Pernah mengikuti Sunday Scares?
Perasaan takut yang Anda alami sebelum minggu kerja dimulai, mengetahui daftar tugas Anda sepanjang lengan Anda dan tidur Anda akan menjadi pendek dan tidak nyenyak.
Mengetahui bahwa ketika Anda mulai bekerja dan membuka kotak masuk email Anda, Anda harus menghadapi 808 email yang belum dibaca karena lebih banyak lagi yang masuk sepanjang hari.
Anda mungkin berspesialisasi dalam solusi perangkat lunak perawatan kesehatan, mengembangkan teknologi terbaru, atau merampingkan proses manajemen siklus pelanggan – apa pun bisnis Anda, kelebihan email bisa berdampak serius.
Apa yang dimaksud dengan kelebihan email?
Siapa pun yang memiliki alamat email pasti tahu betapa stresnya melihat email mereka menumpuk, tidak dibaca, tidak dijawab, tanpa henti.
Bebas menggunakan gambar yang bersumber dari Pexels
Email yang berlebihan persis seperti namanya: ketidakmampuan untuk tetap memantau email pekerjaan atau email pribadi Anda – dan sering kali keduanya.
Anda memiliki terlalu banyak email yang masuk dan tidak memiliki cukup waktu untuk menanggapinya. Hal ini dapat berdampak pada kinerja pribadi Anda, serta efisiensi bisnis Anda.
Jawabannya adalah mencapai kotak masuk nol – tidak harus memiliki kotak masuk email kosong, tetapi memiliki nol email yang belum dibaca, beban komunikasi yang dapat dikelola, dan kotak masuk yang jauh lebih terorganisir.
Cara mengenali kelebihan beban email
Mengenali tanda-tanda kelebihan email adalah langkah pertama untuk mencapai kotak masuk nol. Jadi, inilah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
Apakah tim Anda berkomunikasi secara efektif?
Jeff telah mengirimi Sally tiga email tindak lanjut yang penting mengenai pertemuan terakhir mereka, namun email Sally yang belum dibaca mencapai ratusan.
Ketegangan di tempat kerja semakin meningkat. Sally semakin sering mengambil jeda merokok. Manajemen proyek keluar dari jalurnya. Dan Jeff masih belumtahu jenis huruf apa yang harus dia gunakan dalam kampanye pemasaran terbaru.
Kedengarannya tidak asing?
Email yang berlebihan dapat menghambat komunikasi di tempat kerja. Jika informasi tidak disebarkan secara efisien, Anda berisiko mengalami penundaan tenggat waktu, tidak tahu cara mengelola proyek secara efektif, kebingungan di antara rekan-rekan tim, dan detail penting yang terlewatkan.
Apakah Anda kehilangan atau kehilangan pesan penting?
Selain menghambat komunikasi secara umum, memiliki kotak masuk yang terlalu banyak membuat Anda berisiko melewatkan sesuatu. Email sampah akan menyembunyikan email yang benar-benar perlu Anda baca.
Email baru mendorong email lama ke bawah daftar di klien email Anda. Setelah daftar tersebut cukup panjang, apakah Anda akan membuka email lama tersebut? Bagaimana jika email-email itu penting? Bagaimana jika email-email tersebut berisi satu informasi yang membuat Anda membuang-buang waktu untuk mencarinya?
Terlalu mudah untuk mengabaikan, menghapus, atau menjadi buta terhadap jarum di tumpukan jerami meskipun Anda memiliki folder terpisah untuk email yang paling penting.
Apakah komunikasi eksternal Anda menderita?
Jika pelanggan Anda terus-menerus menunggu berhari-hari atau berminggu-minggu untuk mendapatkan tanggapan dari Anda, atau jika Anda menerima keluhan tentang kurangnya layanan pelanggan Anda, Anda mungkin mengalami kelebihan email karena volume email yang sangat besar.
Menurunkan AHT (waktu penanganan rata-rata) Anda sangat penting untuk membangun bisnis yang baik dengan layanan yang berulang.
Email yang berlebihan membuat Anda berisiko membuat pelanggan dan klien Anda yang berharga menjauh.
Apakah Anda memeriksa email setelah bekerja?
Keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang baik sangat penting bagi kita semua, meskipun sebagian besar dari kita tidak memiliki strategi manajemen waktu atau menggunakan aplikasi waktu layar.
Pulang ke rumah untuk mengecek kotak masuk, membalas email, dan menindaklanjuti rapat adalah kebalikan dari keseimbangan kehidupan kerja yang baik.
Jika Anda tidak dapat menyelesaikan semua hal di atas selama jam kerja, dan menghabiskan banyak waktu istirahat Anda untuk mengejar ketinggalan, Anda pasti mengalami kelebihan email.
Ada beberapa statistik yang cukup mengkhawatirkan yang menunjukkan bahwa keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang buruk dapat berdampak pada kesehatan, hubungan, dan produktivitas.
Gambar bersumber dari ergonomictrends.com
Hal ini membawa kita pada dampak kelebihan email pada perusahaan Anda
Manusia dan bisnis adalah sebuah sistem, dan sistem yang kelebihan beban akan menyebabkan degradasi, kinerja negatif, dan akhirnya kegagalan.
Entah Anda perusahaan yang menawarkan layanan verifikasi email atau pekerja lepas perorangan yang menulis kode situs web, Anda bisa terkena dampak dari kelebihan email.
Dampak terhadap karyawan
Kami berbicara tentang pentingnya keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Tentu saja, email yang berlebihan bukanlah keseluruhan cerita, namun hal ini merupakan faktor yang berkontribusi terhadap tekanan dalam kehidupan pribadi karyawan.
Menghabiskan waktu berjam-jam setiap hari untuk mencoba mengatasi komunikasi; terus-menerus meninggalkan proyek penting untuk menjawab pertanyaan; menelusuri kotak masuk saat istirahat makan siang; membalas rekan kerja yang sedang tidur; bahkan sekadar mengkhawatirkan email yang belum dibaca, karena tahu bahwa suatu saat nanti Anda harus menanganinya.
Hal ini dapat membunuh produktivitas pribadi dan menyebabkan kelelahan.
Dampak terhadap perusahaan
Masuk akal jika karyawan yang stres dan kelelahan berdampak negatif pada perusahaan Anda secara keseluruhan.
Karyawan yang tidak puas akan merapikan resume mereka; jika tujuan perusahaan Anda adalah kepuasan karyawan, Anda perlu memahami dampak kelebihan email pada bisnis Anda dan bukan hanya tunjangan staf, dll. (misalnya, bagaimana program keselamatan dan kesehatan yang diimplementasikan dengan baik memengaruhi retensi karyawan?)
Email menarik perhatian dari pekerjaan. Mereka memecah fokus, dan fokus bisa sulit untuk diarahkan kembali ke tugas-tugas penting. Jika karyawan Anda menghabiskan sebagian jadwal kerja mereka untuk memeriksa kotak masuk, mereka tidak bekerja secara efisien.
Hal ini dapat berdampak buruk bagi perusahaan Anda. Anda mungkin kehilangan peluang bisnis karena terlalu lama merespons prospek. Anda mungkin akan mengundur tenggat waktu dengan kehilangan informasi penting. Anda mungkin merendahkan kampanye email yang telah Anda rancang dengan hati-hati dengan terjebak dalam mengejar ketertinggalan email.
Semua ini tidak kondusif untuk produktivitas, baik untuk individu maupun bisnis Anda.
Jadi, bagaimana Anda mencapai kotak masuk nol?
Kami telah mengklarifikasi bahwa kotak masuk nol tidak selalu berarti tidak ada email sama sekali. Kotak masuk nol adalah kotak masuk yang dapat dikelola, dan berikut ini beberapa teknik yang telah terbukti untuk mencapainya dalam kehidupan digital Anda.
Berkomunikasi melalui cara lain
Email dinilai terlalu berlebihan, kata beberapa pakar produktivitas.
Oke, itu tidak benar. Email adalah keajaiban teknologi modern yang telah merevolusi cara kita berkomunikasi.
Tetapi mereka memiliki waktu dan tempat, dan itu tidak setiap saat dan di mana-mana. Terutama email promosi yang kami terima setiap hari.
Pesan instan
Mengirimkan email sudah mengakui bahwa pertanyaan Anda tidak memerlukan balasan segera. Pesan instan seperti email tetapi lebih cepat, memungkinkan obrolan bolak-balik terjadi sesuai keinginan masing-masing orang.
Salah satu cara untuk mencapai kotak masuk nol dan menghindari email sampah adalah dengan mengirim pesan Slack. Ini adalah salah satu kiat manajemen email termudah jika Anda ingin menghindari memeriksa email Anda beberapa kali sehari.
Panggilan telepon
Jika Anda membutuhkan jawaban cepat untuk sesuatu atau perlu membicarakan sesuatu, panggilan suara masih merupakan salah satu alat komunikasi terbaik. Bahkan ada baiknya menggunakan layanan telepon rumah yang dapat diandalkan dan dapat berfungsi kapan saja, tanpa internet atau selama pemadaman listrik.
Salah satu cara untuk menjaga kotak masuk tetap bersih adalah dengan mengangkat telepon sesekali.
Tatap muka
Beberapa hal masih lebih baik jika dilakukan dengan interaksi tatap muka. Melontarkan ide dengan tim atau mendiskusikan informasi penting secara panjang lebar bisa berjalan lebih baik dengan pertemuan langsung atau panggilan video. Sebaiknya singkirkan email yang tidak perlu dan pemberitahuan email yang tidak perlu sejak awal.
Dan meskipun pertemuan ini tidak memungkinkan untuk semua orang (misalnya pekerja jarak jauh), pertemuan ini merupakan cara yang baik untuk mendapatkan waktu fokus dengan kru Anda.
Berkomunikasi secara efektif
Apakah Anda dibombardir dengan email tindak lanjut setelah rapat?
Jika ya, mungkin rapat Anda tidak seproduktif yang seharusnya dan Anda bisa melakukan beberapa langkah sederhana untuk memperbaikinya – tanpa harus menjadi guru produktivitas.
Rencanakan pertemuan dengan hati-hati untuk menjawab sebanyak mungkin pertanyaan, dan sediakan waktu di akhir pertemuan untuk pertanyaan lanjutan, rangkuman, dan diskusi penting.
Dan ketika Anda menulis email tindak lanjut, pastikan email tersebut berkualitas tinggi, mudah dibaca, dan berisi informasi yang diperlukan, jangan sampai email tersebut berakhir sebagai email sampah yang tidak dibaca.
Menetapkan ekspektasi pada waktu respons
Hambatan komunikasi yang tepat waktu dapat disebabkan oleh hal-hal seperti kompleksitas masalah atau bisnis yang beroperasi di zona waktu yang berbeda.
Selain menggunakan saluran yang berbeda, menetapkan ekspektasi yang realistis untuk mendapatkan tanggapan dapat membantu karyawan dan pelanggan merasa tenang, karena mereka tahu kapan pesan email mereka akan mendapatkan tanggapan.
Anda bisa mengatur kebijakan email perusahaan, termasuk bahwa semua email akan menerima pemberitahuan dalam waktu 24 jam. Dengan cara ini, Anda mengurangi kekhawatiran orang akan diabaikan, dan juga keinginan untuk terus memeriksa kotak masuk mereka sepanjang hari. Penerima email kemudian dapat menilai berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pertanyaan, dan menetapkan jangka waktu yang realistis untuk mendapatkan tanggapan yang tepat.
Pengirim diyakinkan oleh resolusi kontak pertama yang cepat, dan penerima telah memberikan waktu yang cukup untuk mengatasi masalah ini dengan baik.
Luangkan waktu untuk mengelola kotak masuk Anda
Memantau kotak masuk secara terus-menerus dapat menambah tekanan dan mencuri perhatian Anda dari tugas-tugas lain. Kotak masuk yang berantakan dapat membuat Anda menyortir pesan selama berjam-jam setiap minggunya.
Luangkan waktu di siang hari untuk memeriksa email Anda, terutama jika Anda menerima email dalam jumlah besar.
Hal ini akan berbeda tergantung pada orang dan industrinya, namun penjadwalan waktu yang ditetapkan untuk manajemen kotak masuk dapat membantu Anda tetap lebih teratur dan tidak terganggu.
Cobalah di pagi hari, sebelum makan siang, dan di penghujung hari. Atau mungkin Anda bekerja lebih baik dengan menghabiskan beberapa jam berturut-turut untuk menangani email dan sisa hari Anda untuk mengerjakan hal-hal lain.
Apa pun jadwal Anda, memiliki satu aplikasi akan membuat pikiran Anda fokus pada satu hal dalam satu waktu dan memilah-milah daftar email tanpa masalah.
Membuat folder email
Folder email dapat menjadi alat yang diabaikan dalam gudang senjata Anda, tetapi folder ini merupakan sistem yang bagus untuk menyimpan informasi.
Gunakan folder untuk mengatur email Anda ke dalam kategori atau tingkat prioritas. Setelah Anda membaca sesuatu, cari tahu ke mana email tersebut dan letakkan di tempatnya. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan filter email dan memilah email promosi dalam satu folder, dan email penting ke dalam folder tindakan yang memerlukan tindakan segera.
Anda bahkan dapat membawa organisasi Anda lebih jauh dan memiliki akun email terpisah untuk pekerjaan, hal-hal pribadi, pendaftaran, dll.
Gunakan otomatisasi
Menetapkan filter untuk memblokir sampah, orang, atau kata-kata spam tertentu dalam baris subjek adalah awal yang baik.
Anda juga bisa menggunakan otomatisasi email untuk merampingkan email masuk dan pesan keluar. Seperti mengotomatiskan proses penerimaan dengan kalimat sederhana “kami telah menerima email Anda…” yang memicu pertanyaan pelanggan. Atau templat email yang mencakup serangkaian pertanyaan yang sering diajukan.
Menghapus, berhenti berlangganan, menandai sebagai spam
Jadilah kejam. Jangan ada tawanan dalam program email Anda.
Jika ada email lama yang tidak penting dan tidak akan pernah Anda buka lagi, hapuslah.
Jika ada spam yang melewati filter Anda, tandai spam tersebut.
Jika ada blog yang dulu Anda sukai tetapi tidak lagi dibaca, berhenti berlangganan dari milis tersebut.
Anda berusaha mencapai kotak masuk nol – komunikasi penting yang Anda baca, tanggapi, dan arsipkan secara efisien.
Mencapai kotak masuk nol dalam waktu singkat
Anda dapat bekerja lebih produktif, berkomunikasi lebih efisien, dan meninggalkan stres di tempat yang seharusnya: di tempat kerja.
Dengan membersihkan kotak masuk Anda secara menyeluruh dan beberapa strategi yang telah terbukti untuk menghentikan email yang berlebihan agar tidak masuk kembali, Anda dapat mencapai kotak masuk nol dalam waktu singkat. Semuanya dimulai dengan strategi manajemen email, dan Anda dapat memeriksa email dengan mudah dan cepat.
