Плохая гигиена списков снижает вовлеченность и подвергает вас риску спама и жалоб.
Данные управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) — это основа вашей доставляемости.
В этой статье я расскажу о том, как плохие данные проникают в вашу CRM, как они вредят вашему размещению в почтовом ящике и что вы можете с этим сделать. Я также затрону юридические аспекты и расскажу об инструментах, которые помогут сохранить ваши списки здоровыми.
Краткое содержание
- Плохие данные CRM (опечатки, дубликаты, устаревшие контакты) негативно сказываются на эффективности доставки и репутации.
- Высокие показатели отказов и жалоб сигнализируют провайдерам почтовых ящиков о том, что они фильтруют или блокируют ваши письма.
- Регулярная очистка, проверка и сегментация списков повышают вовлеченность и улучшают размещение писем в почтовом ящике.
- Соблюдайте GDPR и аналогичные законы: собирайте согласие, регистрируйте его должным образом и удаляйте старые или неактивные данные.
- Используйте такие инструменты, как Bouncer, для проверки адресов, блокировки фальшивых подписок, обнаружения ловушек спама и обогащения данных CRM.
- Здоровые данные приводят к снижению количества отказов, повышению вовлеченности и укреплению репутации отправителя.
Как возникают плохие данные CRM и почему это важно
Плохие данные поступают из разных мест.
- Ошибки ручного ввода, отсутствие или устаревание полей приводят к созданию неточных записей о контактах.
- Интеграции могут создавать дубликаты, если один человек появляется в нескольких списках.
- Со временем адреса устаревают, поскольку люди меняют работу или отказываются от почтовых ящиков.
Без управления эти распавшиеся записи превращаются в ловушки для спама: адреса, которые выглядят действительными, но контролируются фильтрующими организациями для отлова безответственных отправителей.
Когда вы отправляете письма на недействительные или заброшенные адреса, ваш показатель отказов возрастает, а высокие показатели отказов являются одним из негативных сигналов, снижающих репутацию домена.
Плохая сегментация — еще один тихий убийца. Если в вашей CRM нет полных или согласованных полей, вы можете отправлять нерелевантные сообщения, что приведет к отпискам или жалобам на спам.
Поставщики почтовых ящиков тщательно отслеживают вовлеченность и жалобы — горстка жалоб может повредить вашей репутации в фильтрах.
Обычные гигиенические процессы и их влияние
Первый шаг к более чистым данным — определение понятия «неактивный».
Вы можете выбрать контакты, которые ничего не открывали и не нажимали в течение шести месяцев. Прежде чем удалять их, проведите повторную кампанию по привлечению, спрашивая, хотят ли они еще получать ваши письма. Удалите тех, кто продолжает бездействовать. Такая обрезка поможет повысить общий показатель открываемости и кликов, что провайдеры интерпретируют как положительное взаимодействие.
Проверка адресов крайне важна. Проверяйте новых подписчиков при регистрации и периодически проверяйте существующие списки. Службы проверки отсеивают недействительные, одноразовые или рискованные адреса, чтобы они никогда не попали в вашу очередь на отправку, поддерживая низкий уровень отказов.
Объединяйте дубликаты и стандартизируйте форматы данных, чтобы персонализация работала и вы случайно не отправили два немного разных сообщения одному и тому же человеку. Регулярная очистка и проверка данных способствуют улучшению сегментации, снижению количества отказов и жалоб, что способствует укреплению репутации домена.
Соответствие требованиям и юридические аспекты хранения и использования данных
В разных регионах действуют разные правила работы с персональными данными.
Согласно Общему европейскому регламенту по защите данных (GDPR), для хранения и обработки информации о каждом контакте необходимо законное основание. Согласие должно быть зафиксировано с четким аудиторским следом, и люди могут в любой момент потребовать его удаления. Хранение контактов без действительного согласия не только вредит соблюдению требований, но и загромождает вашу CRM неактивными или рискованными записями.
В США законы о конфиденциальности данных более разрозненны. Закон CAN-SPAM регулирует коммерческую электронную почту и требует четкой идентификации, указания действительного почтового адреса и простого механизма отказа от рассылки.
Некоторые штаты идут дальше: Калифорнийский закон о конфиденциальности потребителей (CCPA) предоставляет жителям права на доступ, удаление и отказ от продажи данных, а аналогичные законы в Колорадо и Вирджинии следуют тому же духу.
В Канаде CASL (Канадское законодательство по борьбе со спамом) требует явного или подразумеваемого согласия перед отправкой маркетинговых писем. Это один из самых строгих законов по борьбе со спамом, предусматривающий серьезные наказания за его несоблюдение.
В других странах, таких как Австралия (Spam Act 2003) и Сингапур (PDPA), существуют свои требования к согласию и отказу от подписки.
Во всех этих системах наилучшая практика остается неизменной:
- собирать согласие прозрачно,
- Убедитесь в этом в магазине,
- и уважать запросы на вывод средств.
Двойное согласие помогает подтвердить заинтересованность и уменьшить количество ложных подписок. Соглашения об обработке данных с поставщиками CRM или электронной почты уточняют, кто несет ответственность за сохранность данных.
Хотя детали в разных странах отличаются, принцип универсален: чистые, законные и уважительные методы работы с данными защищают как вашу репутацию, так и эффективность доставки.
Инструменты, рабочие процессы и технологии для защиты репутации отправителя
Ведите отдельные списки подавления для адресов, которые отскакивают, не подписываются или жалуются.
Подавление плохих адресов останавливает повторную отправку на них. Инструменты могут автоматизировать дедупликацию, периодическую проверку и мониторинг ключевых показателей. В руководстве Valimail по репутации доменов отмечается, что отправители должны следить за жалобами на спам (не превышать 0,1 %), отслеживать показатели отказов и избегать спам-ловушек.
Внезапные скачки объема или жалоб — тревожные признаки.
Badsender рекомендует использовать диагностические инструменты, такие как Talos или Barracuda, чтобы узнать, не заблокирован ли ваш домен или IP, и подготовить план разминки для новых отправляющих доменов или IP.
Вы также можете интегрировать службы проверки адресов в местах входа (формы регистрации), во время импорта и в автоматизированные процедуры, которые регулярно проверяют списки.
Bouncer: повышение качества данных до отправки
Bouncer — это платформа для проверки электронной почты, которая поможет вам сохранить списки контактов в чистоте и безопасности.
Основное приложение позволяет загрузить список и проверить каждый адрес на валидность, возможность доставки и риск.
- Вы можете подключить его через API для проверки адресов в режиме реального времени.
- Bouncer Shield защищает ваши формы регистрации, блокируя поддельные или вредоносные адреса, как только посетитель набирает их.
- Toxicity Check оценивает адреса по шкале от 0 до 5, выделяя те, которые связаны со спам-ловушками или судебными разбирательствами.
- Комплект Deliverability Kit от Bouncer тестирует размещение писем в почтовом ящике и проверяет аутентификацию, а модуль Data Enrichment добавляет общедоступную информацию о компании, чтобы обогатить вашу CRM.
- В«Сведениях о вовлеченности в рассылку электронной почты» отображаются последние действия: последнее открытие, щелчок или ответ, что позволяет сегментировать рассылку по степени вовлеченности.
Платформа размещена в ЕС, соответствует GDPR и имеет практически идеальное время безотказной работы. Использование такого инструмента, как Bouncer, в качестве части рабочего процесса по обеспечению качества данных снижает количество отказов и защищает репутацию вашей рассылки.
Теперь вы можете начать совершенно бесплатно, получив 100 кредитов.
Измерение воздействия и сравнительный анализ
Вам нужны контрольные показатели, чтобы судить о том, насколько эффективны ваши усилия по гигиене.
Следите за показателями жестких отказов, мягких отказов, количеством жалоб на спам и показателями вовлеченности (открытия, клики, ответы) с течением времени.
Valimail советует держать количество жалоб на спам ниже одного на тысячу сообщений и внимательно следить за показателями отказов.
Также отслеживайте конверсии или последующие действия (продажи, подписки, ответы), поскольку высокая доставляемость без значимого вовлечения все равно свидетельствует о проблемах с таргетингом.
Сравните очищенные сегменты с необработанными: отправьте одну и ту же кампанию в меньший, очищенный список и в полный список и посмотрите, какой из них работает лучше.
Со временем очищенные списки должны демонстрировать более высокую вовлеченность и меньшее количество негативных сигналов.
Цифры, которые имеют значение, из отчета Bouncer о гигиене списков адресов электронной почты
Прежде чем подвести итоги, давайте посмотрим, что говорят данные.
В нашем отчете о гигиене списков адресов электронной почты собраны данные более 250 опросов, 12 экспертов в области электронной почты и 50 страниц анализа — первый в своем роде отчет от Bouncer.
Результаты исследования подчеркивают, насколько распространенным явлением по-прежнему является несоблюдение гигиены данных, и почему поддержание чистоты CRM напрямую влияет на результаты доставки.
Ознакомьтесь с полным отчетом: Отчет о гигиене списков адресов электронной почты
📉 Разрушение данных и проблемы с доставкой
- 36 % маркетологов заявили, что их главной проблемой является управление показателями отказов и жалобами на спам.
- 29,2 % заметили снижение эффективности доставки за последние шесть месяцев, и только 14,6 % — улучшение.
- Заброшенные или недействительные электронные письма по-прежнему являются одной из основных причин плохой репутации отправителя.
🧹 Перечислите привычки уборки
- 6,7% вообще не очищают свои списки.
- 39,5% удаляют неактивных подписчиков только время от времени.
- 52 % сегментируют свои списки — почти половина все равно рассылает всем одно и то же сообщение.
- Показатели отказов:
0-2%: отличная гигиена
2-5%: приемлемо
5-10%: требует пересмотра
10%+: серьезные проблемы с гигиеной
🔐 Несоответствие требованиям и недостатки аутентификации
- 42,7 % респондентов не используют SPF, DKIM или DMARC для проверки подлинности своих писем.
- 41,5% отслеживают репутацию отправителя ежемесячно, а 10,7% не отслеживают ее вообще.
- Плохая аутентификация или мониторинг повышают риск фильтрации спама и внесения доменов в черный список.
📊 Влияние на вовлеченность и репутацию
- Средний показатель открываемости: 20-30%
- Средний показатель кликов: 10-20%
- 62,2% никогда не попадали в черный список — признак того, что регулярная чистка и проверка работают.
- 70 % компаний никогда не обращались к экспертам по доставке, даже когда у них возникали проблемы с размещением писем во входящих.
Заключение
Плохие данные подрывают даже самое хорошо написанное письмо.
Неверные адреса, дубликаты и устаревшие поля увеличивают количество отказов и жалоб, что вредит репутации вашего отправителя.
Неконтролируемые данные могут нарушать законы о конфиденциальности и приводить к растрате бюджета.
Исправить ситуацию можно с помощью аудита CRM, регулярной проверки и очистки списков, слияния дубликатов, правильной регистрации согласия и удаления неактивных или юридически недопустимых контактов.
Используйте такие инструменты, как Bouncer, для проверки и обогащения данных перед отправкой. Отслеживайте ключевые показатели, такие как количество отказов и вовлеченность, чтобы оценить прогресс.
Инвестиции в качество данных и гигиену CRM быстро окупаются: вы тратите меньше средств, охватывая больше нужных людей и создавая более надежную репутацию отправителя.
