Käytämme evästeitä parhaan selauskokemuksesi, sivuston liikenteen analysoinnin ja kohdennetun mainonnan hallinnan varmistamiseksi. Käyttämällä tätä sivustoa hyväksyt evästeiden käytön. Jos et hyväksy käytäntöämme, sulje tämä sivu.

Evästekäytäntö

Hit Zero Inbox: Miten hallita sähköpostin ylikuormitusta vuonna 2023?

marras 24, 2022
7

Oletko koskaan ollut sunnuntaipelkoinen?

Se kauhun tunne, jonka koet ennen työviikon alkua, kun tiedät, että tehtävälistasi on yhtä pitkä kuin käsivartesi ja että unesi tulee olemaan lyhyt ja epäsäännöllinen.

Tieto siitä, että kun asetut töihin ja avaat sähköpostilaatikkosi, joudut kohtaamaan 808 lukematonta sähköpostia, kun niitä tulee päivän mittaan lisää.

Saatat olla erikoistunut terveydenhuollon ohjelmistoratkaisuihin, kehittää uusinta teknologiaa tai virtaviivaistaa asiakkaan elinkaaren hallintaprosessia - oli liiketoimintasi mikä tahansa, sähköpostien ylikuormituksella voi olla vakavia vaikutuksia.

Vapaa käyttää kuvaa, jonka lähde on Pexels

Sähköpostin ylikuormitus on juuri sitä, miltä se kuulostaa: kyvyttömyyttä pysyä kärryillä työ- tai yksityissähköposteista - ja usein molemmista. 

Sinulle tulee liikaa sähköposteja, eikä sinulla ole tarpeeksi aikaa vastata. Tämä voi vaikuttaa henkilökohtaiseen suoritukseesi ja yrityksesi tehokkuuteen.

Vastaus tähän on nollapostilaatikon saavuttaminen - ei välttämättä tyhjä sähköpostilaatikko, vaan nolla lukematonta sähköpostia, hallittavissa oleva viestintäkuorma ja paljon järjestäytyneempi postilaatikko.

Miten tunnistaa sähköpostin ylikuormitus

Sähköpostin ylikuormituksen merkkien tunnistaminen on ensimmäinen askel kohti nollapostilaatikkoa. Seuraavassa on muutamia asioita, joita kannattaa varoa:

Kommunikoiko tiimisi tehokkaasti?

Jeff on lähettänyt Sallylle kolme tärkeää jatkosähköpostia viime tapaamisesta, mutta Sallyn lukemattomia sähköposteja on satoja. 

Työpaikoilla jännitteet kiristyvät koko ajan. Sally pitää yhä useammin tupakkataukoja. Projektinhallinta on pois raiteiltaan. Ja Jeff edelleen ei tiedä, mitä fonttia hänen pitäisi käyttää uusimmassa markkinointikampanjassaan. 

Kuulostaako tutulta?

Sähköpostin ylikuormitus voi haitata työpaikkaviestintää. Jos tietoa ei välitetä tehokkaasti, vaarana on, että määräajat myöhästyvät, tiimitoverit menevät sekaisin ja olennaiset yksityiskohdat jäävät huomaamatta. 

Häviätkö tai menetätkö tärkeitä viestejä? 

Ylikuormitettu postilaatikko haittaa viestintää yleisesti, ja lisäksi se aiheuttaa riskin, että jää asioita huomaamatta.

Uudet sähköpostit työntävät vanhat sähköpostit listalla alaspäin. Kun lista on tarpeeksi pitkä, pääsetkö koskaan käsittelemään vanhoja sähköposteja? Entä jos ne ovat tärkeitä? Entä jos ne sisältävätkin sen yhden tiedon, jonka etsimiseen olet tuhlannut tunteja?

On liian helppoa jättää huomiotta, poistaa tai tulla sokeaksi sille neulalle heinäsuovassa.

Kärsiikö ulkoinen viestintäsi?

Jos asiakkaasi odottavat jatkuvasti päiviä tai viikkoja vastausta sinulta tai jos saat valituksia asiakaspalvelun puutteesta, saatat kärsiä sähköpostin ylikuormituksesta. 

Alentamalla AHT (keskimääräinen käsittelyaika) on elintärkeää hyvän liiketoiminnan ja toistuvan palvelun rakentamiseksi.

Sähköpostin ylikuormitus saattaa karkottaa arvokkaat asiakkaasi ja asiakkaat.

Tarkistatko sähköpostit töiden jälkeen?

Hyvä työn ja yksityiselämän tasapaino on meille kaikille elintärkeää. 

Kotiin meneminen ja pakonomainen postilaatikon tarkistaminen, sähköposteihin vastaaminen ja kokousten seuraaminen on työn ja vapaa-ajan tasapainon vastakohta.

Jos et saa kaikkia edellä mainittuja asioita valmiiksi työaikana ja vietät suuren osan vapaa-ajastasi yrittäessäsi kuroa umpeen, sinulla on varmasti sähköpostin ylikuormitus. 

On olemassa joitakin melko hälyttäviä tilastoja, jotka osoittavat, että huono työ- ja yksityiselämän tasapaino voi vaikuttaa terveyteen, ihmissuhteisiin ja tuottavuuteen. 

 

Kuva on peräisin osoitteesta ergonomictrends.com

Tämä johtaa meidät sähköpostien ylikuormituksen vaikutuksiin yrityksessäsi.

Sekä ihmiset että yritykset ovat järjestelmiä, ja ylikuormitetut järjestelmät johtavat heikkenemiseen, huonoon suorituskykyyn ja lopulta epäonnistumiseen. 

Olitpa sitten yritys, joka tarjoaa sähköpostin todentamispalvelut tai yksittäinen freelancer, joka kirjoittaa verkkosivujen koodia, sähköpostien ylikuormitus voi vaikuttaa sinuun. 

Vaikutukset työntekijöihin 

Puhuimme hyvän työ- ja yksityiselämän tasapainon tärkeydestä.

Sähköpostin ylikuormitus ei tietenkään ole koko tarina, mutta se on yksi osatekijä. 

Käytät tunteja päivässä yrittäessäsi saada viestinnän hallintaan; keskeytät jatkuvasti tärkeitä projekteja vastataksesi kyselyihin; selaat postilaatikkoasi lounastauollasi; vastaat kollegoillesi sängyssä; jopa pelkkä lukemattomien sähköpostiviestien kasaantuminen mietityttää, koska tiedät, että sinun on käsiteltävä niitä. jossain vaiheessa.

Tämä voi tappaa henkilökohtaisen tuottavuuden ja johtaa loppuunpalamiseen. 

Vaikutukset yrityksiin

On selvää, että stressaantuneet ja loppuun palaneet työntekijät vaikuttavat kielteisesti koko yritykseesi.

Jos yrityksesi tavoitteena on työntekijöiden sitouttaminen, sinun on ymmärrettävä sähköpostin ylikuormituksen vaikutus liiketoimintaasi. 

Sähköpostit vievät huomion pois työstä. Ne häiritsevät keskittymistä, ja keskittymistä voi olla vaikea suunnata takaisin tärkeisiin tehtäviin. Jos työntekijät käyttävät paljon aikaa postilaatikon läpikäymiseen, he eivät työskentele tehokkaasti. 

Tämä voi vaikuttaa haitallisesti yritykseesi. Saatat menettää liiketoimintamahdollisuuksia, jos vastaaminen mahdollisille asiakkaille kestää liian kauan. Saatat viivästyttää määräaikoja menettämällä elintärkeitä tietoja. Saatat heikentää yrityksesi huolellisesti laadittu sähköpostikampanja jumiutumalla sähköpostin perässäjuoksuun. 

Mikään tästä ei edistä tuottavuutta, ei yksityishenkilöiden eikä yrityksesi kannalta.

Miten saavutat nollapostilaatikon?

Olemme selventäneet, että nolla postilaatikkoa ei välttämättä tarkoita nollaa sähköpostia. piste. Nollapostilaatikko on hallittavissa oleva postilaatikko, ja tässä on muutamia todistettuja tekniikoita sen saavuttamiseksi.

Vapaasti käytettävissä oleva kuva on peräisin Unsplashista.

Viestintä muilla keinoin

Sähköpostit ovat yliarvostettuja.

Okei, se ei ole totta. Sähköposti on modernin teknologian ihme, joka on mullistanut viestintämme.

Mutta niillä on aikansa ja paikkansa, ja se ei ole... koko ajan ja kaikkialla

Pikaviestintä

Sähköpostin lähettäminen on jo osoitus siitä, että kyselyyn ei tarvitse vastata heti. Pikaviestit ovat kuin sähköpostiviestejä, mutta nopeampia, ja ne mahdollistavat keskustelun edestakaisen yhteydenpidon silloin, kun kummallekin osapuolelle sopii. 

Puhelut

Jos tarvitset nopean vastauksen johonkin asiaan tai haluat keskustella jostakin asiasta, äänipuhelut ovat edelleen yksi parhaista viestintävälineistä. 

Kasvotusten

Joistakin asioista on edelleen hyötyä kasvokkain tapahtuvasta vuorovaikutuksesta. Ideoiden pohtiminen tiimin kanssa tai tärkeistä tiedoista keskusteleminen voi toimia paremmin henkilökohtaisissa kokouksissa tai videopuheluissa. 

Kommunikoi tehokkaasti

Pommitetaanko sinua kokouksen jälkeen jatkosähköposteilla?

Jos näin on, kokouksesi eivät ehkä ole niin tuottavia kuin ne voisivat olla.

Suunnittele kokoukset huolellisesti, jotta voit vastata mahdollisimman moneen kysymykseen, ja varaa lopussa aikaa jatkokysymyksille, yhteenvedoille ja tärkeille keskusteluille. 

Ja kun kirjoitat seurantasähköpostia, varmista, että se on korkea laatu, luettavissa ja sisältävät tarvittavat tiedot. 

Aseta odotukset vasteajoista

Oikea-aikaisen viestinnän esteet voivat johtua esimerkiksi asian monimutkaisuudesta tai eri aikavyöhykkeillä toimivista yrityksistä.

Eri kanavien käytön lisäksi realististen odotusten asettaminen vastauksille voi auttaa sekä työntekijöitä että asiakkaita rentoutumaan.

Voit asettaa yrityksen sähköpostikäytännöt, mukaan lukien se, että kaikki sähköpostiviestit vastaanotetaan 24 tunnin kuluessa. Näin lievität ihmisten huolta siitä, että heidät jätetään huomiotta, sekä tarvetta tarkistaa postilaatikkonsa koko päivän. Sähköpostin vastaanottaja voi sitten arvioida, kuinka kauan kyselyn ratkaiseminen kestää, ja asettaa realistisen aikataulun asianmukaiselle vastaukselle. 

Lähettäjä on vakuuttunut nopeasta ensimmäisen yhteydenoton päätöslauselma, ja vastaanottaja on antanut itselleen riittävästi aikaa käsitellä asiaa asianmukaisesti. 

Varaa aikaa postilaatikon hallintaan

Saapuneiden postilaatikon jatkuva seuraaminen voi lisätä paineita ja viedä huomiosi muilta tehtäviltä.

Varaa päivän aikana aikaa sähköpostin tarkistamiseen. 

Tämä vaihtelee henkilöstä ja toimialasta riippuen, mutta postilaatikon hallintaan varattujen aikojen määrittäminen voi auttaa sinua pysymään organisoidumpi ja vähemmän hajamielinen. 

Kokeile heti aamulla, juuri ennen lounasta ja päivän päätteeksi. Tai ehkä työskentelet paremmin, kun käytät useita peräkkäisiä tunteja sähköpostien käsittelyyn ja lopun päivääsi muihin asioihin. 

Olipa aikataulusi mikä tahansa, niin yksi antaa mielesi keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. 

Luo sähköpostikansioita

Sähköpostikansiot voivat olla unohdettu työkalu arsenaalissasi, mutta ne ovat loistava järjestelmä tietojen arkistointiin. 

Järjestä sähköpostit kansioiden avulla luokkiin tai tärkeysjärjestykseen. Kun olet lukenut jotain, selvitä, mihin se kuuluu, ja laita se paikalleen.

Voit jopa viedä organisaatiosi pidemmälle ja erilliset sähköpostitilit työtä, henkilökohtaisia asioita, ilmoittautumisia jne. varten. 

Käytä automaatiota

Suodattimien asettaminen estämään roskapostia, ihmisiä tai tiettyjä roskapostin sanoja aiheissa on hyvä alku.

Voit myös käyttää sähköpostin automatisointi virtaviivaistaa saapuvia ja lähteviä viestejäsi. Voit esimerkiksi automatisoida kuittausprosessin yksinkertaisella "olemme vastaanottaneet sähköpostisi..." -ilmoituksella, joka käynnistyy asiakaskyselystä. Tai sähköpostimallit, jotka kattavat joukon usein kysyttyjä kysymyksiä. 

Poista, poista tilaus, merkitse roskapostiksi

Ole häikäilemätön. Älä ota vankeja. 

Jos sinulla on vanhoja, merkityksettömiä sähköpostiviestejä, joita et koskaan ehdi käsitellä, poista ne.

Jos roskapostia pääsee suodattimien läpi, merkitse se.

Jos sinulla on blogi, josta pidit ennen, mutta jota et enää lue, poistu postituslistalta.

Yrität saavuttaa nollapostilaatikon - tärkeät viestit, jotka luet, joihin vastaat ja arkistoit tehokkaasti. 

Saavuta nolla saapuneet aineistot hetkessä

On mahdollista työskennellä tuottavammin, kommunikoida tehokkaammin ja jättää työstressi sinne, minne se kuuluu: töihin. 

Kun postilaatikkosi puhdistetaan perusteellisesti keväällä ja käytät muutamia hyväksi havaittuja strategioita, joilla estät sähköpostin ylikuormituksen palaamisen, voit saavuttaa nollapostilaatikon hetkessä.

Viiva ja pisteet
Viiva ja pisteet