Záchytné e-maily: Definitivní průvodce pro e-mailové marketéry

Jak funguje záchytný e-mail

Záchytné servery jsou navrženy tak, aby majitelé firem nepřišli o žádné problémy, dotazy nebo podněty zákazníků. Pokud se například zákazník pokouší odeslat e-mail a adresa neexistuje, zobrazí se mu chybová zpráva a... e-mail se vrátí.

Při použití catchall adresy v doméně používáte určitý druh přesměrování e-mailů. I e-maily odeslané na neplatné e-mailové adresy se dostanou do vaší schránky.

Co je to univerzální e-mailový účet?

Pojmem "catch-all" se označuje něco, co zahrnuje zbytky nejrůznějších věcí. Catch-all e-mailové adresy se často vytvářejí proto, aby bylo zajištěno, že e-maily budou přijaty i v případě, že odesílatel udělá chybu při zadávání e-mailové adresy. 

Někdy však mohou způsobit problémy. Například catch-all servery mohou někdy usnadnit spammerům bombardování domény zprávami. nevyžádané zprávy. Z tohoto důvodu se často stává, že je schránka zahlcena spamem a je funkčně nepoužitelná.

Příklad nastavení univerzální e-mailové adresy v aplikaci Zoho. Zdroj:

Univerzální e-mailová adresa často způsobuje zmatek a její správné používání vyžaduje pochopení toho, co to je, jak se používá a jak funguje. Jako catch-all e-mailový účet se označuje adresa, která je nastavena tak, aby přijímala zprávy adresované na nesprávnou e-mailovou adresu pro danou doménu.

Důvody, proč mít univerzální e-mail

Pro mnoho společností je důležité mít pro firmu nakonfigurovanou univerzální poštovní schránku, a to i přes rizika, která s sebou nese. spamové a phishingové útoky. Záchranné schránky mohou sloužit jako záchranný člun pro chybně zadané nebo napsané e-mailové adresy a mohou vaši společnost uchránit před tím, aby kvůli drobným chybám v e-mailové adrese přišla o potenciálně důležité e-maily.

Nevýhody catchall domén a e-mailových adres

Hlavním důvodem pro vytvoření domén a e-mailových adres bylo zajistit, aby žádný e-mail na tuto doménu nebyl odmítnut a nakonec ztracen. Doména catch all je nastavena tak, aby přijímala všechny e-maily a nic neodmítala, což je užitečné pro každého, kdo se obává rizika, že by mohl přijít o důležité zprávy. 

Rychle je však využili spammeři. Nyní spammerům stačí pouze název domény, aby mohli začít rozesílat nevyžádané zprávy, aniž by museli hledat uživatelská jména nebo shromažďovat e-mailové adresy. Vzhledem ke způsobu, jakým fungují e-maily typu catch all, stačí, aby spammeři před doménu vložili cokoli, co se jim líbí, a odeslali zprávu - a ta dorazí do schránky catch all.

Výsledkem jsou tuny nevyžádaných e-mailů odeslaných neexistujícím uživatelům. A tyto nevyžádané zprávy jsou jedním z nejčastějších důvodů, proč se mnoho firem neobtěžuje s nastavením záchytné adresy.

Jak nastavit záchytnou e-mailovou adresu dvěma způsoby

Navzdory možným problémům existují různé důvody, proč uvažovat o zřízení univerzální e-mailové adresy na vaší e-mailové doméně. Záchytná e-mailová adresa zabrání tomu, aby se e-maily vracely zpět odesílateli. jako nedoručitelné nebo přesměrovat e-maily, které byly omylem adresovány na nesprávnou e-mailovou adresu. Většina poskytovatelů doménových jmen umožňuje nastavit záchytnou e-mailovou adresu. Někteří tuto službu nabízejí zdarma, jiní ji zpoplatňují.

Vytvořením dynamické distribuční skupiny můžete v Office365 nastavit univerzální e-mailovou adresu. Ta obsahuje seznam všech firemních e-mailových adres Office365 pro příjem e-mailů z externích domén. Budete také muset nastavit sdílenou poštovní schránku, kde si mnoho příjemců v organizaci může prohlížet e-maily, které jsou odesílány prostřednictvím záchytné schránky.

Nastavení cloudového hostingu

Nastavení catchall mailboxu je pro uživatele cloudového hostingu poměrně snadné. Většina nástrojů pro správu e-mailů vám umožní vytvořit záchytnou e-mailovou adresu.

Nastavení polo-dedikovaného hostingu

Podniky využívající polodedikovaný hosting obvykle mohou snadno nastavit záchytnou e-mailovou adresu, zejména v případě, že e-maily zpracovává cloudová hostingová platforma.

K čemu slouží záchytný e-mail?

Zpočátku používali správci webových stránek catch-all e-maily a servery, aby zabránili ztrátě e-mailů, které byly odeslány na neexistující e-mailovou adresu. Chybné e-mailové adresy byly přesměrovány do obecné "catch-all" schránky, která byla pravidelně kontrolována, aby se zajistilo, že se neztratí žádné důležité zprávy. 

Ačkoli to teoreticky může znít jako dobrý nápad, pravdou je, že většina schránek je dnes přeplněna spamem a nevyžádanými e-maily, což může v konečném důsledku ztížit nalezení důležitých zpráv.

Kromě toho není možné ověřit univerzální e-mailové adresy, což je další důvod, proč jsou pro některé lidi tak frustrující. Na rozdíl od většiny serverů, SMTP nelze použít ke zjištění, co se děje.. 

Některé služby mohou potvrdit, že je doména aktivní, a existují také pokročilé služby, které mohou zjistit konfiguraci catch-all. Jediný způsob, jak ověřit, že schránka existuje, je odeslat na danou adresu e-mail, což může představovat riziko pro vaši pověst odesílatele.

Co je to doména catchall?

Při ověřování seznamu domén nebo e-mailů pravděpodobně narazíte na některé výsledky, které jsou označeny jako neznámé se stavem "server je catch all". 

V podstatě to znamená, že se jedná o domény, které jsou nastaveny tak, aby přijímaly e-maily, ale vždy budou odpovídat "OK" bez ohledu na to, jaká poštovní schránka jim bude přidělena. 

Z tohoto důvodu většina služeb pro kontrolu e-mailů vždy označí domény typu catch-all jako neznámé. Vzhledem k povaze těchto domén je jediným způsobem, jak s jistotou zjistit, zda e-mailová adresa není neznámá. je platný je poslat mu e-mail.

Mnohé z těchto zachycených e-mailových adres jsou však pravděpodobně platné a v těchto případech budou výsledky znovu zařazeny do hlavního seznamu, jakmile odešlete e-mail k ověření. Postupné provádění tohoto postupu je nejlepším způsobem, jak zajistit, aby váš celkový míra odskočení se udržuje na nízké úrovni.

Zachycení všech osvědčených postupů v doméně

Považuje se za špatnou praxi, když poštovní server přijímá neexistující e-mailové adresy a později je vrací zpět. Původně se tato praxe používala kvůli tomu, že spammeři vytěžovali poštovní servery pro příjemce e-mailů s tím, že spammeři nebudou schopni přesně vytěžovat poštovní server pro příjemce, což povede k jejich přechodu a omezení spamu. 

Spammeři však byli kreativní a rychle se naučili manipulovat s chováním catchall serverů ve svůj prospěch. Lepší je neexistující e-maily rovnou odmítat, aby se zabránilo tomu, že budou nějaké zprávy přijaty, akceptovány a následně vráceny zpět.

Proč se všechny e-maily vracejí?

Pokud posíláte marketingové e-maily, je pravděpodobné, že v seznamu budou zahrnuty i některé univerzální e-maily. Zatímco některé e-maily si najdou cestu do příslušné domény, jiné se do schránky nikdy nedostanou, často kvůli množství spamu, který tyto schránky dostávají. Společnosti mohou nastavit servery tak, aby po určitou dobu přijímaly všechny e-maily, vždy však existuje možnost tuto funkci v budoucnu vypnout, což může způsobit, že se vaše e-maily budou vracet.

Odchozí e-maily mohou značně poškodit reputaci odesílatele, zejména pokud vaše míra odskočení je vyšší než oborový standard 2%, což je pro poskytovatele internetových služeb a e-mailu varovný signál. 

Vysoký počet odmítnutých e-mailů ukazuje poskytovatelům e-mailových služeb, že si neudržujete přehled o tom, co se děje. správná e-mailová hygiena a existuje riziko, že nejste oprávněným odesílatelem. 

Odesílání e-mailů na záchytné domény je proto riskantní, protože může skončit odesláním do složek spamu jiných příjemců, a to i v případě, že máte ty nejlepší úmysly a dodržujete všechny osvědčené e-mailové postupy.

Nejlepší způsob, jak tomu zabránit, je úklid svůj e-mailový seznam pravidelně. Když svůj seznam projdete nástrojem pro ověřování e-mailů, obvykle se vám na konci objeví určité procento výsledků, které jsou uvedeny jako rizikové nebo záchytné e-maily. 

Některé společnosti se mohou rozhodnout hrát na jistotu a všechny tyto e-maily ze svého seznamu vymazat, zatímco jiné mohou přistupovat k určování, které e-maily je bezpečné odesílat a které ne, opatrně. 

Můžete najít nástroje, pomocí kterých můžete výsledky prověřit, abyste získali lepší představu o jejich rizikovosti a mohli si lépe vybrat, které z nich si ponechat a které ze seznamu odstranit.

Záchytná e-mailová adresa může být ideálním způsobem, jak přijímat e-maily, které by jinak zmizely. Před jejím zřízením je však důležité pochopit její nevýhody a riziko spamu.

Zabalený souhrnný e-mail

Nastavení univerzální adresy může být dobrým způsobem, jak zajistit, aby vám neunikly žádné e-maily a abyste byli svým zákazníkům vždy k dispozici. Měli byste si však také uvědomit, že to může vést k přijímání velkého množství nevyžádané pošty. Rozhodnutí je na vás a doufejme, že jsme vám ho dnes usnadnili.

A pokud rozesíláte e-mailové kampaně, měli byste vědět, že mnoho příjemců má také univerzální adresy. Pomocí nástroje Bouncer můžete ověřit své seznamy e-mailových adres a najít "catch-all" adresy, abyste věděli, že na ně nemáte posílat zprávy.

Vyzkoušejte si ji zdarma ještě dnes!

Často kladené otázky

Jaký je příklad záchytné e-mailové adresy?

Mohlo by to vypadat takto: [email protected]. Přesná adresa se však v jednotlivých doménách liší.

Mohu do služby Gmail přidat univerzální e-mailový účet?

Ano, i v Gmailu je možné přidat univerzální adresu. Stačí přidat nový účet v pracovním prostoru Google a nastavit jej tak, aby fungoval jako catch-all.

Lze ověřit e-maily se záchytnou službou?

Většina nástrojů pro ověřování e-mailů to neumí, ale Bouncer ano. S Bouncerem můžete identifikovat záchytné e-maily tím, že své seznamy prověříte naší ověřovací službou.