Hogyan érhetjük el a zéró postaládát 7 hatékony módon?

Mi a e-mail túlterhelés?

Bárki, akinek van e-mail címe, ismeri a stresszt, amikor látja, hogy az e-mailek olvasatlanul, megválaszolatlanul, rendületlenül halmozódnak. 

Ingyenes a képet a Pexels oldalról szerezték be

Az e-mail túlterheltség pontosan az, aminek hangzik: képtelenség a munkahelyi vagy a személyes e-mailekkel foglalkozni - gyakran mindkettővel.

Túl sok e-mail érkezik, és nincs elég ideje válaszolni. Ez hatással lehet a személyes teljesítményére, valamint a vállalkozása hatékonyságára.

A válasz erre a zéró postaláda elérése - nem feltétlenül üres e-mail postaláda, hanem nulla olvasatlan e-mail, kezelhető kommunikációs terhelés és sokkal rendezettebb postaláda.

Hogyan ismerjük fel az e-mail túlterheltséget

Az e-mail túlterheltség jeleinek felismerése az első lépés a zéró postaláda eléréséhez. Íme néhány dolog, amire érdemes odafigyelni:

Hatékonyan kommunikál a csapata?

Jeff három fontos e-mailt küldött Sallynek a legutóbbi találkozójukkal kapcsolatban, de Sally olvasatlan e-mailjei százával állnak.

A munkahelyi feszültségek egyre magasabbra kúsznak. Sally egyre gyakrabban jár dohányzási szünetekre. Projektmenedzsment a sínekről. És Jeff még mindig nem tudja, hogy milyen betűtípust kell használnia a legújabb marketingkampány.

Ismerősen hangzik?

Az e-mail túlterheltség akadályozhatja a munkahelyi kommunikációt. Ha az információk nem kerülnek hatékonyan terjesztésre, akkor a határidők késését kockáztatjuk, nem tudjuk, hogy hogyan kell projekteket irányítani hatékonyan, a csapattársaid között zűrzavar, és a lényeges részletek kiesnek a repedéseken.

Fontos üzeneteket veszít el vagy hagy ki?

A túlterhelt postaláda nem csak általában akadályozza a kommunikációt, hanem azt is kockáztatja, hogy lemaradjon dolgokról. A kéretlen e-mailek elrejtik azokat az e-maileket, amelyeket valóban el kell olvasnia.

Az új e-mailek a régi e-maileket lefelé tolják az e-mail kliens listáján. Ha ez a lista egyszer elég hosszú lesz, vajon eljut-e valaha is azokhoz a régi e-mailekhez? Mi van, ha fontosak? Mi van, ha tartalmazzák azt az információt, amire órákat pazaroltál a kereséssel?

Túl könnyű figyelmen kívül hagyni, törölni vagy elvakulni a tűt a szénakazalban, még akkor is, ha külön mappát tart a legfontosabb e-maileknek.

Szenved a külső kommunikáció?

Ha az ügyfelei folyamatosan napokat vagy heteket várnak arra, hogy választ kapjanak Öntől, vagy ha panaszokat kap az ügyfélszolgálat hiányára, akkor lehet, hogy az e-mailek túlterheltségétől szenved, mert rengeteg e-mailt kap.

Lejjebb engedi a AHT (átlagos kezelési idő) létfontosságú egy jó üzlet felépítéséhez, amely ismételt szolgáltatással jár.

Az e-mail túlterheltség miatt fennáll a veszélye annak, hogy elüldözi értékes ügyfeleit és vásárlóit.

Munka után is ellenőrzi az e-maileket?

A munka és a magánélet egyensúlya mindannyiunk számára létfontosságú, még akkor is, ha a legtöbbünknek nincs időgazdálkodási stratégiája.

Hazamenni, hogy kényszeresen ellenőrizze a postaládáját, válaszoljon az e-mailekre, és a találkozók nyomon követése a munka és a magánélet egyensúlyának ellentéte.

Ha nem tudod a fentieket munkaidőben befejezni, és a szabadidőd nagy részét azzal töltöd, hogy megpróbálod behozni a lemaradást, akkor biztosan túlterhelt vagy az e-mailekkel.

Van néhány meglehetősen riasztó statisztika, amelyek azt mutatják, hogy a munka és a magánélet rossz egyensúlya hatással lehet az egészségre, a kapcsolatokra és a termelékenységre.

A kép forrása az ergonomictrends.com oldalról

Ez elvezet bennünket az e-mail túlterheltség vállalatára gyakorolt hatásához

Az emberek és a vállalkozások egyaránt rendszerek, és a túlterhelt rendszerek romláshoz, negatív teljesítményhez és végül kudarchoz vezetnek.

Akár egy olyan vállalat, amely e-mail ellenőrző szolgáltatások vagy egy weboldal kódját író szabadúszó, Önt is érintheti az e-mail túlterheltség.

A munkavállalókra gyakorolt hatás

Beszéltünk a munka és a magánélet egyensúlyának fontosságáról.

Az e-mailek túlterheltsége természetesen nem az egész történet, de hozzájárul a munkavállalók magánéletében jelentkező stresszhez.

Napi órákat tölt azzal, hogy megpróbál a kommunikáció élére állni; folyamatosan megszakítja a fontos projekteket, hogy válaszoljon a kérdésekre; az ebédszünetben a bejövő levelek között görget; az ágyban válaszol a kollégáknak; akár csak aggódik az olvasatlan e-mailek halmozása miatt, tudván, hogy foglalkoznia kell velük. valamikor.

Ez megölheti a személyes termelékenységet és kiégéshez vezethet.

A vállalatokra gyakorolt hatás

Értelemszerűen a stresszes és kiégett alkalmazottak negatívan hatnak a vállalat egészére.

Az elégedetlen alkalmazottak feldobják önéletrajzukat; ha az Ön vállalatának célja az alkalmazottak megtartása, akkor meg kell értenie az e-mail túlterheltség hatását az Ön vállalkozására.

Az e-mailek elvonják a figyelmet a munkáról. Megszakítják a fókuszt, és az összpontosítást nehéz lehet visszairányítani a fontos feladatokra. Ha az alkalmazottai a munkaidejük egy részét azzal töltik, hogy munkarendek átnézik a bejövő üzeneteiket, nem dolgoznak hatékonyan.

Ez káros hatással lehet a vállalatára. Elveszítheti az üzleti lehetőségeket, ha túl sokáig tart a válaszadás az érdeklődőknek. Lehet, hogy határidőket csúsztat vissza azzal, hogy létfontosságú információkat veszít el. Lehet, hogy leértékeli a gondosan kidolgozott e-mail kampány hogy elakad az e-mail felzárkóztatásban.

Mindez nem segíti a termelékenységet, sem az egyének, sem a vállalkozás számára.

Hogyan érheted el a zéró postaládát?

Tisztáztuk, hogy a zéró postaláda nem feltétlenül jelent nulla e-mailt. pont. Az Inbox zero egy kezelhető postaláda, és itt van néhány bevált technika, amellyel elérheti ezt a digitális életében.

Kommunikáció más eszközökkel

Az e-maileket túlértékelik, mondják egyes termelékenységi szakértők.

Oké, ez nem igaz. Az e-mail a modern technológia csodája, amely forradalmasította a kommunikációnkat.

De megvan az ideje és a helye, és ez nem az. mindig és mindenhol. Különösen a promóciós e-mailek amit nap mint nap kapunk.

Azonnali üzenetküldés

Az e-mail elküldése már elismerni látszik, hogy a megkeresésedre nem kell azonnal válaszolni. Az azonnali üzenetek olyanok, mint az e-mailek, de gyorsabbak, és lehetővé teszik, hogy a beszélgetés oda-vissza a felek kénye-kedve szerint történjen.

Az egyik módja annak, hogy elérje a postaláda nulláját, és elkerülje a kéretlen leveleket, hogy egyszerűen küldjön egy Slack-üzenetet. Ez az egyik legegyszerűbb e-mailkezelési tipp, ha el akarod kerülni, hogy naponta többször is ellenőrizd a leveleidet.

Telefonhívások

Ha valamire gyors válaszra van szüksége, vagy ha valamit meg kell beszélnie, hanghívások még mindig az egyik legjobb kommunikációs eszköz. Érdemes még egy vezetékes telefonszolgáltatás amely megbízható és bármikor, internet nélkül vagy áramszünet alatt is működőképes.

A bejövő levelek tisztán tartásának egyik módja, ha időnként felveszi a telefont.

Szemtől szemben

Vannak dolgok, amelyeknek még mindig előnyös a személyes interakció. Ha egy csapattal ötleteket vetünk fel, vagy fontos információkat vitatunk meg hosszasan, az jobban működik személyes megbeszéléseken vagy videohívásokon. A legjobb, ha már az elején megszabadul a felesleges e-mailektől és a felesleges e-mail értesítésekről.

És bár ezek a megbeszélések nem mindenki számára lehetségesek (pl. távmunkások), mégis jó módja annak, hogy a legénységgel egy kis időt töltsön.

Hatékonyan kommunikálni

Egy megbeszélés után nyomon követési e-mailekkel bombázzák Önt?

Ha igen, akkor lehet, hogy a megbeszélései nem olyan produktívak, mint amilyenek lehetnének, és néhány egyszerű lépést megtehet, hogy ezt helyrehozza - anélkül, hogy termelékenységi guruvá válna.

Gondosan tervezze meg a megbeszéléseket, hogy minél több kérdést megválaszoljon, és a végén hagyjon időt a további kérdésekre, összegzésekre és fontos megbeszélésekre.

És amikor megírja a nyomon követési e-maileket, biztosítsa, hogy azok magas minőség, olvashatóak, és tartalmazzák a szükséges információkat, nehogy a levélszemétként végezzék, és ne olvassák el.

A válaszidővel kapcsolatos elvárások meghatározása

Az időben történő kommunikáció útjában álló akadályokat olyan dolgok okozhatják, mint a probléma összetettsége vagy a különböző időzónákban működő vállalkozások.

A különböző csatornák használata mellett a válaszokkal kapcsolatos reális elvárások meghatározása segíthet mind az alkalmazottaknak, mind az ügyfeleknek megnyugodni, mivel tudják, hogy az e-mail üzeneteikre mikor érkezik válasz.

Beállíthatja vállalati e-mail irányelvek, beleértve azt is, hogy minden e-mailt 24 órán belül visszaigazolunk. Így enyhíti az emberek aggodalmát, hogy figyelmen kívül hagyják őket, valamint a késztetést, hogy egész nap a postaládájukat ellenőrizzék. Az e-mail címzettje így felmérheti, hogy mennyi időbe telik a kérdés megoldása, és reális időkeretet szabhat a megfelelő válaszadásra.

A feladó számára a gyors első kapcsolatfelvétel felbontása, és a címzett elegendő időt adott magának arra, hogy megfelelően foglalkozzon a kérdéssel.

Szánjon időt a postaládája kezelésére

A beérkező üzenetek folyamatos figyelése növeli a nyomást, és elvonja a figyelmét más feladatoktól. A zsúfolt postaláda miatt hetente órákig válogathatja az üzeneteket.

Napközben különítsen el időt az e-mailjei ellenőrzésére, különösen, ha nagy mennyiségű e-mailt kap.

Ez személytől és iparágtól függően eltérő lehet, de a bejövő üzenetek kezelésére meghatározott időpontok beütemezése segíthet abban, hogy szervezettebb és kevésbé szórakozott maradjon.

Próbálja ki reggel, ebéd előtt és a nap végén. Vagy talán jobban működik, ha több egymást követő órában foglalkozik az e-mailekkel, a nap többi részében pedig mással foglalkozik.

Bármi legyen is az időbeosztásod, ha van egy, az elméd egyszerre csak egy dologra koncentrálhat, és gond nélkül átválogathatod az e-mail listákat.

E-mail mappák létrehozása

Az e-mail mappák egy figyelmen kívül hagyott eszköz lehetnek az Ön arzenáljában, de ezek egy nagyszerű rendszer az információk iktatására.

Használjon mappákat az e-mailek kategóriákba vagy prioritási szintekbe való rendezéséhez. Ha valamit elolvasott, találja ki, hogy hová tartozik, és tegye a helyére. Használhatsz például e-mail szűrőket, és a promóciós e-maileket egy mappába, a fontos e-maileket pedig akciómappákba rendezheted, amelyek azonnali cselekvést igényelnek.

Még tovább is viheti a szervezetét, és külön e-mail fiókok munkához, személyes dolgokhoz, feliratkozásokhoz stb.

Automatizálás használata

Jó kezdet lehet a levélszemét, az emberek vagy bizonyos spam szavak blokkolására szolgáló szűrők beállítása a tárgysorokban.

Használhatja a e-mail automatizálás a bejövő e-mailek és kimenő üzenetek racionalizálása érdekében. Például a visszaigazolási folyamat automatizálása egy egyszerű "megkaptuk az e-mailt..." üzenettel, amely ügyfélkérés esetén aktiválódik. Vagy olyan e-mail sablonok, amelyek egy sor gyakran feltett kérdést tartalmaznak.

Törlés, leiratkozás, spamként jelölés

Légy könyörtelen. Ne ejts foglyokat az e-mail programodban.

Ha vannak régi, jelentéktelen e-mailek, amelyekkel soha nem fog foglalkozni, törölje őket.

Ha spam jut át a szűrőkön, jelölje meg.

Ha van egy blog, amelyet régebben szerettél, de már nem olvasol, iratkozz le a levelezőlistáról.

Megpróbálod elérni a zéró postaládát - fontos üzeneteket, amelyeket hatékonyan elolvasol, megválaszolsz és iktatsz.

Érje el a nulladik postaládát pillanatok alatt

Lehetséges, hogy produktívabban dolgozzon, hatékonyabban kommunikáljon, és a munkahelyi stresszt ott hagyja, ahová való: a munkahelyén.

A bejövő levelek alapos tavaszi kitakarításával és néhány bevált stratégiával, amelyekkel megakadályozhatja, hogy az e-mailek túlterheltsége újra bekússzon, pillanatok alatt elérheti a postaláda nulláját. Minden egy e-mail kezelési stratégiával kezdődik, és Ön is könnyen és gyorsan átnézheti az e-mailjeit.