Comment signer un courriel professionnel : Meilleures pratiques

Voici comment mettre en place une signature dans vos courriels professionnels, si vous voulez obtenir de meilleurs taux de réponse et de meilleures mesures globales, et améliorer l'impression de votre marque.

Pourquoi la signature est-elle importante dans les courriels professionnels ?

La plupart des gens ferment un e-mail sans y réfléchir. Vous pouvez mettre quelque chose comme "Merci", "Cordialement" ou même "Bonne journée". Cependant, le fait de réfléchir davantage à la manière dont vous terminez vos courriels peut faire une énorme différence au niveau du résultat.

Une bonne clôture d'e-mail professionnel peut contribuer à vous identifier en tant qu'expéditeur pour référence ultérieure, à motiver le destinataire à prendre des mesures supplémentaires, à lui fournir d'autres informations de contact, ou simplement à laisser au lecteur une bonne première impression de vous et de votre entreprise, ce qui est particulièrement important si vous avez affaire à un nouveau client.

La phrase de clôture que vous choisissez pour votre courriel est la dernière chose que votre public lit après avoir terminé votre message. Que vous envoyiez des courriels formels pour votre entreprise ou des courriels personnels à des contacts individuels, la façon dont vous terminez un courriel est importante.

Il peut s'agir de l'un des facteurs les plus motivants lorsqu'il s'agit des actions qu'ils entreprennent à la suite de la réception de votre courrier électronique, ou s'ils entreprennent quoi que ce soit. Après tout, l'envoi d'un courrier électronique n'est qu'un autre type de conversation, et la façon dont une conversation se termine a tendance à être très importante, qu'il s'agisse d'un courrier électronique professionnel ou informel.

Si vous rencontrez quelqu'un de nouveau, vous ne vous contenterez pas de tourner les talons après avoir parlé avec cette personne sans clore la conversation - vous lui direz probablement que vous avez été ravi de la rencontrer et que vous espérez lui parler à nouveau bientôt. La conclusion de votre courriel doit être amicale, professionnelle et polie, tout en étant claire lorsqu'il s'agit de donner des instructions sur les prochaines étapes à suivre.

Comment fermer un courriel

Lorsqu'il s'agit de mettre en place les meilleures clôtures pour vos courriels, il convient de garder à l'esprit un certain nombre d'éléments.

La première consiste à décider si la conclusion est une option appropriée pour cet e-mail. Si vous êtes en train d'échanger des courriels avec quelqu'un, sauter la conclusion peut sembler être une bonne option à ce stade.

Toutefois, si c'est le cas, prenez le temps de réfléchir à la question de savoir si l'inclusion de la conclusion aura un bon impact. Même si vous envoyez des courriels à quelqu'un depuis un certain temps et que la conversation est devenue un peu plus décontractée qu'au début, vous pouvez montrer que vous êtes professionnel et continuer à faire bonne impression en choisissant à chaque fois une bonne conclusion.

N'oubliez pas non plus que la personne à qui vous envoyez un courriel peut le transmettre à d'autres personnes qui n'ont jamais communiqué avec vous auparavant. Une forte, signature professionnelle d'un courriel dans ces fils de discussion donnera une impression plus professionnelle que des courriels plus informels et personnels.

Utilisez votre nom complet

Il est conseillé de toujours indiquer votre nom complet lorsque vous signez vos courriels, en particulier dans les premiers courriels que vous envoyez.

Cela vous permet de vous assurer que le destinataire de l'e-mail connaît bien l'identité de la personne avec laquelle il communique, et vous pouvez éviter toute confusion avec d'autres contacts qui peuvent avoir le même prénom que vous.

Même si vous souhaitez une signature plus décontractée et une correspondance amicale, indiquez toujours votre nom complet.

Faire preuve de professionnalisme

Peu importe ce que vous décidez d'écrire dans la conclusion de votre courriel, le professionnalisme est la clé. Tenez compte du contexte de la conversation et de la personne à qui vous envoyez l'e-mail avant de décider du type de conclusion le plus approprié.

Vous devez éviter un ton décontracté si vous envoyez un courriel à un nouveau client que vous n'avez jamais contacté auparavant. Bien qu'un ton amical puisse être interprété comme un geste sympathique, il est préférable de conclure de manière plus formelle la première fois que vous prenez contact avec quelqu'un.

En revanche, si vous communiquez avec quelqu'un que vous avez rencontré en personne ou avec qui vous avez beaucoup parlé par courrier électronique et que vous avez appris à bien connaître, il n'y a rien de mal à être plus décontracté, en particulier dans les courriels de suivi.

Si vous n'êtes pas sûr du ton à adopter, il vaut toujours mieux être trop professionnel que pas assez. C'est pourquoi votre signature de courriel par défaut devrait toujours être plus formelle.

Que faut-il inclure dans un courriel de signature ?

Une bonne clôture d'un courriel d'affaires comprend plusieurs éléments différents qui lui donnent un aspect complet et professionnel et font une bonne impression sur le destinataire. Lors de la clôture d'un e-mail, certains des aspects les plus importants sont les suivants :

Votre nom complet

L'utilisation de votre nom complet lorsque vous signez un courriel peut sembler trop professionnelle pour certaines conversations, mais il est généralement préférable de le faire. Vous éviterez ainsi les situations où l'on pourrait vous confondre avec une personne qui porte le même prénom que vous.

Si vous souhaitez adopter une approche plus décontractée et n'utiliser que votre prénom, vous pouvez envisager d'ajouter votre nom complet à votre signature, de manière à ce que l'on sache toujours qui vous êtes exactement.

Le mot de la fin

Lorsque vous terminez votre courrier électronique, une ligne de conclusion forte peut faire toute la différence quant à l'impression qu'il produit sur le destinataire.

La ligne de conclusion de votre courriel est l'occasion idéale de remercier le destinataire d'avoir lu le message. Vous pouvez également inclure un appel à l'action ou quelque chose qui motive le destinataire à prendre la mesure souhaitée, par exemple cliquer sur un lien dans le courriel, vous répondre ou autre chose.

 

N'oubliez pas que, même si vous envoyez un courriel professionnel décontracté, le but ultime de toute communication par courriel est de susciter une réponse ou une action quelconque.

Votre fonction

Bien que vous ne deviez pas toujours utiliser le titre complet de votre emploi actuel, il peut être utile d'inclure un élément permettant au destinataire de connaître votre titre professionnel.

C'est particulièrement important si vous communiquez avec quelqu'un pour la première fois, car cela permet de savoir clairement à qui l'on s'adresse et le type de questions que l'on peut aider. Les contacts professionnels apprécient ce détail, car ils savent s'ils doivent ou non poursuivre la communication commerciale avec vous.

Coordonnées de la personne à contacter

Enfin, il est toujours bon d'inclure vos coordonnées. Bien que le destinataire de l'e-mail ait déjà votre adresse électroniquela fin de votre message électronique est un bon endroit pour indiquer d'autres moyens de vous contacter, comme votre numéro de téléphone ou un lien vers votre profil LinkedIn.

La plupart des signatures de courriels formels incluent d'autres moyens de contact. Bien que cela n'apporte pas grand-chose à la correspondance commerciale, il est de règle d'utiliser cet espace pour promouvoir votre LinkedIn, votre site web, votre offre ou autre chose.

Fin des lignes directrices pour les courriels - meilleures règles d'étiquette pour les courriels

Lorsque vous arrivez à la fin de votre message électronique, vous ne voulez pas gâcher la bonne impression que vous avez faite jusqu'à présent avec une mauvaise conclusion.

Pour éviter cela et faire en sorte que la phrase de clôture de votre courriel laisse la meilleure impression à votre client, gardez à l'esprit les lignes directrices suivantes.

Tenir compte du public

Il est judicieux d'adapter votre conclusion au public qui la lira.

Par exemple, le mot "amour" peut être idéal pour un courriel destiné à votre moitié ou à votre mère, mais vous ne devriez pas l'utiliser pour communiquer avec votre nouveau patron ou un nouveau client, qui n'apprécieront peut-être pas les fins de courriel informelles.

Pensez à votre relation avec la personne à qui vous envoyez l'e-mail. Les signatures les plus ennuyeuses sont celles qui ne sont pas adaptées au public auquel elles s'adressent.

Relisez votre signature de courriel par défaut

Tout comme le reste de l'e-mail, la conclusion doit être vérifiée avant d'appuyer sur le bouton d'envoi afin de détecter les éventuelles fautes d'orthographe et de grammaire. Une conclusion truffée de fautes de grammaire ou d'orthographe peut donner une impression de manque de professionnalisme et de négligence au destinataire.

Il suffit de quelques minutes pour vérifier rapidement que votre clôture ne contient pas d'erreurs dans la plupart des applications de messagerie. Vous pouvez utiliser des plugins pour correcteurs de grammaire et d'orthographe comme Grammarly pour faciliter la détection des erreurs.

Être sincère

Le fait d'être réaliste et authentique dans la conclusion de votre courrier électronique a un impact sur l'impression qu'il produit. Ne vous contentez pas d'écrire les mots qui vous semblent les plus justes sans prendre le temps de réfléchir à votre authenticité.

Lorsque vous choisissez une conclusion pour votre courriel, choisissez quelque chose d'authentique de votre part, qu'il s'agisse de courriels internes ou de conversations par courriel avec de nouveaux contacts.

Inclure l'étape suivante ou l'appel à l'action

Enfin, ne manquez pas l'occasion d'utiliser la ligne de conclusion de votre courrier électronique pour inciter le destinataire à entreprendre l'action souhaitée. Par exemple, il peut s'agir de quelque chose d'aussi simple que "J'espère avoir bientôt de vos nouvelles" ou "Faites-moi savoir ce que vous en pensez" si vous voulez que le destinataire vous renvoie un courriel. Si vous envoyez un courriel de marketing, vous pouvez également inclure un lien vers le service ou le produit dans la conclusion, tout en demandant au destinataire de le consulter.

La façon dont vous concluez un courriel professionnel peut avoir un impact plus important que vous ne le pensez sur le destinataire et sur l'impression que vous lui faites.

Conclusion

Que vous écriviez des courriels informels ou que vous communiquiez dans un contexte professionnel, la façon dont vous terminez votre courriel est importante. Le courrier électronique est l'une des méthodes de communication les plus courantes aujourd'hui et si vous voulez bien faire les choses, vous devez avoir une fin de message professionnelle qui incite le destinataire à répondre.

Et si vous envoyez beaucoup d'e-mails et que vous vous inquiétez de savoir s'ils vont atteindre la bonne personne... Vous avez besoin de Bouncer. Avec Bouncer, vous pouvez vérifier vos listes d'adresses électroniques, afin de vous assurer que vous n'envoyez pas d'e-mails à de fausses adresses, à des adresses périmées ou mal orthographiées. 

Commencez dès aujourd'hui et vérifiez vos 100 premiers courriels gratuitement !