Jak osiągnąć zerową skrzynkę odbiorczą na 7 skutecznych sposobów

Co jest przeciążenie pocztą elektroniczną?

Każdy, kto ma adres e-mail, zna stres związany z oglądaniem swoich e-maili, które piętrzą się, pozostają nieprzeczytane, bez odpowiedzi, nieporuszone. 

Darmowe do wykorzystania obraz pochodzący z Pexels

Przeciążenie pocztą elektroniczną to dokładnie to, na co wygląda: niezdolność do utrzymania się na szczycie swoich służbowych lub prywatnych e-maili - a często obu.

Masz zbyt wiele maili, które przychodzą i za mało czasu na odpowiedź. Może to wpływać na Twoją osobistą wydajność, jak również na efektywność Twojej firmy.

Odpowiedzią na to jest osiągnięcie zerowej skrzynki odbiorczej - niekoniecznie posiadanie pustej skrzynki odbiorczej, ale zero nieprzeczytanych wiadomości e-mail, zarządzanie obciążeniem komunikacyjnym i znacznie bardziej zorganizowana skrzynka odbiorcza.

Jak rozpoznać przeciążenie pocztą elektroniczną

Rozpoznanie oznak przeciążenia wiadomościami e-mail jest pierwszym krokiem do osiągnięcia zerowej skrzynki odbiorczej. Oto kilka rzeczy, na które należy zwrócić uwagę:

Czy Twój zespół skutecznie się komunikuje?

Jeff wysłał Sally trzy ważne maile dotyczące ich ostatniego spotkania, ale nieprzeczytane maile Sally siedzą w setkach.

Napięcie w miejscu pracy rośnie. Sally coraz częściej robi sobie przerwy na papierosa. Zarządzanie projektem jest poza zasięgiem. A Jeff nadal nie wie, jakiej czcionki powinien użyć w najnowszej grze kampania marketingowa.

Brzmi znajomo?

Nadmiar wiadomości e-mail może utrudniać komunikację w miejscu pracy. Jeśli informacje nie są skutecznie rozpowszechniane, istnieje ryzyko opóźnień w terminach, niewiedzy jak zarządzać projektami Skuteczność, zamieszanie wśród członków zespołu i istotne szczegóły umykające uwadze.

Gubisz lub brakuje Ci ważnych wiadomości?

Przeładowana skrzynka odbiorcza nie tylko utrudnia ogólną komunikację, ale także stwarza ryzyko przeoczenia pewnych rzeczy. Wiadomości-śmieci ukrywają wiadomości, które naprawdę trzeba przeczytać.

Nowe wiadomości e-mail spychają stare wiadomości e-mail w dół listy w kliencie poczty e-mail. Gdy lista ta będzie wystarczająco długa, czy kiedykolwiek dotrzesz do tych starych wiadomości? A co jeśli są ważne? Co, jeśli zawierają tę jedną informację, której szukałeś godzinami?

Zbyt łatwo jest przeoczyć, usunąć lub oślepnąć na tę igłę w stogu siana, nawet jeśli masz osobny folder na najważniejsze wiadomości e-mail.

Czy Twoja komunikacja zewnętrzna cierpi?

Jeśli Twoi klienci nieustannie czekają dni lub tygodnie na odpowiedź od Ciebie lub jeśli otrzymujesz skargi na brak obsługi klienta, być może cierpisz na przeciążenie pocztą elektroniczną z powodu ogromnej ilości wiadomości e-mail.

Obniżenie twojego AHT (średni czas obsługi) jest niezbędna do zbudowania dobrego biznesu z powtarzalną obsługą.

Przeładowanie e-maili naraża Cię na ryzyko odjechania cennych klientów i klientek.

Czy sprawdzasz maile po pracy?

Dobra równowaga między życiem zawodowym a prywatnym jest niezbędna dla każdego z nas, nawet jeśli większość z nas nie ma strategii zarządzania czasem.

Wracając do domu, kompulsywnie sprawdzasz skrzynkę odbiorczą, odpowiadasz na e-maile i działania następcze po spotkaniach jest przeciwieństwem dobrej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Jeśli nie możesz skończyć wszystkich powyższych w godzinach pracy i spędzasz duże ilości swojego przestoju próbując nadrobić zaległości, to z pewnością masz przeciążenie pocztą elektroniczną.

Istnieją pewne dość alarmujące statystyki, które pokazują, że słaba równowaga między życiem zawodowym a prywatnym może wpływać na zdrowie, relacje i produktywność.

Zdjęcie pochodzi z ergonomictrends.com

To prowadzi nas do wpływu przeciążenia emailami na Twoją firmę

Zarówno ludzie jak i firmy to systemy, a przeciążone systemy prowadzą do degradacji, negatywnej wydajności i w końcu do awarii.

Niezależnie od tego, czy jesteś firmą oferującą usługi weryfikacji za pomocą poczty elektronicznej lub indywidualny freelancer, który pisze kod strony internetowej, możesz być dotknięty przez przeciążenie e-mail.

Wpływ na pracowników

Rozmawialiśmy o tym, jak ważna jest dobra równowaga między życiem zawodowym a prywatnym.

Przeciążenie wiadomościami e-mail to oczywiście nie wszystko, ale jest to czynnik przyczyniający się do stresu w życiu osobistym pracownika.

Spędzanie godzin dziennie na próbach zdobycia szczytu komunikacji; ciągłe odrywanie się od ważnych projektów, aby odpowiedzieć na zapytania; przewijanie skrzynki odbiorczej w przerwie na lunch; odpowiadanie kolegom w łóżku; nawet samo martwienie się o piętrzące się nieprzeczytane maile, wiedząc, że będziesz musiał się nimi zająć w pewnym momencie.

To może zabić osobistą produktywność i doprowadzić do wypalenia.

Wpływ na przedsiębiorstwa

Nie ulega wątpliwości, że zestresowani i wypaleni pracownicy negatywnie wpływają na całą firmę.

Niezadowoleni pracownicy poprawiają swoje CV; jeśli celem Twojej firmy jest zatrzymanie pracowników, musisz zrozumieć wpływ przeciążenia pocztą elektroniczną na Twoją firmę.

E-maile odciągają uwagę od pracy. Przerywają skupienie, a skupienie może być trudne do przekierowania z powrotem na ważne zadania. Jeśli Twoi pracownicy spędzają część harmonogramy pracy nie pracują wydajnie.

Może to mieć szkodliwy wpływ na Twoją firmę. Możesz stracić możliwości biznesowe przez zbyt długi czas oczekiwania na odpowiedź. Możesz opóźniać terminy przez utratę ważnych informacji. Możesz zdewaluować swoją starannie przygotowana kampania e-mailowa przez pogrążanie się w grze w dogrywanie maili.

Żadna z tych sytuacji nie sprzyja produktywności, zarówno w przypadku osób indywidualnych, jak i Twojej firmy.

Jak więc osiągnąć zerową skrzynkę odbiorczą?

Wyjaśniliśmy, że zero w skrzynce odbiorczej niekoniecznie oznacza zero e-maili pełny stop. Skrzynka odbiorcza zero to skrzynka odbiorcza, którą można zarządzać, a oto kilka sprawdzonych technik, aby osiągnąć to w swoim cyfrowym życiu.

Przekazywanie informacji za pomocą innych środków

Niektórzy eksperci od produktywności twierdzą, że e-maile są przereklamowane.

Ok, to nie jest prawda. E-mail to cud nowoczesnej technologii, który zrewolucjonizował sposób, w jaki się komunikujemy.

Ale mają one swój czas i miejsce, a to nie jest cały czas oraz wszędzie. Zwłaszcza promocyjne wiadomości e-mail otrzymujemy codziennie.

Komunikaty błyskawiczne

Wysłanie e-maila oznacza już, że Twoje zapytanie nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi. Wiadomości błyskawiczne są jak e-maile, ale szybsze, pozwalając na rozmowę w obie strony w dogodnym dla każdej osoby czasie.

Jednym ze sposobów na zresetowanie skrzynki odbiorczej i uniknięcie wiadomości-śmieci jest po prostu wysłanie wiadomości na Slack. Jest to jedna z najprostszych wskazówek dotyczących zarządzania pocztą e-mail, jeśli chcesz uniknąć sprawdzania poczty wiele razy dziennie.

Rozmowy telefoniczne

Jeśli potrzebujesz szybkiej odpowiedzi lub chcesz coś omówić, połączenia głosowe są nadal jednym z najlepszych narzędzi komunikacji. Warto nawet korzystać z usługa telefonu stacjonarnego który jest niezawodny i może działać w dowolnym momencie, bez internetu lub podczas przerwy w dostawie prądu.

Jednym ze sposobów na utrzymanie czystej skrzynki odbiorczej jest odbieranie telefonów od czasu do czasu.

Twarzą w twarz

Niektóre sprawy nadal wymagają interakcji twarzą w twarz. Rzucanie pomysłów z zespołem lub omawianie ważnych informacji może działać lepiej podczas osobistych spotkań lub rozmów wideo. Na samym początku najlepiej pozbyć się niepotrzebnych e-maili i powiadomień.

I choć takie spotkania nie są możliwe dla wszystkich (np. pracowników zdalnych), są one dobrym sposobem na skupienie się na swojej załodze.

Komunikuj się skutecznie

Czy jesteś bombardowany mailami uzupełniającymi po spotkaniu?

Jeśli tak, być może twoje spotkania nie są tak produktywne, jak mogłyby być i możesz podjąć kilka prostych kroków, aby to naprawić - bez stawania się guru produktywności.

Starannie zaplanuj spotkania, aby odpowiedzieć na jak najwięcej pytań i pozostawić czas na pytania uzupełniające, podsumowania i ważne dyskusje.

A kiedy już napiszesz swój follow-up, upewnij się, że są to wysoka jakośćmuszą być czytelne i zawierać niezbędne informacje, aby nie skończyły jako wiadomości-śmieci, które nie są czytane.

Ustalenie oczekiwań dotyczących czasu reakcji

Blokady w terminowej komunikacji mogą być spowodowane takimi rzeczami jak złożoność problemu lub firmy działające w różnych strefach czasowych.

Oprócz korzystania z różnych kanałów, ustalenie realistycznych oczekiwań dotyczących odpowiedzi może pomóc zarówno pracownikom, jak i klientom zrelaksować się, ponieważ wiedzą, kiedy ich wiadomości e-mail otrzymają odpowiedź.

Możesz ustawić polityka firmy w zakresie poczty elektronicznejw tym, że wszystkie maile otrzymają potwierdzenie w ciągu 24 godzin. W ten sposób łagodzisz obawy ludzi dotyczące bycia ignorowanym, jak również chęć ciągłego sprawdzania skrzynki odbiorczej przez cały dzień. Odbiorca maila może wtedy ocenić, ile czasu zajmie mu rozwiązanie zapytania i ustalić realistyczne ramy czasowe dla właściwej odpowiedzi.

Nadawca jest zapewniany przez szybkie rezolucja pierwszego kontaktu, a odbiorca dał sobie wystarczająco dużo czasu na właściwe zajęcie się sprawą.

Przeznacz czas na zarządzanie skrzynką odbiorczą

Ciągłe monitorowanie skrzynki odbiorczej może zwiększać presję i odciągać uwagę od innych zadań. Posiadanie zaśmieconej skrzynki odbiorczej może sprawić, że będziesz sortować wiadomości godzinami każdego tygodnia.

Wyznacz sobie czas w ciągu dnia na sprawdzenie poczty e-mail, zwłaszcza jeśli otrzymujesz dużą liczbę wiadomości.

Będzie to różne w zależności od osoby i branży, ale zaplanowanie ustalonych czasów na zarządzanie skrzynką odbiorczą może pomóc Ci pozostać bardziej zorganizowanym i mniej rozproszonym.

Spróbuj pierwszą rzecz rano, tuż przed obiadem i pod koniec dnia. A może pracujesz lepiej spędzając kilka kolejnych godzin na zajmowaniu się mailami, a resztę dnia pracując nad innymi rzeczami.

Niezależnie od harmonogramu, posiadanie jednego z nich pozwoli ci skupić się na jednej rzeczy na raz i bez problemu sortować listy e-maili.

Tworzenie folderów wiadomości e-mail

Foldery poczty elektronicznej mogą być pomijanym narzędziem w Twoim arsenale, ale są świetnym systemem do segregowania informacji.

Używaj folderów do organizowania wiadomości e-mail w kategorie lub poziomy priorytetów. Gdy już coś przeczytasz, zastanów się, gdzie to trafi i umieść to w odpowiednim miejscu. Możesz na przykład użyć filtrów wiadomości e-mail i posortować wiadomości promocyjne w jednym folderze, a ważne wiadomości e-mail w folderach akcji, które wymagają natychmiastowego działania.

Możesz nawet posunąć swoją organizację dalej i mieć oddzielne konta e-mail do pracy, rzeczy osobistych, zapisów itp.

Wykorzystaj automatyzację

Ustawienie filtrów blokujących śmieci, osoby lub konkretne słowa spamu w liniach tematycznych to dobry początek.

Można również użyć automatyzacja poczty elektronicznej aby usprawnić przychodzące i wychodzące wiadomości e-mail. Na przykład zautomatyzowanie procesu potwierdzania za pomocą prostego komunikatu "otrzymaliśmy Twój e-mail...", który uruchamia się po zapytaniu klienta. Lub szablony wiadomości e-mail, które obejmują zestaw często zadawanych pytań.

Usuń, zrezygnuj z subskrypcji, oznacz jako spam

Bądź bezwzględny. Nie bierz jeńców w swoim programie pocztowym.

Jeśli istnieją stare, nieistotne e-maile, do których nigdy się nie dostaniesz, usuń je.

Jeśli przez Twoje filtry przedostaje się spam, oznacz go.

Jeśli jest jakiś blog, który kiedyś uwielbiałeś, ale już nie czytasz, wypisz się z tej listy mailingowej.

Starasz się osiągnąć zerową skrzynkę odbiorczą - ważne wiadomości, które czytasz, na które odpowiadasz i które sprawnie archiwizujesz.

Osiągnij zero w skrzynce odbiorczej w mgnieniu oka

Jest możliwe, aby pracować bardziej produktywnie, komunikować się bardziej efektywnie i zostawić swój stres zawodowy tam, gdzie należy: w pracy.

Dzięki gruntownemu wiosennemu oczyszczeniu skrzynki odbiorczej i kilku sprawdzonym strategiom, które zapobiegną ponownemu przeciążeniu wiadomościami e-mail, możesz w mgnieniu oka osiągnąć zerową skrzynkę odbiorczą. Wszystko zaczyna się od strategii zarządzania pocztą e-mail, dzięki której można łatwo i szybko przeglądać wiadomości.