り値」を選択し、「次へ」。
- Personal Folders（個人用フォルダ）」で「Contacts（連絡先）」を選択し、「Next（次へ）」をクリックします。
- エクスポートしたファイルを保存する場所を選択する前に、「参照」を選択してください。
- ファイル名を決めて「Next」をクリックし、「Finish」をクリックします。
- ファイルが目的の場所に保存されていることを確認してください。
WebベースのOutlookから連絡先をエクスポートする方法
Outlookのウェブベースのオンラインバージョンは、コンピュータにいない間でも連絡先や電子メールメッセージにアクセスできるようにしたい場合に理想的なソリューションとなります。このバージョンのOutlookは、ゲーミングノートパソコン、スマートフォン、タブレット、スマートウォッチなどのPC以外のデバイスなど、インターネットに接続するさまざまなデバイスから簡単にアクセスできます。WebベースのバージョンのOutlookを使って連絡先をエクスポートしたい場合は、以下の手順に従ってください：
- アドレスバーにOutlookと入力すると、選択したウェブブラウザからOutlookのウェブサイトにアクセスできます。
- ログインを求められたら、アカウントにログインしてください。
- ページの一番下まで行き、人々のマークを選択する。
- ツールバーから「管理」を選択し、「連絡先のエクスポート」を選択します。
- すべての連絡先をエクスポートするか、特定のフォルダの連絡先をエクスポートするかを選択します。
- エクスポート」をクリックする。
- 名前を付けて保存」を選択し、連絡先を保存するファイル形式を選択します。
- 選択した名前と場所に連絡先が保存されていることを確認します。
Outlook 365の連絡先をエクスポートする方法
Outlook 2016とOutlook 2019は、Office 365に対応したOutlookの2つの最新バージョンである。これにより、Outlookの最新バージョンを使用している人々にとって、連絡先をエクスポートするための新しいプロセスが生まれました。Windows, Word, Outlook, Excel, PowerPointといったマイクロソフトのすべてのプログラムが同じコードを使用し、相互に簡単にアクセスできるため、異なるプログラム間でさまざまな機能を迅速かつ簡単に実行できるようになるなど、Office 365を使用することには多くの大きなメリットがあります。Outlook 365の2016または2019バージョンのいずれかを使用している場合は、以下の手順に従って連絡先をエクスポートします：
- PCまたはMacで、Outlook 365プログラムを開く。
- 左上の「アプリケーション」アイコンをクリックします。
- People」を選択し、「Manage」をクリックする。
- 連絡先をエクスポート」を選択します。
- すべての連絡先をエクスポートするか、特定の連絡先を含むフォルダをエクスポートするかを決定します。
- お使いのブラウザに応じて、「保存」または「開く」のいずれかを選択します。
- 連絡先が希望の場所に希望の名前で保存されていることを確認します。
OutlookからGmailへメールをエクスポートする方法
OutlookアカウントからGmailアカウントにメールメッセージをエクスポートしてバックアップし、古いメールメッセージにどこからでもアクセスできるようにすることができます。これを行うには、フォルダをコピー＆ペーストする前に、OutlookにGmailアカウントを追加します。まず、OutlookでGmailアカウントを設定する必要があります。その手順は次のとおりです：
- 右上の設定アイコンから「すべてのOutlook設定を表示」を選択します。
- 左のペインから「メール」を選択する。
- メールの同期」をクリックします。
- 右ペインの「接続アカウント」で「Gmail」を選択します。
- Googleアカウントに接続」画面で、GmailからOutlookにメールを送信する際に使用する表示名を入力します。
- OKを選択する。
- Outlook Mailで選択したGmailアカウントにログインし、マイクロソフトがアカウントにアクセスできるようにする。
- OKを選択し、GmailアカウントとOutlookが正常に接続されたことを確認します。
GoogleでGmailアカウントを設定したら、Outlookを開き、エクスポートしたいEメールが入ったフォルダを選択します。Ctrl+Aを押してフォルダ内のすべてのメールを選択するか、Ctrlを押しながらエクスポートしたいメールを個別に選択します。選択したメールを右クリックしてから「移動」を選択し、「他のフォルダ」を選択します。すると、「アイテムの移動」ダイアログボックスが表示されます。Gmailアカウントを選択し、メールをエクスポートするGmailアカウントの新しいフォルダを選択または作成します。OK」をクリックして選択したメールを移動します。
OutlookのメールをExcelにエクスポートする方法
また、OutlookのメールをExcelのワークシートに送信して、さまざまな列を含むスプレッドシートを作成することで、Outlookのメールをエクスポートすることもできます。これは、例えば会計のためにすでにエクセルを使っている場合に特に便利です。これを行うには
- Outlookの「ファイル」から「開いてエクスポート」を選択する。
- インポート/エクスポートを選択します。
- ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
- Microsoft Excel」を選択し、「Next」をクリックします。
- メッセージをエクスポートするメールフォルダを選択し、「次へ」を選択します。
- エクスポートしたメールを保存するフォルダを選択し、エクスポートしたファイルの名前を決めてから「OK」を選択します。
- Next」をクリックし、「Finish」をクリックする。
- 新しいエクセルファイルは、選択した場所で開くことができます。
連絡先やEメールメッセージのエクスポートは、Outlookで簡単にできます。
リストをエクスポートするためのベストプラクティス
輸出手続きの開始
Outlook連絡先のエクスポートプロセスを開始するには、Microsoft Outlookウィンドウを開き、左上隅にあるファイルメニューに移動します。そこから「ファイル」をクリックし、「エクスポート」を選択してエクスポートオプションを開きます。これにより、Outlookの連絡先のエクスポートウィザードが表示され、Outlookから連絡先をエクスポートする手順が案内されます。
ファイルタイプとフォーマットの選択
表示されるエクスポート・プログレス・ボックスでは、作成するファイルのタイプについて複数の選択肢があります。最も汎用性が高いのは、ファイルタイプとして「カンマ区切り値（CSV）」を選択することです。CSVファイルは表計算ソフトに簡単にインポートでき、Googleコンタクトとの同期にも使えます。また、「Outlookデータファイル（PST）」を選択することもできます。
連絡先フォルダの選択
CSV形式を選択すると、エクスポートしたい連絡先が入っているフォルダを選択するよう求められます。連絡先フォルダ’に移動し、選択します。エクスポートしたいすべての連絡先を含む正しいフォルダを選択したことを確認してください。
ファイル名と場所の設定
連絡先フォルダを選択した後、新しい連絡先ファイルの名前と保存場所を指定する必要があります。参照」をクリックし、ファイルを保存するディレクトリを選択します。新しい連絡先がすぐにわかるようなファイル名を入力します。左下隅から「ファイル」を選択し、追加の保存オプションにアクセスすることもできます。
輸出の最終決定
エクスポートを開始する前に、選択内容を確認する機会があります。空のセルがないか、エクスポート・プロセスを中断させるようなエラーがないか、再チェックしてください。問題がなければ、「エクスポート」をクリックしてエクスポートを開始します。新しいCSVファイルが作成され、処理が完了するとエクスポートの進行状況ボックスに表示されます。
他のプラットフォームへのインポート
CSV形式の連絡先ファイルが完成しました。このファイルを表計算ソフトにインポートしてさらに整理したり、Google Contactsのような他のメールアカウントに直接インポートすることができます。それぞれのプラットフォームで「インポート」を選択し、作成したCSVファイルを選択してください。
Eメール連絡先に関するその他のヒント
これらの連絡先を別のメールアカウントにインポートする場合は、最初のOutlookウィンドウで「ファイルにエクスポート」を選択してください。これにより、Eメールの連絡先がエクスポートプロセスに含まれるようになり、プラットフォーム間でのコミュニケーション管理が容易になります。
