Как достичь нулевого уровня входящих сообщений с помощью 7 эффективных способов

Что это перегрузка электронной почты?

Каждый, у кого есть адрес электронной почты, знает, как тяжело наблюдать за тем, как его письма накапливаются, остаются непрочитанными, без ответа и без остановки. 

Бесплатный использовать изображение, взятое с Pexels

Перегрузка электронной почтой - это именно то, на что похоже: неспособность не отвлекаться на рабочую или личную почту - а зачастую и на ту, и на другую.

К вам приходит слишком много писем, а времени на ответы не хватает. Это может повлиять на вашу личную работоспособность, а также на эффективность вашего бизнеса.

Ответ на этот вопрос заключается в том, чтобы добиться нулевого уровня входящих сообщений - не обязательно иметь пустой почтовый ящик, но иметь ноль непрочитанных писем, управляемую коммуникационную нагрузку и гораздо более организованный почтовый ящик.

Как распознать перегрузку электронной почтой

Распознавание признаков перегрузки электронной почтой - первый шаг к тому, чтобы свести к нулю количество входящих писем. Вот некоторые вещи, на которые стоит обратить внимание:

Эффективно ли общается ваша команда?

Джефф отправил Салли три важных письма по поводу их последней встречи, но непрочитанные письма Салли исчисляются сотнями.

Напряжение на рабочем месте становится все выше. Салли все чаще уходит на перекур. Управление проектами сошел с рельсов. И Джефф все еще не знает, какой шрифт ему нужно использовать в последних маркетинговая кампания.

Звучит знакомо?

Перегрузка электронной почтой может помешать общению на рабочем месте. Если информация распространяется неэффективно, вы рискуете опоздать к сроку, не знать как управлять проектами Эффективность, путаница среди членов вашей команды и упущение важных деталей.

Вы теряете или пропускаете важные сообщения?

Перегруженная папка "Входящие" не только мешает общению в целом, но и подвергает вас риску пропустить что-то важное. Нежелательная электронная почта будет скрывать письма, которые вам действительно нужно прочитать.

Новые письма вытесняют старые в списке вашего почтового клиента. Когда этот список станет достаточно длинным, сможете ли вы когда-нибудь добраться до этих старых писем? А что, если они важны? Вдруг в них содержится та самая информация, на поиск которой вы потратили несколько часов?

Даже если у вас есть отдельная папка для самых важных писем, их очень легко пропустить, удалить или не заметить, когда они окажутся в стоге сена.

Страдают ли ваши внешние коммуникации?

Если ваши клиенты постоянно ждут ответа от вас по несколько дней или недель, или если вы получаете жалобы на недостаточный уровень обслуживания клиентов, возможно, вы страдаете от перегрузки электронной почты из-за огромного объема писем.

Снижение AHT (среднее время обработки) жизненно важно для построения хорошего бизнеса с повторным обслуживанием.

Перегрузка электронной почтой может оттолкнуть от вас ценных клиентов и покупателей.

Проверяете ли вы электронную почту после работы?

Правильный баланс между работой и личной жизнью жизненно важен для каждого из нас, хотя большинство из нас не придерживается стратегии управления временем.

Возвращаясь домой, навязчиво проверяйте почтовый ящик, отвечайте на письма и контроль за проведением встреч это противоположность хорошему балансу между работой и личной жизнью.

Если вы не можете выполнить все вышеперечисленные действия в рабочее время и тратите значительную часть своего простоя на то, чтобы наверстать упущенное, у вас определенно перегрузка электронной почтой.

Существует несколько довольно тревожных статистических данных, которые показывают, что плохой баланс между работой и личной жизнью может повлиять на здоровье, отношения и производительность.

Источник изображения с сайта ergonomictrends.com

Это подводит нас к вопросу о влиянии перегрузки электронной почтой на вашу компанию

И люди, и предприятия - это системы, а перегруженные системы приводят к деградации, отрицательной производительности и в конечном итоге к отказу.

Независимо от того, являетесь ли вы компанией, предлагающей услуги по проверке электронной почты или индивидуальный фрилансер, пишущий код для веб-сайта, вы можете пострадать от перегрузки электронной почтой.

Влияние на сотрудников

Мы говорили о важности хорошего баланса между работой и личной жизнью.

Конечно, перегрузка электронной почтой - это не вся история, но она является одним из факторов, способствующих возникновению проблем в личной жизни сотрудника.

Проводить часы в день, пытаясь разобраться в коммуникациях; постоянно отрываться от важных проектов, чтобы ответить на запросы; пролистывать почтовый ящик во время обеденного перерыва; отвечать коллегам в постели; даже просто беспокоиться о том, что у вас накопились непрочитанные письма, зная, что вам придется с ними разбираться. в какой-то момент.

Это может убить личную продуктивность и привести к выгоранию.

Влияние на компании

Вполне логично, что стресс и усталость сотрудников негативно сказываются на вашей компании в целом.

Недовольные сотрудники пополняют свои резюме; если целью вашей компании является удержание сотрудников, вам необходимо понять, как перегрузка электронной почтой влияет на ваш бизнес.

Электронная почта отвлекает внимание от работы. Они мешают сосредоточиться, а сосредоточенность бывает трудно вернуть к важным задачам. Если ваши сотрудники проводят часть своего рабочего времени графики работы проходя через свои почтовые ящики, они работают неэффективно.

Это может иметь пагубные последствия для вашей компании. Вы можете потерять возможности для бизнеса, если будете слишком долго отвечать на запросы потенциальных клиентов. Вы можете срывать сроки из-за потери жизненно важной информации. Вы можете обесценить свой тщательно продуманная кампания по электронной почте запутавшись в догонялках по электронной почте.

Все это не способствует продуктивности, как отдельных людей, так и вашего бизнеса.

Как же добиться нулевого уровня входящих?

Мы уточнили, что "ноль входящих" не обязательно означает ноль писем. полная остановка. Inbox zero - это управляемый почтовый ящик, и вот несколько проверенных приемов, как добиться этого в своей цифровой жизни.

Общаться с помощью других средств

Некоторые эксперты по продуктивности говорят, что электронную почту переоценивают.

Ладно, это неправда. Электронная почта - это чудо современной технологии, которое произвело революцию в нашем общении.

Но у них есть свое время и место, и это не всё время и везде. Особенно рекламные письма мы получаем ежедневно.

Мгновенный обмен сообщениями

Отправка электронного письма уже признает, что ваш запрос не требует немедленного ответа. Мгновенные сообщения - это как электронная почта, только быстрее, позволяя общаться в режиме "туда-сюда" в удобное для каждого время.

Один из способов избавиться от нежелательной почты - просто отправить сообщение в Slack. Это один из самых простых советов по управлению электронной почтой, если вы хотите не проверять почту по несколько раз в день.

Телефонные звонки

Если вам нужен быстрый ответ на какой-то вопрос или нужно что-то обсудить, голосовые вызовы по-прежнему остаются одним из лучших средств общения. Стоит даже использовать стационарная телефонная связь надежный и способный работать в любое время, без интернета или во время отключения электричества.

Один из способов поддерживать чистоту входящих сообщений - время от времени поднимать трубку.

Лицом к лицу

Некоторые вещи все же лучше решать при личном общении. Обмен идеями с командой или подробное обсуждение важной информации лучше проводить на личных встречах или по видеосвязи. Лучше всего с самого начала избавиться от ненужной электронной почты и ненужных уведомлений по электронной почте.

И хотя такие встречи возможны не для всех (например, для удаленных сотрудников), это хороший способ уделить немного времени общению с командой.

Эффективно общаться

Вас заваливают письмами с последующими действиями после встречи?

Если да, то, возможно, ваши встречи не так продуктивны, как могли бы быть, и вы можете предпринять несколько простых шагов, чтобы это исправить - не становясь гуру продуктивности.

Тщательно планируйте встречи, чтобы ответить на как можно большее количество вопросов, и оставляйте время в конце для последующих вопросов, подведения итогов и важных обсуждений.

И когда вы будете писать последующие письма, убедитесь, что они высокое качествоОни должны быть читабельными и содержать необходимую информацию, чтобы не попасть в нежелательные письма, которые не будут прочитаны.

Установите ожидания по времени реагирования

Препятствия для своевременного общения могут быть вызваны такими причинами, как сложность проблемы или работа предприятий в разных часовых поясах.

Помимо использования различных каналов, установление реалистичных ожиданий в отношении ответов может помочь и сотрудникам, и клиентам расслабиться, поскольку они знают, когда на их электронные сообщения будет получен ответ.

Вы можете установить политика компании в отношении электронной почтыв том числе о том, что все письма получат подтверждение в течение 24 часов. Таким образом, вы снимете беспокойство людей по поводу того, что их игнорируют, а также желание постоянно проверять свой почтовый ящик в течение дня. Получатель письма может оценить, сколько времени ему потребуется на решение вопроса, и установить реальные сроки для надлежащего ответа.

Отправитель уверен, что быстро разрешение первого контакта, и получатель дал себе достаточно времени, чтобы должным образом решить этот вопрос.

Выделите время для управления своим почтовым ящиком

Постоянный контроль входящих сообщений может создавать дополнительную нагрузку и отвлекать ваше внимание от других задач. Захламленный почтовый ящик может заставить вас сортировать сообщения по несколько часов в неделю.

Выделите время в течение дня для проверки электронной почты, особенно если вы получаете большое количество писем.

Это зависит от конкретного человека и отрасли, но планирование времени для управления входящими сообщениями поможет вам оставаться более организованным и меньше отвлекаться.

Попробуйте делать это утром, перед обедом и в конце дня. Или, может быть, вам лучше работать несколько часов подряд, занимаясь электронной почтой, а в остальное время заниматься другими делами.

Каким бы ни был ваш график, наличие одного из них позволит вам сосредоточиться на одном деле и без проблем сортировать списки электронной почты.

Создание папок электронной почты

Папки электронной почты могут быть инструментом в вашем арсенале, которому не уделяется должного внимания, но это отличная система для хранения информации.

Используйте папки, чтобы распределить письма по категориям или уровням приоритета. Прочитав что-то, определите, куда оно попадет, и положите его на свое место. Например, вы можете использовать фильтры электронной почты и отсортировать рекламные письма в одну папку, а важные письма, требующие немедленных действий, - в папку "Действия".

Вы можете даже пойти дальше и поручить своей организации отдельные учетные записи электронной почты для работы, личных дел, регистрации и т.д.

Используйте автоматизацию

Хорошим началом будет установка фильтров, блокирующих спам, людей или конкретные слова спама в темах сообщений.

Вы также можете использовать автоматизация электронной почты для оптимизации входящих и исходящих сообщений электронной почты. Например, автоматизировать процесс подтверждения с помощью простой фразы "Мы получили ваше письмо...", которая срабатывает после запроса клиента. Или шаблоны электронных писем, охватывающие набор часто задаваемых вопросов.

Удалить, отменить подписку, пометить как спам

Будьте безжалостны. Не берите пленных в своей программе электронной почты.

Если есть старые, неважные письма, до которых вы никогда не доберетесь, удалите их.

Если через ваши фильтры проникает спам, отметьте его.

Если есть блог, который вы раньше любили, но больше не читаете, отпишитесь от его рассылки.

Вы стремитесь к нулевому уровню входящих сообщений - важным сообщениям, которые вы читаете, отвечаете на них и эффективно заполняете.

Достигните нулевого уровня входящих сообщений в кратчайшие сроки

Можно работать более продуктивно, общаться более эффективно и оставить свой стресс там, где ему и место: на работе.

Если провести тщательную весеннюю чистку почтового ящика и использовать несколько проверенных стратегий, чтобы не допустить перегруженности электронной почтой, можно в кратчайшие сроки добиться нулевого уровня входящих сообщений. Все начинается со стратегии управления электронной почтой, и вы сможете легко и быстро просматривать свои письма.