Bir Toplantı Planlamak İçin E-posta Nasıl Yazılır (+8 Şablon)

İpucu: Bir listeye toplantı talebi e-postaları göndermeden önce (özellikle soğuk e-posta gönderirken), doğru kişilere gönderdiğinizden emin olmak isteyeceksiniz. Bu nedenle şunları öneriyoruz e-postalarinizi doğrulama önce Bouncer ile.

#1 İlgi çekici konu satırları yazın

İyi bir konu satırı yaratıcı ve ilgi çekici olmalı, aynı zamanda toplantı talebi e-postasının ne hakkında olduğuna dair bir ipucu vermelidir.

Örneğin, bir iş toplantısına davet etmek için birisine ulaşıyorsanız, şöyle bir şey düşünün "Kahve içerken konuşalım." Veya daha ilgi çekici bir konu satırına ihtiyacınız varsa şunu deneyin: "Yüz yüze görüşmeye hazır mısınız?". E-posta yoluyla bir toplantıya davet etmek zor olabilir, ancak en etkili toplantı talebi e-postaları her şeyin konuyla başladığını gösterir.
 

 
Kısa, tatlı ve nokta atışı konu satırları mesajınızın ulaşmasını sağlamak için her zaman en iyisidir. Eklemek en fazla 9 kelime ve 60 karakter en iyi açılma ve yanıt oranları için. Bu nedenle, ne kullanmaya karar verirseniz verin, okuyucuları e-postanızı açmaya teşvik eden ve umarım sorunlu noktalarını hemen ele alan açık ve özlü bir konu satırı yazın.

#2 Duruma göre uygun selamlamayı kullanın

Bir toplantı talebi e-postası yazarken tarzınızın duruma uygun olması gerektiğini unutmamak önemlidir. Toplantıları e-posta yoluyla planlamak, gerçek toplantının tonunu belirler.

Sıradan bir iş arkadaşınıza yazıyorsanız, bu bir iç iletişimdir. Eğlenceli, esprili ve gündelik bir tonla hafif tutabilirsiniz. Buna karşılık, müşterilere veya resmi bir iş ortamındaki kişilere bir toplantı e-postası veya istek gönderiyorsanız, saygı ve profesyonellik gösteren bir dil kullanın - mesajınızı resmi hale getirin ve konuşma tonunu atlayın.
 

 
İşte ipucu: Alıcıyı şahsen tanımıyorsanız, onlar hakkında daha fazla bilgi edinmeye çalışın. Günümüzde neredeyse herkes LinkedIn'de yer alıyor, bu nedenle onları aramak ve daha etkili toplantı talebi e-postaları oluşturmak yalnızca saniyelerinizi alır.

Kim olduklarını ve tam iş unvanlarının ne olduğunu belirleyin. Herhangi bir yazım hatası yapmamak için şirket adını iki kez kontrol edin - toplantı talebi e-posta şablonlarını kullanırken bu çok önemlidir.

Birini ismiyle selamlamak, en başından itibaren daha kişisel bir bağlantı kurmanıza yardımcı olacaktır. Aşağıdaki gibi unvanlardan kaçının Efendim veya Hanımefendi. her ne pahasına olursa olsun.

#3 Ne istediğinizi belirtin ve lafı dolandırmayın

Düzgün bir giriş cümlesi genellikle toplantı talebi e-postaları yazmanın ana sorun noktasıdır. Bundan sonra, okuyucunun zamanını boşa harcamak istemezsiniz. Doğrudan konuya girin ve ne hakkında yazdığınızı belirtin. Neden ulaştığınızı ve toplantı talebinizin ne olduğunu birkaç cümleyle açıklayın.
 

 
Alıcıyı oyalamaktan kaçının - doğrudan toplantı ayrıntılarına gidin. Toplantı konusunu belirtin (hatta bir toplantı gündemi de ekleyebilirsiniz, böylece alıcı ne kadar zaman ayırması gerektiğini bilir). Örneğin, "Yaklaşan pazarlama kampanyasını görüşmek üzere 7 Mayıs Salı günü saat 10:00'da sizinle bir toplantı talep etmek için yazıyorum. İşte toplantı gündemi:...".

Ayrıca, hızlı bir sohbet veya uygun bir çevrimiçi toplantı gibi ne tür bir toplantı planladığınızı belirtmeyi unutmayın.

#4 Alıcının elde edeceği değeri açıklayın

Çoğu durumda, randevuları ayarlayan kişiler toplantının gerçekleşmesini daha çok önemserler. Bu nedenle alıcınızı teşvik etmeli ve sizinle görüşmek için neden günlerinden zaman ayırmaları gerektiğini açıklamalısınız.

Buluşmayı kabul etmeleri halinde ne gibi faydalar elde edeceklerini düşünün - ne öğrenebilirler? Yaklaşan hangi zorlukları çözmeye yardımcı olabilir ve toplantı gündemine alabilirsiniz?

Örneğin, teklif edebilirsiniz:

• a ücretsiz değerli bir aracın demosu
• o kişi için bir sorunu çözmeye yardımcı olmak (örneğin, ücretli reklam performansını en üst düzeye çıkarmak)
• fikirleri paylaşmak için işbirlikçi ortam
• çözüm bulma beyi̇n firtinasi

Toplantı talebi e-postanızda bu faydaları ve beklenen hedef başarısını vurgulamak, onları e-posta yoluyla planlanan toplantınıza öncelik vermeleri için motive etmenizi sağlayacaktır.

Lojistik toplantı detaylarını atlamamak da önemlidir. Kimler katılacak? Toplantının ne kadar sürmesi gerekiyor? Bu bilgileri önceden vermek, kısa bir tartışmaya katılmaya değip değmeyeceğine karar vermeleri için ihtiyaç duydukları tüm bilgileri sağlar.

#5 Birden fazla toplantı zamanı sunun

Bir buluşma planlarken, toplantı talebi e-postanızda birden fazla toplantı zamanı önerin. Bu, her ikinize de uygunluk durumunuza uygun bir toplantı zamanı bulma fırsatı vermekle kalmaz, aynı zamanda esnekliğinizi ve iş arkadaşınızın değerli tercihlerine saygı duyduğunuzu gösterir.

İşte olumlu bir yanıt alabileceğiniz örnek bir e-posta:

Ayrıca, yerel saati de dikkate alın. Dünyanın başka bir yerinden biriyle program yapıyorsanız, toplantı randevusu ayarladığınız saat dilimlerini bildiklerinden emin olun.

Saat dilimleri hakkında bilgi sahibi olmak, toplantı talebi e-postaları yazmanın çok önemli bir parçasıdır. Sabahın 4'ünde önemli bir toplantı planladığınızı anlayamıyorsanız, o zaman onların sorunlarını nasıl çözebilirsiniz? Toplantıları herkesin rahatlığı için planlayın.

#6 Toplantıyı onaylamak için yanıt isteyin

Toplantı talebi e-postanız için bir yanıta ihtiyacınız olup olmadığını önceden netleştirin ("Bu konudaki görüşleriniz için teşekkür ederim.") ve ihtiyaç duyduğunuzda. Çok ısrarcı veya talepkar olmayın. Bunun yerine, birbirinizin zamanına saygı ve takdir gösterin.

Onay gönderilmesini talep etmek size tarihi, uygun zamanı, toplantı programını ve diğer ayrıntıları iki kez kontrol etme ve konferans odası rezervasyonunu (resmi toplantı için hayati önem taşıyan) doğrulama fırsatı da verir.

İşte ipucu: Ayrıca süreci otomatikleştirebilir ve bir toplantı daveti e-postasıyla birlikte bir takvim isteği gönderebilirsiniz. Bu amaçla kullanabileceğiniz farklı araçlar mevcuttur. Google Takvim gibi birçoğunda bu özellik yerleşik olarak bulunur. Zamandan tasarruf etmeye ve çevrimdışı ve çevrimiçi toplantıların planlanmasını ilgili herkes için kolaylaştırmaya yardımcı olur.

#7 Gerekirse bir toplantı planlamak için bir sonraki e-posta ile takip edin

Hiç birine buluşma teklif etmek için bir e-posta gönderdiniz ve sonraki birkaç hafta boyunca sessizlik duydunuz mu? Bu tam olarak profesyonel bir iletişim olmasa da, alıcılarınız muhtemelen her türlü toplantı talebi e-postası alıyor ve ilk e-postanıza yanıt veremeyecek kadar meşgul olabilirler.

Profesyonel e-postalara yanıt almayı sürdürmek her zaman kolay değildir. Hızlı bir toplantı ayarlamada gecikme olmadığından ve tüm tarafların döngüde tutulduğundan emin olmak için, bir hatırlatma ile takip etmek en iyisidir.

Bir takip e-postasının etkinliği abartılamaz - yanıt oranı ilk toplantı talebi e-postasına göre 40%'ye kadar daha yüksek olabilir.

Mesajınızın okunup okunmadığını ve herhangi bir işlem yapılıp yapılmadığını öğrenmek için e-posta izleme araçlarını kullanın. Bu, özellikle uzun toplantı talebi e-postaları zincirleri gönderen ve toplantı planlamak için tüm konuşmalarını takip etmekte zorlanan kişiler için yararlıdır.

İyi haber - bir takip e-postası göndermek için inisiyatif alarak, toplantı talebiniz karışıklık içinde kaybolmaz. Önemli ayrıntıları tekrarlayabilir, ayrıntılı bir gündem gönderebilir veya alıcı için uygun olan mükemmel zamanı belirleyebilirsiniz.

İş e-postalarının nasıl yazılacağı hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, buna göz atın: B2B Pazarlama E-postaları Kılavuzu - Neyin İşe Yarayıp Neyin Yaramadığı.

#8 Seçtiğiniz bir zamanlama aracına bağlantı ekleyin

Toplantı için uygun bir zaman bulmak zor bir iş olabilir. Potansiyel müşterilerinizin ve sizin farklı programları vardır ve e-posta ile bir toplantı talep ettiğinizde, onlara seçim yapmaları için bir seçenek sunmalısınız.

Soğuk toplantı talebi e-postalarınızın daha da iyi hale gelmesine yardımcı olabilecek çeşitli araçlar vardır. Örneğin, Calendly. 

Bu aracı, potansiyel müşterilerinize bire bir toplantı için tüm müsait zamanlarınızı sunmak için kullanabilirsiniz. Çevrimiçi takviminize erişebilir ve kendileri için de uygun bir zaman seçebilirler, böylece olumlu bir yanıt ve başarılı bir toplantı şansınızı en üst düzeye çıkarabilirsiniz.

Calendly gibi uygulamalar Google Meet ve Zoom gibi diğer popüler toplantı araçlarına bağlanır, böylece rezerve edilen her yeni toplantı için e-posta adresinize bildirim alırsınız.

İş toplantısı talebi e-posta şablonu

İster iş arkadaşlarınızla, ister potansiyel bir müşteriyle veya iş ortaklarınızla buluşmak için mükemmel bir toplantı talebi e-postası yazıyor olun, toplantı teklifiniz için bu hazır e-posta şablonlarını kullanabilirsiniz.

Not. Bu toplantı talebi e-posta örneklerini ihtiyaçlarınıza ve göndermek istediğiniz toplantı talebi türlerine göre uyarlamaktan çekinmeyin.

Toplantı e-posta şablonu 1

E-posta konu satırı: Hadi konuşalım

Sevgili [isim],

Sizinle aşağıdaki konularda bir görüşme talep etmek için arıyorum [konu] sizin için uygun bir zamanda.

Ben boşum. [tarih] at [zaman] veya [tarih] at [zaman]. aracılığıyla bir toplantı oluşturabilirim [uygulama]. Bu tarihlerden herhangi biri sizin için uygunsa bana bildirin.

Umarım yakında sizden haber alırız!

Saygılarımla,

[senin adın]

E-posta şablonu 2

E-posta konu satırı: İşbirliği // toplantı talebi

Sevgili [isim],

Daha önce de konuştuğumuz gibi, bir işbirliği olasılığını araştırmakla çok ilgileniyorum. Güçlü yönlerimizi ve kaynaklarımızı birleştirmenin her iki taraf için de faydalı olacağına inanıyorum.

İşte toplantımız için aklımdaki gündem:

1. Ortaklık planlarına genel bakış
2. Potansiyel fırsatları ve zorlukları tartışın
3. Sonraki adımları belirleyin

Lütfen bana bildirin eğer bu [tarih] ve [zaman] sizin için çalışmak. Umarım yakında sizden haber alırım.

En iyisi,

[senin adın]

E-posta şablonu 3

E-posta konu satırı: İş konuşalım

Merhaba [isim],

Bildiğiniz üzere şirketlerimiz bir süredir birlikte çalışıyor ve iletişim kanallarını açık tutmanın ve ortaklığımızı güçlendirebileceğimiz yolları keşfetmenin önemli olduğuna inanıyorum.

Sizinle paylaşmak istediğim bazı heyecan verici fikirlerim var ve bunları daha ayrıntılı olarak tartışmanın en iyi yolunun yüz yüze bir toplantı olacağına inanıyorum.

 

Toplantı tarihini şu şekilde önermek istiyorum [tarih] at [zaman], [toplantının yeri/bağlantısı]. Bu tarih sizin için uygun değilse, lütfen sizin için uygun olan birkaç başka tarihi bana bildirin.

Saygılarımla,

[senin adın]

E-posta şablonu 4

Konu Satırı: Bir toplantı için bağlantı kuralım

Merhaba [isim],

 

Eminim meşgulsünüzdür, ancak yakın gelecekte sohbet etmek için zaman ayırabileceğimizi umuyorum. Bağlantı kurmak ve tartışmak harika olurdu [toplantı konusu].

Çevrimiçi ya da yüz yüze bir toplantı için uygun musunuz? Lütfen sizin için en uygun olanı bana bildirin ve ayrıntıları oradan çözelim.

En iyisi,

[senin adın]

E-posta şablonu 5

Konu satırı: Hadi biraz kahve içelim ☕

Sevgili [isim],

Umarım her şey yolundadır. Sevgili meslektaşlarım, bir süredir sizlerle hasret gidermek istiyordum ve bunun için harika bir fırsat olacağını düşündüm. Gelecekle ilgili planlarımızı ve ortaklığımızı nasıl güçlendirebileceğimizi konuşmak üzere bir kahve içmeyi düşünüyordum.

Tarih: [tarih]

Zaman: [zaman]

Yer: [konum]

Bu sizin programınıza uyar mı? Yakında sizden haber almayı dört gözle bekliyorum.

En iyi dileklerimle,

[senin adın]

İşte Bouncer geliyor.

Bouncer, her adresin geçerliliğini doğrulayarak, hemen çıkma oranlarını azaltarak ve gönderici itibarınızı koruyarak e-posta teslim edilebilirliğini artırmaya yardımcı olur. Zaman kazandıran aracımız, doğrulama sürecini otomatikleştirerek kampanya verimliliğini artırır ve toplantı sunumlarınızın gerçekten ilgilenen taraflara ulaşmasını sağlar. Sonuç olarak, potansiyel katılımcılar için mükemmel sunumu hazırlamaya odaklanabilirsiniz.
 

Gitmeye hazırsın

Toplantı talebi e-postanızı göndermenize sadece birkaç tıklama kaldı. İster bir ekip toplantısı planlıyor ister resmi bir toplantı talebi gönderiyor olun, tüm ayrıntıları iki kez kontrol ettiğinizden ve kısa bir toplantı taslağı eklediğinizden emin olun.

Bu makalede özetlenen tüm adımları izlerseniz, toplantı davetleriniz son derece profesyonel olacaktır. Sonuçta, gerçek toplantı başlamadan önce bile yüksek bir notla başlamak buna değer. Orijinal mesajınız iyi yazılmışsa, gelecekteki işbirlikleri için güven verir.

Sıkça sorulan sorular

Patronunuzla bir toplantı planlamak için nasıl bir e-posta yazarsınız?

Yukarıdaki tüm ipuçları geçerlidir ve hatta bir toplantı talebi e-postası yazarken yukarıda listelediğimiz e-posta örneklerinden bazılarını değiştirebilirsiniz. Bununla birlikte, patronunuzdan gelen kutusunda kaybolabileceği için bir e-posta yerine bir mesajlaşma uygulaması aracılığıyla veya şahsen bir toplantı talep etmek daha iyi olabilir.

Kibarca nasıl görüşme talep edebilirim?

Toplantı talebi e-postalarınızda "Bir iyilik isteyebilir miyim" ve "Lütfen bana bir iyilik yapar mısınız" ve "Sizi bir saniye rahatsız edebilir miyim" ve benzeri ifadeler kullanın. Önemli paydaşlarla bağlantı kuruyorsanız sıradan bir toplantı daveti işe yaramayacaktır. Bu tür bir e-posta kalitesiz olarak görülebilir, bu nedenle iletişim tarzınızı koruyun 

Kaç tane toplantı talebi göndermek iyi bir sayıdır?

Bu aşağıdakilere bağlıdır ilişki Bir toplantı planlamadan önce o kişiyle aranızdaki ilişkiyi gözden geçirin. Ancak, e-posta toplantı taleplerinizi en fazla bir avuçla sınırlı tutmalısınız. Soğuk e-posta gönderirken, az sayıda e-posta daha iyidir. Bir avuç dolusu ortalama e-posta yerine tek bir mükemmel e-posta talebi göndermek daha iyidir.