Cum să scrieți un e-mail pentru programarea unei întâlniri (+8 modele)

Sfat: înainte de a trimite e-mailuri de solicitare a unei întâlniri de programare către o listă (în special în cazul emailurilor la rece), trebuie să vă asigurați că le trimiteți persoanelor potrivite. Acesta este motivul pentru care vă sugerăm validarea e-mailurilor dvs. cu Bouncer mai întâi.

#1 Scrieți linii de subiect convingătoare

O linie de subiect bună trebuie să fie creativă și atrăgătoare, oferind în același timp un indiciu despre ce este vorba în e-mailul de solicitare a întâlnirii.

De exemplu, dacă te adresezi cuiva cu o invitație la o întâlnire de afaceri, ia în considerare ceva de genul "Să discutăm la o cafea." Sau, dacă aveți nevoie de o linie de subiect mai atrăgătoare, încercați aceasta: "Sunteți gata să vă conectați personal?". Invitația la o întâlnire prin e-mail poate fi o provocare, dar cele mai eficiente e-mailuri de solicitare a unei întâlniri arată că totul începe cu subiectul.
 

 
Liniile de subiect scurte, dulci și la obiect sunt întotdeauna cele mai bune pentru a vă asigura că mesajul dvs. ajunge la destinație. Adăugați nu mai mult de 9 cuvinte și 60 de caractere pentru cele mai bune rate de deschidere și de răspuns. Așadar, indiferent ce decideți să folosiți, scrieți o linie de subiect clară și concisă care să încurajeze cititorii să deschidă e-mailul și, sperăm, să abordeze imediat problema lor.

#2 Folosiți salutul adecvat în funcție de situație

Este esențial să vă amintiți că, atunci când scrieți un e-mail de solicitare a unei întâlniri, stilul trebuie să se potrivească cu situația. Programarea întâlnirilor prin e-mail dă tonul pentru întâlnirea propriu-zisă.

Dacă îi scrieți unui coleg de serviciu ocazional, aceasta este o comunicare internă. Puteți să o păstrați ușoară, cu un ton jucăuș, plin de umor și dezinvolt. În schimb, dacă trimiteți un e-mail de ședință sau solicitări către clienți sau persoane dintr-un cadru formal de afaceri, folosiți un limbaj care arată respect și profesionalism - faceți mesajul formal și renunțați la tonul conversațional.
 

 
Iată care este sfatul: Dacă nu îl cunoașteți personal pe destinatar, încercați să aflați mai multe despre el. În zilele noastre, aproape toată lumea se află pe LinkedIn, așa că este nevoie doar de câteva secunde pentru a-i căuta și pentru a crea e-mailuri mai eficiente de solicitare a unei întâlniri.

Identificați cine sunt aceștia și care este denumirea exactă a postului lor. Verificați de două ori numele companiei pentru a nu face greșeli de ortografie - acest lucru este crucial atunci când folosiți modele de e-mail de solicitare a unei întâlniri.

Dacă salutați pe cineva pe nume, veți crea de la început o legătură mai personală. Evitați titlurile de genul Sir sau Doamnă cu orice preț.

#3 Spuneți ce doriți și nu vă învârtiți în jurul cozii.

O propoziție de introducere adecvată este, de obicei, principala problemă în redactarea e-mailurilor de solicitare a unei întâlniri. După aceea, nu doriți să pierdeți timpul cititorului. Mergeți direct la subiect și precizați despre ce scrieți. Explicați în câteva propoziții de ce vă adresați și care este cererea dvs. de întâlnire.
 

 
Evitați să distrageți atenția destinatarului - treceți direct la detaliile întâlnirii. Precizați subiectul întâlnirii (puteți include chiar și o agendă a întâlnirii, astfel încât destinatarul să știe cât timp trebuie să aloce). De exemplu, "Vă scriu pentru a solicita o întâlnire cu dumneavoastră marți, 7 mai, la ora 10:00, pentru a discuta despre viitoarea campanie de marketing. Iată agenda întâlnirii:...".

De asemenea, nu uitați să precizați ce tip de întâlnire intenționați, cum ar fi o discuție rapidă sau o întâlnire online propriu-zisă.

#4 Explicați valoarea pe care o va primi destinatarul

În cele mai multe cazuri, persoanele care stabilesc întâlnirile se preocupă mai mult de realizarea acestora. De aceea, trebuie să vă încurajați destinatarul și să îi explicați de ce ar trebui să își facă timp din ziua lor pentru a se întâlni cu dumneavoastră.

Gândiți-vă ce beneficii ar avea dacă ar accepta să se întâlnească - ce ar putea învăța? Ce provocări viitoare puteți contribui la rezolvarea acestora și le puteți include pe agenda întâlnirii?

De exemplu, puteți oferi:

• a gratuit demonstrație a unui instrument valoros
• ajutați la rezolvarea unei probleme pentru acea persoană (de exemplu, maximizarea performanței anunțurilor plătite)
• mediu de colaborare pentru a împărtăși idei
• brainstorming pentru găsirea de soluții

Evidențierea acestor beneficii și a obiectivului așteptat în e-mailul de solicitare a întâlnirii vă va permite să îi motivați să acorde prioritate întâlnirii programate prin e-mail.

De asemenea, este important să nu omiteți niciun detaliu logistic al întâlnirii. Cine va fi prezent? Cât timp trebuie să dureze întâlnirea? Furnizarea acestor informații în avans le oferă toate informațiile de care au nevoie pentru a determina dacă merită sau nu să ia parte la o scurtă discuție.

#5 Oferiți mai multe ore de întâlnire

Atunci când programați o întâlnire, oferiți mai mult de o oră de întâlnire în e-mailul de solicitare a întâlnirii. Nu numai că vă oferă amândurora posibilitatea de a găsi o oră de întâlnire care să se potrivească cu disponibilitatea dvs., dar arată și că sunteți flexibil și că respectați preferințele dragi colegului dvs.

Iată un exemplu de e-mail care poate genera un răspuns pozitiv:

De asemenea, luați în considerare ora locală. Dacă vă programați cu cineva din altă parte a globului, asigurați-vă că acesta cunoaște fusurile orare în care aranjați o întâlnire.

Informarea cu privire la fusurile orare este o parte crucială în redactarea e-mailurilor de solicitare a unei întâlniri. Dacă nu vă puteți da seama că programați o întâlnire importantă la ora 4 dimineața, cum puteți rezolva atunci problema lor de durere? Programați întâlnirile pentru confortul tuturor.

#6 Solicitați un răspuns pentru a confirma întâlnirea

Clarificați de la început dacă aveți nevoie de un răspuns pentru e-mailul de solicitare a întâlnirii sau nu ("Aș aprecia feedback-ul dvs. pe această temă") și când aveți nevoie de ea. Nu fiți prea insistent sau pretențios. În schimb, arătați respect și apreciere pentru timpul celuilalt.

Solicitarea trimiterii unei confirmări vă oferă, de asemenea, posibilitatea de a verifica de două ori data, ora potrivită, programul întâlnirii și alte detalii, precum și de a valida rezervarea sălii de conferință (ceea ce este vital pentru întâlnirea oficială).

Iată care este sfatul: Puteți, de asemenea, să automatizați procesul și să trimiteți o solicitare de calendar împreună cu un e-mail de invitație la întâlnire. Sunt disponibile diferite instrumente pe care le puteți utiliza în acest scop. Multe dintre ele, cum ar fi Google Calendar, au această funcție încorporată. Aceasta ajută la economisirea timpului și face programarea întâlnirilor offline și online mai ușoară pentru toți cei implicați.

#7 Urmăriți, dacă este necesar, următorul e-mail pentru programarea unei întâlniri

Ați trimis vreodată un e-mail pentru a invita pe cineva să se întâlnească, doar pentru a auzi tăcere radio pentru următoarele câteva săptămâni? Deși nu este tocmai o comunicare profesională, destinatarii dvs. primesc probabil tot felul de e-mailuri de solicitare a unei întâlniri și este posibil ca aceștia să fie prea ocupați pentru a răspunde la e-mailul dvs. inițial.

Nu este întotdeauna ușor să te ocupi de primirea unui răspuns cu e-mailuri profesionale. Pentru a vă asigura că nu există întârzieri în stabilirea unei întâlniri rapide și că toate părțile sunt ținute la curent, cel mai bine este să urmăriți cu un memento.

Eficacitatea unui e-mail de follow-up nu poate fi supraestimată - rata de răspuns poate fi chiar cu până la 40% mai mare decât cea a e-mailului inițial de solicitare a întâlnirii..

Folosiți instrumente de urmărire a e-mailurilor pentru a afla dacă mesajul dvs. a fost citit și dacă nu a fost întreprinsă nicio acțiune. Acest lucru este util în special pentru persoanele care trimit lanțuri lungi de e-mailuri de solicitare a unei întâlniri și cărora le este dificil să țină evidența tuturor conversațiilor pentru programarea întâlnirilor.

Vești bune - dacă luați inițiativa de a trimite un e-mail de urmărire, cererea dvs. de întâlnire nu se va pierde. Puteți repeta detaliile cheie, puteți trimite o agendă detaliată sau puteți stabili momentul perfect care să convină destinatarului.

Dacă doriți să aflați mai multe despre cum să scrieți e-mailuri de afaceri, consultați acest articol: Un ghid pentru e-mailurile de marketing B2B - Ce funcționează și ce nu funcționează.

#8 Adăugați un link către un instrument de programare la alegere

Găsirea unei ore potrivite pentru o întâlnire poate fi o adevărată corvoadă. Potențialii clienți au programe diferite de cele ale dumneavoastră și atunci când solicitați o întâlnire prin e-mail, ar trebui să le oferiți o opțiune de alegere.

Există diverse instrumente care vă pot ajuta să vă îmbunătățiți și mai mult e-mailurile de solicitare a unei întâlniri la rece. De exemplu, Calendly. 

Puteți utiliza acest instrument pentru a oferi clienților potențiali toate orele disponibile pentru o întâlnire individuală. Aceștia au acces la calendarul dvs. online și pot alege o oră care le convine și lor, maximizând șansele de a obține un răspuns pozitiv și o întâlnire de succes.

Aplicațiile precum Calendly sunt conectate la alte instrumente de întâlnire populare, cum ar fi Google Meet și Zoom, astfel încât veți primi o notificare pe adresa dvs. de e-mail pentru fiecare nouă întâlnire rezervată.

Șablon de e-mail de cerere de întâlnire de afaceri

Fie că scrieți un e-mail perfect de solicitare a unei întâlniri pentru a vă întâlni cu colegii, cu un potențial client sau cu partenerii de afaceri, puteți utiliza aceste modele de e-mail gata făcute pentru propunerea de întâlnire.

Ps. Nu ezitați să adaptați aceste modele de e-mail de solicitare a unei întâlniri la nevoile dumneavoastră și la tipurile de solicitări de întâlniri pe care doriți să le trimiteți.

Șablon de e-mail pentru ședință 1

Linia de subiect a e-mailului: Să vorbim

Dragă [nume],

Vă contactez pentru a solicita o întâlnire cu dvs. în legătură cu [subiect] la un moment convenabil pentru dumneavoastră.

Sunt liber pe [data] la [timp] sau [data] la [timp]. Pot crea o întâlnire prin [app]. Anunțați-mă dacă vreuna dintre aceste date vă convine.

Sperăm să auzim de la tine în curând!

Cu stimă,

[numele dvs.]

Șablon de e-mail 2

Linia de subiect a e-mailului: Colaborare // cerere de întâlnire

Dragă [nume],

Așa cum am discutat mai devreme, sunt foarte interesat să explorez posibilitatea unei colaborări. Cred că combinarea punctelor noastre forte și a resurselor noastre ar fi benefică pentru ambele părți.

Iată ordinea de zi pe care am avut-o în minte pentru întâlnirea noastră:

1. Prezentare generală a planurilor de parteneriat
2. Discută potențialele oportunități și provocări
3. Stabilirea următoarelor etape

Vă rog să mă anunțați dacă acest [data] și [timp] să lucreze pentru dumneavoastră. Sper să am vești de la dumneavoastră în curând.

Cel mai bun,

[numele dvs.]

Șablon de e-mail 3

Linia de subiect a e-mailului: Să vorbim despre afaceri

Bună ziua [nume],

După cum știți, companiile noastre colaborează de ceva timp și cred că este important să menținem deschise liniile de comunicare și să explorăm modalitățile prin care ne putem consolida parteneriatul.

Am câteva idei interesante pe care aș dori să le împărtășesc cu dumneavoastră și cred că o întâlnire față în față ar fi cea mai bună modalitate de a le discuta mai în detaliu.

 

Aș dori să propun o dată de întâlnire de [data] la [timp], [locație/legătură la întâlnire]. Dacă această dată nu vă convine, vă rog să-mi comunicați alte câteva date care ar fi potrivite pentru dumneavoastră.

Cele mai bune salutări,

[numele dvs.]

Șablon de e-mail 4

Linia subiectului: Hai să ne întâlnim pentru o întâlnire

Bună ziua [nume],

 

Sunt sigur că ești ocupat, dar sper că ne vom face timp să stăm de vorbă în viitorul apropiat. Ar fi minunat să ne conectăm și să discutăm [subiect de întâlnire].

Ați fi disponibil pentru o întâlnire online sau în persoană? Vă rog să-mi spuneți ce vă convine cel mai bine și vom stabili detaliile de acolo.

Cel mai bun,

[numele dvs.]

Șablon de e-mail 5

Linia subiectului: Hai să bem o cafea ☕

Dragă [nume],

Sper că totul este bine. De ceva vreme, dragi colegi, am vrut să vă vorbesc și m-am gândit că aceasta ar fi o ocazie excelentă pentru a o face. Mă gândeam să ne întâlnim la o cafea pentru a discuta despre planurile noastre de viitor și despre modul în care ne putem consolida parteneriatul.

Data: [data]

Timp: [timp]

Loc: [locație]

Ar funcționa acest lucru pentru programul tău? Aștept cu nerăbdare să vă contactez în curând.

Toate cele bune,

[numele dvs.]

Vine Bouncer.

Bouncer ajută la îmbunătățirea capacității de livrare a e-mailurilor prin verificarea validității fiecărei adrese, reducând rata de respingere și menținând reputația expeditorului. Instrumentul nostru de economisire a timpului sporește eficiența campaniei prin automatizarea procesului de verificare, asigurând că ofertele dvs. de întâlnire ajung la părțile cu adevărat interesate. Drept urmare, vă puteți concentra pe elaborarea propunerii perfecte pentru potențialii participanți.
 

Ești gata de plecare

Sunteți la doar câteva clicuri distanță de trimiterea e-mailului de solicitare a întâlnirii. Asigurați-vă că verificați de două ori toate detaliile și puneți o scurtă schiță a întâlnirii, fie că programați o întâlnire de echipă, fie că trimiteți o solicitare oficială de întâlnire.

Dacă urmați toți pașii descriși în acest articol, invitațiile dumneavoastră la întâlniri vor fi foarte profesionale. La urma urmei, merită să începeți cu o notă bună, chiar înainte de a începe întâlnirea propriu-zisă. Dacă mesajul dvs. inițial este scris bine, acesta inspiră încredere în colaborările viitoare.

Întrebări frecvente

Cum scrii un e-mail pentru a programa o întâlnire cu șeful tău?

Toate sfaturile de mai sus se aplică și puteți chiar să schimbați unele dintre exemplele de e-mail pe care le-am enumerat mai sus atunci când scrieți un e-mail de solicitare a unei întâlniri. Cu toate acestea, ar putea fi mai bine să îi cereți șefului dvs. o întâlnire prin intermediul unei aplicații de mesagerie sau în persoană, decât printr-un e-mail, deoarece s-ar putea pierde în căsuța de e-mail a acestuia.

Cum pot solicita politicos o întâlnire?

Folosiți fraze precum "Pot să vă cer o favoare", "Vă rog să-mi faceți o favoare", "Pot să vă deranjez o secundă" și altele similare în e-mailurile de solicitare a unei întâlniri. O invitație informală la o întâlnire nu va funcționa dacă vă conectați cu părți interesate importante. Acest tip de e-mail poate fi văzut ca fiind sordid, așa că păstrați stilul de comunicare 

Câte solicitări de întâlniri este un număr bun de trimis?

Depinde de relație pe care o aveți cu persoana respectivă înainte de a programa o întâlnire. Cu toate acestea, ar trebui să limitați cererile de întâlniri prin e-mail la cel mult câteva. Atunci când trimiteți e-mailuri la rece, mai puține sunt mai bune. Este mai bine să trimiteți o singură solicitare perfectă prin e-mail decât o mână de solicitări medii.