Если вы ищете ответы на любой из этих вопросов, вы попали по адресу. Это руководство призвано помочь вам в вопросах соблюдения требований электронной почты. В нем содержатся четкие и практические рекомендации, которые обеспечат успех и полную законность ваших усилий по рассылке электронной почты.
Что такое соответствие требованиям электронной почты и почему это важно?
Соответствие требованиям электронной почты — это соблюдение законов и правил, гарантирующих законность ваших электронных сообщений и уважительное отношение к частной жизни получателей. Это также подразумевает защиту конфиденциальной информации, например личных медицинских данных.
Ключевые аспекты соблюдения требований электронной почты включают:
- получение явного согласия получателей перед отправкой коммерческих писем,
- оперативное выполнение запросов об отказе от использования,
- и избегать ложной или вводящей в заблуждение информации.
Соблюдение правил очень важно для поддержания хорошей репутации отправителя, но это еще не все — это ключ к тому, чтобы избежать юридических санкций.
Если компании не заботятся о соблюдении требований к электронной почте, они могут столкнуться с крупными штрафами, которые могут быть достаточно существенными, чтобы повлиять на их финансовую стабильность. Кроме того, в некоторых случаях юридические проблемы могут привести к долгосрочному ущербу для репутации компании и доверия клиентов.
Кроме того, несоблюдение требований может повлиять на отношения компании с поставщиками услуг электронной почты и регулирующими органами, привести к внесению почтового домена компании в черный список и повлиять на все будущие почтовые коммуникации.
Поставщики услуг электронной почты часто помогают компаниям соблюдать требования законодательства благодаря таким функциям, как методы двойного согласия, проверка подлинности электронной почты и регулярный аудит — такие возможности позволяют обеспечить конфиденциальность и защиту данных.
Наиболее важные законодательные акты, касающиеся соблюдения требований электронной почты
Соблюдение требований электронной почты — важнейший аспект маркетинга электронной почты и цифровых коммуникаций. Оно соответствует различным законам и нормам, призванным защитить права потребителей и способствовать ответственному использованию электронной почты в коммерческих целях.
Эти законы зависят от региона и имеют свои специфические требования.
Среди наиболее популярных и значимых законодательных актов:
- Закон CAN-SPAM в Соединенных Штатах,
- Общее положение о защите данных (GDPR) в Европейском союзе,
- и Канадское законодательство по борьбе со спамом (CASL).
Давайте проверим их.
Закон CAN-SPAM
Закон CAN-SPAM Act — один из законов США, регулирующих почтовую переписку.
Аббревиатура расшифровывается как Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing. Он был принят в 2003 году и призван дать адресатам право прекратить получать нежелательные электронные письма.
О законе CAN-SPAM:
- Он распространяется на все коммерческие электронные сообщения, под которыми понимается любое электронное почтовое сообщение, предназначенное в первую очередь для коммерческой рекламы или продвижения коммерческого продукта или услуги.
- Основные положения CAN-SPAM Act включают запрет на создание обманчивых тематических строк, чтобы они не вводили в заблуждение и точно отражали содержание письма.
- Он запрещает путать заголовки и требует, чтобы информация в заголовке письма, включая поля «От», «Кому» и «Ответить-То», была точной и идентифицировала человека или компанию, инициировавшую сообщение.
- Кроме того, в нем говорится, что у получателей должен быть простой способ отказаться от получения последующих писем. Процесс отказа должен быть незамедлительно выполнен отправителем электронной почты.
- Каждое письмо должно содержать физический почтовый адрес отправителя.
- Нарушители закона CAN-SPAM могут быть подвергнуты наказанию, включая штрафы за злоупотребление коммерческой электронной почтой.
GDPR
Общий регламент по защите данных (GDPR) — это всеобъемлющий закон о защите данных в Европейском союзе, вступивший в силу в мае 2018 года. Он существенно повлиял на маркетинг и коммуникации по электронной почте, сделав приоритетом конфиденциальность данных и согласие клиентов.
О GDPR:
- Он распространяется на все организации, работающие на территории ЕС, а также на организации за пределами ЕС, которые предлагают товары или услуги в этой области или следят за поведением жителей ЕС.
- Она требует явного согласия на обработку персональных данных. В контексте маркетинга по электронной почте это означает, что пользователи должны активно соглашаться. Отправитель должен отвечать на запросы об отказе от подписки.
- Люди имеют право на доступ к своим личным данным и могут потребовать их удаления.
- Он призывает интегрировать меры по защите данных в разработку бизнес-процессов.
- Он требует от организаций сообщать об определенных видах утечек данных соответствующим органам и, в некоторых случаях, пострадавшим лицам.
- За несоблюдение этого требования организациям грозят значительные штрафы — до 20 миллионов евро или 4 % годового мирового оборота компании. Однако не все нарушения GDPA приводят к финансовым штрафам.
CASL
Канадское законодательство о борьбе со спамом (CASL) — это нормативная база, регулирующая отправку коммерческих электронных сообщений (CEM) на территории Канады, в Канаду или из Канады. Он был принят в 2014 году и является одним из самых строгих законов в мире по борьбе со спамом.
О CASL:
- CASL требует явного или подразумеваемого согласия на отправку CEM, включая электронные письма, SMS, социальные сети или мгновенные сообщения — это строгие требования для всех форм коммуникации.
- В нем говорится, что отправители должны идентифицировать себя и предоставлять контактную информацию в своих сообщениях. Помимо юридического имени, следует указывать адрес улицы, почтовый ящик и другие важные контактные данные.
- Каждое сообщение должно содержать понятный и легкодоступный способ отказа получателей от получения последующих сообщений. Большинство платформ электронной почты предлагают эту функцию по умолчанию, особенно в холодных письмах.
- Организации должны хранить записи о согласии (подразумеваемом или явном) в качестве доказательства соблюдения требований. Поэтому, если кто-то выражает свое согласие, храните его в течение установленного количества рабочих дней, чтобы соответствовать законам о конфиденциальности.
- Нарушение CASL может привести к серьезным наказаниям, включая штрафы до 1 миллиона долларов для физических лиц и до 10 миллионов долларов для компаний.
- Это правило применяется, если сообщение отправляется на канадские устройства или с них. Таким образом, оно актуально для глобальных кампаний электронной почты, нацеленных на канадских получателей. Это важно при организации коммуникаций для компаний, ориентированных на глобальную аудиторию.
Как улучшить соблюдение требований к электронной почте
Повышение соответствия требованиям электронной почты — это не просто соблюдение правил электронной почты или отсутствие штрафов.
В данном случае речь идет о построении долгосрочных отношений и доверия между получателями электронной почты и интернет-провайдерами, а также о заботе об операциях с электронной почтой в бизнесе, при этом отправляя релевантный контент и обходя все спам-фильтры.
Именно поэтому пришло время узнать несколько практичных и простых способов повысить соответствие вашей электронной почты нормативным требованиям, не ограничиваясь ими.
Получите разрешение на отправку электронных писем
Основой является получение разрешения на отправку писем, чтобы избежать юридических последствий в виде разгневанного списка рассылки. Вы должны спросить свою аудиторию, согласны ли они получать ваши письма. Это можно сделать просто, разместив форму подписки на своем сайте или во время оформления покупки. Когда они выражают согласие, вы можете начинать рассылку.
Ключевым моментом в соблюдении правил электронной почты является прозрачность — дайте людям понять, на что они подписываются, будь то рассылка, рекламные акции или обновления. Объясните, какие преимущества они получат от ваших писем, но будьте честны. В теме письма и в тексте письма должно быть четко указано, что получает пользователь.
Это заложит фундамент доверия и обеспечит интерес аудитории к вашему контенту.
Помните, что в email-маркетинге всегда побеждает качество, а не количество. Большинство email-маркетологов предпочитают более высокую вовлеченность в рассылку, чем тысячи цепочек писем, которые никто не читает.
Лучше иметь небольшой список заинтересованных людей и электронных почтовых ящиков, чем огромную группу невовлеченных контактов. В конце концов, цель — создать сообщество заинтересованных людей, которые ждут ваших писем, а не соревноваться в том, у какой компании самая большая аудитория.
Используйте двойную опцию
Двойной opt-in — это еще один шаг к разрешению и одна из самых важных практик email-маркетинга. Это отличный пример подтверждения желания быть в контакте с вами и демонстрация того, что человек хочет присоединиться к вашему списку рассылки.
Поэтому, когда кто-то подписывается на ваш список, отправьте ему письмо с подтверждением и последующим письмом, а также попросите его перейти по ссылке, чтобы подтвердить свою подписку. Этот метод гарантирует, что адрес электронной почты действителен и корректен, а его владелец искренне заинтересован в получении ваших писем.
Это также снижает вероятность жалоб на спам и повышает качество вашего списка адресов электронной почты.
👉 Читать дальше: Почему мои письма попадают в СПАМ?
Это может показаться лишним и необходимым шагом. Но это не совсем так, согласно многим правилам email-маркетинга.
Двойная опция — мощный инструмент для тех, кто хочет создать преданную аудиторию. Поэтому, вместо того чтобы рассматривать его как еще один шаг на долгом пути к успеху, думайте о нем как о получении RSVP на вашу вечеринку, которая подтверждает, что гость придет на нее.
Проверяйте списки перед рассылкой писем
Аналогичным образом нельзя забывать о проверке электронной почты и отправке сообщений на активные адреса.
Когда речь идет о проверке и поддержании чистоты списка адресов электронной почты, вы можете использовать такой инструмент, как Bouncer, который не позволит ни одному рискованному адресу электронной почты попасть в ваши списки.
Bouncer проверяет и сканирует ваш список рассылки и убеждается, что все приходящие письма имеют действительный адрес электронной почты. Это помогает снизить количество отказов и защитить репутацию отправителя. Кроме того, программа работает в режиме реального времени и предлагает такие функции, как проверка синтаксиса, домена и SMTP.
Благодаря Bouncer вы будете отправлять письма только на активные, действующие адреса, улучшите доставляемость и будете бережно относиться к почтовому ящику вашей аудитории.
Но самое главное — Bouncer поможет вам соблюдать требования к электронной почте и не попадать в папки со спамом. Это безопасный инструмент, который следует политикам, работает без проблем в разных странах и на разных языках, подтверждает легитимность доменного имени письма и при всем этом повышает показатели вашего email-маркетинга.
Так что если вы ищете комплексную систему, способную улучшить вашу электронную почту во многих областях, вам пора попробовать Bouncer.
Предоставьте явную возможность отказаться от участия
Следующий шаг — предложить четкие варианты отказа. Они соответствуют требованиям законодательства и являются признаком уважения и прозрачности. Они также показывают, что вы не будете заставлять клиентов оставаться с вами любой ценой. Это не только соблюдение отраслевых стандартов, но и следование мировым стандартам борьбы со спамом.
Интересы людей меняются, и если они решат, что ваши письма неактуальны, они захотят легко и быстро попрощаться с вами. Если вы предусмотрите такую возможность с помощью опции отказа от подписки, вы сохраните позитивные отношения и дадите клиентам контроль над своими предпочтениями.
В конце концов, вы же хотите, чтобы ваши гости оставались с вами, потому что ценят ваш контент, а не потому, что не могут найти дверь для выхода, верно?
Таким образом, отказ от подписки не должен быть поиском сокровищ. Напротив, отписаться от рассылки должно быть так же просто, как и подписаться. Именно поэтому вы должны проверить, легко ли найти ссылку на отказ от подписки в каждом письме. Это может быть простой текст со ссылкой в нижней части ваших писем.
Мониторинг черных списков
Воспринимайте черные списки как предупреждающие сигналы — если ваше письмо попало туда, значит, оно было помечено как спам пользователями или почтовыми провайдерами. Так что, если уже поздно и вы уже оказались в этом месте, самое время навести порядок.
Вы можете очистить свой список адресов электронной почты, изменить содержание писем или изменить способ сбора адресов электронной почты.
Регулярно отслеживайте, что происходит с вашими письмами. Кроме того, пересмотрите свои методы работы с электронной почтой и убедитесь, что вы соблюдаете правила. Благодаря этому вы сохраните хорошую репутацию отправителя, улучшите доставляемость и гарантируете, что ваши письма попадут в почтовые ящики получателей. Соблюдая подобные правила электронной почты, вы обеспечите лучшую эффективность своих маркетинговых кампаний.
Это проактивная мера для поддержания здоровья и эффективности ваших почтовых сообщений.
Используйте аутентификацию по электронной почте
Проверка подлинности электронной почты позволяет убедиться в том, что письмо пришло от вас, а не от подставного лица. Другими словами, она сообщает поставщикам услуг электронной почты, что ваше письмо легальное, а не замаскированный спамер.
Создайте записи SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) и DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Это своеобразные идентификаторы, которые позволяют поставщикам и получателям электронной почты убедиться в подлинности ваших писем.
Это более чем необходимо в мире, где фишинг и спам в массовых почтовых кампаниях — явление небывалое. Кроме того, это может улучшить доставляемость электронной почты и защитить репутацию вашего бренда.
Сегментируйте и нацеливайте свою аудиторию
И последнее предложение — сегментирование и таргетирование аудитории, которое поможет вам отправлять письма нужным людям. Это подразумевает разделение вашего списка адресов электронной почты на более мелкие группы на основе определенных критериев, таких как местоположение, интересы, покупки или поведение в прошлом.
Этот шаг позволит вам адаптировать контент под разные сегменты людей и сделает ваши письма более релевантными.
Здесь самое главное — показать, что вы понимаете и учитываете разнообразные потребности и интересы своей аудитории. Кроме того, персонализированные и релевантные письма с большей вероятностью будут приняты и с меньшей вероятностью будут помечены как спам.
Например, вы не станете отправлять одно и то же письмо женщинам, интересующимся плаванием, и тем, кто интересуется ремонтом автомобилей.
Такая эффективная сегментация приводит к повышению показателей и улучшению результатов, поскольку ваша аудитория получает именно тот контент, который ей нужен.
Улучшите свои коммуникации по электронной почте
И вот мы здесь — со всеми шагами по улучшению соблюдения требований электронной почты, которые выходят за рамки законов об электронной почте.
Воспользовавшись нашими советами, вы сможете отправлять релевантные, отвечающие требованиям электронной почты, безопасные и увлекательные сообщения и улучшить свои маркетинговые усилия в области электронной почты.
Но прежде чем начать проводить кампании email-маркетинга, необходимо подготовиться к ним, а именно — проверить, какие законы на вас распространяются. Не соблюдая правила соответствия email-маркетинга, вы можете столкнуться с множеством проблем, связанных с этой формой коммуникации.
Однако если вы тщательно подготовитесь, то сможете избежать рисков и сохранить доверие своих клиентов.
Соблюдайте законы и следите за тем, чтобы ваши сообщения доходили до адресатов. Используйте наш инструмент, Bouncer, и измените подход к работе с маркетинговыми письмами.
