Как написать письмо о назначении встречи (+8 шаблонов)

Совет: прежде чем рассылать письма с просьбой о встрече по списку (особенно при "холодной" рассылке), вы должны убедиться, что отправляете их нужным людям. Вот почему мы предлагаем проверка ваших электронных писем сначала с Вышибалой.

#1 Пишите убедительные темы для сообщений

Хорошая тема письма должна быть креативной и привлекательной, а также намекать на то, о чем идет речь в письме с просьбой о встрече.

Например, если вы обращаетесь к кому-то с приглашением на деловую встречу, подумайте о чем-то вроде "Давайте обсудим это за чашечкой кофе." Или, если вам нужна более увлекательная тема, попробуйте следующее: "Готовы к личной встрече?". Приглашение на встречу по электронной почте может быть непростой задачей, но самые эффективные письма с просьбой о встрече показывают, что все начинается с темы.
 

 
Короткие, милые и по существу темы всегда лучше всего подходят для того, чтобы ваше сообщение дошло до адресата. Добавить не более 9 слов и 60 знаков для наилучших показателей открываемости и отклика. Поэтому, что бы вы ни решили использовать, напишите четкую и лаконичную тему, которая побудит читателя открыть письмо и, надеюсь, сразу же затронет его болевую точку.

#2 Используйте правильное приветствие в зависимости от ситуации

Важно помнить, что при написании письма с просьбой о встрече ваш стиль должен соответствовать ситуации. Планирование встреч по электронной почте задает тон самой встрече.

Если вы пишете случайному сослуживцу, это внутреннее общение. Вы можете сохранить легкость, используя игривый, шутливый и непринужденный тон. Напротив, если вы отправляете письмо на встречу или запрос клиентам или людям из официальной деловой среды, используйте язык, демонстрирующий уважение и профессионализм - сделайте сообщение официальным и откажитесь от разговорного тона.
 

 
Вот совет: Если вы не знаете получателя лично, постарайтесь узнать о нем побольше. В наши дни почти каждый человек есть в LinkedIn, так что вам потребуется всего несколько секунд, чтобы найти их и создать более эффективные электронные письма с просьбой о встрече.

Уточните, кто это и какова его должность. Проверьте название компании дважды, чтобы не допустить опечаток - это очень важно при использовании шаблонов электронных писем с просьбой о встрече.

Приветствие по имени поможет вам с самого начала установить более личный контакт. Избегайте таких названий, как Сэр или Мадам любой ценой.

#3 Говорите, чего вы хотите, и не ходите вокруг да около

Правильное вступительное предложение обычно является главной проблемой при написании писем с просьбой о встрече. После этого вы не хотите тратить время читателя. Переходите сразу к делу и укажите, о чем вы пишете. Объясните в нескольких предложениях, почему вы обращаетесь к собеседнику и в чем заключается ваша просьба о встрече.
 

 
Не отвлекайте получателя - переходите сразу к деталям встречи. Укажите тему встречи (можно даже приложить повестку дня, чтобы получатель знал, сколько времени ему нужно выделить). Например, "Я пишу, чтобы попросить вас о встрече во вторник, 7 мая, в 10:00 утра, чтобы обсудить предстоящую маркетинговую кампанию. Вот повестка дня встречи:...".

Не забудьте также указать, какой тип встречи вы планируете, например, быстрый чат или полноценная онлайн-встреча.

#4 Объясните ценность, которую получит получатель

В большинстве случаев люди, назначающие встречи, больше заботятся о том, чтобы встреча состоялась. Вот почему вы должны поощрять своего адресата и объяснять, почему он должен выделить время из своего дня, чтобы встретиться с вами.

Подумайте, какую выгоду они получат, если согласятся встретиться, - чему они смогут научиться? Какие предстоящие проблемы вы можете помочь решить и включить в повестку дня встречи?

Например, вы можете предложить:

• a бесплатный демонстрация ценного инструмента
• помощь в решении проблемы для этого человека (например, максимизация эффективности его платной рекламы)
• совместная среда для обмена идеями
• мозговой штурм по поиску решений

Указание на эти преимущества и ожидаемое достижение цели в письме с просьбой о встрече позволит вам мотивировать их отдать предпочтение запланированной встрече по электронной почте.

Также важно не упустить ни одной детали, связанной с организацией встречи. Кто будет присутствовать на встрече? Как долго должна длиться встреча? Предоставив эту информацию заранее, вы дадите им все необходимые сведения, чтобы определить, стоит ли принимать участие в короткой дискуссии.

#5 Предлагайте несколько временных рамок для встреч

Планируя встречу, предложите в письме с просьбой о встрече более одного времени. Это не только даст вам обоим возможность найти время встречи, которое подходит вам, но и покажет вашу гибкость и то, что вы уважаете предпочтения вашего коллеги.

Вот образец письма, которое может вызвать положительный ответ:

Также учитывайте местное время. Если вы планируете встречу с человеком из другой точки земного шара, убедитесь, что он знает, в каких часовых поясах вы договариваетесь о встрече.

Информированность о часовых поясах - важнейшая часть написания писем с просьбой о встрече. Если вы не можете понять, что назначаете важную встречу на 4 часа утра, как вы сможете решить их проблему? Планируйте встречи так, чтобы всем было удобно.

#6 Запросить ответ для подтверждения встречи

Заранее уточните, нужен ли вам ответ на письмо с просьбой о встрече или нет ("Буду признателен за ваши отзывы об этом") и когда вам это нужно. Не будьте слишком назойливыми или требовательными. Вместо этого проявляйте уважение и цените время друг друга.

Запрос на подтверждение также дает вам возможность перепроверить дату, удобное время, расписание встречи и другие детали, а также подтвердить бронирование конференц-зала (что крайне важно для официальной встречи).

Вот совет: Вы также можете автоматизировать этот процесс и отправлять запрос календаря вместе с электронным приглашением на встречу. Существуют различные инструменты, которые можно использовать для этой цели. Многие из них, например Google Calendar, имеют встроенную функцию. Это поможет сэкономить время и упростит планирование оффлайн- и онлайн-встреч для всех участников.

#7 При необходимости проследите за следующим электронным письмом для планирования встречи

Вы когда-нибудь отправляли письмо с предложением встретиться, а в ответ получали радиомолчание в течение нескольких недель? Хотя это не совсем профессиональное общение, ваши адресаты, вероятно, получают всевозможные письма с просьбой о встрече, и они могут быть слишком заняты, чтобы ответить на ваше первоначальное письмо.

Не всегда легко уследить за тем, чтобы получить ответ на профессиональную электронную почту. Чтобы не было задержек с назначением быстрой встречи и все стороны были в курсе дела, лучше всего сделать напоминание.

Эффективность последующего письма невозможно переоценить - процент ответов может быть даже на 40% выше, чем при первоначальном запросе на встречу..

Используйте инструменты отслеживания электронной почты, чтобы узнать, было ли прочитано ваше сообщение и не было ли предпринято никаких действий. Это особенно полезно для людей, которые отправляют длинные цепочки писем с просьбой о встрече и которым трудно отслеживать все свои разговоры для планирования встреч.

Хорошая новость - если вы проявите инициативу и отправите повторное письмо, ваш запрос на встречу не затеряется среди других. Вы можете повторить ключевые детали, выслать подробную повестку дня или подобрать идеальное время, которое устроит получателя.

Если вы хотите узнать больше о том, как писать деловые письма, ознакомьтесь с этой статьей: Руководство по маркетинговым письмам для B2B - что работает, а что нет.

#8 Добавьте ссылку на инструмент планирования по вашему выбору

Поиск подходящего времени для встречи может стать настоящим трудом. У ваших потенциальных клиентов и у вас разные графики, и когда вы просите их о встрече по электронной почте, вы должны предоставить им возможность выбора.

Существуют различные инструменты, которые могут помочь вашим письмам с просьбой о холодной встрече стать еще лучше. Например, Calendly. 

С помощью этого инструмента вы можете предложить потенциальным клиентам все свободные часы для встречи один на один. Они получат доступ к вашему онлайн-календарю и смогут выбрать удобное для себя время, что максимально увеличит ваши шансы на положительный ответ и успешную встречу.

Такие приложения, как Calendly, связаны с другими популярными инструментами для проведения встреч, такими как Google Meet и Zoom, поэтому вы будете получать уведомления на свой электронный адрес о каждой новой забронированной встрече.

Шаблон электронного письма с просьбой о проведении деловой встречи

Если вы пишете идеальное письмо с просьбой о встрече с коллегами, потенциальным клиентом или деловыми партнерами, вы можете использовать эти готовые шаблоны для предложения о встрече.

Ps. Не стесняйтесь адаптировать эти образцы писем с просьбой о встрече к вашим потребностям и видам просьб о встрече, которые вы хотите разослать.

Шаблон письма для встречи 1

Тема письма: Давай поговорим

Уважаемый [имя],

Я обращаюсь к вам с просьбой о встрече по поводу [тема] в удобное для вас время.

Я свободен [дата] на сайте [время] или [дата] на сайте [время]. Я могу создать встречу через [приложение].. Дайте мне знать, если какая-либо из этих дат подходит для вас.

Надеюсь на скорый ответ!

С уважением,

[ваше имя]

Шаблон электронной почты 2

Тема письма: Сотрудничество // запрос на встречу

Уважаемый [имя],

Как мы уже говорили ранее, я очень заинтересован в изучении возможности сотрудничества. Я считаю, что объединение наших сильных сторон и ресурсов будет выгодно для обеих сторон.

Вот повестка дня, которую я составил для нашей встречи:

1. Обзор планов партнерства
2. Обсудить потенциальные возможности и проблемы
3. Определите следующие шаги

Пожалуйста, дайте мне знать, если это [дата] и [время] работать на вас. Я надеюсь услышать вас в ближайшее время.

Лучшее,

[ваше имя]

Шаблон электронной почты 3

Тема письма: Давайте поговорим о бизнесе

Здравствуйте [имя],

Как вы знаете, наши компании сотрудничают уже некоторое время, и я считаю важным поддерживать открытые линии связи и изучать пути укрепления нашего партнерства.

У меня есть несколько интересных идей, которыми я хотел бы поделиться с вами, и я считаю, что личная встреча будет лучшим способом обсудить их более подробно.

 

Я хотел бы предложить дату встречи на [дата] на сайте [время], [место проведения/ссылка на собрание]. Если эта дата вам не подходит, пожалуйста, сообщите мне несколько других дат, которые вам подойдут.

С наилучшими пожеланиями,

[ваше имя]

Шаблон электронной почты 4

Тема письма: Давайте встретимся

Здравствуйте [имя],

 

Я уверен, что вы заняты, но надеюсь, что мы сможем найти время для общения в ближайшем будущем. Было бы здорово пообщаться и обсудить [тема встречи].

Вы могли бы провести онлайн или личную встречу? Пожалуйста, дайте мне знать, что вам больше подходит, и мы обсудим детали дальше.

Лучшее,

[ваше имя]

Шаблон электронной почты 5

Тема письма: Давай выпьем кофе ☕.

Уважаемый [имя],

Надеюсь, у вас все хорошо. Я уже давно собирался встретиться с вами, дорогие коллеги, и подумал, что это прекрасная возможность сделать это. Я думал встретиться за чашкой кофе, чтобы обсудить наши планы на будущее и то, как мы можем укрепить наше партнерство.

Дата: [дата]

Время: [время]

Место: [местоположение]

Подойдет ли это для вашего расписания? С нетерпением ждем вашего ответа в ближайшее время.

Всего наилучшего,

[ваше имя]

А вот и Вышибала

Bouncer помогает улучшить доставляемость электронной почты, проверяя достоверность каждого адреса, снижая количество отказов и поддерживая репутацию отправителя. Наш экономящий время инструмент повышает эффективность кампании за счет автоматизации процесса проверки, гарантируя, что ваши предложения о встрече дойдут до действительно заинтересованных лиц. В результате вы можете сосредоточиться на составлении идеального предложения для потенциальных участников.
 

Вы готовы к работе

Вам осталось сделать всего несколько кликов, чтобы отправить письмо с запросом на встречу. Не забудьте перепроверить все детали и кратко изложить суть встречи, независимо от того, планируете ли вы командную встречу или отправляете официальный запрос на встречу.

Если вы выполните все шаги, описанные в этой статье, ваши приглашения на встречу будут отличаться высоким профессионализмом. В конце концов, стоит начать встречу на высокой ноте еще до ее начала. Если ваше первоначальное послание написано хорошо, оно внушает уверенность в будущем сотрудничестве.

Часто задаваемые вопросы

Как написать письмо, чтобы запланировать встречу с начальником?

Все советы, приведенные выше, применимы, и вы даже можете изменить некоторые образцы электронных писем, которые мы перечислили выше, при написании письма с просьбой о встрече. Однако, возможно, лучше попросить начальника о встрече через приложение для обмена сообщениями или лично, а не по электронной почте, так как письмо может затеряться в папке входящих сообщений.

Как вежливо попросить о встрече?

Используйте такие фразы, как "Могу я попросить вас об одолжении", "Не могли бы вы оказать мне услугу", "Могу ли я побеспокоить вас на секунду" и т. п. в своих электронных письмах с просьбой о встрече. Случайное приглашение на встречу не сработает, если вы связываетесь с важными заинтересованными лицами. Такое письмо может быть воспринято как заносчивое, поэтому придерживайтесь стиля общения 

Какое количество запросов на встречу является оптимальным для рассылки?

Это зависит от отношения вы общаетесь с человеком, прежде чем назначить встречу. Однако количество запросов на встречу по электронной почте должно быть не более нескольких. При отправке холодных писем лучше меньше, чем больше. Лучше отправить один идеальный запрос по электронной почте, чем несколько средних.