Dieses Gespräch blieb bei mir hängen. Bei meiner Arbeit bei Bouncer sehe ich jeden Tag, wie wichtig Datenqualität und Compliance sind. Nicht nur für den Marketingerfolg, sondern auch für den Schutz des Vertrauens der Patienten.
In diesem Artikel teile ich mit Ihnen, was ich über den Spagat zwischen HIPAA-Compliance und E-Mail-Zustellbarkeit gelernt habe: wie Organisationen im Gesundheitswesen ihre E-Mails sicher halten, eine gute Absenderreputation aufrechterhalten und dennoch den richtigen Posteingang erreichen können.
HIPAA-Grundlagen und was ein „Geschäftspartner“ ist
HIPAA wurde geschrieben, um geschützte Gesundheitsinformationen (PHI ) zu schützen – Details, die eine Person mit ihrem Gesundheitszustand verbinden.
Das Gesetz gilt für betroffene Einrichtungen, wie Krankenhäuser, Kliniken und Versicherungen, sowie für Geschäftspartner, die im Auftrag einer betroffenen Einrichtung mit personenbezogenen Daten umgehen.
Das U.S. Department of Health and Human Services (HHS) erklärt, dass jede Person oder Organisation, die im Auftrag einer betroffenen Einrichtung Funktionen oder Tätigkeiten im Zusammenhang mit PHI ausübt, zu einem Geschäftspartner wird.
Gängige Beispiele sind:
- Abrechnungsdienste,
- Transkriptionsfirmen,
- und Cloud-basierte E-Mail-Dienste.
Wenn eine betroffene Einrichtung einen Geschäftspartner einsetzt, muss die betroffene Einrichtung gemäß der HIPAA-Datenschutzrichtlinie zufriedenstellende Zusicherungen erhalten, dass der Geschäftspartner alle PHI, die er erhält oder erstellt, schützen wird.
Diese Zusicherungen müssen schriftlich erfolgen, in der Regel in einem Business Associate Agreement (BAA).
Die Vereinbarung legt die zulässige Verwendung von PHI fest, verbietet die weitere Offenlegung und verpflichtet den Geschäftspartner zur Anwendung angemessener Schutzmaßnahmen. Wenn ein Anbieter eine BAA ablehnt, sollte die betroffene Einrichtung ihn nicht für PHI verwenden.
Die Einhaltung der Vorschriften hört nicht mit der Datenschutzrichtlinie auf. Die Sicherheitsvorschrift fügt technische Schutzmaßnahmen hinzu.
Es schreibt vor, dass PHI für jeden unlesbar sein müssen, der nicht das Recht hat, sie einzusehen.
Die Verschlüsselung ist hier ein wichtiges Instrument. Im HIPAA Journal wird darauf hingewiesen, dass E-Mail-Systeme Mechanismen zur Ver- und Entschlüsselung von PHI im Ruhezustand implementieren und technische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff während der Übertragung einsetzen müssen.
Obwohl die Verschlüsselung als „adressierbare“ Spezifikation bezeichnet wird, erwartet die Vorschrift von den betroffenen Einrichtungen und Geschäftspartnern, dass sie entweder verschlüsseln oder eine andere Maßnahme ergreifen, die den gleichen Schutz bietet.
Die Bundesregierung empfiehlt, die modernen Richtlinien des National Institute of Standards and Technology (NIST) für ruhende und übertragene Daten zu befolgen.
Über die Verschlüsselung hinaus verlangt die Sicherheitsvorschrift Zugangskontrollen, Prüfkontrollen, Integritätskontrollen und Authentifizierungsmaßnahmen, um zu verfolgen, wer Daten liest und verändert.
Transaktions- versus Marketing-E-Mails im Gesundheitswesen
Nach dem Gespräch mit meinem Freund aus dem Gesundheitswesen wollte ich verstehen, warum eine Nachricht sicher im Posteingang und eine andere im Spam-Ordner landet, , selbst wenn beide den HIPAA-Vorschriften entsprechen.
Bei Bouncer sehen wir oft, dass Absender mit dieser Aufteilung zwischen Transaktions- und Marketingnachrichten zu kämpfen haben.
Transaktions-E-Mails sind funktional (Terminerinnerungen, Zurücksetzen von Passwörtern, Rechnungsbenachrichtigungen oder Laborergebnisse). Sie werden durch eine Benutzeraktion ausgelöst und enthalten Informationen, die der Empfänger zu sehen erwartet.
Marketing-E-Mails hingegen sind Werbe-E-Mails. Denken Sie an Newsletter, Wellness-Updates oder Einladungen zu Veranstaltungen. Diese gehen an größere Listen und erfordern immer eine klare Zustimmung und eine einfache Abmeldung.
Die Schwierigkeit im Gesundheitswesen besteht darin, dass beide Arten von Daten geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) enthalten können.
Das HIPAA Journal erklärt, dass die HIPAA-Vorschriften immer dann gelten, wenn PHI per E-Mail erstellt, empfangen, gespeichert oder versendet werden (selbst wenn es sich um eine einfache Erinnerung oder Benachrichtigung handelt).
Da es schwer zu sagen ist, wann PHI auftauchen könnte, behandeln viele Kliniken alle patientenbezogenen Nachrichten standardmäßig als sensibel.
Wenn Marketinginhalte PHI betreffen, benötigen Sie eine HIPAA-Genehmigung von jeder Person.
Abschnitt 164.508 der HIPAA Privacy Rule verlangt eine gültige, dokumentierte Genehmigung für jede Verwendung von PHI im Marketing.
Paubox empfiehlt, die Zustimmung über sichere Formulare oder Patientenportale einzuholen, um einen klaren Prüfpfad zu erhalten.
Und dann gibt es noch die Grauzone, in der eine Transaktions-E-Mail unbemerkt zu einer Werbe-E-Mail wird. LuxSci warnt vor dieser Mischung.
Wenn Sie eine E-Mail mit dem Betreff „Ihr Bestellstatus“ senden, in der es eigentlich um einen Verkauf geht, verstoßen Sie sowohl gegen CAN-SPAM als auch gegen den HIPAA.
Der sicherere Weg? Halten Sie Transaktionsnachrichten strikt einsatzfähig und senden Sie Werbeaktualisierungen separat. So bleibt Ihr Ruf als Absender sauber und Ihre Compliance-Bilanz noch sauberer.
Aufbau einer sicheren und gesetzeskonformen E-Mail-Infrastruktur
Auf der technischen Seite sind die Einhaltung der Vorschriften und die Zustellbarkeit miteinander verknüpft.
Die Sicherheitsstandards des HIPAA-Journals besagen, dass E-Mail-Systeme Zugangskontrollen, Prüfpfade, Integritätsprüfungen, Identitätsauthentifizierung und Übertragungssicherheit implementieren müssen, um den Zugriff auf PHI einzuschränken, die Kommunikation zu verfolgen, die Datenintegrität zu wahren und Nachrichten während der Übertragung zu schützen.
Der Artikel fügt hinzu, dass Systeme zur Archivierung und Aufbewahrung von E-Mails erforderlich sein können, um auf Anfragen von Einzelpersonen zu reagieren und Aufzeichnungen zu führen.
In der Zwischenzeit stellt LuxSci fest, dass Transaktions- und Marketingnachrichten sehr unterschiedliche Leistungsanforderungen haben.
Marketing-E-Mails werden in großen Mengen verschickt und können geringfügige Verzögerungen verkraften, so dass für den gleichzeitigen Versand von Tausenden von Nachrichten hohe Speicher- und CPU-Ressourcen erforderlich sind.
Transaktions-E-Mails sind eins-zu-eins und oft zeitkritisch, daher ist die Servergeschwindigkeit wichtiger.
Aufgrund dieser Unterschiede empfiehlt LuxSci die Verwendung getrennter Server oder Domänen für Marketing- und Transaktionsströme, um eine gegenseitige Beeinflussung der Reputation zu vermeiden und die Durchsatzziele zu erreichen. Wenn sich die Kommunikation auf eine Beziehung zwischen Patient und Anbieter bezieht, sollte sie verschlüsselt werden.
Die Verwendung einer Mainstream-Plattform wie Google Workspace oder Microsoft 365 allein reicht nicht aus. Paubox erklärt, dass Anbieter laut HIPAA eine sichere E-Mail-Lösung verwenden müssen, die Nachrichten und Anhänge während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt.
Der von Paubox zitierte HHS-Leitfaden besagt, dass Gesundheitsdienstleister ihren Patienten E-Mails schicken können, solange sie angemessene Sicherheitsvorkehrungen treffen, und dass Anbieter davon ausgehen können, dass E-Mails akzeptabel sind, wenn der Patient die Konversation initiiert.
Die technischen Sicherheitsvorkehrungen der Sicherheitsvorschrift erfordern Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff während der Übertragung.
Paubox weist darauf hin, dass es heute üblich ist, dass Unternehmen ihren primären E-Mail-Dienst durch einen HIPAA-konformen sicheren E-Mail-Dienst ergänzen, der Verschlüsselung, Schutz vor Datenverlust, Backups und andere Kontrollen umfasst.
Unabhängig von der gewählten Plattform sollten Sie eine Geschäftspartnervereinbarung unterzeichnen. Ohne sie ist Ihr Anbieter nicht HIPAA-konform.
Einwilligung, Opt-outs und Aufbewahrung von Unterlagen
Die Einholung der Zustimmung ist mehr als nur ein einmaliges Ankreuzen.
Das HIPAA Journal erklärt, dass die HIPAA-E-Mail-Vorschriften nur dann gelten, wenn PHI vorhanden sind, aber die Datenschutzrichtlinie gibt Einzelpersonen auch das Recht, vertrauliche Mitteilungen auf anderem Wege anzufordern.
In einigen Staaten ist für Marketing-E-Mails eine ausdrückliche Zustimmung erforderlich. Diese sind:
- Connecticut,
- Colorado,
- Texas,
- Tennessee,
- Virginia,
- Utah,
- Montana,
- Iowa (ab Januar 2025),
- und Indiana (ab Januar 2026).
Paubox liefert praktische Ideen für die Einholung von Einwilligungen bei potenziellen Patienten:
- sichere Anmeldeformulare,
- Aufnahmeverfahren,
- Anmeldungen auf Ihrer Website,
- Anmeldungen zu Veranstaltungen und Empfehlungslinks.
In diesen Formularen sollte klar beschrieben werden, welche Art von E-Mails die betreffende Person erhalten wird.
Wenn Ihre Marketingkampagnen PHI betreffen, sollten Sie dokumentieren, wann und wie jeder Patient die Verwendung seiner Daten genehmigt hat. Bewahren Sie diese Aufzeichnungen zusammen mit den anderen Einwilligungen der Patienten auf, damit Sie im Zweifelsfall die Einhaltung der Vorschriften nachweisen können.
Für Marketingmitteilungen brauchen Sie auch eine einfache Abmeldemöglichkeit. CAN-SPAM verlangt, dass Marketingnachrichten einen funktionierenden Abmeldelink enthalten und dass Abmeldungsanfragen umgehend bearbeitet werden.
Selbst wenn es sich um eine Transaktionsnachricht handelt, schafft es Vertrauen und trägt zum Schutz des Rufs Ihrer Domain bei, wenn Sie den Empfängern die Kontrolle darüber geben, wie sie von Ihnen hören.
Ihre Datenschutzrichtlinie sollte erläutern, wie E-Mail-Adressen verwendet, gespeichert und weitergegeben werden, und bestätigen, dass PHI nur für rechtmäßige Zwecke verwendet werden.
Gemäß HIPAA müssen Vereinbarungen mit Geschäftspartnern die zulässigen Verwendungszwecke festlegen, die weitere Offenlegung einschränken, Schutzmaßnahmen vorschreiben und Verfahren zur Meldung von Datenschutzverletzungen beschreiben – Ihre Datenschutzrichtlinie kann diese Verpflichtungen in einfacher Sprache zusammenfassen.
Zustellbarkeitsstrategien und Überwachung
Die Zustellbarkeit wird bei Gesprächen über die Einhaltung von Vorschriften oft übersehen, obwohl sie für das Erreichen des Posteingangs unerlässlich ist. Als mein Freund anfing, mit E-Mails aus dem Gesundheitswesen zu arbeiten, dachte er, dass nur die Verschlüsselung und die Freigabe von E-Mails wichtig sind. Dann brachen seine Öffnungsraten ein.
Er entdeckte, dass die Vermischung von Marketingtexten mit Patientenerinnerungen Spamfilter auslöste.
Der LuxSci-Leitfaden weist darauf hin, dass der Hauptzweck einer Nachricht darüber entscheidet, ob es sich um eine Transaktion oder um Marketing handelt, und warnt vor irreführenden Betreffzeilen oder Inhalten.
Um Zustellbarkeitsprobleme zu vermeiden, sollten Sie die Betreffzeile und den Text auf den Hauptzweck abstimmen und Marketinginhalte in eine separate Nachricht aufteilen.
Die Verwendung separater Server oder Domänen für Marketing- und Transaktionsströme trägt dazu bei, die IP-Reputation aufrechtzuerhalten und unterstützt ein hohes Marketingaufkommen, ohne zeitkritische Benachrichtigungen zu verzögern.
Auch die Authentifizierung spielt eine Rolle. Richten Sie SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge für jede Domäne ein und stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gesendeten Nachrichten mit diesen Richtlinien übereinstimmen.
Falsche oder fehlende Datensätze können dazu führen, dass Mail-Provider Nachrichten ablehnen oder unter Quarantäne stellen, was sowohl den Transaktions- als auch den Marketingfluss beeinträchtigt.
Überwachen Sie regelmäßig Bounce-Raten, Spam-Beschwerdenund Öffnungsraten pro Domain oder Provider.
Viele HIPAA-konforme E-Mail-Dienste bieten Dashboards für diese Metriken und helfen Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen. Sichere E-Mail-Dienste sollten eine automatische Protokollüberwachung und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung umfassen.
Protokolle erhöhen nicht nur die Sicherheit, sondern helfen auch bei der Diagnose von Zustellbarkeitsproblemen.
Und schließlich sollten Sie Ihr Personal schulen. Ein hoher Prozentsatz der Datenschutzverletzungen ist auf menschliches Versagen zurückzuführen.
Bringen Sie Ihren Mitarbeitern bei, PHI zu erkennen, sichere Kanäle zu nutzen und zu vermeiden, dass Marketing- und Betriebsmitteilungen vermischt werden.
Halten Sie sie auf dem Laufenden über Zustimmungspraktiken und Abmeldeverfahren.
Ein kleiner Fehler, wie das Hinzufügen einer Werbezeile zu einem Laborergebnis, kann zu Beschwerden führen und dem Ruf Ihrer Sendung schaden.
Bouncer: Ihre Kontaktlisten sauber halten
Nachdem mein Freund seine Infrastruktur und seine Genehmigungsverfahren in Ordnung gebracht hatte, gab es immer noch ein lästiges Problem: falsche Adressen.
Seine Listen enthielten Tippfehler, veraltete Domänen und sogar einige böswillige Anmeldungen. Jedes Mal, wenn er eine Kampagne verschickte, beobachtete er, wie die Bounce-Zahlen stiegen, und machte sich Sorgen, dass Spam-Fallen seinem Ruf schadeten.
Er wandte sich an mich, und ich schlug vor, Bouncer, unsere E-Mail-Überprüfungsplattform, zu nutzen, um die Kontaktlisten vor dem Versand zu bereinigen.
Er lud eine Liste über die Haupt-App hoch und beobachtete, wie jede Adresse auf Gültigkeit, Zustellbarkeit und Risiko geprüft wurde.
Als er die API in die Anmeldeformulare einfügte, begann Bouncer Shield, gefälschte oder weggeworfene Adressen zu blockieren, sobald jemand sie eingab.
Der Toxicity Check bewertete Adressen von null bis fünf und hob diejenigen hervor, die mit Spam-Fallen oder bekannten rechtlichen Beschwerden in Verbindung stehen. Mit dem Deliverability Kit wurde geprüft, wo die Nachrichten landen und ob die Authentifizierung korrekt eingerichtet wurde.
Die Datenanreicherung fügte öffentlich verfügbare Informationen über Unternehmen hinzu, wodurch die CRM-Daten nützlicher wurden.
E-Mail Engagement Insights zeigte an, wann jeder Kontakt zuletzt geöffnet, geklickt oder geantwortet hat. Das machte es einfach, nach Aktivität zu segmentieren.
Da Bouncer in der EU gehostet wird und die GDPR-Anforderungen erfüllt, wurden personenbezogene Daten rechtmäßig behandelt. Dank nahezu perfekter Betriebszeiten musste er nie eine Kampagne neu planen.
Die Verwendung von Bouncer als Teil seiner Hygieneroutine reduzierte seine Bounce-Rate drastisch und half ihm, Spam-Fallen zu vermeiden. Außerdem gab es seinem Team die Gewissheit, dass sie keine E-Mails an Adressen schickten, die schon längst hätten gelöscht werden sollen.
In regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, wo sich Datenschutz und Zustellbarkeit überschneiden, können Tools wie Bouncer ein wertvoller Partner sein, wenn es darum geht, Ihre Listen korrekt zu halten.
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Fazit und wichtige Erkenntnisse
Im Gesundheitswesen zu arbeiten bedeutet, E-Mails mit derselben Sorgfalt zu behandeln, die Sie auch Ihren medizinischen Unterlagen widmen.
Die Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften des HIPAA verlangen Verschlüsselung, Zugangskontrollen und schriftliche Vereinbarungen, wenn PHI per E-Mail übermittelt werden.
Marketingnachrichten müssen von den Patienten genehmigt werden und unterliegen Opt-in- und Opt-out-Regeln. Transaktionsnachrichten, die durch Patientenaktionen ausgelöst werden, müssen zeitnah und sicher sein.
Die Verwendung getrennter Infrastrukturen für die beiden Arten von E-Mails trägt dazu bei, die Zustellbarkeit zu gewährleisten.
Sichere E-Mail-Anbieter bieten Verschlüsselung, Protokollüberwachung und Vereinbarungen mit Geschäftspartnern.
Sammeln Sie Einwilligungen sorgfältig, dokumentieren Sie sie und beachten Sie Abbestellungsanfragen. Überwachen Sie Metriken und schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um sowohl die Einhaltung der Vorschriften als auch die Zustellbarkeit zu gewährleisten.
Mit einem klaren Plan und den richtigen Tools können Sie die Privatsphäre der Patienten schützen und dafür sorgen, dass Ihre Nachrichten im Posteingang sichtbar bleiben.
Wenn Sie die Listenqualität ohne zusätzlichen Stress verbessern wollen, sollten Sie Bouncer ausprobieren.
Die Plattform wird mit einem kostenlosen Guthaben geliefert, damit Sie sehen können, wie die Verifizierung mit Ihren eigenen Daten funktioniert, und Sie können eine Demo buchen, um die Auswirkungen auf die Absprungraten zu sehen.
Dank der Kombination von strengen Compliance-Praktiken mit einem zuverlässigen Verifizierungsdienst können Sie weniger ausgeben, während Sie mehr der richtigen Personen erreichen und einen besseren Ruf als Absender aufbauen.
