你有过周日恐惧症吗？
工作周开始前的那种恐惧感，因为你知道你的待办事项清单有胳膊那么长，而你的睡眠将短暂而不稳定。
当你进入工作状态并打开收件箱时，你将不得不面对 808 封未读邮件，因为一天中会有更多的邮件涌入。
您可能专注于医疗保健软件解决方案、开发最新技术或简化客户生命周期管理流程–无论您的业务是什么，电子邮件超载都会造成严重影响。
什么是电子邮件超载？
任何拥有电子邮件地址的人都知道，看着自己的电子邮件堆积如山，无人阅读、无人回复，压力有增无减。
图片来源于 Pexels，可免费使用
电子邮件超载就像它听起来的样子：无法及时处理工作或私人电子邮件，而且经常是两者兼而有之。
您收到的电子邮件太多，却没有足够的时间回复。这会影响您的个人表现和业务效率。
答案就是 “收件箱为零”–不一定是收件箱空空如也，而是未读邮件为零、沟通负荷可控、收件箱更加井井有条。
如何识别电子邮件超载
认识到电子邮件超载的迹象是实现收件箱 “零 “目标的第一步。以下是一些需要注意的事项：
您的团队是否进行了有效的沟通？
杰夫已就上次会议向莎莉发送了三封重要的后续邮件，但莎莉的未读邮件却多达数百封。
工作场所的气氛越来越紧张。萨利抽烟休息的频率越来越高。 项目管理也出了问题。杰夫还不知道在最新的营销活动中应该使用什么字体。
听起来耳熟吗？
电子邮件过载会阻碍工作场所的沟通。如果信息得不到有效传播，就有可能延误最后期限、不知道如何有效管理项目、队友之间产生混淆以及重要细节被遗漏。
您是否丢失或遗漏了重要信息？
收件箱过载不仅会妨碍一般的交流，还会让你有遗漏的风险。垃圾邮件会掩盖你真正需要阅读的邮件。
新邮件会把旧邮件推到电子邮件客户端的列表中。一旦列表足够长，你还会去处理那些旧邮件吗？如果它们很重要呢？如果它们包含了你花了几个小时搜索的信息呢？
即使你为最重要的邮件建立了单独的文件夹，也很容易忽略、删除或对大海捞针视而不见。
您的对外交流是否受到影响？
如果你的客户总是要等上几天或几周才能得到你的回复，或者如果你收到了关于你缺乏客户服务的投诉，那么你可能是因为电子邮件数量过大而导致电子邮件超载。
降低 AHT（平均处理时间）对建立良好的重复服务业务至关重要。
电子邮件过载会使您面临赶走重要客户和顾客的风险。
你下班后会查看电子邮件吗？
良好的工作与生活平衡对我们每个人都至关重要，尽管我们大多数人都没有制定时间管理策略或使用屏幕时间应用程序。
回家后强迫性地查看收件箱、回复电子邮件和跟进会议，这与良好的工作与生活平衡背道而驰。
如果你在工作时间无法完成上述所有工作，而要花费大量的闲暇时间来追赶进度，那你肯定是电子邮件超载了。
有一些相当惊人的统计数字表明，工作与生活的不平衡会影响健康、人际关系和工作效率。
图片来源于ergonomictrends.com
这就引出了电子邮件超载对公司的影响
人类和企业都是一个系统，系统超载会导致性能下降、负面影响，并最终导致故障。
无论您是提供 电子邮件验证服务的公司，还是编写网站代码的个人自由职业者，都可能受到电子邮件超载的影响。
对员工的影响
我们谈到了平衡好工作与生活的重要性。
当然，电子邮件超载并不是问题的全部，但它是造成员工个人生活困扰的一个因素。
每天花几个小时来处理各种通信；经常从重要的项目中抽身出来回答问题；在午休时间翻阅收件箱；躺在床上给同事回信；甚至只是担心未读邮件堆积如山，知道自己总有一天要处理它们。
这会扼杀个人生产力，导致职业倦怠。
对公司的影响
压力过大和疲惫不堪的员工会对整个公司产生负面影响，这是情理之中的事。
不开心的员工会在简历上大做文章；如果贵公司的目标是让员工满意，就需要了解电子邮件过载对公司业务的影响，而不仅仅是员工福利等（例如，实施良好的安全和健康计划会如何影响员工的留任？）
电子邮件会将注意力从工作上转移开。它们会分散注意力，而注意力很难重新回到重要任务上。如果您的员工把工作时间的一部分用来处理收件箱，那么他们的工作效率就不高。
这会对您的公司造成不利影响。您可能会因为过长时间才回复潜在客户而失去商机。您可能会因为丢失重要信息而延误最后期限。您可能会因为玩电子邮件追赶游戏而陷入困境，从而使您 精心策划的电子邮件营销活动大打折扣。
无论对个人还是企业来说，这都不利于提高工作效率。
那么，如何实现收件箱为零？
我们已经澄清，”零收件箱 “并不一定意味着完全没有电子邮件。零收件箱是指可管理的收件箱，以下是一些在数字生活中实现零收件箱的行之有效的技巧。
通过其他方式交流
有些生产力专家会说，电子邮件被高估了。
好吧，这不是真的。电子邮件是现代科技的一个奇迹，它彻底改变了我们的沟通方式。
但是，它们有其存在的时间和地点，并不是时时刻刻、 无处不在。尤其是我们每天都会收到的促销电子邮件。
即时消息
发送电子邮件已经表明您的询问不需要立即得到回复。即时信息就像电子邮件，但速度更快，可以在每个人方便的时候进行来回聊天。
实现收件箱 “零 “目标并避免垃圾邮件的方法之一，就是直接发送 Slack 消息。如果你想避免每天多次检查邮件，这是最简单的电子邮件管理技巧之一。
电话
如果您需要快速回答某件事情或需要把事情说清楚， 语音电话仍然是最好的通信工具之一。甚至值得使用可靠的 座机电话服务，它可以在没有网络或停电的情况下随时工作。
保持收件箱整洁的方法之一就是时不时地拿起电话。
面对面
有些事情仍然需要面对面的交流。与团队讨论想法或详细讨论重要信息时，面谈或视频通话的效果会更好。最好一开始就删除不必要的电子邮件和不必要的电子邮件通知。
虽然这些会议并不是对所有人都适用（例如远程工作人员），但却是与员工共享一些专注时间的好方法。
有效沟通
您是否在会后被大量后续电子邮件轰炸？
如果是这样，也许你的会议没有达到应有的效率，你可以采取几个简单的步骤来解决这个问题，而不必成为生产力大师。
精心策划会议，尽可能多地回答问题，并在会议结束时留出时间进行后续提问、总结和重要讨论。
在撰写跟进邮件时，要确保邮件 质量高、可读性强，并包含必要的信息，以免最终成为无人阅读的垃圾邮件。
设定响应时间预期
阻碍及时沟通的原因可能是问题的复杂性或企业在不同时区运作。
除了使用不同的渠道外，设定切实可行的回复预期也有助于员工和客户放松心情，因为他们知道自己的电子邮件何时会得到回复。
你可以制定 公司的电子邮件政策，包括所有电子邮件将在 24 小时内收到确认。这样，你就能减轻人们对被忽视的担忧，以及整天查看收件箱的冲动。然后，电子邮件的接收者可以评估他们需要多长时间来解决询问，并为适当的回复设定一个现实的时间框架。
发件人可以通过快速的 首次联系解决问题，而收件人也有足够的时间妥善解决问题。
分配时间管理收件箱
持续监控收件箱会增加压力，并分散你对其他任务的注意力。收件箱杂乱无章会让你每周都要花几个小时整理信息。
在一天中留出检查电子邮件的时间，尤其是当你收到大量电子邮件时。
这因人和行业而异，但安排固定的时间来管理收件箱可以帮助你保持更有条理，减少分心。
试着在早上第一件事、午饭前和下班时处理。或者，你最好连续花几个小时处理电子邮件，剩下的时间处理其他事情。
无论你的日程安排如何，有了它就能让你一次只专注于一件事，轻松整理电子邮件列表。
创建电子邮件文件夹
电子邮件文件夹可能是一个被忽视的工具，但它却是一个很好的信息归档系统。
使用文件夹将电子邮件按类别或优先级进行整理。一旦你阅读了某封邮件，就找出它的归属，并将其放到合适的位置。例如，您可以使用电子邮件过滤器，将促销邮件归入一个文件夹，将重要邮件归入需要立即采取行动的行动文件夹。
您甚至可以进一步完善您的组织结构，为工作、个人事务、注册等设置 独立的电子邮件账户。
使用自动化
设置过滤器阻止垃圾邮件、人或主题行中的特定垃圾邮件词是一个良好的开端。
您还可以使用 电子邮件自动化来简化接收邮件和发送邮件的流程。例如，使用简单的 “我们已收到您的电子邮件…… “来实现确认流程自动化，并在客户询问时触发。或者是涵盖一系列常见问题的电子邮件模板。
删除、取消订阅、标记为垃圾邮件
残酷无情。在电子邮件程序中绝不留活口。
如果有一些旧的、不重要的邮件你永远也不会去处理，那就删除它们。
如果有垃圾邮件通过过滤器，请标记出来。
如果有你曾经喜欢但现在不再阅读的博客，请取消订阅该邮件列表。
您正在努力实现 “零收件箱”–您正在阅读、回复并有效归档的重要通信。
立即实现收件箱清零
我们可以让工作更有成效，沟通更有效率，把工作压力留在属于它的地方：工作。
春季彻底清理收件箱，并采用一些行之有效的策略来阻止电子邮件超载的情况再次发生，你就能在短时间内达到收件箱为零的目标。一切从电子邮件管理策略开始，您也可以轻松快速地浏览您的电子邮件。
