Kuinka saavuttaa Saapuneet-kansion nolla 7 tehokasta tapaa

Mikä on sähköpostin ylikuormitus?

Jokainen, jolla on sähköpostiosoite, tietää, miten stressaavaa on katsella, kun sähköpostit kasaantuvat lukemattomina, vastaamattomina ja pysähtymättä. 

Vapaa käyttää kuvaa, jonka lähde on Pexels

Sähköpostin ylikuormitus on juuri sitä, miltä se kuulostaa: kyvyttömyyttä pysyä kärryillä työ- tai yksityissähköposteista - ja usein molemmista.

Sinulle tulee liikaa sähköposteja, eikä sinulla ole tarpeeksi aikaa vastata. Tämä voi vaikuttaa henkilökohtaiseen suoritukseesi ja yrityksesi tehokkuuteen.

Vastaus tähän on postilaatikon nollaaminen - ei välttämättä tyhjä sähköpostilaatikko, vaan nolla lukematonta sähköpostia, hallittavissa oleva viestintäkuorma ja paljon järjestäytyneempi postilaatikko.

Miten tunnistaa sähköpostin ylikuormitus

Sähköpostin ylikuormituksen merkkien tunnistaminen on ensimmäinen askel kohti postilaatikon nollaa. Seuraavassa on muutamia asioita, joita kannattaa varoa:

Kommunikoiko tiimisi tehokkaasti?

Jeff on lähettänyt Sallylle kolme tärkeää jatkosähköpostia viime tapaamisesta, mutta Sallyn lukemattomia sähköposteja on satoja.

Työpaikan jännitteet kiristyvät yhä korkeammalle. Sally pitää yhä useammin tupakkataukoja. Projektinhallinta on pois raiteiltaan. Ja Jeff edelleen ei tiedä, mitä fonttia hänen pitäisi käyttää uusimmissa markkinointikampanja.

Kuulostaako tutulta?

Sähköpostin ylikuormitus voi haitata työpaikkaviestintää. Jos tietoa ei levitetä tehokkaasti, on vaarana, että määräajat myöhästyvät, et saa tietoa miten hallita hankkeita tehokkaasti, joukkuetovereidesi hämmennystä ja olennaisten yksityiskohtien unohtumista.

Häviätkö tai menetätkö tärkeitä viestejä?

Ylikuormitettu postilaatikko haittaa viestintää yleisesti, ja lisäksi se aiheuttaa riskin, että jää asioita huomaamatta. Roskasähköpostit peittävät alleen ne sähköpostit, jotka sinun todella pitäisi lukea.

Uudet sähköpostit työntävät vanhoja sähköposteja alaspäin sähköpostiohjelmasi luettelossa. Kun lista on tarpeeksi pitkä, pääsetkö koskaan käsittelemään vanhoja sähköposteja? Entä jos ne ovat tärkeitä? Entä jos ne sisältävätkin sen yhden tiedon, jonka etsimiseen olet tuhlannut tunteja?

On liian helppoa jättää huomiotta, poistaa tai tulla sokeaksi sille neulalle heinäsuovassa, vaikka sinulla olisikin erillinen kansio tärkeimmille sähköposteillesi.

Kärsiikö ulkoinen viestintäsi?

Jos asiakkaasi odottavat jatkuvasti päiviä tai viikkoja vastausta sinulta tai jos saat valituksia asiakaspalvelun puutteesta, saatat kärsiä sähköpostin ylikuormituksesta, koska sähköposteja tulee valtavasti.

Alentamalla AHT (keskimääräinen käsittelyaika) on elintärkeää hyvän liiketoiminnan ja toistuvan palvelun rakentamiseksi.

Sähköpostin ylikuormitus saattaa karkottaa arvokkaat asiakkaasi ja asiakkaat.

Tarkistatko sähköpostit töiden jälkeen?

Hyvä työn ja yksityiselämän tasapaino on meille kaikille elintärkeää, vaikka useimmilla meistä ei olekaan ajanhallintastrategiaa.

Kotiin meneminen tarkistamaan pakonomaisesti postilaatikkosi, vastaamaan sähköposteihin ja kokousten seuranta on hyvän työ- ja yksityiselämän tasapainon vastakohta.

Jos et saa kaikkia edellä mainittuja asioita valmiiksi työaikana ja vietät suuren osan vapaa-ajastasi yrittäessäsi kuroa umpeen, sinulla on varmasti sähköpostin ylikuormitus.

On olemassa joitakin melko hälyttäviä tilastoja, jotka osoittavat, että huono työ- ja yksityiselämän tasapaino voi vaikuttaa terveyteen, ihmissuhteisiin ja tuottavuuteen.

Kuva on peräisin osoitteesta ergonomictrends.com

Tämä johtaa meidät sähköpostien ylikuormituksen vaikutuksiin yrityksessäsi.

Sekä ihmiset että yritykset ovat järjestelmiä, ja ylikuormitetut järjestelmät johtavat heikkenemiseen, huonoon suorituskykyyn ja lopulta epäonnistumiseen.

Olitpa sitten yritys, joka tarjoaa sähköpostin todentamispalvelut tai yksittäinen freelancer, joka kirjoittaa verkkosivujen koodia, sähköpostien ylikuormitus voi vaikuttaa sinuun.

Vaikutukset työntekijöihin

Puhuimme hyvän työ- ja yksityiselämän tasapainon tärkeydestä.

Sähköpostin ylikuormitus ei tietenkään ole koko tarina, mutta se on yksi tekijä, joka vaikuttaa osaltaan työntekijän yksityiselämän ahdinkoon.

Käytät tunteja päivässä yrittäessäsi saada viestinnän hallintaan; keskeytät jatkuvasti tärkeitä projekteja vastataksesi kyselyihin; selaat postilaatikkoasi lounastauollasi; vastaat kollegoillesi sängyssä; jopa pelkkä lukemattomien sähköpostiviestien kasaantuminen mietityttää, koska tiedät, että sinun on käsiteltävä niitä. jossain vaiheessa.

Tämä voi tappaa henkilökohtaisen tuottavuuden ja johtaa loppuunpalamiseen.

Vaikutukset yrityksiin

On selvää, että stressaantuneet ja loppuun palaneet työntekijät vaikuttavat kielteisesti koko yritykseesi.

Jos yrityksesi tavoitteena on työntekijöiden sitouttaminen, sinun on ymmärrettävä sähköpostin ylikuormituksen vaikutus liiketoimintaasi.

Sähköpostit vievät huomion pois työstä. Ne häiritsevät keskittymistä, ja keskittymistä voi olla vaikea suunnata takaisin tärkeisiin tehtäviin. Jos työntekijäsi viettävät osan työajastaan työaikataulut He eivät työskentele tehokkaasti, jos he eivät pääse läpi postilaatikoistaan.

Tämä voi vaikuttaa haitallisesti yritykseesi. Saatat menettää liiketoimintamahdollisuuksia, jos vastaaminen mahdollisille asiakkaille kestää liian kauan. Saatat viivästyttää määräaikoja menettämällä elintärkeitä tietoja. Saatat heikentää yrityksesi huolellisesti laadittu sähköpostikampanja jumiutumalla sähköpostin perässäjuoksuun.

Mikään tästä ei edistä tuottavuutta, ei yksityishenkilöiden eikä yrityksesi kannalta.

Miten saavutat postilaatikon nollapisteen?

Olemme selventäneet, että postilaatikon nolla ei välttämättä tarkoita nollaa sähköpostia. piste. Inbox zero on hallittavissa oleva postilaatikko, ja tässä on muutamia hyväksi havaittuja tekniikoita, joilla saavutat sen digitaalisessa elämässäsi.

Viestintä muilla keinoin

Sähköpostit ovat yliarvostettuja, sanovat jotkut tuottavuusasiantuntijat.

Okei, se ei ole totta. Sähköposti on modernin teknologian ihme, joka on mullistanut viestintämme.

Mutta niillä on aikansa ja paikkansa, ja se ei ole... koko ajan ja kaikkialla. Erityisesti mainossähköpostit joita saamme päivittäin.

Pikaviestintä

Sähköpostin lähettäminen on jo osoitus siitä, että kyselyyn ei tarvitse vastata heti. Pikaviestit ovat kuin sähköpostiviestejä, mutta nopeampia, ja ne mahdollistavat keskustelun edestakaisen yhteydenpidon silloin, kun kummallekin osapuolelle sopii.

Yksi keino välttää roskapostia on lähettää sen sijaan Slack-viesti. Se on yksi helpoimmista sähköpostinhallintavihjeistä, jos haluat välttää sähköpostin tarkistamisen useita kertoja päivässä.

Puhelut

Jos tarvitset nopean vastauksen johonkin asiaan tai haluat keskustella jostakin asiasta, äänipuhelut ovat edelleen yksi parhaista viestintävälineistä. Kannattaa jopa käyttää lankapuhelinpalvelu joka on luotettava ja joka voi toimia milloin tahansa, ilman internetiä tai sähkökatkoksen aikana.

Yksi tapa pitää postilaatikko puhtaana on vastata puhelimeen silloin tällöin.

Kasvotusten

Joistakin asioista on edelleen hyötyä kasvokkain tapahtuvasta vuorovaikutuksesta. Ideoiden pohtiminen tiimin kanssa tai tärkeistä tiedoista keskusteleminen voi toimia paremmin henkilökohtaisissa kokouksissa tai videopuheluissa. Turhista sähköposteista ja turhista sähköposti-ilmoituksista kannattaa päästä eroon heti alussa.

Vaikka nämä tapaamiset eivät ole mahdollisia kaikille (esim. etätyöntekijöille), ne ovat mukava tapa saada aikaa keskittyä tiimisi kanssa.

Kommunikoi tehokkaasti

Pommitetaanko sinua kokouksen jälkeen jatkosähköposteilla?

Jos näin on, kokouksesi eivät ehkä ole niin tuottavia kuin ne voisivat olla, ja voit korjata asian muutamalla yksinkertaisella toimenpiteellä - ryhtymättä tuottavuusguruksi.

Suunnittele kokoukset huolellisesti, jotta voit vastata mahdollisimman moneen kysymykseen, ja varaa lopussa aikaa jatkokysymyksille, yhteenvedoille ja tärkeille keskusteluille.

Ja kun kirjoitat seurantasähköpostia, varmista, että se on korkea laatu, luettavia ja sisältävät tarvittavat tiedot, jotta ne eivät päätyisi roskapostiksi, jota ei lueta.

Aseta odotukset vasteajoista

Oikea-aikaisen viestinnän esteet voivat johtua esimerkiksi asian monimutkaisuudesta tai eri aikavyöhykkeillä toimivista yrityksistä.

Eri kanavien käytön lisäksi realististen vastausodotusten asettaminen voi auttaa sekä työntekijöitä että asiakkaita rentoutumaan, koska he tietävät, milloin heidän sähköpostiviestiinsä vastataan.

Voit asettaa yrityksen sähköpostikäytännöt, mukaan lukien se, että kaikki sähköpostiviestit vastaanotetaan 24 tunnin kuluessa. Näin lievität ihmisten huolta siitä, että heidät jätetään huomiotta, sekä tarvetta tarkistaa postilaatikkonsa koko päivän. Sähköpostin vastaanottaja voi sitten arvioida, kuinka kauan kyselyn ratkaiseminen kestää, ja asettaa realistisen aikataulun asianmukaiselle vastaukselle.

Lähettäjä on vakuuttunut nopeasta ensimmäisen yhteydenoton päätöslauselma, ja vastaanottaja on antanut itselleen riittävästi aikaa käsitellä asiaa asianmukaisesti.

Varaa aikaa postilaatikon hallintaan

Saapuneiden postilaatikon jatkuva seuraaminen voi lisätä paineita ja viedä huomiosi muilta tehtäviltä. Sotkuinen postilaatikko voi pakottaa sinut lajittelemaan viestejä tuntikausia viikossa.

Varaa päivän aikana aikaa sähköpostin tarkistamiseen, varsinkin jos saat paljon sähköposteja.

Tämä vaihtelee henkilöstä ja toimialasta riippuen, mutta postilaatikon hallintaan varattujen aikojen määrittäminen voi auttaa sinua pysymään organisoidumpi ja vähemmän hajamielinen.

Kokeile heti aamulla, juuri ennen lounasta ja päivän päätteeksi. Tai ehkä työskentelet paremmin, kun käytät useita peräkkäisiä tunteja sähköpostien käsittelyyn ja lopun päivääsi muihin asioihin.

Olipa aikataulusi mikä tahansa, kun sinulla on yksi, voit keskittyä yhteen asiaan kerrallaan ja selata sähköpostilistoja ongelmitta.

Luo sähköpostikansioita

Sähköpostikansiot voivat olla unohdettu työkalu arsenaalissasi, mutta ne ovat loistava järjestelmä tietojen arkistointiin.

Järjestä sähköpostit kansioiden avulla luokkiin tai tärkeysjärjestykseen. Kun olet lukenut jotain, selvitä, mihin se kuuluu, ja laita se paikalleen. Voit esimerkiksi käyttää sähköpostisuodattimia ja lajitella mainossähköpostit yhteen kansioon ja tärkeät sähköpostit toimintakansioihin, jotka vaativat välitöntä toimintaa.

Voit jopa viedä organisaatiosi pidemmälle ja erilliset sähköpostitilit työtä, henkilökohtaisia asioita, ilmoittautumisia jne. varten.

Käytä automaatiota

Suodattimien asettaminen estämään roskapostia, ihmisiä tai tiettyjä roskapostin sanoja aiheissa on hyvä alku.

Voit myös käyttää sähköpostin automatisointi virtaviivaistaa saapuvia ja lähteviä viestejä. Kuten kuittausprosessin automatisointi yksinkertaisella "olemme vastaanottaneet sähköpostisi..." -ilmoituksella, joka käynnistyy asiakaskyselystä. Tai sähköpostimallit, jotka kattavat joukon usein kysyttyjä kysymyksiä.

Poista, poista tilaus, merkitse roskapostiksi

Ole häikäilemätön. Älä ota vankeja sähköpostiohjelmassasi.

Jos sinulla on vanhoja, merkityksettömiä sähköpostiviestejä, joita et koskaan ehdi käsitellä, poista ne.

Jos roskapostia pääsee suodattimien läpi, merkitse se.

Jos sinulla on blogi, josta pidit ennen, mutta jota et enää lue, poistu postituslistalta.

Yrität saavuttaa postilaatikon nollapisteen - tärkeät viestit, jotka luet, joihin vastaat ja arkistoit tehokkaasti.

Saavuta postilaatikon nollapiste hetkessä

On mahdollista työskennellä tuottavammin, kommunikoida tehokkaammin ja jättää työstressi sinne, minne se kuuluu: töihin.

Kun puhdistat postilaatikkosi perusteellisesti keväällä ja käytät muutamia hyväksi havaittuja strategioita, joilla estät sähköpostien ylikuormituksen palaamisen, voit saavuttaa postilaatikon nollapisteen hetkessä. Kaikki alkaa sähköpostinhallintastrategiasta, ja voit käydä sähköpostisi läpi helposti ja nopeasti.