Jak exportovat e-mailový seznam ze služby Gmail

Dnes vám ukážeme jednoduchý postup, jak to udělat, a to krok za krokem, který zvládne každý.

Co je Gmail?

Gmail je e-mailová služba společnosti Google. V roce 2004 byla poprvé spuštěna jako experiment a uživatelé se k ní připojovali pouze na základě pozvánek. Experimentální fáze služby Gmail skončila v roce 2009, kdy byl tento e-mailový klient zpřístupněn široké veřejnosti. 

Služba byla navržena tak, aby překonala všechny ostatní dostupné e-mailové služby a nabídla obrovské množství úložného prostoru, dobře navržené a snadno použitelné rozhraní s pokročilými bezpečnostními funkcemi a více schránek, které lze snadno spravovat díky různým filtrům a štítkům. 

Díky těmto vynikajícím funkcím se Gmail odlišuje od konkurence a je dnes celosvětově tak oblíbeným e-mailovým klientem. Gmail je součástí aplikace Google Workspace, ale lze jej používat i jako samostatný program.

Dnes už téměř neexistuje člověk, který by neměl e-mailovou adresu na Gmailu. A možná ji používáte i pro svůj firemní účet. Služba Gmail však není pro firemní použití nejvhodnější, a proto možná budete chtít exportovat svůj seznam adresátů ze služby Gmail do nějakého jiného nástroje.

Zde je návod, jak to udělat.

Jak exportovat kontakty Google

Pokud potřebujete stáhnout e-mailový seznam z Gmailu, jistě vás potěší, že ať už k tomu máte jakýkoli důvod, stačí k tomu několik jednoduchých kroků. Začněte tím, že kliknete na rozbalovací nabídku aplikace Gmail, kterou najdete v levé boční nabídce navigačního panelu ve svém účtu Gmail. Z dalšího rozbalovacího menu aplikace, které se zobrazí, vyberte položku "Kontakty".

Zobrazí se dialogové okno, ve kterém můžete vybrat možnost "Skupina". Poté vyberte skupinu, ze které chcete stáhnout seznam adresátů. Můžete vybrat svůj hlavní seznam kontaktů, seznam nejčastěji kontaktovaných příjemců nebo jakoukoli jinou skupinu, kterou jste vytvořili. Pokud chcete exportovat každou jednotlivou e-mailovou adresu do svého účtu Gmail, klikněte na možnost 'Všechny kontakty'.

Jakmile tak učiníte, průvodce stahováním vás přesměruje na stránku, kde si můžete vybrat formát souboru, do kterého chcete stažený seznam e-mailů uložit. Pokud chcete exportovaný seznam kontaktů používat i mimo službu Gmail, pak je jednou z nejdoporučovanějších možností formát CSV. Po výběru požadovaného formátu souboru klikněte na tlačítko "Exportovat".

Zobrazí se nové dialogové okno pro uložení staženého seznamu. Před výběrem umístění, kam chcete soubor uložit, klikněte na "Uložit soubor" a poté na "OK". Pojmenujte soubor a nakonec klikněte na "Uložit", než zkontrolujete, zda byl soubor úspěšně uložen do zvoleného umístění.

Jak exportovat e-maily i kontakty v aplikaci Gmail

Kromě exportu všech kontaktů ze služby Gmail je k dispozici také možnost exportu e-mailových zpráv. Možná to budete chtít udělat kvůli zálohování zpráv nebo jednoduše proto, že je chcete přesunout na jinou platformu a obchodovat prostřednictvím e-mailu. 

Chcete-li exportovat e-mailové zprávy ze služby Gmail, otevřete webový prohlížeč, přejděte do služby Gmail a v případě potřeby se přihlaste. Po přihlášení klikněte na Google Apps. Jedná se o symbol devíti obdélníků, který se nachází v pravém horním rohu. Jakmile se objeví rozbalovací nabídka, klikněte na "Account" (Účet) a přejděte na "Personal Info & Privacy" (Osobní informace a soukromí). 

Poté v levém horním rohu vyberte možnost "Ovládat svůj obsah". Vyberte možnost "Vytvořit archiv" a klikněte na "Vybrat data k zahrnutí". Stiskněte tlačítko "Další" a z dostupných možností vyberte požadovanou možnost formátování. Po dokončení klikněte na tlačítko "Vytvořit archiv". 

Počkejte několik sekund nebo minut, než Gmail vyexportuje všechny e-maily. Poté obdržíte do své schránky Gmail e-mail obsahující soubor zip se všemi archivovanými e-mailovými zprávami.

Pro obchodníky s e-maily to může být užitečný postup, jak zdokonalit svou e-mailovou strategii a psát efektivnější e-maily - protože mohou analyzovat e-maily, které napsali a které obdrželi od svého e-mailového publika.

Proč byste si měli uspořádat seznam kontaktů ve službě Gmail

Před exportem kontaktů ze služby Gmail je možná budete chtít uspořádat do různých seznamů a e-mailových složek. Pokud provozujete firmu používající službu Gmail, jsou vaše kontakty obzvláště důležité. 

I když svůj seznam neexportujete, jeho dobrá organizace vám usnadní komunikaci s důležitými lidmi a pomůže vám dosáhnout obchodního úspěchu. Organizace a řízení vašich kontaktů v Gmailu pomáhá s rychlejším a bezproblémovým exportem a může být také důležitým krokem k posílení vašich obchodních vztahů namísto běžného rozesílání e-mailů.

Možná jste stejně jako mnoho uživatelů Gmailu o svých kontaktech v Gmailu příliš nepřemýšleli a považujete je pouze za něco, co slouží k online konverzacím. Dobrou zprávou je, že Gmail nabízí řadu vynikajících nástrojů pro správu kontaktů, které vám umožní používat kontaktní údaje z Gmailu při používání dalších nástrojů společnosti Google pro zvýšení produktivity, jako je například Kalendář.

Proč je můj seznam kontaktů Google důležitý?

Možná si říkáte, proč je tak důležité mít dobře organizovaný a spravovaný seznam kontaktů. Koneckonců Gmail pohodlně automaticky ukládá všechna e-mailová ID, na která posíláte e-maily. Pokud však věnujete čas třídění a organizaci kontaktů, usnadní vám to jejich export v budoucnu a umožní vám to lépe využívat celý seznam funkcí, které Google nabízí. 

Mějte na paměti, že časem můžete mít v Gmailu spoustu kontaktů, z nichž některé nemáte důvod v budoucnu znovu kontaktovat. Jejich uspořádání do skupin, které dávají smysl, je vždy lepší a umožní vám rychleji najít a oslovit kontakty, se kterými jste v kontaktu. Na segmentované seznamy e-mailů můžete například snadno posílat studené e-maily.

Navíc seznamy e-mailů často zastarávají a obsahují již nepoužívané kontaktní adresy, a proto je čistý seznam e-mailů předpokladem pro skvělou e-mailovou strategii.

Vzhledem k tomu, že seznam kontaktů v Gmailu je součástí vašeho celkového účtu Google, bude seznam nastavený v Gmailu stejný jako seznam, který můžete používat v jiných nástrojích Google Workspace, což může usnadnit například sdílení dokumentů a souborů nebo sdílení kalendáře.

V souvislosti s tím je snazší posílat e-mailové zpravodaje, studené e-maily nebo jiné dávkové e-maily, pokud máte své seznamy hromadných e-mailů přehledné a uspořádané. Jedním z tajemství efektivních e-mailů, které znají všichni obchodníci s e-maily, je, že kvalita vašeho seznamu určuje výsledky.

Jak importovat seznam kontaktů ze služby Gmail

Pokud přecházíte na Gmail z jiného e-mailového klienta, prvním krokem k získání jmen v seznamu kontaktů Gmailu je jejich import. Za tímto účelem se přihlaste ke svému účtu Gmail a v levé boční nabídce okna Kontakty vyberte možnost Více a poté Importovat. 

Zobrazí se okno s názvem "Importovat kontakty z jiných účtů". Jakmile se zobrazí, klikněte na e-mailového klienta, kterého právě používáte a ve kterém jsou vaše kontakty uloženy. Obvykle budete vyzváni k odsouhlasení Zásad ochrany osobních údajů a Podmínek používání a poté budete požádáni o zadání přihlašovacích údajů pro přístup k jinému e-mailovému klientovi. Postupujte podle všech výzev, dokud se váš seznam kontaktů neimportuje do služby Gmail. 

Po dokončení se v účtu Gmail zobrazí seznam importovaných kontaktů. Obvykle budou umístěny ve skupině kontaktů nazvané "Importované kontakty (vašeho e-mailového klienta)". Název této skupiny můžete později změnit, pokud si to budete přát. Nezapomeňte, že touto metodou můžete najednou importovat pouze 3 000 kontaktů. 

Pokud potřebujete importovat více e-mailových kontaktů, měli byste použít jiného e-mailového klienta a vytvořit exportní seznam ve formátu CSV, který lze rozdělit na seznamy obsahující méně než 3 000 jmen. Tímto způsobem můžete později snadno odesílat hromadné e-maily (nebo hromadné e-maily) pomocí služby Gmail nebo jiného vybraného nástroje.

Jak vytvořit nový kontakt v aplikaci Gmail

Někdy si chcete do služby Gmail přidat jako kontakt někoho, s kým jste se právě seznámili, například pokud jste dostali vizitku s něčí e-mailovou adresou. Chcete-li v aplikaci Gmail přidat nový kontakt, přejděte na vyhledávací panel v horní části okna, kde můžete kontakt vyhledat zadáním e-mailové adresy a stisknutím tlačítka hledat. 

Můžete také použít ikonu štítku v pravém dolním rohu okna. Klikněte na ikonu "Přidat nové kontakty" a po výzvě zadejte jméno kontaktu, který chcete přidat, spolu s jeho profilovou ikonou. Na základě zadaného jména se vám mohou zobrazit návrhy s využitím stávajících profilů Google+. 

Poté klikněte na tlačítko Vytvořit, čímž se zobrazí prázdná karta kontaktu. Zadejte všechny informace, které chcete do nového kontaktu uložit, a klikněte na tlačítko 'Uložit'. Nyní jste o krok blíže k dalšímu e-mailová kampaň.

Jak vytvořit seznam kontaktů Gmail nebo Skupiny Google

Na Gmailu existuje funkce skupin, která pomáhá všem třídit jejich obsazené schránky a usnadňuje komunikaci - jmenuje se Skupiny Google.

Funkce Skupiny Google umožňuje lépe uspořádat kontakty v Gmailu jejich seskupením podle zvolených kritérií, přičemž každá skupina obsahuje e-mailovou adresu každého účastníka. Můžete mít například jednu skupinu pro přátele, další pro rodinu, jednu pro spolupracovníky, jednu pro klienty, jednu pro zaměstnance a další typy skupin Google s různým seznamem osob, které chcete oslovit. 

Chcete-li vytvořit skupinu, přejděte do okna Kontakty a na bočním panelu klikněte na možnost Nová skupina. Tím se zobrazí vyskakovací okno. Pojmenujte skupinu a klikněte na "Vytvořit skupinu". Poté můžete přidat kontakty kliknutím na tlačítko 'Přidat osobu' v pravém dolním rohu. Kliknutím na jméno osoby ji přidáte do skupiny nebo kliknutím na 'Vytvořit' vytvoříte nový kontakt, který přidáte do této skupiny.

Závěrečné shrnutí

E-mailové marketingové kampaně ran v Googlu jsou v pořádku - ale zasloužíte si něco lepšího. Exportem seznamu e-mailů ze služby Gmail si můžete zajistit, že příští e-mailovou kampaň můžete provést pomocí libovolného nástroje dle vlastního výběru. A v žádném případě se nejedná o náročný proces - zvládne ho každý.

A abyste ochránili své budoucí e-maily před odesláním na nesprávné kontaktní adresy, ověřte své seznamy včas! E-mailové distribuční seznamy mohou zastarat, protože e-maily zastarají, lidé je přestanou používat nebo třeba do vašeho seznamu přidají e-mail s překlepem.

Ověřte jednotlivé e-maily a seznamy pomocí nástroje Bouncer a zajistěte, aby vaše e-mailové metriky byly napříč e-mailovými marketingovými kampaněmi na špičkové úrovni! Zaregistrujte se k bezplatné zkušební verzi a začněte.

Často kladené otázky

Je snadné exportovat e-mailový seznam ze služby Gmail?

Ve skutečnosti je to natolik snadné, že to každý, kdo má účet Gmail, zvládne na několik kliknutí. Nezáleží na tom, kolik máte e-mailových ID, štítků kontaktů nebo skupin Google, je to snadné. Není třeba mít roli vlastníka nebo něco specifického - zvládne to každý, kdo má přístup k účtu Gmail.

Mohu exportovat seznam e-mailů ze služby Gmail do aplikace Excel?

Ano, ve výchozím nastavení se seznam exportuje do souboru CSV, který lze snadno otevřít v aplikaci Excel nebo Google Sheets.

Existují aplikace pro extrakci e-mailů, které mohu použít?

Ano, kromě výše popsané ruční možnosti (která je zcela zdarma) existují bezplatná i placená rozšíření pro Google Chrome a e-mailové aplikace, které vám pomohou automaticky exportovat kontaktní adresy Gmailu.