Minden elküldött e-mail üzen valamit a vállalkozásáról… még mielőtt bárki is elolvasná. Már a feladó sora bizalmat építhet, vagy szemöldököt vonhat maga után.
Ezért az üzleti e-mail címének formátuma többet számít, mint azt a legtöbben gondolnák. Ez egyike azoknak az apró részleteknek, amelyek csendben alakítják, hogy mennyire tűnsz profinak, mennyire érzed szervezettnek az e-mail csapatodat, és milyen magabiztosan válaszolnak neked az ügyfelek.
Mitől lesz egy e-mail cím professzionális
Egy professzionális e-mail cím három dolgot tesz jól: egyértelmű, következetes és kapcsolódik a márkájához.
Könnyen felismerhetőnek kell lennie, hogy ki áll mögötte, ugyanazt a mintát kell követnie, mint a csapat többi tagjának, és illeszkednie kell az üzleti területhez.
Hasonlítsd össze:
- rossz példa: coolguy1997@gmail.com
- jó példa: michael@northhillsconsulting.com
A különbség nem csak esztétikai. Hanem pszichológiai. Az egyik úgy néz ki, mint egy hobbi. A másik üzletnek tűnik.
A hitelességet nem lehet meghamisítani, de helyesen megformázni igen.
Gyakori szakmai e-mail formátumok (és mikor érdemes használni őket)
A különböző csapatok és iparágak különböző elnevezési mintákat használnak. A cél az, hogy megtaláljuk a méretünkhöz, hangzásunkhoz és szerkezetünkhöz illőt.
Íme a leggyakoribb és legpraktikusabb lehetőségek:
1. firstname@company.com
Egyszerű, személyes és ideális kisvállalkozások vagy szabadúszók számára. Megközelíthetőnek és mégis professzionálisnak tűnik.
2. firstname.lastname@company.com
Formálisabb és skálázhatóbb. Tökéletes nagyobb csapatok vagy vállalati környezetben, ahol el kell kerülni a duplikációkat.
3. role@company.com
Funkcionális és egyértelmű. Az értékesítési@, support@, info@ vagy számlázási@ címeket az ügyfelek könnyen megjegyzik. Ezek a megosztott postafiókokat kezelő osztályok számára is jól működnek.
4. team@company.com vagy contact@company.com
Kiválóan alkalmas induló vállalkozások vagy kreatív márkák számára, amelyek barátságos hangnemet szeretnének anélkül, hogy egy személyre mutatnának.
Bármelyik struktúrát is választja, maradjon következetes a csapatban. Ha minden alkalmazott ugyanazt a mintát követi az e-mail cím vagy az e-mail aláírás tekintetében, az szándékosnak tűnik: és ez a professzionalizmus.
Hogyan válassza ki a megfelelő formátumot vállalkozása számára
A legjobb formátum a színpadtól és a struktúrától függ:
- Szabadúszók vagy egyéni alapítók: használja a firstname@yourdomain.com honlapot a személyes, mégis hiteles arculat kialakításához.
- Kisvállalkozások: használja a firstname.lastname@yourdomain.com honlapot az ismertség és a következetesség kialakítására.
- Növekvő csapatok: használja a department@yourdomain.com oldalt a skálázható kommunikációhoz.
Mielőtt megállapodna, írjon le egy gyors elnevezési szabályzatot. Ezzel időt takaríthat meg, amikor felveszi az első alkalmazottját, vagy új postafiókokat ad hozzá.
Ha a formátum készen áll, létrehozhatja üzleti e-mail címét, és egyéni postafiókokat állíthat be saját domainje alatt. Ez mindössze néhány percet vesz igénybe, és azonnal feldobja márkája imázsát.
Valós példák üzleti e-mail címekre
A különböző iparágak különböző stílusokat használnak, de mindannyian egy dologra törekednek: az egyértelműségre.
Íme néhány példa arra, hogy a formátum és a hangnem hogyan igazodik az üzleti típushoz:
- A tanácsadó cégek általában a firstname@firmname.com címet választják, hogy a kommunikáció személyes maradjon, ugyanakkor professzionálisnak tűnjön. Jól illeszkedik a személyes ügyfélkapcsolatokhoz.
- A kiskereskedelmi márkák az olyan címeket részesítik előnyben, mint a sales@brandname.com vagy a support@brandname.com. Ezeket könnyű megjegyezni, és segítenek az ügyfeleknek abban, hogy gyorsan elérjék a megfelelő személyt.
- A SaaS-cégek gyakran a team@startup.com vagy a hello@startup.com címet választják. Barátságos, együttműködő benyomást kelt, ami megfelel a modern technológiai hangzásnak.
- Az ingatlanügynökségek a firstname.lastname@agency.com felé hajlanak , mivel több ügynök is használhatja ugyanazt a tartományt.
- Az oktatási intézmények a info@academy.com vagy a contact@schoolname.com címet használják a hozzáférhetőség és a professzionális, semleges hangzás érdekében.
Mindegyik megközelítés egy kicsit más történetet mesél el: megközelíthető, hivatalos, kollektív vagy megbízható. A lényeg az, hogy a formátum megfeleljen a márka személyiségének, és a vállalat által küldött minden e-mailben egységesnek tűnjön.
Kerülendő hibák az üzleti e-mail cím létrehozásakor
Néhány gyors módszer a hitelesség gyors elvesztésére:
- Számok, emojik vagy szimbólumok használata(john123@ gondatlannak tűnik).
- A személyes és a munkahelyi területek keveredése(john@myhobby.com egy tanácsadói pályázathoz).
- Egy vállalaton belüli következetlen formátumok létrehozása.
- Ingyenes domainek használata üzleti kommunikációra.
Az ügyfelek nem elemzik tudatosan, de ezek a részletek olyan benyomásokat hagynak, amelyek megmaradnak.
A domain-alapú e-mail megszerzése gyakran olcsóbb és gyorsabb, mint gondolná; és megelőzi a hitelességi hiányosságokat, mielőtt azok bekövetkeznének.
A bevétel
Egy professzionális e-mail cím nem csak abban segít, hogy az emberek elérjék Önt. Azt is jelenti, hogy hogyan szeretné, hogy emlékezzenek Önre.
A címének úgy kell kinéznie, ahogy a márkája hangzik: világosnak, megbízhatónak és szándékosnak kell lennie.
Mielőtt tehát újabb ajánlatot küldene a Gmailből, szánjon tíz percet a formátum beállítására, a csapat összehangolására és az egyéni üzleti e-mail létrehozására.
Ez az egyik legapróbb lépés, amit megtehet, és amelytől vállalkozása azonnal legitimebbnek tűnik.
