De ce ajunge asta pe biroul dumneavoastră? Pentru că plângerile ajung mai întâi la dumneavoastră. Furnizorii de servicii de internet vă evaluează reputația de expeditor. Iar autoritățile de reglementare se așteaptă la surse curate, nu la scuze din partea furnizorilor. Acesta este motivul pentru care astăzi vă vom spune mai multe despre legile privind confidențialitatea și brokerii de date.
În acest ghid, vom face legătura. Ce fac brokerii de date. Cum ar trebui să funcționeze registrele. Ce înseamnă constatările EFF/PRC pentru riscuri. Apoi, vom acoperi riscurile, cele mai bune practici și vă vom prezenta o listă de verificare pe care o puteți utiliza astăzi.
Ce relevă ancheta EFF și PRC
Discuția despre legile privind confidențialitatea și brokerii de date a luat amploare în acest an, când cercetătorii de la Electronic Frontier Foundation (EFF) și Privacy Rights Clearinghouse (PRC) au descoperit un lucru care ar trebui să dea de gândit oricărui comerciant. Aceștia au descoperit că mulți intermediari de date sar sistematic peste pasul de bază al înregistrării la autoritățile statului: 291 de companii în California, 524 în Texas, 475 în Oregon și 309 în Vermont.
Acesta este un semnal de alarmă pentru oricine cumpără liste sau adaugă date.
Aceste legi de înregistrare există pentru a crea lumina soarelui. Ele fac lista brokerilor de date:
- cine sunt ei,
- ce fel de date vând,
- și modul în care oamenii se pot elimina din aceste baze de date.
Dar atunci când sute de astfel de companii nu se înregistrează, această transparență dispare. Consumatorii își pierd vizibilitatea cu privire la locul în care călătoresc datele lor, iar autoritățile de reglementare nu mai știu cine este pe piață.
Raportul nu a dat publicității numele tuturor întreprinderilor neînregistrate, dar modelul a fost clar. Zeci de întreprinderi s-au înregistrat într-o jurisdicție, dar au ignorat altele cu reguli aproape identice. Unele au folosit filiale pentru a opera în liniște în statele în care nu au depus documente.
De ce este o lumină de avertizare?
Brokerii de date alimentează multe procese comune de marketing – închirierea de liste de e-mail, îmbogățirea datelor și modelarea audienței. Dacă un broker încalcă regulile într-un domeniu, sunt șanse să facă economii și în alte domenii. Colaborarea cu aceștia vă poate expune compania la investigații, liste negre sau, mai rău, la rușinea publică de a fi legată de furnizori care încalcă confidențialitatea.
Cum ar trebui să funcționeze registrele brokerilor de date
Fiecare stat cu un astfel de sistem solicită brokerilor să:
- trimiteți datele de contact,
- să descrie tipurile de date pe care le gestionează,
- să explice modul de obținere a consimțământului,
- și divulgarea procedurilor de excludere voluntară.
Unele cer chiar actualizări anuale pentru a dovedi că informațiile sunt încă exacte.
Ideea este simplă: oamenii ar trebui să poată afla cine deține datele lor și să îi facă să înceteze dacă doresc.
Pentru întreprinderi, această transparență stabilește baza pentru parteneriate etice. Atunci când verificați un furnizor, îi puteți consulta dosarul de înregistrare, puteți vedea ce categorii de date comercializează și puteți verifica dacă onorează cererile de eliminare.
Cu toate acestea, aceste sisteme funcționează numai atunci când brokerii participă. Dacă jumătate dintre jucători rămân ascunși, lista publică devine incompletă și mai puțin demnă de încredere.
Cadrul de reglementare pentru consimțământul privind e-mailul/datele
În majoritatea regiunilor, opt-in-ul este primul.
În UE, GDPR și normele ePrivacy tratează e-mailul drept date cu caracter personal, astfel încât aveți nevoie de un consimțământ clar și informat înainte de a trimite materiale de marketing. Păstrați dovada când și cum l-ați obținut. Pentru consimțământul cu un risc mai ridicat, opțiunea dublă este cel mai sigur pariu. Acesta este obligatoriu în Germania prin hotărâri judecătorești și este tratat ca fiind obligatoriu în Austria. Alte câteva piețe europene o recomandă, chiar dacă nu o impun.
SUA utilizează un model de excludere voluntară în cadrul CAN-SPAM, dar acest lucru nu înseamnă că „totul este permis”. Fiecare mesaj trebuie să conțină o linie de subiect veridică, o dezabonare vizibilă și o adresă poștală fizică. De asemenea, trebuie să procesați renunțările rapid – în termenul stabilit.
Canada se situează la limita strictă cu CASL, care impune consimțământul expres și identificarea clară în fiecare mesaj. De asemenea, aceasta depășește granițele atunci când mesajele ajung în căsuțele poștale canadiene.
* Alte regiuni se apropie mai mult de modelul UE – Australia și Noua Zeelandă funcționează pe baza opțiunii de includere. Coreea de Sud adaugă o cadență de reînnoire a consimțământului. Regatul Unit reflectă abordarea UE cu propriile sale norme PECR, alături de UK GDPR.
Acum, despre practicile cu risc ridicat.
- 1. Listele achiziționate creează lacune de consimțământ pe care nu le puteți remedia ulterior. Oamenii nu au fost de acord să primească vești de la brandul dvs., astfel încât reclamațiile cresc și livrările scad.
- 2. Scraping-ul și recoltarea declanșează atât probleme de confidențialitate, cât și anti-spam.
- 3. Formularele vagi sunt, de asemenea, o capcană – dacă caseta de înscriere nu precizează ce primesc oamenii și cât de des, consimțământul nu va rezista în timpul unui audit.
Limbajul clar al consimțământului, așteptările clare și registrele de dovezi vă feresc de probleme.
O scurtă verificare a realității în ceea ce privește cerințele privind conținutul e-mailurilor.
- 1. Păstrați detaliile expeditorului oneste.
- 2. Potriviți linia subiectului cu corpul mesajului.
- 3. Includeți un link de dezabonare funcțional și o adresă poștală.
Aceste elemente de bază par simple, însă multe echipe se poticnesc de ele. De asemenea, ele vă protejează reputația de expeditor, deoarece furnizorii de căsuțe poștale caută aceste semnale atunci când decid între căsuța de primire și spam.
Încă o piesă: urmărirea și personalizarea.
În jurisdicțiile mai stricte, urmărirea deschiderilor și a clicurilor poate necesita un consimțământ separat, similar consimțământului pentru cookie-uri. Spuneți oamenilor ce urmăriți, oferiți-le posibilitatea de a alege și documentați-o. Utilizați numai datele de care aveți nevoie pentru promisiunea făcută la înscriere. Astfel, programul dvs. rămâne strict și pista de audit clară.
Riscurile la care se expun comercianții care obțin date de la brokeri care nu sunt conformi
Să vorbim despre partea practică: ce se întâmplă atunci când vă bazați pe date dubioase?
#1 Legal
Chiar dacă societatea dvs. nu a colectat datele în sine, autoritățile de reglementare vă pot trage la răspundere pentru utilizarea informațiilor care nu au fost colectate în mod legal. Unele state tratează achiziționarea sau utilizarea datelor brokerilor neînregistrați drept participare la aceeași încălcare.
#2 Reputație
De la an la an, oamenii devin din ce în ce mai preocupați de confidențialitate. Dacă se află că baza dvs. de date cu abonați provine de la un broker care face obiectul unei investigații, încrederea publicului dvs. se evaporă rapid. Odată ce povestea se răspândește online, nicio declarație de confidențialitate nu mai poate remedia acest decalaj.
# 3 Deliverabilitate
Furnizorii de servicii de internet și filtrele de spam detectează tiparele de reclamații mai repede decât autoritățile de reglementare. Listele provenite de la intermediari dubioși tind să conțină destinatari neactualizați sau care nu doresc. Acest lucru se traduce prin rate ridicate de respingere, reclamații de spam și, în cele din urmă, filtrare de către principalii furnizori de e-mail.
#4 Documentație
Majoritatea politicilor de confidențialitate și termenii platformelor de marketing impun ca toate datele de contact să fie colectate cu consimțământul corespunzător. Dacă un audit arată că furnizorii dvs. nu au respectat aceste standarde, este posibil să vă încălcați propria politică și termenii furnizorului dvs. de servicii de e-mail. Acest lucru poate duce la suspendarea contului sau la pierderea accesului la instrumentele de marketing.
#5 Control
Atunci când vă bazați pe intermediari opaci, renunțați la vizibilitatea modului în care au fost obținute datele și dacă acordul este încă valabil. În schimb, colectarea adreselor prin opt-in direct sau formulare verificate vă oferă dovezi, marcaje temporale și o pistă de audit clară. Acesta este pariul cel mai sigur pentru fiecare regiune.
La sfârșitul zilei, conformitatea poate construi un program de marketing care poate supraviețui controlului. Și, după cum ne-au reamintit constatările EFF, tăierea colțurilor poate economisi timp astăzi, dar costă mult mai mult atunci când autoritățile de reglementare sau clienții vin să bată la ușă mâine.
Cele mai bune practici pentru aprovizionarea cu date conforme și verificarea furnizorilor
Primul lucru: conformitatea începe cu mult înainte de a trimite prima campanie. Ea începe în momentul în care alegeți de unde provin datele dvs. de contact. Cea mai sigură cale?
▢ Parteneri numai cu brokeri sau platforme care au trecut deja testul transparenței.
Ce trebuie să faceți:
➡️ Verificați dacă apar în registrele publice din fiecare stat în care își desfășoară activitatea. O căutare rapidă vă poate spune dacă s-au înregistrat, dacă și-au actualizat informațiile de contact și dacă au indicat metodele de excludere. Dacă dosarul lor lipsește, acesta este primul semnal de alarmă.
Apoi, priviți mai adânc decât la suprafață. Un furnizor de încredere explică exact ce categorii de date colectează (de afaceri, demografice sau comportamentale) și cum obține acordul pentru fiecare. Dacă răspunsul vi se pare vag sau plin de ceață juridică, plecați. Adevărata transparență nu trebuie să se ascundă în spatele jargonului. Prin urmare:
▢ A flați mai multe despre partenerul dumneavoastră. Vă explică ce date obțin? Cum le gestionează?
Ce trebuie să faceți:
➡️ Cereți documente care să arate de unde provine fiecare contact și care a fost obiectul permisiunii inițiale. Nu sunteți dificil; protejați povestea de conformitate a companiei dumneavoastră.
În plus, regândiți modul în care definiți o „listă calificată”. Audiențele bazate pe permisiune și obținute pe cont propriu au în mod constant rezultate mai bune decât orice listă cumpărată în vrac. Listele cumpărate, chiar și atunci când sunt anunțate ca fiind „opt-in”, se bazează adesea pe consimțăminte generale care nu se extind la marca dvs. Acesta este motivul pentru care ar trebui să:
▢ Construiește-ți audiența direct prin propriile tale formulare de înscriere sau prin parteneri verificați, în loc să cumperi liste.
Ce trebuie să faceți:
➡️ Dacă sunteți tentat vreodată de o „listă rapidă”, solicitați o confirmare scrisă că fiecare contact a dat permisiunea explicită, specifică mărcii și că înregistrarea brokerului este actualizată în toate jurisdicțiile relevante.
De asemenea, atunci când riscul este mai mare (cum ar fi campaniile internaționale sau sectoarele sensibile), utilizați opțiunea dublă de acceptare. Acest al doilea clic de confirmare dovedește dreptul de proprietate asupra adresei și creează o urmă digitală: data, ora și metoda de consimțământ. Deci, concluzia:
▢ Utilizați opt-in dublu.
De făcut:
➡️ Stocați aceste informații în siguranță, în mod ideal într-un sistem care leagă fiecare înregistrare de formularul exact de înscriere. Cu cât pista dvs. de audit este mai precisă, cu atât programul dvs. devine mai sigur în timpul verificărilor de reglementare.
Propriile dvs. materiale de confidențialitate spun, de asemenea, o poveste. Asigurați-vă că fiecare formular și fiecare pagină de destinație sunt ușor de înțeles. Dacă mai multe mărci folosesc aceeași platformă, identificați fiecare expeditor. Limbajul simplu generează încredere și vă protejează de reclamațiile privind consimțământul ascuns.
▢ Păstrați-vă formularele de înscriere și politicile de confidențialitate transparente și ușor de înțeles.
De făcut:
➡️ Descrieți clar la ce se abonează oamenii, cât de des îi veți contacta și cum se pot dezabona. Actualizați acest limbaj de fiecare dată când frecvența sau scopul e-mailurilor dvs. se modifică.
În cele din urmă, tratați auditurile de date ca o întreținere de rutină, nu ca o corvoadă anuală.
▢ Revizuiți periodic sursele de date și contractele cu furnizorii.
Ce trebuie să faceți:
➡️ Programați revizuiri periodice pentru a confirma că sursele dvs. rămân conforme. Actualizați contractele cu furnizorii pentru a include clauze privind respectarea legislației privind confidențialitatea și despăgubirile. Dacă un partener încalcă regulile, veți avea protecție scrisă.
Ce instrumente/opțiuni de conformitate și transparență există
Odată ce practicile dvs. de furnizare a datelor sunt curate, următorul pas este să mențineți dovada și vizibilitatea sub control. Din fericire, o mulțime de instrumente vă pot ajuta.
Începeți cu registrele de stat. California, Texas, Oregon și Vermont mențin baze de date online cu posibilități de căutare ale brokerilor înregistrați. Marcați-le. Verificarea statutului unui potențial partener înainte de semnarea oricărui contract durează câteva minute și confirmă dacă acesta respectă regulile. Majoritatea listelor afișează datele de înregistrare, contactele de afaceri și orice adresă URL de excludere furnizată.
Apoi, există platforme de gestionare a consimțământului. Aceste instrumente înregistrează și gestionează permisiunile abonaților conform GDPR, CCPA și cadrelor de confidențialitate similare. Acestea înregistrează fiecare acțiune de consimțământ cu timbre de timp și adrese IP pentru a vă păstra dovada de conformitate organizată și ușor de recuperat. Multe dintre acestea se sincronizează, de asemenea, cu software-ul de e-mail și pot semnala automat adresele fără consimțământ valabil.
Pentru un puls mai profund al conformității, programați audituri privind confidențialitatea și transparența. Auditurile interne verifică dacă formularele, bazele de date și fluxurile de lucru automatizate sunt în continuare conforme cu normele de confidențialitate în evoluție. Auditurile externe (efectuate de consultanți sau parteneri juridici) vă testează programul în raport cu reglementările și modelele de aplicare.
Organizațiile mari pot avea nevoie, de asemenea, de supravegherea responsabilului cu protecția datelor. Un DPO analizează modul în care datele circulă prin sistemul de marketing, se asigură că se fac evaluări ale impactului asupra confidențialității atunci când sunt introduse noi instrumente și instruiește echipele cu privire la cele mai bune practici. Chiar și companiile mai mici pot desemna un responsabil cu confidențialitatea.
O altă tactică subutilizată este revizuirea politicilor. Pare plictisitoare, dar dă roade. Revizuiți politica de confidențialitate, limbajul de consimțământ și contractele cu furnizorii în fiecare trimestru. Actualizați-le atunci când apar noi legi regionale sau când vă schimbați strategia de marketing.
În cele din urmă, citiți rapoartele autorităților de reglementare. Organizații precum EFF, RPC și diverse autorități de protecție a datelor publică în mod regulat actualizări privind noile interpretări ale legilor existente. Urmărirea informărilor acestora vă ajută să anticipați schimbările înainte ca aplicarea să vă prindă din urmă.
Lista de verificare practică
Ați citit contextul, riscurile și instrumentele. Acum, iată lista de verificare cu acțiune rapidă pentru ca marketingul dvs. să fie protejat de confidențialitate tot anul:
▢ Verificați statutul de înregistrare al fiecărui broker.
Înainte de integrarea unui partener de date, verificați numele acestuia în toate registrele de stat relevante. Confirmați că detaliile corespund entității contractuale și că înregistrarea nu a expirat.
▢ Acceptați numai consimțământul documentat.
Lucrați cu părți terțe care pot prezenta dovezi clare ale permisiunii – data, metoda și textul consimțământului. Fără capturi de ecran, fără declarații vagi și fără „aveți încredere în noi”.
▢ Utilizați opt-in dublu atunci când miza este mare.
Ori de câte ori vizați țări cu legi mai stricte privind confidențialitatea sau gestionați date sensibile, activați e-mailurile de confirmare. Înregistrați metadatele, cum ar fi marca de timp, dispozitivul și calea de confirmare. Este cea mai bună garanție juridică.
▢ Mențineți formularea privind confidențialitatea clară și umană.
Paginile dvs. de înscriere trebuie să precizeze exact ce primesc abonații și cât de des. Evitați căsuțele ascunse sau promisiunile vagi. Dezabonați-vă fără efort și în mod vizibil în fiecare mesaj. Transparența vă câștigă credibilitate și vă ajută să evitați disputele.
▢ Monitorizați periodic modificările legislative.
Legislația privind confidențialitatea la nivel de stat continuă să se extindă. Abonați-vă la buletinele informative ale agențiilor de protecție a datelor sau ale organizațiilor de supraveghere a confidențialității. O simplă scanare lunară vă poate salva de practicile învechite.
Dincolo de listă, tratați conformitatea ca pe un proces viu. Documentați actualizările. Păstrați note de audit. Faceți din confidențialitate parte din cultura dvs. de marketing.
Ultimele cuvinte despre legislația privind confidențialitatea și brokerii de date
Mesajul pentru comercianți este foarte simplu: fiți transparenți, obțineți un consimțământ real și știți exact de unde provin datele dumneavoastră. Acum știți cât de complicate pot deveni lucrurile cu legile privind confidențialitatea și brokerii de date. Aceste lacune în materie de înregistrare și supraveghere sunt un fel de semnale de alarmă, care se pot răsfrânge direct asupra propriilor campanii.
Mișcarea inteligentă este să o luați înainte. Lucrați numai cu intermediari care dovedesc conformitatea. Alcătuiți liste prin înscrieri autentice și păstrați-vă înregistrările de consimțământ stricte. Utilizați instrumentele care urmăresc permisiunile, rămâneți curioși cu privire la noile norme și actualizați materialele privind confidențialitatea înainte ca cineva să vă spună acest lucru.
Iar dacă aveți nevoie de ajutor cu marketingul prin e-mail sau verificarea listelor, încercați Bouncer. Instrumentele noastre vă ajută să vă păstrați listele curate, conforme și de înaltă performanță, iar echipa noastră de asistență este întotdeauna pregătită să vă ajute să obțineți rezultate corecte.
