Folosim cookie-uri pentru a vă oferi o experiență de navigare optimă, pentru analiza traficului pe site și pentru gestionarea publicității direcționate. Utilizând acest site, sunteți de acord cu utilizarea cookie-urilor. Dacă nu acceptați politica noastră, vă rugăm să închideți această pagină

Politica privind cookie-urile

Hit Zero Inbox: Iată cum să gestionezi supraîncărcarea de e-mailuri în 2023

nov. 24, 2022
7

Ați avut vreodată "Sunday Scaries"?

Acel sentiment de teamă pe care îl simți înainte de începerea săptămânii de lucru, știind că lista de lucruri de făcut este la fel de lungă ca brațul tău și că somnul tău va fi scurt și neregulat.

Să știi că atunci când te instalezi la serviciu și deschizi căsuța de e-mailuri, va trebui să te confrunți cu cele 808 e-mailuri necitite, pe măsură ce alte e-mailuri vor apărea pe parcursul zilei.

S-ar putea să vă specializați în soluții software pentru asistență medicală, să dezvoltați cele mai noi tehnologii sau să simplificați procesul de gestionare a ciclului de viață al clienților - indiferent de activitatea dumneavoastră, supraîncărcarea e-mailurilor poate avea un impact serios.

Gratuit pentru a utiliza imaginea provenită de la Pexels

Supraîncărcarea cu e-mailuri este exact ceea ce pare a fi: incapacitatea de a fi la curent cu e-mailurile de la serviciu sau cu cele personale - și adesea cu ambele. 

Primești prea multe e-mailuri și nu ai timp suficient pentru a răspunde. Acest lucru poate avea un impact asupra performanței personale, precum și asupra eficienței afacerii dumneavoastră.

Răspunsul la această întrebare este atingerea unui "zero inbox" - nu neapărat să ai un inbox gol, ci să nu ai niciun e-mail necitit, să ai o sarcină de comunicare gestionabilă și un inbox mult mai organizat.

Cum să recunoști supraîncărcarea cu e-mailuri

Recunoașterea semnelor de supraîncărcare cu e-mailuri este primul pas pentru a ajunge la zero în căsuța de e-mail. Iată câteva lucruri la care trebuie să fiți atenți:

Echipa ta comunică eficient?

Jeff i-a trimis lui Sally trei e-mailuri importante de urmărire a ultimei lor întâlniri, dar Sally are sute de e-mailuri necitite. 

Tensiunile de la locul de muncă sunt din ce în ce mai mari. Sally face pauze de fumat din ce în ce mai dese. Managementul proiectelor a ieșit de pe șine. Și Jeff încă nu știe ce font ar trebui să folosească în ultima campanie de marketing. 

Vă sună cunoscut?

Supraîncărcarea cu e-mailuri poate împiedica comunicarea la locul de muncă. Dacă informațiile nu sunt diseminate în mod eficient, riscați să întârziați termenele limită, să creați confuzie în rândul colegilor de echipă și să pierdeți din vedere detalii esențiale. 

Pierdeți sau pierdeți mesaje importante? 

Pe lângă faptul că îngreunează comunicarea în general, o căsuță de e-mail supraîncărcată vă expune riscului de a pierde lucruri.

E-mailurile noi împing e-mailurile vechi în josul listei. Odată ce lista este suficient de lungă, veți ajunge vreodată la e-mailurile vechi? Și dacă sunt importante? Dacă acestea conțin acea informație pe care ați pierdut ore întregi căutând-o?

Este prea ușor să trecem cu vederea, să ștergem sau să devenim orbi la acel ac din carul cu fân.

Comunicațiile dvs. externe au de suferit?

Dacă clienții dvs. așteaptă în mod constant zile sau săptămâni pentru un răspuns din partea dvs. sau dacă primiți plângeri cu privire la lipsa dvs. de servicii pentru clienți, este posibil să suferiți de o supraîncărcare a e-mailurilor. 

Reducerea AHT (timpul mediu de manipulare) este vital pentru a construi o afacere bună cu servicii repetate.

Supraîncărcarea e-mailurilor vă expune la riscul de a vă îndepărta clienții și clienții valoroși.

Vă verificați e-mailurile după serviciu?

Un bun echilibru între viața profesională și cea privată este vital pentru noi toți. 

Să te duci acasă pentru a-ți verifica compulsiv căsuța de e-mailuri, să răspunzi la e-mailuri și să urmărești întâlnirile este opusul unui bun echilibru între muncă și viața personală.

Dacă nu puteți termina toate cele de mai sus în timpul orelor de lucru și vă petreceți o mare parte din timpul liber încercând să recuperați timpul pierdut, înseamnă că aveți o supraîncărcare de e-mail. 

Există câteva statistici destul de alarmante care arată că un echilibru deficitar între viața profesională și cea privată poate avea un impact asupra sănătății, relațiilor și productivității. 

 

Imagine din sursă de la ergonomictrends.com

Acest lucru ne conduce la impactul supraîncărcării cu e-mailuri asupra companiei dvs.

Atât oamenii, cât și întreprinderile sunt sisteme, iar sistemele supraîncărcate duc la degradare, performanță negativă și, în cele din urmă, la eșec. 

Fie că sunteți o companie care oferă servicii de verificare a e-mailurilor sau un freelancer individual care scrie codul unui site web, puteți fi afectat de supraîncărcarea cu e-mailuri. 

Impactul asupra angajaților 

Am vorbit despre importanța unui bun echilibru între viața profesională și cea privată.

Desigur, supraîncărcarea e-mailurilor nu reprezintă întreaga poveste, dar este un factor care contribuie la aceasta. 

Petreceți ore întregi pe zi încercând să vă ocupați de comunicații; întrerupeți constant proiectele importante pentru a răspunde la întrebări; răsfoiți căsuța de e-mail în pauza de prânz; răspundeți colegilor în pat; chiar și doar vă îngrijorați de e-mailurile necitite care se adună, știind că va trebui să le rezolvați. la un moment dat.

Acest lucru poate distruge productivitatea personală și poate duce la epuizare. 

Impactul asupra întreprinderilor

Este de la sine înțeles că angajații stresați și epuizați au un impact negativ asupra întregii companii.

Angajații nemulțumiți își îmbunătățesc CV-urile; dacă obiectivul companiei dumneavoastră este păstrarea angajaților, trebuie să înțelegeți impactul supraîncărcării cu e-mailuri asupra afacerii dumneavoastră. 

E-mailurile distrag atenția de la muncă. Acestea nu permit concentrarea, iar concentrarea poate fi dificil de redirecționat înapoi la sarcinile importante. Dacă angajații dvs. petrec o mare parte din timp pentru a parcurge căsuțele de e-mail, înseamnă că nu lucrează eficient. 

Acest lucru poate avea un impact negativ asupra companiei dumneavoastră. S-ar putea să pierdeți oportunități de afaceri dacă vă ia prea mult timp să răspundeți potențialilor clienți. S-ar putea să întârziați termenele limită prin pierderea unor informații vitale. S-ar putea să vă devalorizați o campanie de e-mail atent elaborată de a vă împotmoli în a juca "catch-up" prin e-mail. 

Nimic din toate acestea nu favorizează productivitatea, nici pentru persoane fizice, nici pentru afacerea dumneavoastră.

Deci, cum poți obține un inbox zero?

Am clarificat faptul că zero inbox nu înseamnă neapărat zero e-mailuri Punct final. Un inbox zero este un inbox ușor de gestionat și iată câteva tehnici dovedite pentru a-l realiza.

Imagine liberă de a folosi imaginea provenită de la Unsplash

Comunicați prin alte mijloace

E-mailurile sunt supraestimate.

Bine, asta nu e adevărat. E-mailul este un miracol al tehnologiei moderne care a revoluționat modul în care comunicăm.

Dar au un timp și un loc, iar acesta nu este tot timpul și peste tot

Mesagerie instantanee

Prin trimiterea unui e-mail se recunoaște deja faptul că solicitarea dumneavoastră nu necesită un răspuns imediat. Mesajele instantanee sunt ca și e-mailurile, dar mai rapide, permițând ca discuțiile să se desfășoare în timp ce fiecare persoană dorește. 

Apeluri telefonice

Dacă aveți nevoie de un răspuns rapid la ceva sau trebuie să discutați ceva, apelurile vocale sunt încă unul dintre cele mai bune instrumente de comunicare. 

Față în față

Unele lucruri beneficiază încă de interacțiunea față în față. Discutând idei cu o echipă sau discutând pe larg informații importante, puteți lucra mai bine cu întâlniri în persoană sau apeluri video. 

Comunicați eficient

Sunteți bombardat cu e-mailuri de follow-up după o întâlnire?

Dacă da, poate că întâlnirile dumneavoastră nu sunt atât de productive pe cât ar putea fi.

Planificați întâlnirile cu atenție pentru a răspunde la cât mai multe întrebări și acordați timp la final pentru întrebări de follow-up, rezumări și discuții importante. 

Și când scrieți e-mailurile de follow-up, asigurați-vă că sunt de înaltă calitate, ușor de citit și să conțină informațiile necesare. 

Stabiliți așteptări privind timpii de răspuns

Obstacolele în calea comunicării în timp util pot fi cauzate de lucruri precum complexitatea problemei sau de faptul că întreprinderile operează în zone orare diferite.

În afară de utilizarea unor canale diferite, stabilirea unor așteptări realiste privind răspunsurile poate ajuta atât angajații, cât și clienții să se relaxeze.

Ați putea seta politicile de e-mail ale companiei, inclusiv faptul că toate e-mailurile vor primi o confirmare de primire în termen de 24 de ore. În acest fel, atenuați îngrijorarea oamenilor cu privire la faptul că sunt ignorați, precum și nevoia de a-și verifica toată ziua căsuța de e-mail. Destinatarul e-mailului poate apoi să evalueze cât timp îi va lua rezolvarea întrebării și să stabilească un termen realist pentru un răspuns adecvat. 

Expeditorul este asigurat de rapiditatea soluționarea primului contact, iar destinatarul și-a acordat suficient timp pentru a aborda problema în mod corespunzător. 

Alocați timp pentru a vă gestiona căsuța poștală

Monitorizarea constantă a căsuței de primire poate adăuga presiune și vă poate răpi atenția de la alte sarcini.

Rezervați-vă momente în timpul zilei pentru a vă verifica e-mailul. 

Acest lucru va fi diferit în funcție de persoană și de industrie, dar programarea unor momente prestabilite pentru gestionarea inbox-ului vă poate ajuta să fiți mai organizat și mai puțin distras. 

Încercați la prima oră dimineața, chiar înainte de prânz și la sfârșitul zilei. Sau poate că vă merge mai bine dacă petreceți câteva ore consecutive ocupându-vă de e-mailuri și restul zilei lucrând la alte lucruri. 

Oricare ar fi programul tău, dacă ai unul îți va permite să te concentrezi asupra unui singur lucru la un moment dat. 

Creați dosare de e-mail

Dosarele de e-mail pot fi un instrument neglijat în arsenalul dvs., dar acestea reprezintă un sistem excelent pentru arhivarea informațiilor. 

Folosiți dosare pentru a vă organiza e-mailurile în categorii sau niveluri de prioritate. După ce ați citit ceva, stabiliți unde merge și puneți-l la locul lui.

Puteți chiar să vă duceți organizația mai departe și să aveți conturi de e-mail separate pentru muncă, lucruri personale, înscrieri, etc. 

Utilizați automatizarea

Setarea filtrelor pentru a bloca gunoiul, persoanele sau anumite cuvinte de spam în liniile de subiect este un bun început.

De asemenea, puteți utiliza automatizarea e-mailurilor pentru a vă eficientiza mesajele primite și trimise. Cum ar fi automatizarea procesului de confirmare cu un simplu mesaj "Am primit e-mailul dvs...", care se declanșează la solicitarea unui client. Sau șabloanele de e-mail care acoperă un set de întrebări frecvente. 

Ștergeți, dezabonați, marcați ca spam

Fiți necruțători. Nu luați prizonieri. 

Dacă există e-mailuri vechi și neimportante la care nu veți ajunge niciodată, ștergeți-le.

Dacă un spam trece de filtrele dvs., marcați-l.

Dacă există un blog pe care îl iubeai, dar pe care nu îl mai citești, dezabonează-te de la lista de corespondență.

Încercați să obțineți un "inbox zero" - comunicări importante pe care le citiți, la care răspundeți și pe care le arhivați în mod eficient. 

Ajungeți la Zero Inbox în cel mai scurt timp

Este posibil să lucrați mai productiv, să comunicați mai eficient și să lăsați stresul de la locul de muncă acolo unde îi este locul: la locul de muncă. 

Cu o curățare temeinică de primăvară a căsuței de primire și câteva strategii dovedite pentru a opri supraîncărcarea cu e-mailuri, puteți ajunge la o căsuță de primire zero în cel mai scurt timp.

Linie și puncte
Linie și puncte