Har du noen gang hatt søndagsskrekk?
Følelsen av frykt før arbeidsuken begynner, når du vet at listen over gjøremål er lang som en arm og at søvnen kommer til å bli kort og urolig.
Når du setter deg på jobb og åpner innboksen, må du konfronteres med 808 uleste e-poster etter hvert som det strømmer inn flere i løpet av dagen.
Du spesialiserer deg kanskje på programvareløsninger for helsevesenet, utvikler den nyeste teknologien eller effektiviserer prosessen for kundelivssyklusadministrasjon – uansett hvilken virksomhet du driver, kan overbelastning av e-post få alvorlige konsekvenser.
Hva er overbelastning av e-post?
Alle som har en e-postadresse, vet hvor stressende det er å se e-postene hope seg opp, ulest, ubesvart, uten at det skjer noe.
Bilde til fri bruk hentet fra Pexels
Overbelastning av e-post er akkurat det det høres ut som: manglende evne til å holde orden på jobb- eller privat e-post – og ofte begge deler.
Du får for mange e-poster og har ikke nok tid til å svare. Dette kan gå ut over både dine personlige prestasjoner og virksomhetens effektivitet.
Svaret på dette er å nå innboks null – ikke nødvendigvis å ha en tom innboks, men å ha null uleste e-poster, en håndterbar kommunikasjonsmengde og en mye mer organisert innboks.
Slik gjenkjenner du overbelastning av e-post
Det første skrittet mot å unngå overbelastning av innboksen er å gjenkjenne tegnene på overbelastning. Her er noen ting du bør se etter:
Kommuniserer teamet ditt effektivt?
Jeff har sendt Sally tre viktige oppfølgings-e-poster om deres siste møte, men Sallys uleste e-poster ligger i hundrevis.
Spenningen på arbeidsplassen blir stadig større. Sally tar stadig oftere røykepauser. Prosjektledelsen har sporet av. Og Jeff vet fortsattikke hvilken skrifttype han skal bruke i den siste markedsføringskampanjen.
Høres det kjent ut?
Overbelastning av e-post kan hindre kommunikasjonen på arbeidsplassen. Hvis informasjonen ikke blir formidlet effektivt, risikerer du at tidsfrister blir overskredet, at du ikke vet hvordan du skal håndtere prosjekter på en effektiv måte, at medarbeiderne dine blir forvirret og at viktige detaljer faller mellom stolene.
Mister du eller går du glipp av viktige meldinger?
I tillegg til å hindre kommunikasjon generelt, risikerer du å gå glipp av ting hvis du har en overfylt innboks. Søppelpost vil skjule e-postene du virkelig trenger å lese.
Nye e-poster skyver gamle e-poster nedover på listen i e-postklienten din. Når listen er lang nok, kommer du noen gang til å se på de gamle e-postene? Hva om de er viktige? Hva om de inneholder den ene informasjonen du har kastet bort timer på å lete etter?
Det er for lett å overse, slette eller bli blind for nålen i høystakken, selv om du har en egen mappe for de viktigste e-postene dine.
Lider den eksterne kommunikasjonen din?
Hvis kundene dine stadig venter i dager eller uker på svar fra deg, eller hvis du mottar klager på manglende kundeservice, kan det være at du lider av overbelastning på grunn av et stort antall e-poster.
Å senke AHT (gjennomsnittlig behandlingstid) er avgjørende for å bygge en god forretning med gjentatt service.
Overbelastning av e-post gjør at du risikerer å skremme bort verdifulle kunder og klienter.
Sjekker du e-post etter jobb?
En god balanse mellom jobb og fritid er viktig for oss alle, selv om de fleste av oss ikke har en tidsstyringsstrategi på plass eller bruker skjermtidsapper.
Å gå hjem for å sjekke innboksen, svare på e-post og følge opp møter er det motsatte av en god balanse mellom jobb og fritid.
Hvis du ikke rekker å gjøre alt dette i løpet av arbeidstiden, og du bruker store deler av fritiden på å prøve å ta igjen det tapte, har du definitivt overbelastning av e-post.
Det finnes ganske alarmerende statistikk som viser at dårlig balanse mellom arbeid og fritid kan påvirke både helse, relasjoner og produktivitet.
Bilde hentet fra ergonomictrends.com
Dette leder oss til hvordan overbelastning av e-post kan påvirke bedriften din
Både mennesker og virksomheter er systemer, og overbelastede systemer fører til forringelse, negativ ytelse og til slutt feil.
Enten du er et selskap som tilbyr e-postverifiseringstjenester eller en frilanser som skriver nettsidekode, kan du bli rammet av overbelastning av e-post.
Konsekvenser for de ansatte
Vi snakket om viktigheten av en god balanse mellom arbeid og fritid.
Overbelastning av e-post er selvsagt ikke hele forklaringen, men det er en medvirkende årsak til stress i privatlivet.
Du bruker timevis hver dag på å prøve å få oversikt over kommunikasjonen, du avbryter stadig viktige prosjekter for å svare på spørsmål, du blar gjennom innboksen i lunsjpausen, du svarer kolleger mens du ligger i sengen, og du bekymrer deg til og med bare over at de uleste e-postene hoper seg opp, vel vitende om at du på et eller annet tidspunkt er nødt til å ta deg av dem.
Dette kan være ødeleggende for den personlige produktiviteten og føre til utbrenthet.
Konsekvenser for selskaper
Det sier seg selv at stressede og utbrente medarbeidere har en negativ innvirkning på bedriften som helhet.
Misfornøyde ansatte pynter på CV-en sin; hvis bedriftens mål er å ha fornøyde ansatte, må du forstå hvilken innvirkning overbelastning av e-post har på virksomheten, og ikke bare personalfordeler osv. ( hvordan påvirker for eksempel et godt implementert sikkerhets- og helseprogram de ansattes lojalitet?)
E-poster trekker oppmerksomheten bort fra arbeidet. De ødelegger fokus, og det kan være vanskelig å rette oppmerksomheten tilbake mot viktige oppgaver. Hvis de ansatte bruker deler av arbeidstiden sin på å gå gjennom innboksen, jobber de ikke effektivt.
Dette kan ha en skadelig innvirkning på bedriften din. Du kan miste forretningsmuligheter ved å bruke for lang tid på å svare potensielle kunder. Du kan forsinke tidsfrister ved å miste viktig informasjon. Du kan devaluere den nøye utarbeidede e-postkampanjen din ved å bli sittende fast i en e-postkampanje.
Ingenting av dette bidrar til økt produktivitet, verken for enkeltpersoner eller for bedriften.
Så hvordan oppnår du innboks null?
Vi har gjort det klart at null innboks ikke nødvendigvis betyr null e-poster . Innboks null er en håndterbar innboks, og her er noen velprøvde teknikker for å oppnå det i ditt digitale liv.
Kommuniser på andre måter
E-post er overvurdert, vil noen produktivitetseksperter si.
Ok, det er ikke sant. E-post er et mirakel av moderne teknologi som har revolusjonert måten vi kommuniserer på.
Men de har en tid og et sted, og det er ikke heletiden og overalt. Spesielt ikke når det gjelder reklame-e-poster vi får daglig.
Direktemeldinger
Når du sender en e-post, erkjenner du allerede at henvendelsen din ikke trenger et umiddelbart svar. Instant Messages er som e-post, men raskere, og gjør det mulig å chatte frem og tilbake når det passer hver enkelt.
En måte å unngå søppelpost på er å sende en Slack-melding i stedet. Det er et av de enkleste tipsene for e-posthåndtering hvis du vil unngå å sjekke e-posten din flere ganger om dagen.
Telefonsamtaler
Hvis du trenger et raskt svar på noe eller trenger å snakke ut om noe, er taleanrop fortsatt et av de beste kommunikasjonsverktøyene. Det er til og med verdt å bruke en fasttelefon som er pålitelig og kan fungere når som helst, uten internett eller under strømbrudd.
En måte å holde innboksen ren på, er å ta telefonen av og til.
Ansikt til ansikt
Noen ting har fortsatt godt av å foregå ansikt til ansikt. Å diskutere ideer med et team eller å diskutere viktig informasjon i detalj kan fungere bedre med personlige møter eller videosamtaler. Det er best å kvitte seg med unødvendige e-poster og unødvendige e-postvarsler helt fra starten av.
Og selv om disse møtene ikke er mulige for alle (f.eks. fjernarbeidere), er de en fin måte å få litt fokustid med medarbeiderne på.
Kommuniser effektivt
Blir du bombardert med oppfølgings-e-poster etter et møte?
I så fall er møtene dine kanskje ikke så produktive som de kunne vært, og du kan ta noen enkle grep for å fikse det – uten å bli en produktivitetsguru.
Planlegg møtene nøye slik at du får svar på så mange spørsmål som mulig, og sett av tid på slutten til oppfølgingsspørsmål, oppsummeringer og viktige diskusjoner.
Og når du skriver oppfølgingsmailene dine, må du sørge for at de holder høy kvalitet, er lesbare og inneholder nødvendig informasjon, slik at de ikke ender opp som søppelpost som ikke blir lest.
Sett forventninger til responstider
Hindringer for rettidig kommunikasjon kan for eksempel skyldes at problemet er komplekst, eller at virksomhetene opererer i ulike tidssoner.
I tillegg til å bruke ulike kanaler, kan det å sette realistiske forventninger til svar bidra til at både ansatte og kunder slapper av, ettersom de vet når de får svar på e-postmeldingene sine.
Du kan fastsette retningslinjer for e-post i bedriften, for eksempel at alle e-poster skal bekreftes innen 24 timer. På denne måten reduserer du folks bekymring for å bli ignorert, samt trangen til å sjekke innboksen hele dagen. Mottakeren av e-posten kan deretter vurdere hvor lang tid det vil ta å svare på henvendelsen, og sette en realistisk tidsramme for et skikkelig svar.
Avsenderen er trygg på at den første kontakten løses raskt, og mottakeren har gitt seg selv nok tid til å løse problemet på riktig måte.
Sett av tid til å håndtere innboksen din
Konstant overvåking av innboksen kan legge press på deg og stjele oppmerksomheten din fra andre oppgaver. En uoversiktlig innboks kan gjøre at du må sortere meldinger i timevis hver uke.
Sett av tid i løpet av dagen til å sjekke e-posten din, spesielt hvis du mottar mange e-poster.
Dette vil variere fra person til person og fra bransje til bransje, men å sette av faste tider til innboksbehandling kan hjelpe deg med å holde deg mer organisert og mindre distrahert.
Prøv det første du gjør om morgenen, rett før lunsj og på slutten av dagen. Eller kanskje du fungerer bedre når du bruker flere timer i strekk på å håndtere e-post og resten av dagen på andre ting.
Uansett hva du planlegger, kan du konsentrere deg om én ting om gangen og sortere e-postlister uten problemer.
Opprett e-postmapper
E-postmapper kan være et oversett verktøy i arsenalet ditt, men de er et godt system for arkivering av informasjon.
Bruk mapper til å organisere e-postene dine i kategorier eller prioriteringsnivåer. Når du har lest noe, finner du ut hvor det hører hjemme, og legger det på plass. Du kan for eksempel bruke e-postfiltre og sortere ut salgsfremmende e-poster i én mappe, og viktige e-poster som krever umiddelbar handling, i handlingsmapper.
Du kan til og med gå enda lenger i organiseringen og ha separate e-postkontoer for jobb, personlige ting, påmeldinger osv.
Bruk automatisering
En god start er å sette opp filtre for å blokkere søppel, personer eller spesifikke spamord i emnelinjer.
Du kan også bruke e-postautomatisering til å effektivisere innkommende og utgående e-poster. Som å automatisere bekreftelsesprosessen med et enkelt «vi har mottatt e-posten din …» som utløses ved en kundehenvendelse. Eller e-postmaler som dekker et sett med ofte stilte spørsmål.
Slett, avslutt abonnement, merk som spam
Vær hensynsløs. Ta ingen fanger i e-postprogrammet ditt.
Hvis det finnes gamle, uviktige e-poster du aldri kommer til å lese, bør du slette dem.
Hvis det kommer spam gjennom filtrene dine, må du merke det.
Hvis det er en blogg du pleide å elske, men som du ikke lenger leser, kan du melde deg av den adresselisten.
Du prøver å oppnå «innboks null» – viktig kommunikasjon som du leser, svarer på og arkiverer på en effektiv måte.
Nå innboksen null på kort tid
Det er mulig å jobbe mer produktivt, kommunisere mer effektivt og la arbeidsstresset bli der det hører hjemme: på jobben.
Med en grundig vårrengjøring av innboksen og noen velprøvde strategier for å hindre at overbelastning av e-post kommer snikende tilbake, kan du nå innboksen null på kort tid. Det hele starter med en strategi for e-posthåndtering, og du kan også gå gjennom e-postene dine på en enkel og rask måte.
