Cum să ajungi la Inbox Zero în 7 moduri eficiente

Ce este supraîncărcare de e-mail?

Oricine are o adresă de e-mail cunoaște stresul de a-și vedea e-mailurile cum se adună, necitite, fără răspuns, fără să se oprească. 

Gratuit pentru a utiliza imaginea provenită de la Pexels

Supraîncărcarea cu e-mailuri este exact ceea ce pare a fi: incapacitatea de a fi la curent cu e-mailurile de la serviciu sau cu cele personale - și adesea cu ambele.

Primești prea multe e-mailuri și nu ai timp suficient pentru a răspunde. Acest lucru poate avea un impact asupra performanței personale, precum și asupra eficienței afacerii dumneavoastră.

Răspunsul la această întrebare este atingerea numărului zero de căsuțe poștale - nu neapărat o căsuță poștală de e-mail goală, ci un număr zero de e-mailuri necitite, o sarcină de comunicare gestionabilă și o căsuță poștală mult mai organizată.

Cum să recunoști supraîncărcarea cu e-mailuri

Recunoașterea semnelor de supraîncărcare cu e-mailuri este primul pas pentru a ajunge la zero în inbox zero. Iată câteva lucruri la care trebuie să fiți atenți:

Echipa ta comunică eficient?

Jeff i-a trimis lui Sally trei e-mailuri importante de urmărire a ultimei lor întâlniri, dar Sally are sute de e-mailuri necitite.

Tensiunile la locul de muncă sunt tot mai mari. Sally merge la pauze de fumat din ce în ce mai dese. Managementul proiectelor a ieșit de pe șine. Și Jeff încă nu știe ce font ar trebui să folosească în ultimul campanie de marketing.

Vă sună cunoscut?

Supraîncărcarea cu e-mailuri poate împiedica comunicarea la locul de muncă. Dacă informațiile nu sunt diseminate în mod eficient, riscați să întârziați termenele limită, să nu cunoașteți cum se gestionează proiectele în mod eficient, confuzie în rândul coechipierilor dvs. și detalii esențiale care vă scapă.

Pierdeți sau pierdeți mesaje importante?

Pe lângă faptul că îngreunează comunicarea în general, o căsuță de e-mail supraîncărcată vă expune riscului de a pierde lucruri. Mesajele de poștă electronică nedorite vor ascunde mesajele pe care trebuie să le citiți cu adevărat.

E-mailurile noi împing e-mailurile vechi în josul listei din clientul de e-mail. Odată ce lista este suficient de lungă, veți mai ajunge vreodată la acele e-mailuri vechi? Și dacă sunt importante? Dacă acestea conțin acea informație pe care ați pierdut ore întregi căutând-o?

Este prea ușor să treci cu vederea, să ștergi sau să devii orb în fața acului din carul cu fân, chiar dacă ai un dosar separat pentru cele mai importante e-mailuri.

Comunicațiile dvs. externe au de suferit?

Dacă clienții dvs. așteaptă în mod constant zile sau săptămâni pentru un răspuns din partea dvs. sau dacă primiți plângeri cu privire la lipsa dvs. de servicii pentru clienți, este posibil să suferiți de o supraîncărcare a e-mailurilor din cauza unui volum mare de e-mailuri.

Reducerea AHT (timpul mediu de manipulare) este vital pentru a construi o afacere bună cu servicii repetate.

Supraîncărcarea e-mailurilor vă expune la riscul de a vă îndepărta clienții și clienții valoroși.

Vă verificați e-mailurile după serviciu?

Un bun echilibru între viața profesională și cea privată este vital pentru noi toți, chiar dacă majoritatea dintre noi nu au o strategie de gestionare a timpului.

Să te duci acasă pentru a verifica compulsiv căsuța de e-mail, să răspunzi la e-mailuri și urmărirea reuniunilor este opusul unui bun echilibru între viața profesională și cea privată.

Dacă nu puteți termina toate cele de mai sus în timpul orelor de lucru și vă petreceți o mare parte din timpul liber încercând să recuperați timpul pierdut, înseamnă că aveți o supraîncărcare de e-mail.

Există câteva statistici destul de alarmante care arată că un echilibru deficitar între viața profesională și cea privată poate avea un impact asupra sănătății, relațiilor și productivității.

Imagine din sursă de la ergonomictrends.com

Acest lucru ne conduce la impactul supraîncărcării cu e-mailuri asupra companiei dvs.

Atât oamenii, cât și întreprinderile sunt sisteme, iar sistemele supraîncărcate duc la degradare, performanță negativă și, în cele din urmă, la eșec.

Fie că sunteți o companie care oferă servicii de verificare a e-mailurilor sau un freelancer individual care scrie codul unui site web, puteți fi afectat de supraîncărcarea cu e-mailuri.

Impactul asupra angajaților

Am vorbit despre importanța unui bun echilibru între viața profesională și cea privată.

Desigur, supraîncărcarea cu e-mailuri nu reprezintă întreaga poveste, dar este un factor care contribuie la stresul din viața personală a unui angajat.

Petreceți ore întregi pe zi încercând să vă ocupați de comunicații; întrerupeți constant proiectele importante pentru a răspunde la întrebări; răsfoiți căsuța de e-mail în pauza de prânz; răspundeți colegilor în pat; chiar și doar vă îngrijorați de e-mailurile necitite care se adună, știind că va trebui să le rezolvați. la un moment dat.

Acest lucru poate distruge productivitatea personală și poate duce la epuizare.

Impactul asupra întreprinderilor

Este de la sine înțeles că angajații stresați și epuizați au un impact negativ asupra întregii companii.

Angajații nemulțumiți își îmbunătățesc CV-urile; dacă obiectivul companiei dumneavoastră este păstrarea angajaților, trebuie să înțelegeți impactul supraîncărcării cu e-mailuri asupra afacerii dumneavoastră.

E-mailurile distrag atenția de la muncă. Acestea nu permit concentrarea, iar concentrarea poate fi dificil de redirecționat înapoi la sarcinile importante. Dacă angajații dvs. își petrec o parte din timpul programe de lucru care ajung în căsuțele lor de primire, nu lucrează eficient.

Acest lucru poate avea un impact negativ asupra companiei dumneavoastră. S-ar putea să pierdeți oportunități de afaceri dacă vă ia prea mult timp să răspundeți potențialilor clienți. S-ar putea să întârziați termenele limită prin pierderea unor informații vitale. S-ar putea să vă devalorizați o campanie de e-mail atent elaborată de a vă împotmoli în a juca "catch-up" prin e-mail.

Nimic din toate acestea nu favorizează productivitatea, nici pentru persoane fizice, nici pentru afacerea dumneavoastră.

Deci, cum poți ajunge la inbox zero?

Am clarificat faptul că inbox zero nu înseamnă neapărat zero e-mailuri. Punct final. Inbox zero este un inbox ușor de gestionat și iată câteva tehnici dovedite pentru a-l atinge în viața ta digitală.

Comunicați prin alte mijloace

E-mailurile sunt supraevaluate, vor spune unii experți în productivitate.

Bine, asta nu e adevărat. E-mailul este un miracol al tehnologiei moderne care a revoluționat modul în care comunicăm.

Dar au un timp și un loc, iar acesta nu este tot timpul și peste tot. În special e-mailuri promoționale pe care le primim zilnic.

Mesagerie instantanee

Prin trimiterea unui e-mail se recunoaște deja faptul că solicitarea dumneavoastră nu necesită un răspuns imediat. Mesajele instantanee sunt ca și e-mailurile, dar mai rapide, permițând ca discuțiile să se desfășoare în timp ce fiecare persoană dorește.

O modalitate de a ajunge la "inbox zero" și de a evita poșta nedorită este să trimiteți un mesaj Slack. Este unul dintre cele mai simple sfaturi de gestionare a e-mailurilor dacă vrei să eviți să îți verifici mailul de mai multe ori pe zi.

Apeluri telefonice

Dacă aveți nevoie de un răspuns rapid la ceva sau dacă aveți nevoie să discutați despre ceva, apeluri vocale sunt încă unul dintre cele mai bune instrumente de comunicare. Merită chiar să folosiți un servicii de telefonie fixă care este fiabil și care poate funcționa în orice moment, fără internet sau în timpul unei pene de curent.

O modalitate de a păstra o căsuță poștală curată este să răspundeți la telefon din când în când.

Față în față

Unele lucruri beneficiază încă de interacțiunea față în față. Discutând idei cu o echipă sau discutând pe larg informații importante, puteți lucra mai bine cu întâlniri în persoană sau apeluri video. Cel mai bine este să scăpați de e-mailurile inutile și de notificările inutile de e-mail chiar de la început.

Și, deși aceste întâlniri nu sunt posibile pentru toți (de exemplu, pentru cei care lucrează la distanță), ele reprezintă o modalitate plăcută de a petrece ceva timp cu echipa dvs.

Comunicați eficient

Sunteți bombardat cu e-mailuri de follow-up după o întâlnire?

Dacă da, poate că întâlnirile dvs. nu sunt atât de productive pe cât ar putea fi și puteți lua câteva măsuri simple pentru a remedia această problemă - fără a deveni un guru al productivității.

Planificați întâlnirile cu atenție pentru a răspunde la cât mai multe întrebări și acordați timp la final pentru întrebări de urmărire, rezumări și discuții importante.

Și când scrieți e-mailurile de follow-up, asigurați-vă că sunt de înaltă calitatesă fie ușor de citit și să conțină informațiile necesare, pentru ca acestea să nu ajungă să fie considerate e-mailuri nedorite care nu sunt citite.

Stabiliți așteptări privind timpii de răspuns

Obstacolele în calea comunicării în timp util pot fi cauzate de lucruri precum complexitatea problemei sau de faptul că întreprinderile operează în zone orare diferite.

În afară de utilizarea unor canale diferite, stabilirea unor așteptări realiste privind răspunsurile poate ajuta atât angajații, cât și clienții să se relaxeze, deoarece aceștia știu când vor primi un răspuns la mesajele lor de e-mail.

Ați putea seta politicile de e-mail ale companiei, inclusiv faptul că toate e-mailurile vor primi o confirmare de primire în termen de 24 de ore. În acest fel, atenuați îngrijorarea oamenilor cu privire la faptul că sunt ignorați, precum și nevoia de a-și verifica toată ziua căsuța de e-mail. Destinatarul e-mailului poate apoi să evalueze cât timp îi va lua rezolvarea întrebării și să stabilească un termen realist pentru un răspuns adecvat.

Expeditorul este asigurat de rapiditatea soluționarea primului contact, iar destinatarul și-a acordat suficient timp pentru a aborda problema în mod corespunzător.

Alocați timp pentru a vă gestiona căsuța poștală

Monitorizarea constantă a căsuței de primire poate adăuga presiune și vă poate răpi atenția de la alte sarcini. Faptul că aveți o căsuță de primire aglomerată vă poate face să triați mesajele timp de ore întregi în fiecare săptămână.

Rezervați-vă momente în timpul zilei pentru a vă verifica e-mailul, mai ales dacă primiți un volum mare de e-mailuri.

Acest lucru va fi diferit în funcție de persoană și de industrie, dar programarea unor momente prestabilite pentru gestionarea inbox-ului vă poate ajuta să fiți mai organizat și mai puțin distras.

Încercați la prima oră dimineața, chiar înainte de prânz și la sfârșitul zilei. Sau poate că vă merge mai bine dacă petreceți câteva ore consecutive ocupându-vă de e-mailuri și restul zilei lucrând la alte lucruri.

Oricare ar fi programul tău, dacă ai unul îți va permite să te concentrezi pe un singur lucru la un moment dat și să sortezi listele de e-mailuri fără probleme.

Creați dosare de e-mail

Dosarele de e-mail pot fi un instrument neglijat în arsenalul dvs., dar acestea reprezintă un sistem excelent pentru arhivarea informațiilor.

Folosiți dosare pentru a vă organiza e-mailurile în categorii sau niveluri de prioritate. După ce ați citit ceva, stabiliți unde merge și puneți-l la locul lui. De exemplu, puteți utiliza filtre de e-mail și să sortați e-mailurile promoționale într-un dosar, iar e-mailurile importante în dosare de acțiune care necesită o acțiune imediată.

Puteți chiar să vă duceți organizația mai departe și să aveți conturi de e-mail separate pentru muncă, lucruri personale, înscrieri, etc.

Utilizați automatizarea

Setarea filtrelor pentru a bloca gunoiul, persoanele sau anumite cuvinte de spam în liniile de subiect este un bun început.

De asemenea, puteți utiliza automatizarea e-mailurilor pentru a vă eficientiza e-mailurile primite și mesajele trimise. Cum ar fi automatizarea procesului de confirmare cu un simplu mesaj "Am primit e-mailul dvs..." care se declanșează la solicitarea unui client. Sau șabloanele de e-mail care acoperă un set de întrebări frecvente.

Ștergeți, dezabonați, marcați ca spam

Fiți necruțători. Nu luați prizonieri în programul dvs. de e-mail.

Dacă există e-mailuri vechi și neimportante la care nu veți ajunge niciodată, ștergeți-le.

Dacă un spam trece de filtrele dvs., marcați-l.

Dacă există un blog pe care îl iubeai, dar pe care nu îl mai citești, dezabonează-te de la lista de corespondență.

Încercați să obțineți un nivel zero în inbox - comunicări importante pe care le citiți, la care răspundeți și le arhivați în mod eficient.

Ajungeți la inbox zero în cel mai scurt timp

Este posibil să lucrați mai productiv, să comunicați mai eficient și să lăsați stresul de la locul de muncă acolo unde îi este locul: la locul de muncă.

Cu o curățare temeinică de primăvară a căsuței de primire și câteva strategii dovedite pentru a opri supraîncărcarea cu e-mailuri, puteți ajunge la zero în cel mai scurt timp. Totul începe cu o strategie de gestionare a e-mailurilor, iar dvs. puteți trece prin e-mailurile dvs. ușor și rapid.