Когда вы используете платформу электронной почты, в ней хранится файл контактов, которые вы добавили в систему с течением времени.
Microsoft Outlook — это популярная платформа электронной почты, которая может автоматически создавать список контактов на основе отправляемых и получаемых вами электронных сообщений. Однако в некоторых случаях вам может понадобиться перенести эти контакты на другую платформу, например Gmail. Понимание того, как экспортировать контакты из Outlook, позволит вам сэкономить время и силы, быстро перенеся контакты с одной платформы на другую.
Почему важно экспортировать контакты из Outlook?
Существует несколько причин, по которым вам может понадобиться знать, как экспортировать контакты Outlook. Например, вам может понадобиться перенести контакты на другое устройство или компьютер, создать их резервную копию, импортировать их в другую службу электронной почты, например Gmail, управлять ими в программе, например Microsoft Excel, или экспортировать контакты в vCard или виртуальную визитную карточку. Большинство из этих вариантов потребуют экспорта в файлы разных типов. Например, при экспорте контактов в различные почтовые службы обычно требуется файл CSV. С другой стороны, для виртуальной визитной карточки может понадобиться файл VCF, позволяющий импортировать контакты непосредственно в Excel. Файл PST обычно нужен для резервного копирования контактов и данных.
Методы экспорта контактов Outlook
Существует несколько способов экспорта контактов Outlook в зависимости от версии программы Outlook. Программа Outlook будет вести себя одинаково независимо от того, используете ли вы операционную систему Windows или macOS.
Как экспортировать контакты из Outlook 2010
Outlook 2010 — это старая версия программы, которая сегодня используется не так часто, но некоторые компании все еще используют ее в основном для внутренних коммуникаций. Некоторые люди до сих пор используют Outlook 2010, поскольку хотят не выходить за рамки одного года выпуска программы, чтобы сэкономить деньги. Если вы используете Outlook 2010 и хотите экспортировать свои контакты, вот шаги, которые необходимо выполнить:
- Откройте Outlook на компьютере PC или Mac.
- Перейдите на ленту в верхней части программы и выберите «Файл».
- Нажмите «Параметры» и выберите «Дополнительно» в диалоговом окне.
- Выберите «Экспорт», чтобы открыть мастер импорта и экспорта.
- Выберите «Экспортировать файл», а затем нажмите «Далее».
- В окне «Создать тип файла» выберите нужный тип экспорта.
- Появится список папок, которые можно экспортировать. В этом списке выберите папку с экспортируемыми контактами.
- Выберите «Обзор», чтобы выбрать папку для экспорта.
- Назовите свой файл в опции «Сохранить экспортированный файл как».
- Выберите «OK», затем «Далее», затем «Готово».
- После того как Outlook завершит экспорт, нажмите «ОК».
- Убедитесь, что файл сохранен в нужном месте.
Как экспортировать контакты Outlook 2013
Outlook 2013 — это самая последняя версия программы Outlook с другой кодовой базой, чем Office 365. В связи с этим при экспорте контактов в него нужно выполнять различные действия по сравнению с последними версиями программы. Одно из главных преимуществ Outlook 2013 и то, почему многие люди продолжают использовать его сегодня, заключается в том, что у него есть отдельное приложение, которое дешевле в приобретении. Если вы используете Outlook 2013 и хотите экспортировать контакты, выполните следующие действия:
- Откройте Outlook на компьютере PC или Mac.
- Перейдите в левую верхнюю часть экрана программы и выберите вкладку «Файл».
- Нажмите на «Открыть и экспортировать» с левой стороны.
- Появится список опций. Выберите «Импорт/экспорт».
- Появится еще один список вариантов. Выберите «Экспортировать в файл», а затем «Далее».
- Выберите «Значения, разделенные запятыми» и затем «Далее».
- В разделе «Личные папки» выберите «Контакты», а затем «Далее».
- Выберите «Обзор», чтобы выбрать место, куда вы хотите сохранить экспортированный файл.
- Выберите имя для файла, нажмите «Далее», а затем «Готово».
- Убедитесь, что файл сохранен в нужном месте.
Как экспортировать контакты из веб-версии Outlook
Веб-версия Outlook может стать идеальным решением, если вы хотите иметь доступ к контактам и сообщениям электронной почты, находясь не за компьютером. К этой версии Outlook можно легко получить доступ с различных устройств, подключенных к Интернету, включая игровые ноутбуки, смартфоны, планшеты и многое другое, в том числе смарт-часы и другие устройства, не относящиеся к ПК. Если вы хотите экспортировать контакты с помощью веб-версии Outlook, выполните следующие действия:
- Введите Outlook в адресную строку, чтобы перейти на веб-сайт Outlook через выбранный вами веб-браузер.
- Войдите в свою учетную запись, если это будет предложено сделать.
- Перейдите в нижнюю часть страницы и выберите символ людей.
- На панели инструментов выберите «Управление», а затем «Экспорт контактов».
- Выберите, хотите ли вы экспортировать все контакты или контакты из определенной папки.
- Нажмите кнопку «Экспорт».
- Выберите «Сохранить как» и выберите формат файла, в котором будут сохранены контакты.
- Убедитесь, что контакты сохранены под выбранным именем и в выбранном месте.
Как экспортировать контакты Outlook 365
Outlook 2016 и Outlook 2019 — две последние версии Outlook, совместимые с Office 365. Это привело к появлению нового процесса экспорта контактов для людей, использующих последние версии Outlook. Использование Office 365 имеет множество существенных преимуществ, в том числе то, что все программы Microsoft, такие как Windows, Word, Outlook, Excel и PowerPoint, используют один и тот же код и легко получают доступ друг к другу, что позволяет быстро и легко выполнять различные функции между разными программами, например, мгновенно экспортировать контакты в Excel. Если вы используете Outlook 365 версии 2016 или 2019 года, выполните следующие шаги для экспорта контактов:
- На компьютере PC или Mac откройте программу Outlook 365.
- Нажмите на значок «Приложения» в левом верхнем углу.
- Выберите «Люди», затем нажмите «Управление».
- Выберите «Экспортировать контакты».
- Определите, что вы будете экспортировать: все контакты или папку с определенными контактами.
- В зависимости от браузера выберите «Сохранить» или «Открыть».
- Убедитесь, что контакты сохранены в нужном месте и под нужным именем.
Как экспортировать письма из Outlook в Gmail
Вы можете экспортировать сообщения электронной почты из учетной записи Outlook в учетную запись Gmail, чтобы создать их резервную копию и получить доступ к старым сообщениям из любого места. Для этого добавьте учетную запись Gmail в Outlook, прежде чем копировать и вставлять папки. Сначала нужно настроить учетную запись Gmail в Outlook. Сделать это можно следующим образом:
- Перейдите к значку настроек в правом верхнем углу и выберите «Просмотр всех настроек Outlook».
- Выберите «Почта» на левой панели.
- Нажмите «Синхронизировать электронную почту».
- В разделе «Подключенные учетные записи» на правой панели выберите «Gmail».
- Введите имя пользователя, которое вы хотите использовать при отправке почты через Outlook из Gmail на экране «Подключить учетную запись Google».
- Выберите OK.
- Войдите в выбранную учетную запись Gmail в Outlook Mail, чтобы разрешить Microsoft доступ к учетной записи.
- Подтвердите успешное подключение учетной записи Gmail к Outlook, выбрав OK.
После настройки учетной записи Gmail в Google откройте Outlook и выберите папку, содержащую сообщения электронной почты, которые вы хотите экспортировать. Выберите все письма в папке, нажав Ctrl+A, или нажмите и удерживайте Ctrl, выделяя отдельные письма, которые нужно экспортировать. Щелкните правой кнопкой мыши на выбранных сообщениях, выберите «Переместить», а затем «Другая папка». Откроется диалоговое окно «Переместить элементы». Выберите учетную запись Gmail и выберите или создайте новую папку в учетной записи Gmail для экспорта писем. Переместите выбранные письма, нажав «ОК».
Как экспортировать письма Outlook в Excel
Вы также можете экспортировать сообщения электронной почты Outlook, отправив их на рабочий лист Excel, создав электронную таблицу с различными столбцами. Это может быть особенно полезно, если вы уже используете Excel, скажем, для бухгалтерских целей. Для этого:
- Перейдите в меню Файл в Outlook и выберите Открыть и экспортировать.
- Выберите Импорт/Экспорт.
- Выберите «Экспортировать в файл», затем нажмите «Далее».
- Выберите «Microsoft Excel», затем нажмите «Далее».
- Выберите папку электронной почты, из которой вы хотите экспортировать сообщения, и нажмите «Далее».
- Выберите папку, в которой вы хотите сохранить экспортированные сообщения электронной почты, и выберите имя для экспортированного файла, а затем выберите «OK».
- Нажмите «Далее», а затем «Готово».
- Новый файл Excel будет доступен для открытия в выбранном вами месте.
Хотите ли вы экспортировать контакты или сообщения электронной почты, это легко сделать с помощью Outlook.
Лучшие практики экспорта списка
Начало процесса экспорта
Чтобы начать процесс экспорта контактов из Outlook, откройте окно Microsoft Outlook и перейдите в меню «Файл», расположенное в левом верхнем углу. Там нажмите «Файл», а затем выберите «Экспорт», чтобы открыть параметры экспорта. Откроется мастер экспорта контактов Outlook, который проведет вас через все шаги по экспорту контактов из Outlook.
Выбор типа и формата файла
В появившемся окне экспорта у вас будет несколько вариантов типа файла, который вы хотите создать. Для наибольшей универсальности выберите тип файла «Значения, разделенные запятыми (CSV)». Файлы CSV легко импортируются в программы электронных таблиц и могут быть использованы для синхронизации с Google Contacts. В качестве альтернативы можно выбрать «Файл данных Outlook (PST)».
Выбор папки контактов
После выбора формата CSV вам будет предложено выбрать папку с контактами, которые вы хотите экспортировать. Перейдите к папке «Контакты» и выберите ее. Убедитесь, что вы выбрали правильную папку, чтобы в нее вошли все выбранные контакты, которые вы хотите экспортировать.
Установка имени и местоположения файла
После выбора папки контактов вам нужно будет указать имя и местоположение нового файла контактов. Нажмите кнопку «Обзор» и выберите каталог, в котором вы хотите сохранить файл. Укажите имя файла, которое поможет вам сразу же идентифицировать новые контакты. Вы также можете выбрать «Файл» в левом нижнем углу, чтобы получить доступ к дополнительным опциям сохранения.
Завершение экспорта
Перед началом экспорта у вас будет возможность просмотреть выбранные параметры. Дважды проверьте, нет ли пустых ячеек или ошибок, которые могут нарушить процесс экспорта. Когда вы будете удовлетворены, нажмите «Экспорт», чтобы начать экспорт. Будет создан новый CSV-файл, а в окне выполнения экспорта будет указано, когда процесс завершится.
Импорт на другие платформы
Ваш новый файл контактов, теперь в формате CSV, готов к использованию. Вы можете импортировать этот файл в программу электронных таблиц для дальнейшей организации или непосредственно в другой почтовый ящик, например в Google Contacts. Просто выберите «Импорт» в соответствующей платформе и выберите только что созданный CSV-файл.
Дополнительные советы по работе с контактами электронной почты
Если вы хотите импортировать эти контакты в другую учетную запись электронной почты, обязательно выберите «Экспорт в файл» в начальном окне Outlook. Это гарантирует, что контакты электронной почты будут включены в процесс экспорта, что упрощает управление коммуникациями на разных платформах.
