Záchytné e-maily: Definitívny sprievodca pre e-mailových marketérov

Ako funguje záchytný e-mail

Catch-all servery sú navrhnuté tak, aby majiteľom firiem neunikli žiadne problémy, otázky alebo podnety zákazníkov. Ak sa napríklad zákazník pokúša odoslať e-mail a adresa neexistuje, zobrazí sa chybová správa a e-mail sa vráti.

Pri použití záchytnej adresy v doméne používate určitý druh presmerovania e-mailov. Aj e-maily odoslané na neplatné e-mailové adresy sa dostanú do vašej schránky.

Čo je to univerzálne e-mailové konto?

Pod pojmom "catch-all" sa rozumie niečo, čo zahŕňa rôzne veci. Catch-all e-mailové adresy sa často vytvárajú s cieľom zabezpečiť, aby boli e-maily prijaté aj v prípade, že odosielateľ urobí pri zadávaní e-mailovej adresy chybu. 

Niekedy však môžu spôsobovať problémy. Napríklad catch-all servery môžu niekedy uľahčiť spammerom bombardovanie domény nevyžiadané správy. Z tohto dôvodu je schránka na zachytávanie spamu často preťažená spamom a stáva sa funkčne nepoužiteľnou.

Príklad nastavenia univerzálnej e-mailovej adresy v službe Zoho. Zdroj

Univerzálna e-mailová adresa často spôsobuje zmätok a jej správne používanie si vyžaduje pochopenie toho, čo to je, ako sa používa a ako funguje. Pod pojmom catch-all e-mailové konto sa rozumie adresa, ktorá je nastavená na prijímanie správ adresovaných na nesprávnu e-mailovú adresu domény.

Dôvody, prečo mať univerzálny e-mail

Pre mnohé spoločnosti je dôležité mať pre podnik nakonfigurovanú univerzálnu poštovú schránku, a to aj napriek rizikám spamové a phishingové útoky. Záchranné schránky môžu slúžiť ako záchranný čln pre chybne zadané alebo nesprávne napísané e-mailové adresy a môžu vašu spoločnosť zachrániť pred zmeškaním potenciálne dôležitých e-mailov kvôli drobným chybám v e-mailovej adrese.

Nevýhody catchall domén a e-mailových adries

Hlavným účelom vytvorenia domén a e-mailových adries bolo zabezpečiť, aby žiadny e-mail na túto doménu nebol odmietnutý a nakoniec stratený. Doména catch all je nastavená tak, aby prijímala všetky e-maily bez toho, aby čokoľvek odmietla, čo je užitočné pre každého, kto sa obáva rizika, že by mohol prísť o dôležité správy. 

Rýchlo ich však využili spameri. Jediné, čo teraz spameri potrebujú, je názov domény, aby mohli začať posielať nevyžiadané správy, bez toho, aby museli hľadať používateľské mená alebo škrabať e-mailové adresy. Vzhľadom na spôsob, akým fungujú zachytávacie e-maily, stačí, aby spameri vložili pred doménu čokoľvek, čo sa im páči, a odoslali správu - a tá príde do zachytávacej schránky.

Výsledkom sú tony nevyžiadaných e-mailov odoslaných neexistujúcim používateľom. A tieto nevyžiadané správy sú jedným z najčastejších dôvodov, prečo sa mnohé podniky neobťažujú so zriadením záchytnej adresy.

Ako nastaviť záchytnú e-mailovú adresu dvoma spôsobmi

Napriek možným problémom existujú rôzne dôvody, prečo zvážiť zriadenie univerzálnej e-mailovej adresy na vašej e-mailovej doméne. Záchytná e-mailová adresa zabráni tomu, aby sa e-maily vracali späť odosielateľovi ako nedoručiteľné alebo presmerovať e-maily, ktoré boli omylom adresované na nesprávnu e-mailovú adresu. Väčšina poskytovateľov názvov domén umožňuje nastaviť záchytnú e-mailovú adresu. Niektorí to ponúkajú ako bezplatnú službu, zatiaľ čo iní si za ňu účtujú poplatok.

Vytvorením dynamickej distribučnej skupiny môžete v Office365 nastaviť zbernú e-mailovú adresu. Tá obsahuje zoznam všetkých e-mailových adries Office365 spoločnosti, ktoré majú prijímať e-maily z externých domén. Budete tiež musieť nastaviť zdieľanú poštovú schránku, v ktorej si mnohí príjemcovia v organizácii môžu prezerať e-maily odoslané prostredníctvom záchytnej poštovej schránky.

Nastavenie cloudového hostingu

Nastavenie zbernej schránky je pre používateľov cloudového hostingu pomerne jednoduché. Väčšina nástrojov na správu e-mailov vám umožní vytvoriť záchytnú e-mailovú adresu.

Nastavenie polo-dedikovaného hostingu

Podniky, ktoré využívajú semi-dedikovaný hosting, si zvyčajne môžu ľahko nastaviť záchytnú e-mailovú adresu, najmä v prípade, že e-maily spracúva cloudová hostingová platforma.

Na čo sa používa zberný e-mail?

Spočiatku správcovia webových stránok používali catch-all e-maily a servery, aby zabránili strate e-mailov, keď boli odoslané na neexistujúcu e-mailovú adresu. Chybné e-mailové adresy boli presmerované do všeobecnej "catch-all" schránky, ktorá sa pravidelne kontrolovala, aby sa zabezpečilo, že sa nestratia žiadne dôležité správy. 

Hoci to teoreticky môže znieť ako dobrý nápad, pravdou je, že väčšina schránok je dnes preplnená spamom a nechcenými e-mailami, čo môže v konečnom dôsledku sťažiť nájdenie dôležitých správ.

Okrem toho sa nedajú overiť ani catch-all e-mailové adresy, čo je ďalší dôvod, prečo sú pre niektorých ľudí také frustrujúce. Na rozdiel od väčšiny serverov, SMTP sa nedá použiť na zistenie, čo sa deje. 

Niektoré služby dokážu potvrdiť, že doména je aktívna, a existujú aj pokročilé služby, ktoré dokážu zistiť konfiguráciu catch-all. Jediný spôsob, ako overiť, či schránka existuje, je odoslať e-mail na adresu, čo môže predstavovať riziko pre vašu povesť odosielateľa.

Čo je to catchall doména?

Pri overovaní zoznamu domén alebo e-mailov s najväčšou pravdepodobnosťou narazíte na niektoré výsledky, ktoré sú označené ako neznáme so stavom "server je zachytený". 

V podstate to znamená, že ide o domény, ktoré sú nastavené na prijímanie e-mailov, avšak vždy odpovedajú "OK" bez ohľadu na to, aká schránka im je pridelená. 

Z tohto dôvodu väčšina služieb na kontrolu e-mailov vždy označí catch-all domény ako neznáme. Vzhľadom na povahu týchto domén je jediným spôsobom, ako s istotou zistiť, či e-mailová adresa je platný je poslať mu e-mail.

Mnohé zo zachytených e-mailových adries sú však pravdepodobne platné a v takýchto prípadoch budú výsledky po odoslaní e-mailu na overenie opätovne zaradené do hlavného zoznamu. Postupné vykonávanie tohto postupu je najlepším spôsobom, ako sa uistiť, že váš celkový miera odskočenia sa udržiava na nízkej úrovni.

Zachytenie všetkých osvedčených postupov v doméne

Považuje sa za zlý postup, keď poštový server prijíma neexistujúce e-mailové adresy a neskôr ich vráti späť. Pôvodne sa tento postup používal kvôli tomu, že spameri dolovali poštové servery na príjemcov e-mailov s tým, že spameri nebudú môcť presne dolovať poštový server na príjemcov, čo povedie k ich presunu a zníženiu množstva spamu. 

Spameri však boli kreatívni a rýchlo sa naučili manipulovať správanie catchall servera vo svoj prospech. Lepší prístup je neexistujúce e-maily rovno odmietnuť, aby sa zabránilo prijatiu, akceptovaniu a následnému odmietnutiu akýchkoľvek správ.

Prečo sa všetky e-maily odrážajú?

Ak posielate marketingové e-maily, je pravdepodobné, že v zozname budú zahrnuté aj univerzálne e-maily. Zatiaľ čo niektoré e-maily si nájdu cestu do príslušnej domény, iné sa do schránky nikdy nedostanú, často kvôli množstvu spamu, ktorý tieto schránky dostávajú. Spoločnosti môžu nastaviť servery na prijímanie všetkých e-mailov na určité obdobie, vždy však existuje možnosť, že túto funkciu v budúcnosti vypnú, čo môže spôsobiť, že sa vaše e-maily budú odrážať.

Odchytávanie e-mailov môže veľmi poškodiť povesť odosielateľa, najmä ak vaše miera odskočenia je vyššia ako priemyselný štandard 2%, čo je pre poskytovateľov internetových služieb a e-mailov varovným signálom. 

Vysoká miera odmietnutých e-mailov ukazuje poskytovateľom e-mailových služieb, že sa nestaráte o správna e-mailová hygiena a existuje riziko, že nie ste legitímnym odosielateľom. 

V dôsledku toho je odosielanie e-mailov na domény catchall riskantné, pretože sa môže skončiť odoslaním do priečinkov so spamom iných príjemcov, a to aj v prípade, že máte tie najlepšie úmysly a dodržiavate všetky osvedčené e-mailové postupy.

Najlepší spôsob, ako tomu zabrániť, je upratať váš e-mailový zoznam pravidelne. Keď svoj zoznam spustíte cez nástroj na overovanie e-mailov, zvyčajne skončíte s určitým percentom výsledkov, ktoré sú uvedené ako rizikové alebo záchytné e-maily. 

Niektoré spoločnosti sa môžu rozhodnúť hrať na istotu a vymazať všetky tieto e-maily zo svojho zoznamu, zatiaľ čo iné môžu zvoliť opatrný prístup a určiť, ktoré e-maily je bezpečné posielať a ktoré nie. 

Môžete si nájsť nástroje, pomocou ktorých môžete výsledky prechádzať, aby ste získali lepšiu predstavu o ich rizikovosti, čo vám poskytne lepšiu predstavu o tom, ktoré z nich si ponechať a ktoré odstrániť zo zoznamu.

Záchytná e-mailová adresa môže byť ideálnym spôsobom prijímania e-mailov, ktoré by inak zmizli. Pred jej zriadením je však dôležité pochopiť jej nevýhody a riziko spamu.

Zabalený e-mail Catchall

Nastavenie univerzálnej adresy môže byť dobrým spôsobom, ako zabezpečiť, aby vám neunikli žiadne e-maily a aby ste boli svojim zákazníkom vždy k dispozícii. Mali by ste si však uvedomiť, že to môže viesť k prijímaniu veľkého množstva nevyžiadanej pošty. Rozhodnutie je na vás a dúfame, že sme vám ho dnes uľahčili.

A ak odosielate e-mailové kampane, mali by ste vedieť, že mnohí z vašich príjemcov majú aj univerzálne adresy. Pomocou nástroja Bouncer môžete overiť svoje zoznamy e-mailových adresátov a nájsť "catch-all" adresy, aby ste vedeli, že na ne nemáte posielať správy.

Vyskúšajte si ho zadarmo ešte dnes!

Často kladené otázky

Aký je príklad záchytnej e-mailovej adresy?

Mohlo by to vyzerať takto: [email protected]. Presná adresa sa však v jednotlivých doménach líši.

Môžem si v službe Gmail pridať univerzálne e-mailové konto?

Áno, aj v službe Gmail je možné pridať univerzálnu adresu. Stačí pridať nový účet v pracovnom priestore Google a nastaviť ho tak, aby fungoval ako catch-all.

Viete overiť e-maily so zachytávaním?

Väčšina nástrojov na overovanie e-mailov to nedokáže, ale Bouncer áno. Pomocou služby Bouncer môžete identifikovať zachytené e-maily tak, že svoje zoznamy necháte prejsť našou overovacou službou.