Ogni e-mail inviata a un indirizzo sbagliato intacca la reputazione del mittente. E se continuate a inviare a indirizzi falsi o non validi, i provider di e-mail inizieranno a bloccarvi, indipendentemente dalla qualità del vostro messaggio. È vero che dovete verificare gli indirizzi a cui inviate, ma prima dovete capire come funziona il processo di verifica delle liste e-mail.
Dopotutto, si tratta solo di un processo per assicurarsi che la vostra lista e-mail sia piena di persone reali con caselle di posta reali, quindi non c’è nulla da temere.
Vediamo cosa succede quando si verificano gli indirizzi e-mail e perché è importante per l’e-mail marketing, la reputazione del mittente e il posizionamento nella casella di posta.
Qual è il processo di verifica dell’elenco di e-mail?
È l’atto di controllare la propria lista di e-mail per assicurarsi che gli indirizzi siano corretti:
- Scritto nel formato corretto
- Collegato a domini reali che esistono
- Si accettano e-mail in questo momento
- Non è probabile che vi rimbalzino o che vi contrassegnino come spam
E no, non è la stessa cosa che pulire manualmente l’elenco.
La verifica delle e-mail utilizza strumenti automatizzati che analizzano ogni indirizzo e-mail della vostra lista, eseguono una serie di test (di cui parleremo tra poco) e vi dicono se l’invio è sicuro o meno.
Il processo completo di verifica delle e-mail include controlli come:
- Controllo della sintassi
- Ricerca di record DNS e MX
- Connessione al server di posta
- Controllo dei domini di tipo Catch-all
- Ping dell’indirizzo e-mail (senza inviare un messaggio)
L’obiettivo?
Per fornire un elenco di indirizzi e-mail validi. Nessun vicolo cieco. Nessun indirizzo non recapitabile. Nessuna iscrizione falsa.
E quando inviate e-mail di marketing a questa lista ripulita, avete maggiori probabilità di raggiungere la casella di posta in arrivo. Senza dover lottare contro i filtri antispam o bruciare il vostro account di posta elettronica.
Perché preoccuparsi? Perché la verifica dell’e-mail è più importante che mai
Supponiamo che si sia organizzata una piccola campagna per promuovere un nuovo prodotto. Avete raggiunto tutta la vostra lista di e-mail, forse 5.000 indirizzi. Una settimana dopo, il vostro tasso di apertura è del 7%. Il tasso di rimbalzo è superiore al 10%. E vi chiedete:
Qualcuno ha davvero ricevuto il messaggio?
Questo accade più di quanto si pensi. Nella maggior parte dei casi, il problema di fondo è semplice: troppi indirizzi e-mail non validi.
Alcuni sono stati digitati male nei moduli di iscrizione, come @gnail.com. Altri provengono da caricamenti massivi, elenchi scraped o vecchie esportazioni di contatti. E alcuni potrebbero essere domini “catch-all” o domini “accept-all” che tecnicamente ricevono i messaggi, ma non li mostrano mai a una persona reale.
È così che si inizia a finire nella cartella dello spam.
Quando la vostra frequenza di rimbalzo supera una certa soglia, i provider di servizi e-mail come Gmail o Outlook iniziano a diffidare di voi. Potrebbero segnalare le vostre campagne. O smettere del tutto di accettare le vostre e-mail.
Non si tratta solo di metriche di vanità. I dati errati danneggiano la reputazione del mittente, riducono il posizionamento nella casella di posta elettronica e fanno perdere tempo.
E la cosa peggiore? Non sempre si sa cosa è andato storto. I vostri messaggi sono stati “inviati”, ma non ricevuti.
Questa è la lacuna che la verifica via e-mail colma.
False iscrizioni = false speranze
Molti email marketer devono fare i conti con i cacciatori di omaggi e i bot. Offrite un lead magnet e le persone inviano indirizzi a caso solo per avere accesso. Come asdf123@email.com. Sembra reale, ma non lo è.
Senza far passare queste e-mail attraverso un servizio di verifica, si finisce per inviare e-mail di marketing al nulla. Questo fa lievitare i costi, inquina i dati e rallenta ogni decisione. Immaginate che questo accada centinaia di volte alla settimana.
È una perdita silenziosa nel sistema, finché un giorno non si guarda in alto e le campagne e-mail non funzionano affatto.
La vostra lista di e-mail non è permanente
Gli account e-mail vengono cancellati, i domini scadono, le aziende chiudono e le persone cambiano lavoro. Pertanto, anche la vostra lista più attiva dell’anno scorso potrebbe essere piena di indirizzi non recapitabili. Se non avete eseguito un nuovo controllo di verifica, potreste sprecare denaro e perdere dei veri contatti.
Ecco perché anche i piccoli team utilizzano regolarmente un software di verifica delle e-mail. Fa parte di una buona igiene delle liste di e-mail.
Il processo di verifica dell’e-mail, passo dopo passo
Per prima cosa si carica un elenco di indirizzi e-mail, attraverso un file CSV o tramite API. Quindi, lo strumento di verifica delle e-mail inizia la scansione.
Cosa cerca? Molte cose. Ogni strumento può differire leggermente, ma ecco cosa succede di solito dietro le quinte.
Passo 1: Controllo della sintassi
Prima di tutto: l’indirizzo e-mail è corretto?
Lo strumento controlla i problemi di formattazione più comuni:
- manca il segno “@”
- errori di battitura nel dominio
- personaggi strani
- corde troppo lunghe
È veloce ma necessario.
Un esempio?
- john.smith@hotmial.con
Chiaramente non valido. Un controllo della sintassi lo rileva immediatamente.
Grazie a questo primo passo, si eliminano gli indirizzi che non sono mai stati validi. Spesso provengono da moduli di iscrizione privi di convalida front-end.
Passo 2: Controllo del dominio e del DNS
Una volta che il formato dell’indirizzo sembra corretto, lo strumento controlla se il dominio e-mail esiste.
Utilizzando i record DNS, i servizi di verifica delle e-mail controllano se il dominio è in grado di accettare messaggi o se è scaduto, falso o non attendibile.
A prescindere dall’aspetto “reale” di un indirizzo, se @companyabc.com non ha più voci DNS, è un vicolo cieco. Questo è anche il punto in cui possono essere segnalati i problemi di sicurezza delle e-mail.
Fase 3: Controllo dei record MX e test del server di posta elettronica
Poi, controllo dei record MX. Queste sono le parti della configurazione DNS di un dominio che dicono al mondo: “Qui riceviamo le e-mail”.
Nessun record MX? Nessuna consegna di e-mail. Pertanto, se il software di verifica rileva record MX mancanti o non funzionanti, l’indirizzo viene contrassegnato come non recapitabile.
Quindi, controlla se il server di posta risponde effettivamente, senza inviare alcuna e-mail. Di conseguenza, lo strumento è in grado di individuare gli indirizzi falsi che superano le fasi precedenti.
Passo 4: ping dell’indirizzo e-mail (senza inviare un messaggio)
Ora arriva il vero test. Questo è ciò che la maggior parte delle persone pensa quando si parla di “verifica delle e-mail”.
Lo strumento esegue il ping dell’account e-mail per verificare se l’indirizzo e-mail esiste sul server. Non viene inviato alcun contenuto, nessun messaggio arriva nella casella di posta. È solo un test per vedere se la casella di posta elettronica è reale e accetta le e-mail.
- Se risponde? È un’e-mail valida.
- In caso contrario? Viene segnalato come rischioso, non valido o sconosciuto, a seconda del comportamento del dominio.
È qui che i domini “catch-all” diventano complicati. Alcuni domini sono impostati per accettare ogni indirizzo (anche quelli falsi), il che li rende più difficili da giudicare. Un buon controllore di e-mail li segnalerà come tali, in modo che possiate decidere cosa fare.
Fase 5: verdetto finale
Una volta eseguiti tutti questi controlli, lo strumento fornisce un elenco. Di solito, ogni indirizzo è contrassegnato come uno dei seguenti:
- Valido: inviate pure le vostre campagne e-mail.
- Non valido – non disturbare
- Rischioso: forse un dominio di riferimento, forse una casella di posta elettronica completa.
- Sconosciuto – non è stato possibile verificare completamente a causa dei limiti del server
Da qui, potete esportare i vostri contatti verificati, ripulire il resto e sentirvi più sicuri per la vostra prossima campagna. E se utilizzate un verificatore di e-mail gratuito o un’API per la verifica delle e-mail, questi passaggi avvengono istantaneamente, a volte in tempo reale, mentre le persone digitano nel vostro modulo.
Strumenti di verifica delle e-mail gratuiti o a pagamento: Cosa sapere prima di scegliere
Potreste pensare: perché pagare quando ci sono strumenti gratuiti?
Beh… la gratuità può funzionare, ma non sempre. Ma tutto dipende da ciò che si sta cercando di ottenere.
Strumenti gratuiti per la verifica delle e-mail:
- Consente di controllare uno o pochi indirizzi alla volta
- Aiutare a individuare errori di battitura evidenti o sintassi non corretta
- Dare un’idea superficiale della deliverability
Questo va bene se si tratta di convalidare un’e-mail di prova o di controllare un singolo lead prima di inviare un preventivo. Ma quando si hanno centinaia (o migliaia) di contatti, questo strumento gratuito non è più sufficiente.
Avrete bisogno di una verifica di massa delle e-mail. Ciò significa caricare un file CSV completo, farlo girare attraverso un motore adeguato e ottenere risultati puliti per ogni indirizzo e-mail. È qui che brillano gli strumenti a pagamento.
Eseguono controlli più approfonditi:
- Ricerca del record MX
- Rilevamento di tutti i domini
- Ping dell’indirizzo e-mail e risposta della casella di posta elettronica
- Filtri antispam
- Accesso API per moduli di iscrizione, CRM o flussi personalizzati
Inoltre, gli strumenti a pagamento offrono di solito una migliore esportazione dei dati, un’organizzazione degli elenchi e aggiornamenti sullo stato in tempo reale, per evitare di ritrovarsi sempre con gli stessi indirizzi non recapitabili.
Se le attività di email marketing sono fondamentali per la vostra attività, non si tratta di un costo, ma piuttosto di una manutenzione.
Scegliere il miglior servizio di verifica delle e-mail: Cosa cercare
Gli strumenti in circolazione non mancano. Ma se siete alla ricerca di una buona soluzione, ecco cosa conta davvero.
Precisione
L‘obiettivo è semplice: gli indirizzi e-mail validi restano, quelli spazzatura vanno via.
Cercate un servizio che non si limiti a controllare la sintassi, ma che comprenda anche il comportamento dei domini e-mail, le risposte MX e le aree grigie come l’accettazione di tutti i domini.
Velocità
State gestendo un elenco di 10.000 righe? Non volete aspettare ore. Verificate se lo strumento gestisce velocemente le verifiche in blocco, anche per i domini più difficili.
Integrazioni e accesso API
Se state gestendo una configurazione in crescita (newsletter, CRM, flussi di iscrizione), vorrete uno strumento con un’API di verifica delle e-mail affidabile. Un bonus se funziona in diretta sui vostri moduli per individuare gli errori prima che qualcuno prema “invia”.
Gestione delle liste
Dopo la verifica, è possibile filtrare, etichettare o organizzare facilmente i risultati?
Alcuni strumenti forniscono categorie di stato (valido, rischioso, sconosciuto) o aiutano a ordinare per provider di posta elettronica o tipo di dominio. Maggiore è il contesto, meglio è.
Tipi di file ed esportazioni
Verificate che il vostro software di verifica delle e-mail accetti più formati: CSV, XLSX, forse anche Google Sheets.
Verificate anche come gestisce le segnalazioni di rimbalzo e le categorie non valide.
Supporto e UX
Se lo strumento è goffo, confuso o nasconde ciò che sta facendo, vi sentirete rapidamente persi.
Il miglior servizio di verifica delle e-mail deve spiegare chiaramente ogni passaggio e consentire di visualizzare in anteprima i risultati senza confusione. E ha un’assistenza fantastica e reattiva.
Perché ci piace Bouncer (e perché i piccoli marchi lo amano di più)
Se state cercando un servizio di verifica dell’e-mail che funzioni, Bouncer potrebbe essere la scelta migliore.
È stato creato per coloro che non hanno tempo di decodificare i dashboard, di testare cinque strumenti diversi o di analizzare risultati disordinati. Si importa la lista, lo strumento fa i suoi controlli e in pochi minuti si sa esattamente a quali indirizzi e-mail è sicuro inviare.
Semplice.
Controlliamo i dettagli.
Avvio con un solo clic. Nessun investimento iniziale.
È possibile iniziare con un account gratuito. C’è anche una funzione di campionamento dell’elenco e un checker gratuito, che vi permette di testare il vostro piccolo elenco prima di eseguire una scansione completa. Se il campione sembra pulito? È un buon segno.
Bouncer può essere il modo più intelligente per risparmiare tempo e crediti.
Scansione intelligente con profondità reale
Dietro le quinte, Bouncer controlla tutte le cose essenziali: la sintassi, il formato dell’indirizzo e-mail, i record DNS, i record MX e se il server e-mail esiste davvero. Si connette anche al server SMTP per verificare se l’account di posta elettronica è in grado di funzionare.
Ma Bouncer va oltre. Segnala i domini “catch-all”, esegue test di ping degli indirizzi e-mail e aiuta a capire quali indirizzi sono rischiosi e perché.
Vedrete cose come:
- Quali indirizzi sono usa e getta
- Quali appartengono a una casella di posta elettronica basata sui ruoli
- Quali sono protetti dai filtri antispam
- Quali sono quelli che potrebbero avere la casella di posta piena
Si tratta di informazioni che aiutano a prendere decisioni migliori, non solo di risposte “sì” o “no”.
Costruito per il marketing, non per l’ingegneria
Bouncer è stato chiaramente realizzato pensando ai professionisti dell’email marketing. È possibile caricare in blocco un file CSV, utilizzare il verificatore di email integrato e gratuito o inserirlo direttamente nei flussi di iscrizione utilizzando l’API di verifica delle email.
Si integra perfettamente con i vostri strumenti di email marketing preferiti e vi aiuta a rispettare le leggi sulla privacy. In questo modo non rischiate la vostra reputazione di mittente solo per ottenere qualche casella di posta in più.
Bonus: fa bene le cose difficili
Alcuni strumenti falliscono quando hanno a che fare con domini di tipo “catch-all” o con provider di posta elettronica di nicchia. Bouncer non lo fa. Li gestisce meglio di molti altri.
Che si tratti di Google Workspace, domini ospitati da Microsoft o piccoli provider regionali, Bouncer aiuta a evitare gli indirizzi falsi senza segnalare per errore persone reali.
Consigli extra per mantenere il vostro email marketing pulito e forte
Quindi volete provare a verificare la vostra lista di e-mail con Bouncer? Incredibile.
Ma non fermatevi qui. Una buona deliverability non si risolve una volta sola. È qualcosa che si costruisce con le abitudini.
Ecco come mantenere le cose strette e affidabili ogni volta che si preme “invio”.
Utilizzare il doppio opt-in
Quando qualcuno si iscrive, inviate un’e-mail di conferma prima di aggiungerlo alla vostra lista reale. È uno dei modi più semplici per evitare iscrizioni false, errori di battitura o indirizzi non validi. Inoltre, indica ai provider di e-mail che state rispettando le regole.
Verificate le e-mail prima che arrivino al vostro CRM
Non aspettate che la vostra lista diventi obsoleta. Utilizzate un’API di verifica delle e-mail collegata ai vostri moduli di iscrizione per convalidare gli indirizzi che arrivano. Non sapete come fare? Il team di supporto può aiutarvi.
Meno indirizzi non recapitabili, migliore posizionamento nella casella di posta e liste complessivamente più pulite.
Osservare la frequenza di rimbalzo come un falco
Alta frequenza di rimbalzo = bandiera rossa per i filtri antispam.
Anche pochi invii sbagliati possono danneggiare la reputazione del mittente. Prima di ogni nuova campagna e-mail, è buona abitudine eseguire una verifica di massa sui segmenti più vecchi, soprattutto se sono rimasti intatti per mesi.
Pulire regolarmente l’elenco
Sì, regolarmente. Se qualcuno non apre o non clicca da più di 6 mesi, prendete in considerazione la possibilità di reinserirlo o rimuoverlo. Mantenere indirizzi e-mail validi nella vostra lista aiuta sia la consegna delle e-mail che il coinvolgimento.
Non ignorare i risultati rischiosi o sconosciuti
Alcuni strumenti di verifica delle e-mail contrassegnano gli indirizzi come “rischiosi” (come i domini “catch-all” o le caselle di posta piene). Non date per scontato che siano sicuri. Potete segmentare questi contatti, testarli con messaggi di posta elettronica a basso impatto o aspettare finché non sarete sicuri che non rimbalzeranno.
Saltare gli elenchi loschi
Non ci sono e-mail di scarto. Nessun contatto acquistato. Nessuna eccezione.
Di solito contengono indirizzi falsi, dati obsoleti e trappole per lo spam. L’invio a questi indirizzi può far finire il vostro server e-mail nella lista nera più velocemente di quanto pensiate.
Monitorare l’intero percorso, non solo la deliverability delle email
Il fatto che un’e-mail arrivi nella casella di posta non significa che funzioni.
Tracciate i clic, le conversioni, le risposte e le risposte che vengono segnalate. Il vostro obiettivo non è verificare gli indirizzi e-mail per il gusto di farlo, ma raggiungere persone reali che vogliono il vostro messaggio.
Convalidate gli indirizzi e-mail come un professionista!
Il marketing via e-mail funziona meglio quando raggiunge persone reali. Ciò significa che ogni messaggio, ogni campagna e ogni aggiornamento deve arrivare nella casella di posta giusta.
L’unico modo per arrivarci: Iniziare con una lista pulita.
Utilizzate un processo di verifica delle e-mail che controlli la sintassi, lo stato del dominio e l’esistenza dell’indirizzo e-mail. Evitate gli indirizzi a rischio, smettete di inviare ad account falsi e mantenete la vostra reputazione di mittente in buona forma.
Ancora meglio? Farlo diventare parte della vostra routine.
Non ci vuole molto tempo e si evitano risultati negativi, alte percentuali di rimbalzo e scarsa fiducia da parte dei provider di servizi e-mail.
Controllate le vostre e-mail gratuitamente con Bouncer.
a Breslavia, 🇵🇱. Ospitato in 🇪🇺.
