Jokainen väärään osoitteeseen lähettämäsi sähköposti heikentää lähettäjän mainettasi. Jos lähetät jatkuvasti väärennettyihin tai virheellisiin osoitteisiin, sähköpostipalveluntarjoajat alkavat estää sinua, vaikka viestisi olisi kuinka hyvä. Kyllä, sinun on tarkistettava osoitteet, joihin lähetät, mutta ensin sinun on ymmärrettävä, miten sähköpostilistan tarkistusprosessi toimii.
Loppujen lopuksi se on vain prosessi, jolla varmistetaan, että sähköpostilistasi on täynnä oikeita ihmisiä, joilla on todelliset postilaatikot, joten mitään pelättävää ei ole.
Käydään läpi, mitä tapahtuu, kun tarkistat sähköpostiosoitteita, ja miksi sillä on merkitystä sähköpostimarkkinoinnin, lähettäjän maineen ja postilaatikkosijoituksen kannalta.
Mikä on sähköpostilistan vahvistusprosessi?
Tarkistat sähköpostilistasi varmistaaksesi, että osoitteet ovat:
- Kirjoitettu oikeassa muodossa
- Liitetty olemassa oleviin todellisiin alueisiin
- Hyväksytään sähköposteja juuri nyt
- Eivät todennäköisesti hylkää tai merkitse sinua roskapostiksi.
Ja ei, tämä ei ole sama asia kuin listan puhdistaminen manuaalisesti.
Sähköpostivarmennuksessa käytetään automaattisia työkaluja, jotka tarkistavat jokaisen listallasi olevan sähköpostiosoitteen, suorittavat joukon testejä (siihen palataan pian) ja kertovat, onko sen lähettäminen turvallista vai ei.
Täydellinen sähköpostivarmennusprosessi sisältää seuraavat tarkistukset:
- Syntaksin tarkistus
- DNS- ja MX-tietueiden etsiminen
- Sähköpostipalvelimen yhteys
- Catch-all-verkkotunnuksen tarkistus
- Sähköpostiosoitteen pingaus (lähettämättä viestiä)
Tavoite?
Luettelo kelvollisista sähköpostiosoitteista. Ei umpikujia. Ei osoitteita, joita ei voida toimittaa. Ei väärennettyjä rekisteröintejä.
Ja kun lähetät markkinointisähköposteja tälle puhdistetulle listalle, saat todennäköisemmin postilaatikkoon. Taistelematta roskapostisuodattimia vastaan tai polttamatta sähköpostitiliäsi.
Miksi vaivautua? Miksi sähköpostivarmennus on tärkeämpää kuin koskaan
Oletetaan, että teet pienen kampanjan uuden tuotteesi mainostamiseksi. Kampanja kohdistuu koko sähköpostilistaan – ehkä 5 000 osoitteeseen. Viikkoa myöhemmin avausprosenttisi on 7 %. Hylkäysprosentti on yli 10 %. Ja mietit:
Saiko kukaan oikeastaan viestiä?
Näin tapahtuu useammin kuin luuletkaan. Useimmiten perimmäinen ongelma on yksinkertainen: liian monta virheellistä sähköpostiosoitetta.
Osa oli kirjoitettu väärin rekisteröitymislomakkeissa, kuten @gnail.com. Toiset tulivat massalatauksista, raaputetuista luetteloista tai vanhoista yhteystietojen viennistä. Ja muutamat saattavat olla ”catch-all”-verkkotunnuksia tai ”accept-all”-verkkotunnuksia, jotka teknisesti ottaen vastaanottavat viestejä, mutta eivät koskaan näytä niitä oikealle henkilölle.
Näin alat päätyä roskapostikansioon.
Kun palautusprosenttisi ylittää tietyn rajan, Gmailin tai Outlookin kaltaiset sähköpostipalveluntarjoajat alkavat epäillä sinua. Ne saattavat merkitä kampanjasi. Tai lakkaavat hyväksymästä sähköpostejasi kokonaan.
Kyse ei ole vain turhista mittareista. Huonot tiedot vahingoittavat lähettäjän mainetta, heikentävät saapuneiden postilaatikoiden sijoitusta ja vievät aikaa, jota sinulla ei ole.
Ja mikä pahinta? Et aina tiedä, mikä meni pieleen. Viestisi ”lähetettiin”, mutta niitä ei vastaanotettu.
Tämä on se aukko, jonka sähköpostivarmennus sulkee.
Väärennetyt ilmoittautumiset = väärä toivo
Monet sähköpostimarkkinoijat kamppailevat ilmaistuotteiden metsästäjien ja bottien kanssa. Tarjoat leadmagneetin, ja ihmiset syöttävät satunnaisia osoitteita vain saadakseen sen käyttöönsä. Kuten asdf123@email.com. Näyttää aidolta, mutta ei ole.
Ilman sähköpostiviestien ajamista tarkistuspalvelun läpi lähetät markkinointiviestejä mihinkään. Tämä kasvattaa kustannuksia, saastuttaa tietoja ja hidastaa kaikkia päätöksiäsi. Kuvittele, että tämä tapahtuu satoja kertoja viikossa.
Se on hiljainen vuoto järjestelmässäsi – kunnes eräänä päivänä huomaat, että sähköpostikampanjasi eivät toimi lainkaan.
Sähköpostilistasi ei ole pysyvä
Sähköpostitilejä poistetaan, verkkotunnuksia vanhentuu, yrityksiä suljetaan ja ihmiset vaihtavat työpaikkaa. Niinpä jopa viime vuoden aktiivisin listasi saattaa nyt olla täynnä osoitteita, joita ei voida toimittaa. Jos et ole tarkistanut listaa uudelleen, saatat tuhlata rahaa ja menettää todellisia johtolankoja.
Siksi jopa pienetkin tiimit käyttävät nykyään säännöllisesti sähköpostin tarkistusohjelmia. Se on osa hyvää sähköpostilistahygieniaa.
Sähköpostivarmennusprosessi vaihe vaiheelta
Lataa ensin luettelo sähköpostiosoitteista CSV-tiedoston tai API:n kautta. Sitten sähköpostin vahvistustyökalu alkaa skannata.
Mitä se etsii? Paljon. Kukin työkalu voi poiketa hieman toisistaan, mutta yleensä kulissien takana tapahtuu seuraavaa.
Vaihe 1: Syntaksin tarkistus
Tärkeimmät asiat ensin: näyttääkö sähköpostiosoite oikealta?
Työkalu tarkistaa yleiset muotoiluongelmat:
- ”@”-merkki puuttuu
- kirjoitusvirheet verkkotunnuksessa
- outoja hahmoja
- liian pitkät jouset
Se on nopeaa mutta välttämätöntä.
Esimerkki?
- john.smith@hotmial.con
Selvästi virheellinen. Syntaksin tarkistus huomaa sen heti.
Tämän ensimmäisen vaiheen ansiosta voit siis karsia pois osoitteet, jotka eivät koskaan olleet kelvollisia. Ne ovat usein peräisin rekisteröitymislomakkeista, joissa ei ole etupään validointia.
Vaihe 2: Verkkotunnuksen ja DNS:n tarkistus
Kun osoitemuoto näyttää hyvältä, työkalu tarkistaa, onko sähköpostiosoite olemassa.
DNS-tietueiden avulla sähköpostivarmennuspalvelut tarkistavat, pystyykö verkkotunnus vastaanottamaan viestejä – tai onko se vanhentunut, väärennetty tai epäluotettava.
Vaikka osoite näyttäisi kuinka ”aidolta” tahansa, jos @companyabc.com-osoitteessa ei ole enää DNS-merkintöjä, se on umpikuja. Myös sähköpostin tietoturvaongelmat voidaan havaita tässä yhteydessä.
Vaihe 3: MX-tietueen tarkistus ja sähköpostipalvelimen testi
Sitten MX-tietueiden tarkistus. Nämä ovat verkkotunnuksen DNS-asetusten osia, jotka kertovat maailmalle: ”Me vastaanotamme sähköposteja täällä.”
Ei MX-tietuetta? Ei sähköpostin toimitusta. Näin ollen, jos tarkistusohjelmistosi havaitsee puuttuvia tai rikkinäisiä MX-tietueita, kyseinen osoite merkitään osoitteeksi, jota ei voida toimittaa.
Sitten se tarkistaa, vastaako sähköpostipalvelin, mutta ei lähetä varsinaista sähköpostia. Näin ollen työkalu voi napata väärennetyt osoitteet, jotka läpäisevät aiemmat vaiheet.
Vaihe 4: Sähköpostiosoitteen pingaus (lähettämättä viestiä)
Nyt tulee todellinen testi. Tämä on se, mitä useimmat ihmiset ajattelevat, kun he sanovat ”tarkista sähköpostit”.
Työkalu hakee sähköpostitiliä nähdäkseen, onko sähköpostiosoite olemassa palvelimella. Sisältöä ei lähetetä, eikä viestiä lähetetä saapuneisiin postilaatikkoihin. Se on vain testi, jolla testataan, onko postilaatikko todellinen ja hyväksyykö se sähköpostit.
- Jos se vastaa? Se on pätevä sähköposti.
- Jos ei? Se merkitään riskialttiiksi, virheelliseksi tai tuntemattomaksi – riippuen siitä, miten verkkotunnus käyttäytyy.
Tässä vaiheessa kaikki verkkotunnukset ovat hankalia. Jotkin verkkotunnukset on asetettu hyväksymään kaikki osoitteet (myös väärennetyt), mikä vaikeuttaa niiden arviointia. Hyvä sähköpostin tarkistusohjelma merkitsee ne sellaisiksi, joten voit päättää, mitä tehdä.
Vaihe 5: Lopullinen tuomio
Kun kaikki nämä tarkistukset on tehty, työkalu antaa sinulle luettelon. Yleensä jokainen osoite on merkitty joksikin seuraavista:
- Voimassa – lähetä sähköpostikampanjasi
- Virheellinen – älä vaivaudu
- Riskialtis – ehkä koko verkkotunnus, ehkä koko postilaatikko.
- Tuntematon – ei voitu todentaa täysin palvelimen rajoitusten vuoksi.
Täältä voit viedä todennetut liidit, siivota loput ja olla paljon varmempi seuraavaa kampanjaasi varten. Jos käytät ilmaista sähköpostin tarkistusohjelmaa tai sähköpostin tarkistusliittymää, nämä vaiheet tapahtuvat välittömästi, joskus reaaliajassa, kun ihmiset kirjoittavat lomakkeeseen.
Ilmaiset vs. maksulliset sähköpostin vahvistustyökalut: Mitä tietää ennen valintaa
Saatat ajatella – miksi maksaa, kun on olemassa ilmaisia työkaluja?
No… ilmainen voi toimia, mutta ei aina. Mutta kyse on siitä, mitä todella yrität saavuttaa.
Ilmaiset sähköpostin vahvistustyökalut yleensä:
- Voit tarkistaa yhden tai muutaman osoitteen kerrallaan.
- Auta havaitsemaan ilmeiset kirjoitusvirheet tai rikkinäinen syntaksi
- Antaa sinulle pintatason käsityksen toimitettavuudesta
Se on hyvä, jos validoit testisähköpostia tai tarkistat yksittäisen liidin ennen tarjouksen lähettämistä. Mutta kun sinulla on satoja (tai tuhansia) yhteystietoja, tämä ilmainen työkalu ei riitä.
Tarvitset irtosähköpostivarmennuksen. Tämä tarkoittaa, että lataat täyden CSV-tiedoston, ajat sen kunnollisen moottorin läpi ja saat puhtaat tulokset jokaisesta sähköpostiosoitteesta. Tässä maksulliset työkalut loistavat.
Ne tekevät tarkempia tarkastuksia:
- MX-tietueen haku
- Catch all -verkkotunnistus
- Sähköpostiosoitteen ping ja postilaatikon vastaus
- Roskapostisuodattimet
- API-yhteys rekisteröitymislomakkeita, CRM:ää tai mukautettuja virtoja varten.
Lisäksi? Maksulliset työkalut tarjoavat yleensä paremman tietojen viennin, luettelon organisoinnin ja reaaliaikaiset tilapäivitykset, jotta et törmää jatkuvasti samoihin osoitteisiin, joita ei voida toimittaa.
Jos sähköpostimarkkinointi on liiketoimintasi ydin, se ei ole kustannus, vaan pikemminkin ylläpito.
Parhaan sähköpostivarmennuspalvelun valitseminen: Mitä etsiä
Työkaluista ei ole pulaa. Mutta jos etsit sopivaa työkalua, seuraavilla asioilla on merkitystä.
Tarkkuus
Tavoite on yksinkertainen: kelvolliset sähköpostiosoitteet pysyvät, roskapostit häviävät.
Etsi palvelu, joka ei vain tarkista syntaksia vaan ymmärtää myös sähköpostin verkkotunnusten käyttäytymistä, MX-vastauksia ja harmaita alueita, kuten kaikkien verkkotunnusten hyväksymistä.
Nopeus
Onko sinulla 10 000 rivin lista? Et halua odottaa tunteja. Tarkista, että työkalu hoitaa massatarkistuksen nopeasti, jopa hankalien verkkotunnusten osalta.
Integroinnit ja API-yhteydet
Jos käytät kasvavaa asennusta (uutiskirjeet, CRM, rekisteröitymisvirrat), haluat työkalun, jossa on luotettava sähköpostin vahvistus API. Bonusta, jos se toimii lomakkeissasi, jotta virheet huomataan ennen kuin joku painaa ”lähetä”.
Luettelon hallinta
Pystytkö tarkistuksen jälkeen suodattamaan, merkitsemään tai järjestämään tuloksia helposti?
Jotkin työkalut antavat tilaluokkia (kelvollinen, riskialtis, tuntematon) tai auttavat sinua lajittelemaan sähköpostipalveluntarjoajien tai verkkotunnuksen tyypin mukaan. Mitä enemmän kontekstia, sitä parempi.
Tiedostotyypit ja vienti
Tarkista, että sähköpostivarmennusohjelmistosi hyväksyy useita eri muotoja: CSV, XLSX, ehkä jopa Google Sheets.
Tarkista myös, miten se käsittelee palautuslippuja ja virheellisiä luokkia.
Tuki ja UX
Jos työkalu on kömpelö, hämmentävä tai piilottaa toimintansa, tunnet olevasi nopeasti hukassa.
Parhaan sähköpostivarmennuspalvelun tulisi selittää jokainen vaihe selkeästi ja antaa sinun esikatsella tuloksia ilman sekaannusta. Ja sillä on fantastinen, reagoiva tuki.
Miksi pidämme Bouncer (ja miksi pienet brändit rakastavat sitä enemmän).
Jos etsit toimivaa sähköpostivarmennuspalvelua, Bouncer saattaa olla paras valinta.
Se on suunniteltu ihmisille, joilla ei ole aikaa purkaa kojelautoja, testata viittä eri työkalua tai kaivella sotkuisia tuloksia. Tuo listasi, työkalu tekee tarkistukset, ja muutamassa minuutissa tiedät tarkalleen, mihin sähköpostiosoitteisiin on turvallista lähettää.
Niin yksinkertaista se on.
Tarkistetaanpa yksityiskohdat.
Käynnistys yhdellä napsautuksella. Ei alkuinvestointeja.
Voit aloittaa ilmaisella tilillä. Tarjolla on jopa ilmainen listan näytteenotto-ominaisuus ja ilmainen tarkistusohjelma, jonka avulla voit testata pientä listaa ennen täydellistä skannausta. Jos näytteesi näyttää puhtaalta? Se on hyvä merkki.
Bouncer voi olla fiksu tapa säästää aikaa ja krediittejä.
Älykäs skannaus todellisella syvyydellä
Kulissien takana Bouncer tarkistaa kaikki olennaiset asiat: syntaksin, sähköpostiosoitteen muodon, DNS-tietueet, MX-tietueet ja sen, onko sähköpostipalvelin todella olemassa. Se ottaa jopa yhteyden SMTP-palvelimeen tarkistaakseen, että sähköpostitilisi pääsee läpi.
Mutta Bouncer menee pidemmälle. Se merkitsee kaikki verkkotunnukset, suorittaa sähköpostiosoitteiden ping-testejä ja auttaa sinua ymmärtämään, mitkä osoitteet ovat riskialttiita ja miksi.
Näet muun muassa seuraavia asioita:
- Mitkä osoitteet ovat kertakäyttöisiä
- Mitkä niistä kuuluvat roolipohjaiseen postilaatikkoon
- Mitkä niistä on suojattu roskapostisuodattimilla
- Millä niistä saattaa olla postilaatikko täynnä
Tällaiset tiedot auttavat sinua tekemään parempia päätöksiä, eivät pelkkiä ”kyllä” tai ”ei” -vastauksia.
Rakennettu markkinointia, ei suunnittelua varten
Bouncer on selvästi tehty sähköpostimarkkinoijia ajatellen. Voit ladata CSV-tiedoston, käyttää työkalun ilmaista sisäänrakennettua sähköpostin tarkistusohjelmaa tai liittää sen suoraan rekisteröitymisvirtoihisi sähköpostin vahvistus-API:n avulla.
Se sopii hyvin yhteen suosikkisähköpostimarkkinointityökalujesi kanssa ja auttaa sinua noudattamaan yksityisyydensuojaa koskevia lakeja. Et siis riskeeraa lähettäjän mainettasi vain saadaksesi muutaman ylimääräisen postilaatikon.
Bonus: se osaa vaikeat asiat oikein
Jotkin työkalut epäonnistuvat, kun on kyse hankalista verkkotunnuksista tai kapeista sähköpostipalveluntarjoajista. Bouncer ei toimi. Se selviytyy niistä paremmin kuin useimmat muut.
Olitpa sitten tekemisissä Google Workspacen, Microsoftin isännöimien verkkotunnusten tai pienten alueellisten palveluntarjoajien kanssa, Bouncer auttaa sinua välttämään väärennettyjä osoitteita merkitsemättä vahingossa oikeita henkilöitä.
Lisää vinkkejä sähköpostimarkkinoinnin pitämiseen puhtaana ja vahvana
Haluat siis yrittää vahvistaa sähköpostilistasi Bouncer? Hämmästyttävää.
Mutta älä lopeta siihen. Hyvä toimitettavuus ei ole kertakorjaus. Se on jotain, jota rakennetaan tavoilla.
Näin pidät asiat tiukasti ja luotettavasti aina, kun painat ”lähetä”.
Käytä kaksinkertaista opt-in-ilmoittautumista
Kun joku rekisteröityy, lähetä vahvistussähköposti ennen kuin lisäät hänet todelliseen listaan. Se on yksi helpoimmista tavoista välttää väärennetyt ilmoittautumiset, kirjoitusvirheet tai virheelliset osoitteet. Lisäksi se kertoo sähköpostin tarjoajille, että noudatat sääntöjä.
Tarkista sähköpostit ennen kuin ne saapuvat CRM:ään
Älä odota, kunnes listasi vanhenee. Käytä rekisteröitymislomakkeisiisi liitettyä sähköpostivarmennus-API:tä osoitteiden vahvistamiseksi sitä mukaa, kun niitä tulee. Etkö tiedä, miten se tehdään? Tukitiimi voi auttaa.
Vähemmän osoitteita, joita ei voida toimittaa, parempi sijoitus postilaatikkoon ja puhtaammat listat.
Tarkkaile pomppulukuja kuin haukka
Korkea palautusprosentti = punainen lippu roskapostisuodattimille.
Jo muutama huono lähetys voi vahingoittaa lähettäjän mainettasi. Ota tavaksi tarkistaa vanhoja segmenttejä ennen jokaista uutta sähköpostikampanjaa, varsinkin jos ne ovat olleet koskemattomina kuukausia.
Puhdista listasi säännöllisesti
Kyllä, säännöllisesti. Jos joku ei ole avannut tai napsauttanut yli 6 kuukauteen, harkitse yhteydenoton uudelleen aloittamista tai poistamista. Kelvollisten sähköpostiosoitteiden säilyttäminen listallasi auttaa sekä sähköpostin toimitettavuudessa että sitoutumisessa.
Älä jätä huomiotta riskialttiita tai tuntemattomia tuloksia
Jotkin sähköpostin todentamistyökalut merkitsevät osoitteet ”riskialttiiksi” (kuten kaikki verkkotunnukset tai täydet postilaatikot). Älä oleta, että ne ovat turvallisia. Voit segmentoida nämä liidit, testata niitä matalavaikutteisilla sähköpostiviesteillä tai odottaa, kunnes olet varma, etteivät ne hyppää.
Ohita hämärät listat
Ei raapattuja sähköposteja. Ei ostettuja yhteystietoja. Ei poikkeuksia.
Ne sisältävät yleensä väärennettyjä osoitteita, vanhentuneita tietoja ja roskapostiansoja. Niihin lähettäminen voi viedä sähköpostipalvelimesi mustalle listalle nopeammin kuin uskotkaan.
Seuraa koko matkaa, älä vain sähköpostin toimitettavuutta.
Se, että sähköposti päätyy postilaatikkoon, ei tarkoita, että se toimii.
Seuraa klikkauksia, konversioita, vastauksia ja vastauksia, jotka merkitään. Tavoitteenasi ei ole varmistaa sähköpostiosoitteita vain sen vuoksi, vaan tavoittaa todelliset ihmiset, jotka haluavat viestisi.
Validoi sähköpostiosoitteet kuin ammattilainen!
Sähköpostimarkkinointi toimii parhaiten, kun se tavoittaa oikeita ihmisiä. Tämä tarkoittaa, että jokaisen viestin, kampanjan ja päivityksen on päätyttävä oikeaan postilaatikkoon.
Ainoa tapa päästä sinne: Aloita puhtaalta listalta.
Käytä asianmukaista sähköpostivarmennusprosessia, jossa tarkistetaan syntaksi, verkkotunnuksen tila ja se, onko sähköpostiosoite olemassa. Vältä riskialttiita osoitteita, lopeta lähettäminen väärennetyille tileille ja pidä lähettäjän maine hyvässä kunnossa.
Vielä parempi? Tee siitä osa rutiinia.
Se ei vie kauan, ja se säästää sinut huonoilta tuloksilta, korkealta palautusprosentilta ja sähköpostipalveluntarjoajien heikolta luottamukselta.
Tarkista sähköpostisi ilmaiseksi Bouncer.
