日曜恐怖症になったことはある？
仕事が始まる前に感じる恐怖感、それはToDoリストが腕の長さほどもあり、睡眠時間が短くなりそうだということだ。
仕事に慣れてメールボックスを開けば、808通もの未読メールが一日中押し寄せてくる。
ヘルスケアソフトウェアソリューションに特化したり、最新技術を開発したり、顧客ライフサイクル管理プロセスを合理化したりと、どのようなビジネスであれ、メールの過多は深刻な影響を及ぼしかねません。
メール過多とは何か？
メールアドレスを持っている人なら誰でも、未読、未回答、未解読のメールがどんどん溜まっていくのを見るストレスを知っている。
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メール過多とは、その名の通り、仕事やプライベートのメールに追われることである。
メールがたくさん届きすぎて、返信する時間がない。これはあなたの個人的なパフォーマンスだけでなく、ビジネスの効率にも影響します。
この答えは、受信箱ゼロを達成することだ。必ずしもメールの受信箱が空っぽになるわけではないが、未読メールがゼロになり、通信量が管理できるようになり、受信箱がずっと整理される。
メール過多の見分け方
メール過多の兆候に気づくことが、受信トレイゼロへの第一歩です。そこで、気をつけるべきことをいくつか挙げてみよう：
あなたのチームは効果的なコミュニケーションがとれていますか？
ジェフはサリーに、前回のミーティングに関する重要なフォローアップメールを3通送ったが、サリーの未読メールは数百通に及んでいる。
職場の緊張はますます高まっている。サリーはますます頻繁にタバコ休憩に入るようになった。 プロジェクト管理はレールから外れている。ジェフは最新のマーケティング・キャンペーンでどんなフォントを使えばいいのかいまだにわからない。
聞き覚えがあるだろうか？
メール過多は職場のコミュニケーションを妨げます。情報が効率的に伝達されないと、締め切りが遅れたり、プロジェクトの効果的な管理方法がわからなくなったり、チームメイトの間で混乱が生じたり、肝心なことが抜け落ちてしまったりする危険性があります。
重要なメッセージを紛失したり、見逃していませんか？
一般的なコミュニケーションに支障をきたすだけでなく、受信トレイがいっぱいになると、見落としの危険も出てくる。迷惑メールは、本当に読むべきメールを隠してしまいます。
新しいメールは、メールクライアントのリストを古いメールに押しやる。そのリストが長くなったら、古いメールに手をつけられるだろうか？もしそのメールが重要だったら？何時間も無駄にして探していた情報が含まれていたら？
たとえ重要なメールを別のフォルダに入れていたとしても、見落としたり、削除したり、干し草の山の中の針に気づかなくなったりするのは簡単すぎる。
社外とのコミュニケーションに苦しんでいませんか？
顧客からの返信を何日も何週間も待たされたり、カスタマーサービスが行き届いていないとクレームを受けたりしている場合、膨大な量のメールによってメール過多になっている可能性があります。
AHT（平均処理時間）を短縮することは、リピートサービスを提供する優良なビジネスを構築するために不可欠です。
メール過多は、大切な顧客や取引先を遠ざけてしまう危険性があります。
仕事が終わってからメールをチェックしていませんか？
ワークライフバランスは私たち全員にとって不可欠だが、ほとんどの人は時間管理戦略を持っていないし、スクリーンタイムアプリも使っていない。
家に帰って受信トレイをチェックしたり、メールに返信したり、会議のフォローアップをしたりするのは、良いワークライフバランスとは正反対だ。
勤務時間内に上記のすべてを終わらせることができず、ダウンタイムの大半をキャッチアップに費やすようであれば、間違いなくメール過多である。
ワークライフバランスが悪いと、健康、人間関係、生産性に影響が出るという、かなり憂慮すべき統計がある。
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そこで、Eメール過多が企業に与える影響について考えてみよう。
人間も企業も同じようにシステムであり、過負荷のシステムは劣化、パフォーマンスの低下、そして最終的な失敗につながる。
メール検証サービスを提供している企業であれ、ウェブサイトのコードを書いている個人のフリーランサーであれ、メール過多の影響を受ける可能性があります。
従業員への影響
私たちはワークライフバランスの重要性について話した。
もちろんメール過多がすべてではないが、従業員の私生活における苦痛の一因となっている。
重要なプロジェクトを中断して問い合わせに対応したり、昼休みに受信トレイをスクロールしたり、ベッドで同僚に返信したり、未読のメールが溜まっていくのを気にしたりしながら、いつかは対応しなければならないと思っている。
これは個人の生産性を低下させ、燃え尽き症候群を引き起こす可能性がある。
企業への影響
ストレスで疲弊した従業員が会社全体に悪影響を及ぼすのは当然だ。
不幸な従業員は履歴書に磨きをかけている。御社の目標が従業員満足度であるなら、従業員の福利厚生などだけでなく、Eメールの過多がビジネスに与える影響も理解する必要がある（例えば、よく実施されている安全衛生プログラムが従業員の定着率にどう影響するかなど）。
メールは仕事から注意を引き離す。集中力が途切れ、重要な仕事に集中力を戻すのが難しくなります。従業員が仕事のスケジュールの一部を受信トレイの処理に費やしているとしたら、それは効率的な仕事ではありません。
これはあなたの会社に悪影響を及ぼしかねません。見込み客への対応に時間がかかりすぎて、ビジネスチャンスを失うかもしれない。重要な情報を失い、納期を遅らせてしまうかもしれません。メールのキャッチアップに手間取ってしまい、 せっかくのメールキャンペーンが台無しになってしまうかもしれません。
このようなことは、個人にとってもビジネスにとっても、生産性を高めることにはつながらない。
では、どうすれば受信トレイ・ゼロを達成できるのか？
受信箱ゼロは必ずしもメールゼロを意味しないことを明確にしました。受信箱ゼロとは、管理しやすい受信箱のことであり、デジタルライフでそれを実現するための実証済みのテクニックをご紹介します。
他の手段によるコミュニケーション
Eメールは過大評価されている、と生産性向上の専門家は言うだろう。
それは違う。Eメールは、私たちのコミュニケーション方法に革命をもたらした現代技術の奇跡です。
しかし、それらには時と場所があり、それはいつでも どこでもというわけではない。特に、私たちが日常的に受け取る宣伝メールはそうだ。
インスタントメッセージング
Eメールを送信することは、あなたの問い合わせに即座の返信が必要ないことをすでに認めていることになります。インスタントメッセージはEメールのようなものですが、より速く、それぞれの都合に合わせて前後のチャットをすることができます。
受信トレイゼロを達成し、迷惑メールを避ける方法の1つは、代わりにSlackメッセージを送るだけだ。1日に何度もメールをチェックするのを避けたいなら、最も簡単なメール管理のヒントの1つだ。
電話
何かについてすぐに答えが必要なときや、何かを話し合う必要があるとき、 音声通話は今でも最高のコミュニケーションツールのひとつです。信頼性が高く、インターネットがなくても、停電中でも、いつでも使える 固定電話サービスを利用する価値は十分にある。
受信トレイをきれいに保つ方法のひとつは、時々電話を取ることだ。
フェイス・トゥ・フェイス
それでも、直接会って話した方がいいこともある。チーム内でアイデアを出し合ったり、重要な情報をじっくり話し合ったりするには、直接顔を合わせる会議やビデオ通話が効果的だ。不要なEメールや不必要なEメール通知は、最初から排除するのがベストだ。
このようなミーティングは、すべての人（例えばリモートワーカー）に可能というわけではないが、クルーと集中する時間を持つには良い方法だ。
効果的なコミュニケーション
会議の後、フォローアップのメールに追われていませんか？
もしそうなら、あなたの会議は生産性が低いのかもしれない。
できるだけ多くの質問に答えられるよう、会議を慎重に計画し、最後にフォローアップの質問、まとめ、重要な話し合いの時間を設ける。
また、フォローアップメールを書く際には、読まれない迷惑メールになってしまわないよう、 高品質で読みやすく、必要な情報が含まれているようにしましょう。
応答時間に関する期待値を設定する
タイムリーなコミュニケーションの障害となるのは、問題の複雑さや、異なるタイムゾーンで事業を展開する企業などである。
チャネルの使い分けはもちろんのこと、返信に対する現実的な期待値を設定することで、従業員も顧客もメールメッセージの返信がいつ来るかわかるので、リラックスできる。
すべてのメールは24時間以内に返信する、など 会社のメールポリシーを設定することもできる。こうすることで、無視されることへの不安や、受信トレイを一日中チェックし続けたいという衝動を和らげることができる。メールの受信者は、問い合わせの解決にかかる時間を判断し、適切な返答をするための現実的な時間枠を設定することができます。
送り手は、 最初のコンタクトで迅速に 解決することで安心し、受け手には、問題に適切に対処するための十分な時間が与えられる。
受信トレイを管理する時間を確保する
受信トレイを常に監視していると、プレッシャーになり、他の仕事から注意が奪われてしまう。受信トレイが散らかっていると、毎週何時間もメッセージを整理しなければならなくなる。
特に大量のメールを受信している場合は、日中にメールをチェックする時間を設けましょう。
これは人や業界によって異なるだろうが、受信トレイ管理の時間を決めておくと、より整理整頓され、注意散漫にならずに済む。
朝一番、昼食の直前、一日の終わりに試してみてください。あるいは、数時間連続してメールに対応し、残りの時間は別のことに取り組む方がうまくいくかもしれない。
どのようなスケジュールであれ、1つあれば、一度に1つのことに集中でき、問題なくEメールリストを整理できる。
メールフォルダの作成
メールフォルダーは見過ごされがちなツールですが、情報をファイリングするのに最適なシステムです。
フォルダを使って、メールをカテゴリーや優先度に分けて整理しましょう。メールを読んだら、そのメールがどこに行くのかを考え、その場所に置きましょう。例えば、メールフィルターを使って、プロモーションメールは1つのフォルダに、重要なメールはすぐにアクションが必要なアクションフォルダに振り分けることができます。
さらに組織化を進め、仕事用、個人用、登録用など、 メールアカウントを分けることもできます。
オートメーションの利用
件名に含まれるジャンク、人物、特定のスパムワードをブロックするフィルターを設定するのは良いスタートだ。
また、 Eメールの自動化を利用して、受信メールや送信メッセージを効率化することもできます。例えば、「メールを受け取りました」というシンプルなメッセージを送信するだけで、顧客からの問い合わせを自動化することができます。また、よくある質問をテンプレート化することもできます。
削除、配信停止、スパムとしてマーク
冷酷になれ。Eメールプログラムに囚われないこと。
もし古い、重要でないメールがあれば、削除してしまいましょう。
フィルターを通過するスパムがあれば、それをマークする。
以前は愛読していたけれど、もう読まなくなったブログがあれば、そのメーリングリストから退会しよう。
インボックスゼロ、つまり重要な連絡事項を読み、返信し、効率的にファイリングすることを目指しているのだ。
すぐに受信トレイゼロを達成
より生産的に働き、より効率的にコミュニケーションをとり、仕事のストレスを職場に置き去りにすることは可能だ。
受信トレイを徹底的に掃除し、メール過多が再び忍び寄るのを食い止めるための実証済みの戦略をいくつか使えば、あっという間に受信トレイゼロにすることができます。すべてはメール管理戦略から始まります。
