Dans le monde entier, des centaines de courriels sont envoyés et reçus chaque jour. Les entreprises envoient souvent plusieurs courriels par jour, et chacun d’entre eux est une occasion de se faire connaître et de promouvoir son entreprise.
La signature de votre courriel peut jouer un rôle important dans l’impression que vous donnez à vos clients. Cependant, de nombreuses personnes considèrent la signature de leur courrier électronique comme un élément secondaire, ce qui peut leur faire manquer de nombreuses opportunités. La signature est l’occasion de préciser qui vous êtes, ce que vous faites, comment on peut vous joindre et où les destinataires peuvent se rendre pour en savoir plus sur vous, votre entreprise ou un projet sur lequel vous travaillez.
Supposons que la signature de votre courriel se limite à votre nom et à vos coordonnées de base. Dans ce cas, vous ne profitez peut-être pas pleinement de l’occasion qui vous est donnée d’entrer en contact avec les destinataires. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la création d’une signature de courriel professionnelle qui laissera une impression durable.
Que faut-il inclure dans la signature d’un courriel professionnel ?
Lorsque vous créez votre signature de courriel, il est bon d’avoir une liste des éléments qui doivent y figurer. Voici quelques-uns des principaux éléments que vous devriez envisager d’inclure dans votre signature de courriel :
1 – Votre nom complet
Comme dans le cas d’un courrier ordinaire, votre nom doit toujours figurer dans la signature de votre courriel, afin que le destinataire soit sûr de l’identité de la personne qui l’a envoyé. Votre nom doit figurer sur la première ligne de texte de la signature du courrier électronique.
2 – Informations sur l’emploi
Une fois que vous avez inscrit votre nom, l’information suivante à inclure est l’information sur l’affiliation, qui peut inclure le titre de votre poste, l’entreprise ou l’organisation dont vous faites partie, et peut-être le service pour lequel vous travaillez. Ces informations vous permettent de mieux comprendre le contexte et votre rôle dans la conversation. En outre, selon la personne à qui vous envoyez un courriel, le fait d’être lié à une organisation ou à une entreprise plus importante dans votre signature de courriel peut vous donner plus de crédibilité et attirer l’attention de vos destinataires.
3 – Autres informations de contact
Bien que le destinataire de votre courrier électronique dispose de votre adresse électronique, la signature du courrier électronique est un excellent endroit pour inclure d’autres informations de contact afin que le destinataire dispose d’un éventail d’options lorsqu’il vous contacte. Il peut s’agir, par exemple, de votre numéro de téléphone ou de votre adresse professionnelle. En fonction de votre fonction et du type d’e-mails que vous envoyez, la signature peut également être une bonne occasion de promouvoir votre site web personnel ou votre profil LinkedIn.
4 – Appel à l’action
Il est judicieux d’inclure un appel à l’action dans votre signature d’e-mail. Les meilleurs CTA dans les signatures d’e-mails sont à jour, en ligne avec votre style d’e-mail, de sorte qu’ils paraissent naturels et ne sont pas insistants. Lorsque vous rédigez un appel à l’action, choisissez quelque chose qui correspond à un objectif actuel et mettez-le à jour lorsque vos objectifs changent.
5 – Icônes sociales
Votre présence sur les médias sociaux est un élément clé de votre marque, qui vous permet d’élargir votre audience dans votre secteur d’activité et de montrer aux gens qui vous êtes et ce qui vous tient à cœur. On peut en savoir beaucoup sur une marque ou une personne en regardant ce qu’elle publie sur les médias sociaux. C’est pourquoi il est judicieux d’inclure des liens vers des pages de médias sociaux dans votre signature de courriel. Cela renforce votre marque, fournit une preuve sociale et donne à vos destinataires différents moyens de vous contacter. Cela peut également contribuer à accroître le trafic vers votre contenu en ligne si vous publiez des liens vers des articles de blog, des pages de produits ou des pages d’atterrissage sur vos profils de médias sociaux.
6 – Liens de réservation
Si vous envoyez souvent des courriels à des clients ou à d’autres personnes pour fixer des rendez-vous, il peut être judicieux d’ajouter un lien de réservation à votre signature électronique. Cela facilitera la tâche de vos clients, qui pourront cliquer sur le lien et entrer leurs coordonnées pour effectuer la réservation, et vous libérera du temps puisque vous n’aurez plus à envoyer des courriels pour obtenir une réservation. Il existe de nombreux outils de calendrier que vous pouvez utiliser pour faciliter la prise de rendez-vous, avec la possibilité de copier et de coller un lien n’importe où pour que les gens puissent cliquer dessus, y compris dans votre signature d’e-mail.
7 – Logo ou photo
Si vous souhaitez ajouter de l’intérêt à votre signature de courrier électronique ou une touche personnelle pour que les destinataires que vous n’avez pas rencontrés en personne puissent mettre un visage sur votre nom, il peut être intéressant d’ajouter une photographie professionnelle. Ou encore, si vous souhaitez renforcer la notoriété de votre marque dans vos courriels, pensez à ajouter le logo de votre entreprise.
8 – Exigences légales ou déni de responsabilité de l’industrie
Certains secteurs d’activité disposent de directives spécifiques sur l’étiquette et l’utilisation du courrier électronique afin d’éviter la transmission d’informations privées. C’est pourquoi il peut être utile de se renseigner sur les réglementations sectorielles qui peuvent être ajoutées à la signature de votre courrier électronique en tant que clause de non-responsabilité.
Exemples de signatures d’e-mails au design soigné
Lors de la conception de votre signature de courrier électronique, il convient de garder à l’esprit quelques bonnes pratiques. Il est conseillé de concevoir la signature de manière à mettre l’accent sur votre nom, votre titre de poste et vos autres coordonnées. Veillez également à ce que la signature soit adaptée aux mobiles, de haute qualité et bien hiérarchisée. Utilisez des couleurs simples et cohérentes pour que le design ne soit pas trop encombré et qu’il soit facile à lire au premier coup d’œil. Pour ce faire, vous pouvez envisager d’utiliser un générateur de signature de courriel afin de conserver les meilleures pratiques en place pour concevoir une signature idéale pour vous tout en garantissant une haute qualité.
Pourquoi est-il important de disposer d’une bonne signature d’e-mail ?
Que vous soyez propriétaire d’une entreprise, employé et que vous utilisiez souvent le courrier électronique comme principal outil de communication ou que vous postuliez à un emploi et souhaitiez faire une impression professionnelle, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une bonne signature de courrier électronique est essentielle. Non seulement votre signature de courriel fait impression sur le destinataire, mais elle peut également fournir des informations supplémentaires sur votre identité et la raison pour laquelle vous envoyez le message, ce qui peut être utile si vous envoyez des courriels à des personnes à qui vous n’avez jamais parlé.
Quel est le point commun entre les meilleures signatures d’e-mail ?
Lors de la création de la meilleure signature de courrier électronique, il y a quelques points communs à toutes les bonnes signatures. L’objectif principal de votre signature de courrier électronique doit être d’indiquer clairement au destinataire de qui il reçoit un message. Elle doit inclure votre nom complet, votre titre de poste et tout autre élément pertinent pour votre identité. Supposons que vous envoyiez des courriels provenant d’une entreprise. Dans ce cas, il est utile d’indiquer dans la signature les coordonnées de l’entreprise, telles que l’adresse du site web, l’adresse de l’entreprise et le numéro de téléphone de la personne à contacter. Si vous envoyez des courriels en tant que particulier, pensez à ajouter des informations supplémentaires vous concernant, comme un lien vers votre profil LinkedIn ou d’autres profils de médias sociaux.
Quels sont les avantages d’une bonne signature électronique ?
Une signature de courrier électronique peut faire toute la différence en ce qui concerne l’impression que vous laissez aux autres, que ce soit en tant qu’individu ou représentant d’une entreprise. Une signature de courriel correcte peut garantir que les courriels que vous envoyez paraissent professionnels et soignés et qu’il n’y a pas de confusion quant à l’auteur et à l’objet du message. Que vous postuliez à un emploi, que vous vous adressiez à des clients potentiels en tant que chef d’entreprise ou que vous communiquiez avec des collègues, des agences et d’autres professionnels de votre secteur au nom de votre entreprise, une signature de courrier électronique bien conçue et bien pensée, qui comprend toutes les informations nécessaires, fera toute la différence lorsqu’il s’agira de laisser une bonne impression et d’obtenir le résultat escompté de vos communications.
Comment créer des signatures pour les courriels
La plupart des fournisseurs de services de courrier électronique facilitent la création rapide d’une signature qui pourra être ajoutée à tous les courriers électroniques ultérieurs. Une fois que vous aurez trouvé la fenêtre de création d’une signature de courriel, vous pourrez généralement utiliser un éditeur convivial qui vous permettra d’ajouter du texte, de modifier les polices et les couleurs, d’insérer un logo et des photos, et d’ajouter des liens. Vous pouvez également utiliser un générateur de signature de courriel pour créer votre signature idéale, puis la copier et la coller dans l’option de signature de votre client de courriel avant de l’enregistrer. Une fois enregistrée, votre signature apparaîtra à la fin de tous les courriels que vous enverrez à l’avenir.
Une signature de courrier électronique est un simple élément de tout courrier électronique que vous envoyez ; cependant, lorsqu’elle contient les informations correctes et qu’elle est bien conçue, elle peut avoir un impact considérable sur l’impression que vous donnez avec vos messages électroniques.
9 bonnes pratiques pour rédiger d’excellentes signatures d’e-mail
Les signatures d’e-mails sont plus qu’une simple formalité ; elles sont l’occasion d’établir une image de marque, de faire du marketing et de laisser une impression durable. Une signature de courriel bien conçue peut servir d’outil puissant pour atteindre divers objectifs commerciaux. Vous trouverez ci-dessous neuf bonnes pratiques pour vous aider à créer une signature de courriel professionnelle qui se démarque.
1. Inclure les coordonnées essentielles et celles de l’expéditeur
Les coordonnées sont au cœur de toute signature d’e-mail professionnel. Votre nom, votre fonction, votre entreprise, votre numéro de contact et votre numéro de téléphone portable sont le strict minimum. Cela permet aux destinataires d’un courriel de vous joindre facilement par le biais de plusieurs canaux. Inclure les coordonnées de l’expéditeur n’est pas une simple courtoisie, c’est une nécessité.
2. Ajouter des liens et des icônes de médias sociaux
À l’ère du numérique, les liens vers les médias sociaux et les icônes de médias sociaux sont indispensables dans votre signature d’e-mail. Il s’agit d’une forme subtile de marketing par signature d’e-mail qui peut renforcer votre présence en ligne et votre marque personnelle.
3. Incorporer un appel à l’action (AAE) et des AAE dans la signature du courrier électronique
Un appel à l’action (CTA) et les CTA d’une signature d’e-mail peuvent transformer votre signature d’e-mail d’une simple signature en un puissant outil de marketing. Qu’il s’agisse de diriger les destinataires vers une page d’atterrissage de vente ou de leur demander de s’abonner à une lettre d’information, un CTA bien placé peut stimuler l’engagement.
4. Garantir la réactivité des utilisateurs mobiles
Avec l’augmentation du nombre d’utilisateurs mobiles, il est essentiel de concevoir une signature électronique qui s’affiche correctement sur les appareils mobiles. Une conception adaptée aux appareils mobiles garantit que votre signature s’affichera comme prévu sur les différents clients de messagerie.
5. Utiliser les signatures électroniques professionnelles comme cartes de visite numériques
Considérez vos signatures d’e-mails professionnels comme des cartes de visite numériques. En incluant tout le contenu pertinent, comme votre rôle, votre entreprise et vos coordonnées, il est plus facile pour les destinataires de se souvenir de vous et de votre marque personnelle.
6. Les meilleurs exemples de signatures d’e-mails sont simples mais accrocheurs.
Bien qu’il soit tentant d’en faire des tonnes, les meilleurs exemples de signatures de courrier électronique sont souvent simples et épurés. Une signature de courriel accrocheuse n’a pas besoin d’être tape-à-l’œil ; elle doit simplement contenir tous les éléments essentiels dans un format de signature de courriel soigné et lisible.
7. Ajouter une image personnelle ou un logo d’entreprise
Une image vaut mille mots. L’ajout d’une image personnelle ou du logo de votre entreprise à votre signature de courriel professionnel peut la rendre plus mémorable. Veillez toutefois à ce que la taille et le format de l’image soient appropriés pour qu’elle s’affiche correctement sur les différents clients de messagerie.
8. Proposer plusieurs moyens de vous contacter
Votre signature professionnelle doit offrir aux destinataires plus d’un moyen d’entrer en contact. L’inclusion de plusieurs coordonnées, telles qu’un numéro de téléphone portable et des liens vers des médias sociaux, en plus de votre compte Gmail ou de votre adresse électronique professionnelle, est un gage de commodité et favorise une meilleure communication.
9. Tester différents clients de messagerie et utiliser un modèle de signature
Avant de finaliser les signatures de courriel de votre entreprise, il est conseillé de tester leur affichage dans différents clients de messagerie. Cela permet de s’assurer que vos signatures, avec les icônes de médias sociaux et les CTA, s’affichent comme prévu pour tous les destinataires de l’e-mail. L’utilisation d’un modèle de signature peut également contribuer à maintenir la cohérence de toutes les signatures d’e-mails de l’entreprise.
En suivant ces bonnes pratiques, vous serez sur la bonne voie pour créer une signature professionnelle, efficace et attrayante. Que vous utilisiez un générateur de signature de courriel gratuit, un modèle de signature ou que vous créiez votre propre signature à partir de zéro, ces conseils vous aideront à tirer le meilleur parti de cet outil de marketing souvent négligé.
