Over de hele wereld worden elke dag honderden e-mails verzonden en ontvangen. Bedrijven sturen vaak meerdere e-mails per dag en elke e-mail is een kans om jezelf en je bedrijf te promoten.
Uw e-mailhandtekening kan een grote rol spelen in de indruk die u maakt op uw klanten. Veel mensen behandelen de e-mailhandtekening echter als een bijzaak, waardoor ze veel kansen laten liggen. Een handtekening is een kans om duidelijk te maken wie je bent, wat je doet, hoe je te bereiken bent en waar ontvangers terecht kunnen voor meer informatie over jou, je bedrijf of een project waaraan je werkt.
Stel dat je e-mailhandtekening alleen bestaat uit je naam en basiscontactinformatie. In dat geval maakt u misschien niet optimaal gebruik van de mogelijkheid om contact te leggen met de ontvangers. Lees verder voor meer informatie over het maken van een professionele e-mailhandtekening die een blijvende indruk achterlaat.
Wat moet er in een professionele e-mailhandtekening staan?
Wanneer je je e-mailhandtekening samenstelt, is het goed om een lijst te hebben van de dingen die erin moeten staan. Enkele van de belangrijkste dingen die je in je e-mailhandtekening moet opnemen zijn:
1 – Uw volledige naam
Net als bij het versturen van gewone post, moet je naam altijd worden opgenomen in de handtekening van je e-mail, zodat de ontvanger zeker weet van wie hij de e-mail heeft ontvangen. Je naam moet in de eerste regel van de e-mailondertekening staan.
2 – Baaninformatie
Als je eenmaal je naam hebt ingevoerd, is de volgende informatie die je moet toevoegen je affiliatie-informatie, bijvoorbeeld je functietitel, het bedrijf of de organisatie waar je deel van uitmaakt en misschien de afdeling waar je werkt. Het verstrekken van deze informatie geeft je meer context en jouw rol in het gesprek. Afhankelijk van wie je e-mailt, kan een link met een grotere organisatie of bedrijf in je e-mailhandtekening je meer geloofwaardigheid geven en de aandacht van je ontvangers trekken.
3 – Verdere contactgegevens
Hoewel de ontvanger van je e-mail je e-mailadres heeft, is de e-mailhandtekening een uitstekende plek om verdere contactinformatie op te nemen, zodat ze een aantal opties tot hun beschikking hebben om contact met je op te nemen. Dit kan bijvoorbeeld je telefoonnummer zijn of je bedrijfsadres. Afhankelijk van je functie en het soort e-mails dat je verstuurt, kan de handtekening ook een goede gelegenheid zijn om je persoonlijke website of LinkedIn-profiel te promoten.
4 – Oproep tot actie
Een slimme zet bij het maken van je e-mailhandtekening is om er een oproep tot actie in op te nemen. De beste CTA’s in e-mailhandtekeningen zijn actueel, in lijn met je e-mailstijl, zodat ze er natuurlijk uitzien en niet opdringerig zijn. Kies bij het schrijven van een CTA iets dat aansluit bij een huidig doel en houd het up-to-date als je doelen veranderen.
5 – Sociale pictogrammen
Je aanwezigheid op sociale media is een belangrijk onderdeel van je merk, waardoor je een grotere aanhang kunt krijgen in je branche en mensen kunt laten zien wie je bent en waar je om geeft. Je kunt veel vertellen over een merk of individu door te kijken naar wat ze posten op sociale media. Daarom is het een goed idee om links naar sociale mediapagina’s op te nemen in je e-mailhandtekening. Dit versterkt je merk, levert sociaal bewijs en geeft je ontvangers verschillende manieren om met je in contact te komen. Het kan ook helpen om meer verkeer naar uw online inhoud te leiden als u links naar blogberichten, productpagina’s of landingspagina’s op uw sociale-mediaprofielen plaatst.
6 – Boekingskoppelingen
Als je vaak heen en weer mailt met klanten of andere mensen om afspraken te boeken, kan het een slimme zet zijn om een boekingslink toe te voegen aan je e-mailhandtekening. Dit maakt het makkelijker voor je klanten, omdat ze op de link kunnen klikken en hun gegevens kunnen invoeren om de boeking te maken, en je maakt tijd vrij omdat je geen e-mails heen en weer hoeft te sturen om ze te laten boeken. Er zijn veel agenda tools die je kunt gebruiken om het boeken van afspraken makkelijker te maken, met de optie om een link te kopiëren en te plakken waar je maar wilt zodat mensen erop kunnen klikken, inclusief in je e-mailhandtekening.
7 – Logo of foto
Als je je e-mailhandtekening interessanter wilt maken of een persoonlijk tintje wilt geven, zodat ontvangers die je niet persoonlijk hebt ontmoet een gezicht bij je naam kunnen plaatsen, kan het de moeite waard zijn om een professionele foto toe te voegen. Of, als je meer naamsbekendheid wilt creëren met je e-mails, overweeg dan om het bedrijfslogo toe te voegen.
8 – Wettelijke vereisten of brancheafwijzing
Sommige bedrijfstakken hebben specifieke richtlijnen voor e-mailetiquette en -gebruik om de overdracht van privégegevens te voorkomen. Daarom kan het de moeite waard zijn om te kijken of er brancheregels zijn die als disclaimer aan je e-mailhandtekening kunnen worden toegevoegd.
Voorbeelden van geweldig ontwerp voor e-mailhandtekeningen
Bij het ontwerpen van je e-mailhandtekening zijn er een paar best practices om in gedachten te houden. Het is een goed idee om je handtekening zo te ontwerpen dat je naam, functietitel en verdere contactgegevens benadrukt worden. Zorg er daarnaast voor dat het ontwerp van de handtekening mobielvriendelijk en van hoge kwaliteit is en een goede ontwerphiërarchie heeft. Gebruik eenvoudige, consistente kleuren zodat het ontwerp niet te onoverzichtelijk is en in één oogopslag goed leesbaar. Om dit te doen, kunt u overwegen om een generator voor e-mailhandtekeningen te gebruiken om de best practices te volgen en een ideale handtekening voor u te ontwerpen terwijl u een hoge kwaliteit garandeert.
Waarom zijn goede e-mailhandtekeningen belangrijk?
Of je nu een eigen bedrijf hebt, een werknemer bent die e-mail vaak gebruikt als belangrijkste communicatiemiddel of solliciteert en een professionele indruk wilt maken op mensen, er zijn veel redenen waarom een goede e-mailhandtekening essentieel is. Niet alleen maakt je e-mailhandtekening indruk op de ontvanger, maar het kan ook meer informatie geven over wie je bent en waarom je het bericht verstuurt, wat handig kan zijn als je mensen mailt met wie je nog nooit hebt gesproken.
Wat hebben de beste e-mailhandtekeningen gemeen?
Bij het maken van de beste e-mailhandtekening zijn er een paar belangrijke dingen die alle goede gemeen hebben. Het belangrijkste doel van je e-mailhandtekening is om de ontvanger duidelijk te maken van wie hij of zij een bericht krijgt. Het moet je volledige naam bevatten, je functietitel en al het andere dat relevant is voor je identiteit. Stel dat je e-mails verstuurt vanuit een bedrijf. In dat geval is het de moeite waard om verdere contactinformatie voor het bedrijf in de handtekening op te nemen, zoals het adres van de website, het bedrijfsadres en het telefoonnummer. Als je als individu mailt, overweeg dan om meer informatie over jezelf toe te voegen, zoals een link naar je LinkedIn-profiel of andere sociale-mediaprofielen.
Wat is het voordeel van goede e-mailhandtekeningen?
Een e-mailhandtekening kan het verschil maken wat betreft de indruk die je als individu of als vertegenwoordiger van een bedrijf op anderen achterlaat. De juiste e-mailhandtekening kan ervoor zorgen dat de e-mails die je verstuurt professioneel en gepolijst overkomen en dat er geen verwarring ontstaat over door wie het bericht is verstuurd en wat het doel ervan is. Of u nu solliciteert naar een baan, als bedrijfseigenaar potentiële klanten wilt bereiken of namens uw bedrijf communiceert met collega’s, bureaus en andere professionals op uw vakgebied, een goed ontworpen, doordachte e-mailhandtekening die alle benodigde informatie bevat, maakt het verschil als het gaat om het achterlaten van een goede indruk en het bereiken van het gewenste resultaat van uw communicatie.
Handtekeningen voor e-mails maken
De meeste e-mailproviders maken het je gemakkelijk om snel een handtekening te maken die je aan alle toekomstige e-mails kunt toevoegen. Als je het venster voor het maken van een e-mailhandtekening hebt gevonden, kun je meestal een gebruiksvriendelijke editor gebruiken waarmee je tekst kunt toevoegen, lettertypen en kleuren kunt wijzigen, logo’s en foto’s kunt invoegen en links kunt toevoegen. Je kunt ook een e-mailhandtekening generator tool gebruiken om je ideale handtekening te maken en deze kopiëren en plakken in de handtekening optie in je e-mailprogramma voordat je hem opslaat. Eenmaal opgeslagen, zal je handtekening verschijnen aan het einde van alle e-mails die je in de toekomst verstuurt.
Een e-mailhandtekening is een eenvoudig onderdeel van elke e-mail die je verstuurt, maar als het de juiste informatie bevat en goed is ontworpen, kan het een grote invloed hebben op de indruk die je maakt met je e-mailberichten.
9 Best Practices voor het schrijven van geweldige e-mailhandtekeningen
E-mailhandtekeningen zijn meer dan een formaliteit; ze zijn een kans voor branding, marketing en het maken van een blijvende indruk. Een goed ontworpen e-mailhandtekening kan dienen als een krachtig hulpmiddel voor verschillende zakelijke doelstellingen. Hieronder vindt u negen best practices om u te helpen een professionele e-mailhandtekening te maken die opvalt.
1. Vermeld essentiële contactgegevens en contactgegevens van de afzender
De kern van elke professionele e-mailhandtekening zijn de contactgegevens. Je naam, functie, bedrijf, contactnummer en mobiele nummer zijn het absolute minimum. Dit zorgt ervoor dat ontvangers van e-mails je gemakkelijk kunnen bereiken via meerdere kanalen. De contactgegevens van de afzender vermelden is niet alleen beleefdheid; het is een noodzaak.
2. Koppelingen naar sociale media en pictogrammen toevoegen
In het huidige digitale tijdperk zijn links naar sociale media en iconen voor sociale media niet meer weg te denken uit je e-mailhandtekening. Dit is een subtiele vorm van e-mailhandtekeningmarketing die uw online aanwezigheid en persoonlijke merk een boost kan geven.
3. Een oproep tot actie (CTA) en CTA’s voor e-mailhandtekeningen opnemen
Een oproep tot actie (CTA) en CTA’s voor e-mailhandtekeningen kunnen je e-mailhandtekening veranderen van een eenvoudige ondertekening in een krachtig marketinginstrument. Of je ontvangers nu doorverwijst naar een landingspagina voor verkoop of hen vraagt zich in te schrijven voor een nieuwsbrief, een goed geplaatste CTA kan de betrokkenheid vergroten.
4. Zorg voor mobiele respons voor mobiele gebruikers
Met het toenemende aantal mobiele gebruikers is het cruciaal om een e-mailhandtekening te ontwerpen die er goed uitziet op mobiele apparaten. Een mobiel ontwerp zorgt ervoor dat je handtekening in verschillende e-mailclients wordt weergegeven zoals bedoeld.
5. Gebruik professionele e-mailhandtekeningen als digitale visitekaartjes
Zie uw professionele e-mailhandtekeningen als digitale visitekaartjes. Door alle relevante inhoud op te nemen, zoals je rol, bedrijf en contactgegevens, wordt het voor ontvangers gemakkelijker om jou en je persoonlijke merk te onthouden.
6. Houd het eenvoudig maar opvallend met de beste voorbeelden voor e-mailhandtekeningen
Hoewel het verleidelijk is om alles uit de kast te halen, zijn de beste voorbeelden van e-mailhandtekeningen vaak eenvoudig en strak. Een in het oog springende e-mailhandtekening hoeft niet flitsend te zijn; het moet gewoon alle essentiële elementen in een nette en leesbare e-mailhandtekening bevatten.
7. Een persoonlijke afbeelding of bedrijfslogo toevoegen
Een afbeelding zegt meer dan duizend woorden. Het toevoegen van een persoonlijke afbeelding of bedrijfslogo aan je zakelijke e-mailhandtekening kan het memorabeler maken. Zorg er echter wel voor dat de afbeelding de juiste grootte en opmaak heeft, zodat deze correct wordt weergegeven in verschillende e-mailclients.
8. Meerdere manieren bieden om contact met u op te nemen
Je zakelijke handtekening moet ontvangers meer dan één manier bieden om in contact te komen. Meerdere contactgegevens opnemen, zoals een mobiel nummer en links naar sociale media, naast je Gmail-account of professionele e-mail, biedt gemak en bevordert betere communicatie.
9. Test in verschillende e-mailclients en gebruik een sjabloon voor handtekeningen
Voordat u de laatste hand legt aan uw bedrijfse-mailhandtekeningen, is het een goed idee om te testen hoe ze worden weergegeven in verschillende e-mailclients. Dit zorgt ervoor dat uw e-mailhandtekeningen, compleet met pictogrammen voor sociale media en CTA’s, bij alle e-mailontvangers verschijnen zoals bedoeld. Het gebruik van een sjabloon voor handtekeningen kan ook helpen om de consistentie van alle bedrijfse-mailhandtekeningen te behouden.
Als u deze best practices volgt, bent u goed op weg om uw eigen handtekening te maken die professioneel, effectief en opvallend is. Of je nu een gratis generator voor e-mailhandtekeningen gebruikt, een sjabloon voor handtekeningen of je eigen handtekening helemaal opnieuw maakt, met deze tips haal je het meeste uit deze vaak over het hoofd geziene marketingtool.
