Come raggiungere la casella di posta elettronica zero in 7 modi efficaci

Cosa è sovraccarico di e-mail?

Chiunque abbia un indirizzo e-mail conosce lo stress di vedere le proprie e-mail accumularsi, non lette, senza risposta, senza sosta. 

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Il sovraccarico di e-mail è esattamente quello che sembra: l'incapacità di tenere sotto controllo le e-mail di lavoro o quelle personali, e spesso entrambe.

Ci sono troppe e-mail in arrivo e non c'è abbastanza tempo per rispondere. Questo può avere un impatto sul vostro rendimento personale e sull'efficienza della vostra azienda.

La risposta a questo problema è raggiungere l'inbox zero: non necessariamente avere una casella di posta elettronica vuota, ma avere zero e-mail non lette, un carico di comunicazioni gestibile e una casella di posta molto più organizzata.

Come riconoscere il sovraccarico di e-mail

Riconoscere i segni del sovraccarico di e-mail è il primo passo per raggiungere l'inbox zero. Ecco quindi alcune cose da tenere d'occhio:

Il vostro team comunica in modo efficace?

Jeff ha inviato a Sally tre importanti e-mail di follow-up sul loro ultimo incontro, ma le e-mail non lette di Sally sono centinaia.

Le tensioni sul posto di lavoro sono sempre più forti. Sally fa pause fumo sempre più frequenti. Gestione del progetto è fuori dai binari. E Jeff ancora non sa che tipo di carattere deve utilizzare nell'ultimo campagna di marketing.

Vi suona familiare?

Il sovraccarico di e-mail può ostacolare la comunicazione sul posto di lavoro. Se le informazioni non vengono diffuse in modo efficiente, si rischia di incorrere in ritardi nelle scadenze, di non sapere come gestire i progetti in modo efficace, confusione tra i compagni di squadra e dettagli essenziali che sfuggono.

Si perdono o si smarriscono messaggi importanti?

Oltre a ostacolare la comunicazione in generale, una casella di posta sovraccarica rischia di farvi perdere qualcosa. I messaggi di posta indesiderata nascondono le e-mail che avete davvero bisogno di leggere.

Le nuove e-mail spingono quelle vecchie in fondo all'elenco del vostro client di posta elettronica. Una volta che l'elenco è abbastanza lungo, riuscirete mai a recuperare le vecchie e-mail? E se sono importanti? E se contenessero quell'informazione che avete perso ore a cercare?

È troppo facile trascurare, cancellare o diventare ciechi di fronte a quell'ago nel pagliaio, anche se avete una cartella separata per le e-mail più importanti.

Le vostre comunicazioni esterne stanno soffrendo?

Se i vostri clienti aspettano costantemente giorni o settimane per ricevere una risposta, o se ricevete lamentele per la vostra mancanza di servizio clienti, potreste soffrire di sovraccarico di e-mail a causa dell'enorme volume di messaggi.

Abbassare il livello di AHT (tempo medio di gestione) è fondamentale per costruire un buon business con servizi ripetuti.

Il sovraccarico di e-mail rischia di allontanare i vostri clienti più importanti.

Controllate le e-mail dopo il lavoro?

Un buon equilibrio tra lavoro e vita privata è fondamentale per tutti noi, anche se la maggior parte di noi non ha una strategia di gestione del tempo.

Tornare a casa per controllare compulsivamente la casella di posta elettronica, rispondere alle e-mail e follow-up delle riunioni è l'opposto di un buon equilibrio tra lavoro e vita privata.

Se non riuscite a completare tutte queste operazioni durante l'orario di lavoro e passate gran parte del tempo libero a cercare di recuperare, avete sicuramente un sovraccarico di e-mail.

Ci sono statistiche piuttosto allarmanti che dimostrano che un cattivo equilibrio tra lavoro e vita privata può avere un impatto sulla salute, sulle relazioni e sulla produttività.

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Questo ci porta all'impatto del sovraccarico di e-mail sulla vostra azienda.

Sia gli esseri umani che le aziende sono sistemi, e i sistemi sovraccarichi portano al degrado, a prestazioni negative e infine al fallimento.

Se siete un'azienda che offre servizi di verifica via e-mail o un libero professionista che scrive il codice di un sito web, potete essere colpiti dal sovraccarico di e-mail.

Impatto sui dipendenti

Abbiamo parlato dell'importanza di un buon equilibrio tra lavoro e vita privata.

Il sovraccarico di e-mail non è tutto, naturalmente, ma è un fattore che contribuisce al disagio nella vita personale di un dipendente.

Trascorrere ore e ore al giorno cercando di gestire le comunicazioni; interrompere continuamente i progetti importanti per rispondere alle domande; scorrere la casella di posta in arrivo durante la pausa pranzo; rispondere ai colleghi a letto; anche solo preoccuparsi delle e-mail non lette che si accumulano, sapendo di doverle gestire. ad un certo punto.

Questo può uccidere la produttività personale e portare al burnout.

Impatto sulle aziende

È ovvio che i dipendenti stressati e stanchi si ripercuotono negativamente sull'intera azienda.

Se l'obiettivo della vostra azienda è la fidelizzazione dei dipendenti, dovete capire l'impatto del sovraccarico di e-mail sulla vostra attività.

Le e-mail distolgono l'attenzione dal lavoro. Distolgono l'attenzione e può essere difficile riportarla su compiti importanti. Se i vostri dipendenti trascorrono parte della loro orari di lavoro di posta in arrivo, non stanno lavorando in modo efficiente.

Questo può avere un impatto negativo sulla vostra azienda. Potreste perdere opportunità di business perché impiegate troppo tempo a rispondere ai potenziali clienti. Potreste ritardare le scadenze perdendo informazioni vitali. Potreste svalutare la vostra campagna e-mail accuratamente realizzata di rimanere impantanati a giocare al recupero delle e-mail.

Tutto ciò non favorisce la produttività, né dei singoli né dell'azienda.

Come si fa a raggiungere l'inbox zero?

Abbiamo chiarito che casella di posta zero non significa necessariamente zero e-mail. stop completo. La casella di posta zero è una casella di posta gestibile: ecco alcune tecniche comprovate per ottenerla nella vostra vita digitale.

Comunicare con altri mezzi

Le e-mail sono sopravvalutate, diranno alcuni esperti di produttività.

Ok, non è vero. L'e-mail è un miracolo della tecnologia moderna che ha rivoluzionato il nostro modo di comunicare.

Ma hanno un tempo e un luogo, e questo non è sempre e ovunque. Soprattutto e-mail promozionali che riceviamo quotidianamente.

Messaggistica istantanea

L'invio di un'e-mail riconosce già che la richiesta non richiede una risposta immediata. I messaggi istantanei sono come le e-mail, ma più veloci, e permettono di chiacchierare a seconda della convenienza di ciascuno.

Un modo per azzerare la posta in arrivo ed evitare la posta indesiderata è quello di inviare un messaggio su Slack. È uno dei consigli più semplici per la gestione della posta elettronica se si vuole evitare di controllare la posta più volte al giorno.

Telefonate

Se avete bisogno di una risposta rapida a qualcosa o di parlarne, chiamate vocali sono ancora uno dei migliori strumenti di comunicazione. Vale persino la pena di utilizzare un servizio di telefonia fissa affidabile e in grado di funzionare in qualsiasi momento, senza internet o durante un'interruzione di corrente.

Un modo per mantenere la casella di posta pulita è quello di alzare il telefono di tanto in tanto.

Faccia a faccia

Per alcune cose è ancora utile l'interazione faccia a faccia. Per discutere di idee con un gruppo di lavoro o per discutere a lungo di informazioni importanti, possono essere più utili le riunioni di persona o le videochiamate. È meglio eliminare subito le e-mail inutili e le notifiche di posta elettronica non necessarie.

Anche se queste riunioni non sono possibili per tutti (ad esempio, per i lavoratori a distanza), sono un modo piacevole per concentrarsi sulla propria squadra.

Comunicare in modo efficace

Siete bombardati da e-mail di follow-up dopo una riunione?

Se è così, forse le vostre riunioni non sono così produttive come potrebbero essere e potete adottare alcune semplici misure per risolvere il problema, senza diventare un guru della produttività.

Pianificate le riunioni in modo da rispondere al maggior numero possibile di domande e lasciate del tempo alla fine per le domande di verifica, le sintesi e le discussioni importanti.

E quando scrivete le vostre e-mail di follow-up, assicuratevi che siano alta qualitàleggibili e che contengano le informazioni necessarie, per evitare che finiscano come e-mail spazzatura che non vengono lette.

Definire le aspettative sui tempi di risposta

Gli ostacoli alla comunicazione tempestiva possono essere causati da fattori quali la complessità del problema o le aziende che operano in fusi orari diversi.

Oltre all'utilizzo di canali diversi, la definizione di aspettative realistiche per le risposte può aiutare sia i dipendenti che i clienti a rilassarsi, poiché sanno quando i loro messaggi e-mail riceveranno una risposta.

Si può impostare politiche aziendali sulla posta elettronicae che tutte le e-mail riceveranno una risposta entro 24 ore. In questo modo, alleggerite le preoccupazioni delle persone di essere ignorate e la voglia di continuare a controllare la casella di posta elettronica per tutto il giorno. Il destinatario dell'e-mail può quindi valutare quanto tempo impiegherà a risolvere la richiesta e stabilire un lasso di tempo realistico per una risposta adeguata.

Il mittente è rassicurato dalla rapida risoluzione del primo contattoe il destinatario si è dato tempo sufficiente per affrontare adeguatamente il problema.

Dedicate del tempo alla gestione della posta in arrivo

Il monitoraggio costante della posta in arrivo può aumentare la pressione e rubare l'attenzione da altre attività. Una casella di posta ingombra può costringervi a smistare i messaggi per ore ogni settimana.

Dedicate un momento della giornata al controllo della posta elettronica, soprattutto se ricevete un gran numero di e-mail.

Questo può variare a seconda della persona e del settore, ma programmare orari prestabiliti per la gestione della posta in arrivo può aiutare a rimanere più organizzati e meno distratti.

Provate al mattino presto, prima di pranzo e alla fine della giornata. O forse vi trovate meglio se passate diverse ore consecutive a occuparvi delle e-mail e il resto della giornata a lavorare su altre cose.

Qualunque sia il vostro programma, averne uno vi consentirà di concentrarvi su una sola cosa alla volta e di smistare gli elenchi di e-mail senza problemi.

Creare cartelle di posta elettronica

Le cartelle di posta elettronica possono essere uno strumento trascurato del vostro arsenale, ma sono un ottimo sistema per archiviare le informazioni.

Utilizzate le cartelle per organizzare le e-mail in categorie o livelli di priorità. Una volta letto un messaggio, cercate di capire dove va collocato e mettetelo al suo posto. Ad esempio, potete usare i filtri per le e-mail e suddividere le e-mail promozionali in una cartella e le e-mail importanti in cartelle di azione che richiedono un intervento immediato.

Potete anche portare avanti la vostra organizzazione e avere account di posta elettronica separati per il lavoro, le cose personali, le iscrizioni, ecc.

Utilizzare l'automazione

L'impostazione di filtri per bloccare la spazzatura, le persone o specifiche parole di spam negli oggetti è un buon inizio.

Si può anche utilizzare automazione delle e-mail per ottimizzare le e-mail in entrata e i messaggi in uscita. Ad esempio, automatizzando il processo di riconoscimento con un semplice "abbiamo ricevuto la sua e-mail..." che si attiva in caso di richiesta da parte del cliente. Oppure modelli di e-mail che coprono una serie di domande frequenti.

Cancellare, annullare l'iscrizione, contrassegnare come spam

Siate spietati. Non fate prigionieri nel vostro programma di posta elettronica.

Se ci sono e-mail vecchie e poco importanti che non riuscirete mai a gestire, cancellatele.

Se c'è dello spam che passa attraverso i vostri filtri, contrassegnatelo.

Se c'è un blog che amavate ma che non leggete più, cancellatevi da quella mailing list.

State cercando di raggiungere il livello zero di posta in arrivo: comunicazioni importanti che leggete, a cui rispondete e che archiviate in modo efficiente.

Raggiungere la casella di posta zero in pochissimo tempo

È possibile lavorare in modo più produttivo, comunicare in modo più efficiente e lasciare lo stress lavorativo al suo posto: al lavoro.

Con un'accurata pulizia di primavera della casella di posta elettronica e alcune strategie collaudate per evitare che il sovraccarico di e-mail si insinui di nuovo, potete raggiungere l'inbox zero in pochissimo tempo. Tutto inizia con una strategia di gestione della posta elettronica, che vi permetterà di esaminare le vostre e-mail in modo semplice e veloce.