Πώς να φτάσετε στο Inbox Zero με 7 αποτελεσματικούς τρόπους

Τι είναι υπερφόρτωση email;

Όποιος έχει διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γνωρίζει το άγχος του να βλέπει τα μηνύματά του να συσσωρεύονται, αδιάβαστα, αναπάντητα, αμείωτα. 

Δωρεάν για να χρησιμοποιήσετε την εικόνα που προέρχεται από το Pexels

Η υπερφόρτωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ακριβώς αυτό που ακούγεται: η αδυναμία να παρακολουθείτε τα επαγγελματικά ή τα προσωπικά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - και συχνά και τα δύο.

Έχετε πάρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δεν έχετε αρκετό χρόνο για να απαντήσετε. Αυτό μπορεί να επηρεάσει την προσωπική σας απόδοση, καθώς και την αποτελεσματικότητα της επιχείρησής σας.

Η απάντηση σε αυτό είναι το μηδενισμό των εισερχομένων - όχι απαραίτητα με άδεια εισερχόμενα email, αλλά με μηδενικά αδιάβαστα email, με διαχειρίσιμο επικοινωνιακό φορτίο και με πολύ πιο οργανωμένα εισερχόμενα.

Πώς να αναγνωρίζετε την υπερφόρτωση email

Η αναγνώριση των σημείων υπερφόρτωσης με email είναι το πρώτο βήμα για να μηδενίσετε τα εισερχόμενα μηνύματα. Ορίστε λοιπόν μερικά πράγματα που πρέπει να προσέξετε:

Επικοινωνεί αποτελεσματικά η ομάδα σας;

Ο Τζεφ έχει στείλει στη Σάλι τρία σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την τελευταία τους συνάντηση, αλλά τα αδιάβαστα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Σάλι είναι εκατοντάδες.

Οι εντάσεις στους χώρους εργασίας αυξάνονται διαρκώς. Η Sally κάνει όλο και πιο συχνά διαλείμματα για τσιγάρο. Διαχείριση έργου έχει ξεφύγει από τις ράγες. Και ο Τζεφ ακόμα δεν ξέρει ποια γραμματοσειρά πρέπει να χρησιμοποιήσει στο τελευταίο εκστρατεία μάρκετινγκ.

Σας θυμίζει κάτι;

Η υπερφόρτωση με ηλεκτρονικά μηνύματα μπορεί να εμποδίσει την επικοινωνία στο χώρο εργασίας. Εάν οι πληροφορίες δεν διαδίδονται αποτελεσματικά, κινδυνεύετε να καθυστερήσετε τις προθεσμίες, να μην γνωρίζετε πώς να διαχειρίζεστε έργα αποτελεσματικά, σύγχυση μεταξύ των συμπαικτών σας και βασικές λεπτομέρειες που ξεφεύγουν.

Χάνετε ή χάνετε σημαντικά μηνύματα;

Εκτός του ότι εμποδίζει την επικοινωνία γενικά, η υπερφόρτωση των εισερχομένων σας θέτει σε κίνδυνο να χάσετε πράγματα. Τα ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κρύβουν τα μηνύματα που πραγματικά πρέπει να διαβάσετε.

Τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ωθούν τα παλιά μηνύματα προς τα κάτω στη λίστα του προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Μόλις η λίστα αυτή γίνει αρκετά μεγάλη, θα μπορέσετε ποτέ να ασχοληθείτε με αυτά τα παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Κι αν είναι σημαντικά; Τι γίνεται αν περιέχουν εκείνη τη μοναδική πληροφορία που έχετε σπαταλήσει ώρες ψάχνοντας;

Είναι πολύ εύκολο να παραβλέψετε, να διαγράψετε ή να εθελοτυφλήσετε για τη βελόνα στα άχυρα, ακόμη και αν έχετε ξεχωριστό φάκελο για τα πιο σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Οι εξωτερικές σας επικοινωνίες υποφέρουν;

Εάν οι πελάτες σας περιμένουν συνεχώς ημέρες ή εβδομάδες για μια απάντηση από εσάς ή εάν λαμβάνετε παράπονα για την έλλειψη εξυπηρέτησης πελατών, μπορεί να υποφέρετε από υπερφόρτωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λόγω του τεράστιου όγκου των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χαμηλώνοντας το AHT (μέσος χρόνος χειρισμού) είναι ζωτικής σημασίας για την οικοδόμηση μιας καλής επιχείρησης με επαναλαμβανόμενες υπηρεσίες.

Η υπερφόρτωση με ηλεκτρονικά μηνύματα σας θέτει σε κίνδυνο να απομακρύνετε τους πολύτιμους πελάτες και πελάτες σας.

Ελέγχετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά τη δουλειά;

Η καλή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής είναι ζωτικής σημασίας για όλους μας, παρόλο που οι περισσότεροι από εμάς δεν έχουμε στρατηγική διαχείρισης του χρόνου.

Πηγαίνοντας στο σπίτι για να ελέγξετε ψυχαναγκαστικά τα εισερχόμενά σας, να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και παρακολούθηση των συναντήσεων είναι το αντίθετο μιας καλής ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Αν δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε όλα τα παραπάνω κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας και περνάτε μεγάλο μέρος του ελεύθερου χρόνου σας προσπαθώντας να τα προλάβετε, τότε σίγουρα έχετε υπερφόρτωση με email.

Υπάρχουν ορισμένα μάλλον ανησυχητικά στατιστικά στοιχεία που δείχνουν ότι η κακή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής μπορεί να επηρεάσει την υγεία, τις σχέσεις και την παραγωγικότητα.

Εικόνα που προέρχεται από από το ergonomictrends.com

Αυτό μας οδηγεί στον αντίκτυπο της υπερφόρτωσης με email στην εταιρεία σας

Τόσο οι άνθρωποι όσο και οι επιχειρήσεις είναι συστήματα και τα υπερφορτωμένα συστήματα οδηγούν σε υποβάθμιση, αρνητικές επιδόσεις και τελικά σε αποτυχία.

Είτε είστε εταιρεία που προσφέρει υπηρεσίες επαλήθευσης email ή μεμονωμένος ελεύθερος επαγγελματίας που γράφει κώδικα για ιστότοπους, μπορεί να επηρεαστείτε από την υπερφόρτωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αντίκτυπος στους εργαζομένους

Μιλήσαμε για τη σημασία της ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Η υπερφόρτωση με ηλεκτρονικά μηνύματα δεν είναι όλη η ιστορία, φυσικά, αλλά είναι ένας παράγοντας που συμβάλλει στη δυσφορία στην προσωπική ζωή ενός εργαζομένου.

Ξοδεύετε ώρες την ημέρα προσπαθώντας να τακτοποιήσετε τις επικοινωνίες- διακόπτετε συνεχώς σημαντικά έργα για να απαντήσετε σε ερωτήματα- ξεφυλλίζετε τα εισερχόμενά σας στο μεσημεριανό σας διάλειμμα- απαντάτε σε συναδέλφους στο κρεβάτι- ακόμα και απλά ανησυχείτε για τα αδιάβαστα email σας που συσσωρεύονται, γνωρίζοντας ότι θα πρέπει να τα αντιμετωπίσετε κάποια στιγμή.

Αυτό μπορεί να σκοτώσει την προσωπική παραγωγικότητα και να οδηγήσει σε εξουθένωση.

Επιπτώσεις στις εταιρείες

Είναι λογικό ότι οι αγχωμένοι και εξαντλημένοι εργαζόμενοι επηρεάζουν αρνητικά την εταιρεία σας στο σύνολό της.

Οι δυσαρεστημένοι εργαζόμενοι φρεσκάρουν τα βιογραφικά τους- αν ο στόχος της εταιρείας σας είναι η διατήρηση των εργαζομένων, πρέπει να κατανοήσετε τον αντίκτυπο της υπερφόρτωσης με ηλεκτρονικά μηνύματα στην επιχείρησή σας.

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποσπούν την προσοχή από την εργασία. Διακόπτουν την εστίαση και η εστίαση μπορεί να είναι δύσκολο να επαναπροσανατολιστεί σε σημαντικές εργασίες. Εάν οι υπάλληλοί σας περνούν μέρη του χρονοδιαγράμματα εργασίας να περάσουν από τα εισερχόμενά τους, δεν εργάζονται αποτελεσματικά.

Αυτό μπορεί να έχει αρνητικό αντίκτυπο στην εταιρεία σας. Μπορεί να χάσετε επιχειρηματικές ευκαιρίες επειδή αργείτε πολύ να απαντήσετε σε υποψήφιους πελάτες. Μπορεί να καθυστερήσετε τις προθεσμίες χάνοντας ζωτικής σημασίας πληροφορίες. Μπορεί να υποτιμήσετε την αξία της προσεκτικά σχεδιασμένη καμπάνια email με το να κολλάτε παίζοντας email catch-up.

Τίποτα από αυτά δεν ευνοεί την παραγωγικότητα, ούτε για τα άτομα ούτε για την επιχείρησή σας.

Πώς μπορείτε λοιπόν να επιτύχετε το μηδέν στα εισερχόμενα;

Διευκρινίσαμε ότι η μηδενική εισερχόμενη αλληλογραφία δεν σημαίνει απαραίτητα μηδέν emails. τελεία. Το μηδενικό εισερχόμενο είναι ένα διαχειρίσιμο εισερχόμενο, και εδώ είναι μερικές αποδεδειγμένες τεχνικές για να το επιτύχετε στην ψηφιακή σας ζωή.

Επικοινωνήστε με άλλα μέσα

Τα ηλεκτρονικά μηνύματα είναι υπερεκτιμημένα, θα πουν ορισμένοι ειδικοί σε θέματα παραγωγικότητας.

Εντάξει, αυτό δεν είναι αλήθεια. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα θαύμα της σύγχρονης τεχνολογίας που έχει φέρει επανάσταση στον τρόπο με τον οποίο επικοινωνούμε.

Αλλά έχουν ένα χρόνο και ένα μέρος, και αυτό δεν είναι συνέχεια και παντού. Ειδικά διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουμε σε καθημερινή βάση.

Άμεση ανταλλαγή μηνυμάτων

Η αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναγνωρίζει ήδη ότι το ερώτημά σας δεν χρειάζεται άμεση απάντηση. Τα στιγμιαία μηνύματα είναι σαν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά πιο γρήγορα, επιτρέποντας τη συνομιλία μεταξύ σας να γίνεται με την ευκολία του καθενός.

Ένας τρόπος για να μηδενίσετε τα εισερχόμενα και να αποφύγετε τα ανεπιθύμητα μηνύματα είναι να στείλετε απλώς ένα μήνυμα στο Slack. Είναι μία από τις πιο εύκολες συμβουλές διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν θέλετε να αποφύγετε τον έλεγχο του ταχυδρομείου σας πολλές φορές την ημέρα.

Τηλεφωνικές κλήσεις

Αν χρειάζεστε μια γρήγορη απάντηση σε κάτι ή αν θέλετε να συζητήσετε κάτι, φωνητικές κλήσεις εξακολουθούν να αποτελούν ένα από τα καλύτερα εργαλεία επικοινωνίας. Αξίζει ακόμη και να χρησιμοποιήσετε ένα υπηρεσία σταθερής τηλεφωνίας που είναι αξιόπιστο και μπορεί να λειτουργήσει ανά πάσα στιγμή, χωρίς διαδίκτυο ή κατά τη διάρκεια διακοπής ρεύματος.

Ένας τρόπος για να διατηρήσετε καθαρά τα εισερχόμενα είναι να σηκώνετε το τηλέφωνο κάθε τόσο.

Πρόσωπο με πρόσωπο

Ορισμένα πράγματα εξακολουθούν να επωφελούνται από την αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο. Η συζήτηση ιδεών με μια ομάδα ή η εκτενής συζήτηση σημαντικών πληροφοριών μπορεί να λειτουργήσει καλύτερα με προσωπικές συναντήσεις ή βιντεοκλήσεις. Είναι καλύτερο να απαλλαγείτε από τα περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις περιττές ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την αρχή.

Και παρόλο που αυτές οι συναντήσεις δεν είναι δυνατές για όλους (π.χ. για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους), είναι ένας καλός τρόπος να έχετε λίγο χρόνο για να συγκεντρωθείτε με το πλήρωμά σας.

Επικοινωνήστε αποτελεσματικά

Σας βομβαρδίζουν με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά από μια συνάντηση;

Αν ναι, ίσως οι συσκέψεις σας δεν είναι τόσο παραγωγικές όσο θα μπορούσαν να είναι και μπορείτε να κάνετε μερικά απλά βήματα για να το διορθώσετε - χωρίς να γίνετε γκουρού της παραγωγικότητας.

Προγραμματίστε προσεκτικά τις συνεδριάσεις ώστε να απαντήσετε σε όσο το δυνατόν περισσότερες ερωτήσεις και αφήστε χρόνο στο τέλος για ερωτήσεις παρακολούθησης, συνοψίσεις και σημαντικές συζητήσεις.

Και όταν γράφετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, βεβαιωθείτε ότι είναι υψηλή ποιότητα, ευανάγνωστα και να περιέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες, ώστε να μην καταλήξουν ως ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν διαβάζονται.

Καθορισμός προσδοκιών σχετικά με τους χρόνους απόκρισης

Τα εμπόδια στην έγκαιρη επικοινωνία μπορεί να οφείλονται σε πράγματα όπως η πολυπλοκότητα του ζητήματος ή οι επιχειρήσεις που λειτουργούν σε διαφορετικές ζώνες ώρας.

Εκτός από τη χρήση διαφορετικών καναλιών, ο καθορισμός ρεαλιστικών προσδοκιών για απαντήσεις μπορεί να βοηθήσει τόσο τους υπαλλήλους όσο και τους πελάτες να χαλαρώσουν, καθώς γνωρίζουν πότε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους θα λάβουν απάντηση.

Θα μπορούσατε να ορίσετε πολιτικές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένου ότι όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα λάβουν επιβεβαίωση εντός 24 ωρών. Με αυτόν τον τρόπο, ανακουφίζετε τους ανθρώπους από την ανησυχία τους ότι αγνοούνται, καθώς και από την ανάγκη να ελέγχουν τα εισερχόμενά τους όλη την ημέρα. Ο παραλήπτης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί στη συνέχεια να εκτιμήσει πόσο χρόνο θα χρειαστεί για την επίλυση του ερωτήματος και να ορίσει ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα για την κατάλληλη απάντηση.

Ο αποστολέας διασφαλίζεται από τη γρήγορη Ψήφισμα πρώτης επαφής, και ο παραλήπτης έχει δώσει στον εαυτό του αρκετό χρόνο για να αντιμετωπίσει σωστά το ζήτημα.

Διαθέστε χρόνο για να διαχειριστείτε τα εισερχόμενά σας

Η συνεχής παρακολούθηση των εισερχομένων σας μπορεί να προσθέσει πίεση και να κλέψει την προσοχή σας από άλλες εργασίες. Έχοντας ένα ακατάστατο εισερχόμενο μπορεί να σας κάνει να ταξινομείτε τα μηνύματα για ώρες κάθε εβδομάδα.

Ορίστε ώρες κατά τη διάρκεια της ημέρας για να ελέγχετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, ειδικά αν λαμβάνετε μεγάλο όγκο ηλεκτρονικών μηνυμάτων.

Αυτό θα είναι διαφορετικό ανάλογα με το άτομο και τον κλάδο, αλλά ο προγραμματισμός καθορισμένων χρόνων για τη διαχείριση των εισερχομένων μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε πιο οργανωμένοι και λιγότερο αφηρημένοι.

Δοκιμάστε το πρωί, λίγο πριν το μεσημεριανό γεύμα και στο τέλος της ημέρας. Ή ίσως δουλεύετε καλύτερα αν περνάτε αρκετές συνεχόμενες ώρες ασχολούμενοι με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το υπόλοιπο της ημέρας ασχολούμαστε με άλλα πράγματα.

Όποιο κι αν είναι το πρόγραμμά σας, η ύπαρξη ενός τέτοιου προγράμματος θα επιτρέψει στο μυαλό σας να επικεντρωθεί σε ένα πράγμα κάθε φορά και να ταξινομήσει τις λίστες email χωρίς πρόβλημα.

Δημιουργία φακέλων email

Οι φάκελοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι ένα παραγνωρισμένο εργαλείο στο οπλοστάσιό σας, αλλά είναι ένα εξαιρετικό σύστημα για την αρχειοθέτηση πληροφοριών.

Χρησιμοποιήστε φακέλους για να οργανώσετε τα email σας σε κατηγορίες ή επίπεδα προτεραιότητας. Μόλις διαβάσετε κάτι, βρείτε πού ανήκει και βάλτε το στη θέση του. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φίλτρα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ταξινομήσετε τα διαφημιστικά μηνύματα σε έναν φάκελο και τα σημαντικά μηνύματα σε φακέλους δράσης που απαιτούν άμεση δράση.

Μπορείτε ακόμη και να προχωρήσετε την οργάνωσή σας και να έχετε ξεχωριστούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για δουλειά, προσωπικά πράγματα, εγγραφές κ.λπ.

Χρήση αυτοματισμού

Η ρύθμιση φίλτρων για τον αποκλεισμό ανεπιθύμητων μηνυμάτων, ανθρώπων ή συγκεκριμένων λέξεων spam στις γραμμές θέματος είναι μια καλή αρχή.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτοματοποίηση email για τον εξορθολογισμό των εισερχόμενων και εξερχόμενων μηνυμάτων σας. Όπως η αυτοματοποίηση της διαδικασίας επιβεβαίωσης με ένα απλό "λάβαμε το email σας..." που ενεργοποιείται μετά από ένα ερώτημα του πελάτη. Ή πρότυπα email που καλύπτουν ένα σύνολο συχνών ερωτήσεων.

Διαγραφή, διαγραφή, σήμανση ως spam

Να είστε αδίστακτοι. Μην αφήνετε αιχμαλώτους στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Αν υπάρχουν παλιά, ασήμαντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν πρόκειται ποτέ να ασχοληθείτε, διαγράψτε τα.

Αν υπάρχει ανεπιθύμητη αλληλογραφία που περνάει από τα φίλτρα σας, επισημάνετέ την.

Αν υπάρχει ένα ιστολόγιο που αγαπούσατε αλλά δεν διαβάζετε πλέον, διαγραφείτε από τη συγκεκριμένη λίστα αλληλογραφίας.

Προσπαθείτε να επιτύχετε μηδενικό αριθμό εισερχομένων - σημαντικές επικοινωνίες που διαβάζετε, απαντάτε και αρχειοθετείτε αποτελεσματικά.

Φτάστε στο μηδέν των εισερχομένων σε χρόνο μηδέν

Είναι δυνατόν να εργάζεστε πιο παραγωγικά, να επικοινωνείτε πιο αποτελεσματικά και να αφήνετε το εργασιακό σας άγχος εκεί που ανήκει: στη δουλειά.

Με ένα διεξοδικό ανοιξιάτικο καθάρισμα των εισερχομένων σας και μερικές αποδεδειγμένες στρατηγικές για να σταματήσετε την υπερφόρτωση με email από το να ξαναγυρίσει, μπορείτε να φτάσετε στο μηδέν των εισερχομένων σε χρόνο μηδέν. Όλα ξεκινούν με μια στρατηγική διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και μπορείτε επίσης να εξετάζετε τα email σας εύκολα και γρήγορα.