У вас коли-небудь були недільні страхи?
Відчуття страху, яке ви відчуваєте перед початком робочого тижня, знаючи, що список справ довгий, як ваша рука, а сон буде коротким і міцним.
Знаючи, що коли ви приступите до роботи і відкриєте поштову скриньку, вам доведеться зіткнутися з 808 непрочитаними листами, які будуть надходити протягом дня.
Можливо, ви спеціалізуєтесь на програмних рішеннях для охорони здоров’я, розробляєте новітні технології або оптимізуєте процес управління життєвим циклом клієнта – незалежно від того, чим ви займаєтеся, перевантаження електронної пошти може мати серйозні наслідки.
Що таке перевантаження електронної пошти?
Кожен, хто має електронну адресу, знає, який стрес відчуває, коли бачить, як нагромаджуються непрочитані листи, без відповіді, безперервно.
Зображення з Pexels, які можнавільно використовувати
Перевантаження електронною поштою – це саме те, як це звучить: нездатність встигати за робочими або особистими електронними листами, а часто і за тими, і за іншими.
Ви отримуєте занадто багато листів, а часу на відповіді не вистачає. Це може вплинути на вашу особисту продуктивність, а також на ефективність вашого бізнесу.
Відповідь на це питання полягає в тому, щоб досягти нульового рівня вхідних повідомлень – не обов’язково мати порожню скриньку, але мати нуль непрочитаних листів, кероване комунікаційне навантаження і набагато більш впорядковану скриньку.
Як розпізнати перевантаження електронної пошти
Розпізнавання ознак перевантаження електронної пошти – це перший крок до досягнення нульового рівня папки “Вхідні”. Ось на що варто звернути увагу:
Чи ефективна комунікація у вашій команді?
Джефф надіслав Саллі три важливі листи про їхню останню зустріч, але у Саллі сотні непрочитаних листів.
Напруженість на робочому місці дедалі зростає. Саллі все частіше ходить на перекури. Управління проектами зійшло з рейок. А Джефф досі незнає, який шрифт використовувати в новій маркетинговій кампанії.
Звучить знайомо?
Перевантаження електронною поштою може перешкоджати комунікації на робочому місці. Якщо інформація поширюється неефективно, ви ризикуєте зірвати дедлайни, не знати , як ефективно керувати проектами, заплутатися в колективі, а важливі деталі можуть залишитися поза увагою.
Ви втрачаєте або пропускаєте важливі повідомлення?
Крім того, що перевантажена папка “Вхідні” перешкоджає спілкуванню в цілому, ви ризикуєте пропустити щось важливе. Небажана кореспонденція приховує листи, які вам справді потрібно прочитати.
Нові імейли витісняють старі зі списку у вашому поштовому клієнті. Коли цей список стане досить довгим, чи зможете ви коли-небудь дістатися до цих старих імейлів? А якщо вони важливі? Що, якщо вони містять ту єдину інформацію, на пошук якої ви витратили години?
Занадто легко не помітити, видалити або не звернути уваги на цю голку в копиці сіна, навіть якщо у вас є окрема папка для найважливіших листів.
Чи страждають ваші зовнішні комунікації?
Якщо ваші клієнти постійно чекають на відповідь кілька днів або тижнів, або якщо ви отримуєте скарги на недостатній рівень обслуговування, можливо, ви страждаєте від перевантаження електронної пошти через величезну кількість листів.
Зниження AHT (середнього часу обробки) є життєво важливим для побудови успішного бізнесу з повторними зверненнями.
Перевантаження електронною поштою наражає вас на ризик відштовхнути ваших цінних клієнтів і замовників.
Чи перевіряєте ви електронну пошту після роботи?
Гарний баланс між роботою та особистим життям є життєво важливим для всіх нас, навіть якщо більшість з нас не має стратегії управління часом або не користується додатками для екранного часу.
Повертатися додому, щоб нав’язливо перевіряти поштову скриньку, відповідати на електронні листи та відслідковувати результати зустрічей – це протилежність хорошому балансу між роботою та особистим життям.
Якщо ви не можете впоратися з усіма цими справами в робочий час і витрачаєте значну частину свого простою на те, щоб наздогнати їх, то у вас точно є перевантаження електронною поштою.
Існує досить тривожна статистика, яка показує, що поганий баланс між роботою та особистим життям може вплинути на здоров’я, стосунки та продуктивність.
Зображення з сайту ergonomictrends.com
Це підводить нас до впливу перевантаження електронної пошти на вашу компанію
І люди, і бізнес – це системи, а перевантажені системи призводять до деградації, погіршення продуктивності та, зрештою, до виходу з ладу.
Незалежно від того, чи ви компанія, яка пропонує послуги з перевірки електронної пошти, чи фрілансер, який пише код для веб-сайтів, ви можете постраждати від перевантаження електронної пошти.
Вплив на працівників
Ми говорили про важливість хорошого балансу між роботою та особистим життям.
Звичайно, перевантаження електронною поштою – це ще не вся історія, але це один із факторів, що сприяє неблагополуччю в особистому житті працівника.
Витрачати години на день, намагаючись бути на зв’язку; постійно відриватися від важливих проектів, щоб відповісти на запити; прокручувати поштову скриньку під час обідньої перерви; відповідати колегам у ліжку; навіть просто хвилюватися, що у вас накопичуються непрочитані листи, знаючи, що колись вам доведеться з ними розібратися.
Це може вбити особисту продуктивність і призвести до вигорання.
Вплив на компанії
Зрозуміло, що стресові та вигорілі працівники негативно впливають на вашу компанію в цілому.
Незадоволені працівники прикрашають свої резюме; якщо метою вашої компанії є задоволеність працівників, ви повинні розуміти, як перевантаження електронною поштою впливає на ваш бізнес, а не лише на пільги для персоналу тощо (наприклад, як добре впроваджена програма безпеки та охорони здоров’я впливає на утримання працівників?)
Електронні листи відволікають увагу від роботи. Вони розсіюють увагу, а її буває важко перенаправити на виконання важливих завдань. Якщо ваші співробітники витрачають частину свого робочого графіку на перевірку вхідних повідомлень, вони працюють неефективно.
Це може мати негативний вплив на вашу компанію. Ви можете втратити бізнес-можливості, надто довго реагуючи на пропозиції. Ви можете зірвати дедлайни, втративши життєво важливу інформацію. Ви можете знецінити свою ретельно розроблену email-кампанію, занурившись у гру “наздоганялки”.
Все це не сприяє підвищенню продуктивності, як для окремих людей, так і для вашого бізнесу.
Тож як досягти нульового рівня папки “Вхідні”?
Ми вже пояснювали, що нульова папка не обов’язково означає нуль листів і крапка. Нульова папка – це керована папка, і ось кілька перевірених методів, як досягти цього у вашому цифровому житті.
Спілкуйтеся за допомогою інших засобів
Деякі експерти з продуктивності вважають, що електронну пошту переоцінюють.
Гаразд, це неправда. Електронна пошта – це диво сучасних технологій, яке зробило революцію в тому, як ми спілкуємося.
Але вони мають свій час і місце, і це не завжди іне скрізь. Особливо це стосується рекламних листів, які ми отримуємо щодня.
Обмін миттєвими повідомленнями
Надсилаючи електронного листа, ви вже визнаєте, що ваш запит не потребує негайної відповіді. Миттєві повідомлення схожі на електронні листи, але швидші, що дозволяє спілкуватися в чаті в зручний для кожного час.
Один із способів досягти нульового рівня вхідних повідомлень і уникнути небажаної пошти – просто надіслати повідомлення у форматі Slack. Це одна з найпростіших порад з управління електронною поштою, якщо ви не хочете перевіряти пошту кілька разів на день.
Телефонні дзвінки
Якщо вам потрібна швидка відповідь на щось або ви хочете щось обговорити, голосові дзвінки все ще залишаються одним з найкращих інструментів комунікації. Варто навіть використовувати стаціонарний телефонний зв ‘язок, який є надійним і може працювати в будь-який час, без інтернету або під час відключення електроенергії.
Один із способів підтримувати поштову скриньку в чистоті – час від часу відповідати на дзвінки.
Віч-на-віч
Деякі речі все ще виграють від взаємодії віч-на-віч. Обмінюватися ідеями з командою або довго обговорювати важливу інформацію краще під час особистих зустрічей або відеодзвінків. Найкраще позбутися непотрібних електронних листів і непотрібних сповіщень на самому початку.
І хоча такі зустрічі можливі не для всіх (наприклад, для віддалених працівників), вони є чудовим способом зосередитися на роботі зі своєю командою.
Ефективно спілкуйтеся
Чи засипають вас електронними листами після зустрічі?
Якщо так, то, можливо, ваші зустрічі не настільки продуктивні, як могли б бути, і ви можете зробити кілька простих кроків, щоб виправити це – не стаючи при цьому гуру продуктивності.
Ретельно плануйте зустрічі, щоб відповісти на якомога більше запитань, а наприкінці залишайте час для подальших запитань, підбиття підсумків та важливих дискусій.
І коли ви пишете наступні листи, переконайтеся, що вони якісні, читабельні та містять необхідну інформацію, щоб вони не перетворилися на спам, який ніхто не прочитає.
Встановіть очікування щодо часу реагування
Перешкодами для своєчасної комунікації можуть бути складність питання або діяльність компаній, що працюють у різних часових поясах.
Окрім використання різних каналів, встановлення реалістичних очікувань щодо відповідей може допомогти як співробітникам, так і клієнтам розслабитися, оскільки вони знають, коли отримають відповідь на свої електронні повідомлення.
Ви можете встановити правила роботи з електронною поштою в компанії, зокрема, що всі імейли отримуватимуть підтвердження протягом 24 годин. Таким чином, ви зменшуєте занепокоєння людей щодо того, що їх ігнорують, а також бажання перевіряти поштову скриньку цілий день. Отримувач листа може оцінити, скільки часу знадобиться для вирішення запиту, і встановити реалістичні терміни для належної відповіді.
Відправник отримує впевненість у швидкому вирішенні питання при першому контакті, а одержувач – достатньо часу для належного вирішення проблеми.
Виділіть час на управління вхідними повідомленнями
Постійний моніторинг поштової скриньки може створювати додатковий тиск і відволікати вашу увагу від інших завдань. Захаращеність поштової скриньки може змусити вас сортувати повідомлення годинами щотижня.
Виділіть час протягом дня для перевірки електронної пошти, особливо якщо ви отримуєте велику кількість листів.
Це залежить від людини та галузі, але планування певного часу для керування вхідними повідомленнями може допомогти вам залишатися більш організованими та менше відволікатися.
Спробуйте робити це зранку, перед обідом і наприкінці дня. Або, можливо, ви працюєте краще, якщо кілька годин поспіль працюєте з електронною поштою, а решту дня займаєтеся іншими справами.
Яким би не був ваш графік, його наявність дозволить вам зосередитися на чомусь одному і без проблем сортувати списки електронної пошти.
Створення папок електронної пошти
Папки електронної пошти можуть бути недооціненим інструментом у вашому арсеналі, але це чудова система для зберігання інформації.
Використовуйте папки, щоб упорядкувати листи за категоріями або рівнями пріоритетності. Коли ви щось прочитали, з’ясуйте, куди воно має потрапити, і покладіть його на своє місце. Наприклад, ви можете використовувати фільтри і сортувати рекламні листи в одній папці, а важливі листи – в папках дій, які потребують негайної реакції.
Ви навіть можете розвивати свою організацію далі і створити окремі електронні скри ньки для роботи, особистих справ, реєстрацій тощо.
Використовуйте автоматизацію
Налаштування фільтрів для блокування небажаної інформації, людей або певних спам-слів у темі листа – це гарний початок.
Ви також можете використовувати автоматизацію електронної пошти для впорядкування вхідних і вихідних повідомлень. Наприклад, автоматизувати процес підтвердження за допомогою простого “ми отримали ваш лист…”, який спрацьовує після запиту клієнта. Або шаблони листів, які містять відповіді на найпоширеніші запитання.
Видалити, відписатися, позначити як спам
Будьте безжальні. Не беріть полонених у вашій поштовій програмі.
Якщо є старі, неважливі листи, до яких ви ніколи не доберетеся, видаліть їх.
Якщо спам проходить через ваші фільтри, позначте його.
Якщо є блог, який ви любили, але більше не читаєте, відпишіться від нього.
Ви намагаєтеся досягти нульового рівня вхідних повідомлень – важливих повідомлень, які ви читаєте, відповідаєте на них і ефективно зберігаєте.
Досягти нульового рівня папки “Вхідні” в найкоротші терміни
Можна працювати продуктивніше, спілкуватися ефективніше, а робочий стрес залишати там, де йому і належить бути – на роботі.
Завдяки ретельному весняному очищенню вашої поштової скриньки та кільком перевіреним стратегіям, які допоможуть запобігти повторному перевантаженню електронної пошти, ви зможете досягти нульового рівня папки “Вхідні” в найкоротші строки. Все починається зі стратегії управління електронною поштою, і ви зможете легко та швидко переглядати свої листи.
