Cara Menulis Email untuk Menjadwalkan Rapat (+8 Template)

Tips: sebelum mengirimkan email permintaan penjadwalan rapat ke daftar (terutama dengan email dingin), Anda perlu memastikan bahwa Anda mengirimkannya ke orang yang tepat. Inilah mengapa kami menyarankan memvalidasi email Anda dengan Bouncer terlebih dahulu.

#1 Tuliskan baris subjek yang menarik

Baris subjek yang baik harus kreatif dan menarik, serta memberikan petunjuk tentang isi email permintaan rapat.

Misalnya, jika Anda menjangkau seseorang dengan undangan pertemuan bisnis, pertimbangkan sesuatu seperti "Mari kita bahas sambil minum kopi." Atau, jika Anda membutuhkan baris subjek yang lebih menarik, cobalah ini: "Siap untuk terhubung secara langsung?". Mengundang rapat melalui email bisa jadi menantang, namun email permintaan rapat yang paling efektif menunjukkan bahwa semuanya dimulai dengan subjek.
 

 
Baris subjek yang singkat, manis, dan langsung pada intinya selalu yang terbaik untuk memastikan pesan Anda sampai. Tambahkan tidak lebih dari 9 kata dan 60 karakter untuk tingkat keterbukaan dan tanggapan terbaik. Jadi, apa pun yang Anda putuskan untuk digunakan, tulislah baris subjek yang jelas dan ringkas yang mendorong pembaca untuk membuka email Anda dan mudah-mudahan dapat segera mengatasi masalah mereka.

#2 Gunakan sapaan yang tepat sesuai dengan situasi

Penting untuk diingat bahwa ketika menulis email permintaan rapat, gaya Anda harus sesuai dengan situasinya. Penjadwalan rapat melalui email akan menentukan suasana rapat yang sebenarnya.

Jika Anda menulis kepada rekan kerja biasa, ini adalah komunikasi internal. Anda dapat membuatnya tetap ringan dengan nada yang menyenangkan, lucu, dan santai. Sebaliknya, jika Anda mengirim email rapat atau permintaan kepada klien atau orang dari lingkungan bisnis formal, gunakan bahasa yang menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme - buatlah pesan Anda menjadi formal dan lewati nada percakapan.
 

 
Inilah tipnya: Jika Anda tidak mengenal penerima secara pribadi, cobalah untuk mencari tahu lebih banyak tentang mereka. Saat ini, hampir semua orang ada di LinkedIn, jadi hanya perlu beberapa detik untuk mencarinya dan membuat email permintaan rapat yang lebih efektif.

Identifikasi siapa mereka dan apa jabatan pekerjaan mereka. Periksa nama perusahaan dua kali agar tidak terjadi kesalahan pengejaan - hal ini sangat penting saat menggunakan templat email permintaan rapat.

Menyapa seseorang dengan namanya akan membantu Anda menciptakan hubungan yang lebih personal sejak awal. Hindari judul seperti Pak. atau Madam dengan cara apa pun.

#3 Nyatakan apa yang Anda inginkan, dan jangan bertele-tele

Kalimat perkenalan yang tepat biasanya merupakan titik kesulitan utama dalam menulis email permintaan pertemuan. Setelah itu, Anda tidak ingin membuang-buang waktu pembaca. Langsung saja ke intinya dan nyatakan apa yang akan Anda tulis. Jelaskan dalam beberapa kalimat mengapa Anda menghubungi dan apa permintaan pertemuan Anda.
 

 
Hindari mengalihkan perhatian penerima - langsung saja ke detail rapat. Tentukan topik pertemuan (Anda bahkan dapat menyertakan agenda pertemuan, sehingga penerima tahu berapa banyak waktu yang harus dialokasikan). Misalnya, "Saya menulis untuk meminta pertemuan dengan Anda pada hari Selasa, 7 Mei pukul 10:00 untuk membahas kampanye pemasaran yang akan datang. Berikut ini adalah agenda pertemuannya:...".

Ingatlah juga untuk menentukan jenis pertemuan yang Anda inginkan, seperti obrolan singkat atau pertemuan online yang tepat.

#4 Jelaskan nilai yang akan diperoleh penerima

Dalam banyak kasus, orang yang membuat janji temu lebih peduli untuk mewujudkan pertemuan tersebut. Itulah mengapa Anda harus mendorong penerima Anda dan menjelaskan mengapa mereka harus meluangkan waktu untuk bertemu dengan Anda.

Pikirkan tentang manfaat apa yang akan mereka dapatkan jika mereka setuju untuk bertemu - apa yang bisa mereka pelajari? Tantangan apa yang akan datang yang bisa Anda bantu selesaikan dan masukkan ke dalam agenda pertemuan?

Sebagai contoh, Anda dapat menawarkan:

• a gratis demo alat yang berharga
• membantu memecahkan masalah untuk orang tersebut (misalnya, memaksimalkan kinerja iklan berbayar mereka)
• lingkungan kolaboratif untuk berbagi ide
• curah pendapat untuk menemukan solusi

Menyoroti manfaat dan pencapaian target yang diharapkan dalam email permintaan rapat Anda akan membuat mereka termotivasi untuk memprioritaskan rapat yang dijadwalkan melalui email.

Penting juga untuk tidak mengabaikan detail pertemuan logistik. Siapa saja yang akan hadir? Berapa lama pertemuan akan berlangsung? Memberikan informasi ini di awal akan memberikan mereka semua informasi yang mereka butuhkan untuk menentukan apakah mereka perlu ikut serta dalam diskusi singkat atau tidak.

#5 Menawarkan beberapa kali pertemuan

Saat menjadwalkan pertemuan, tawarkan lebih dari satu waktu pertemuan dalam email permintaan pertemuan Anda. Hal ini tidak hanya memberi Anda berdua kesempatan untuk menemukan waktu pertemuan yang sesuai dengan ketersediaan Anda, tetapi juga menunjukkan fleksibilitas Anda dan bahwa Anda menghargai preferensi kolega Anda.

Berikut ini adalah contoh email yang dapat menimbulkan a. respons positif:

Juga, pertimbangkan waktu setempat. Jika Anda menjadwalkan dengan seseorang dari belahan dunia lain, pastikan mereka mengetahui zona waktu tempat Anda mengatur janji temu.

Mengetahui zona waktu adalah bagian penting dalam menulis email permintaan rapat. Jika Anda tidak tahu bahwa Anda menjadwalkan rapat penting pada pukul 4 pagi, bagaimana Anda bisa mengatasi masalah mereka? Jadwalkan rapat untuk kenyamanan semua orang.

#6 Meminta balasan untuk mengonfirmasi pertemuan

Perjelas di awal apakah Anda memerlukan respons untuk email permintaan rapat Anda atau tidak ("Saya sangat menghargai umpan balik Anda tentang hal ini") dan ketika Anda membutuhkannya. Jangan terlalu memaksa atau menuntut. Sebaliknya, tunjukkan rasa hormat dan penghargaan untuk waktu satu sama lain.

Meminta untuk mengirimkan konfirmasi juga memberikan Anda kesempatan untuk memeriksa ulang tanggal, waktu yang sesuai, jadwal pertemuan, dan detail lainnya serta memvalidasi pemesanan ruang konferensi (yang sangat penting untuk pertemuan formal).

Inilah tipnya: Anda juga dapat mengotomatiskan proses ini dan mengirim permintaan kalender dengan email undangan rapat. Tersedia berbagai alat yang dapat Anda gunakan untuk tujuan ini. Banyak di antaranya, seperti Google Kalender, memiliki fitur ini di dalamnya. Fitur ini membantu menghemat waktu dan membuat penjadwalan rapat offline dan online lebih mudah bagi semua orang yang terlibat.

#7 Tindak lanjuti jika perlu dengan email berikutnya untuk penjadwalan pertemuan

Pernahkah Anda mengirim email untuk mengajak seseorang bertemu, hanya untuk mendengar kesunyian selama beberapa minggu ke depan? Meskipun ini bukanlah komunikasi yang profesional, penerima email Anda mungkin menerima berbagai macam email permintaan pertemuan dan mereka mungkin terlalu sibuk untuk membalas email awal Anda.

Tidak selalu mudah untuk tetap mendapatkan tanggapan dengan email profesional. Untuk memastikan tidak ada penundaan dalam mengatur pertemuan singkat dan semua pihak tetap terinformasi, sebaiknya tindak lanjuti dengan pengingat.

Efektivitas email tindak lanjut tidak dapat dilebih-lebihkan - tingkat balasan bahkan dapat mencapai 40% lebih tinggi dibandingkan dengan email permintaan pertemuan awal.

Gunakan alat pelacakan email untuk mengetahui apakah pesan Anda telah dibaca dan apakah belum ada tindakan yang diambil. Hal ini sangat membantu bagi orang-orang yang mengirim email permintaan rapat dalam jumlah banyak dan merasa kesulitan untuk melacak semua percakapan mereka untuk menjadwalkan rapat.

Kabar baiknya - dengan mengambil inisiatif untuk mengirim email tindak lanjut, permintaan rapat Anda tidak akan hilang begitu saja. Anda dapat mengulangi detail-detail penting, mengirimkan agenda terperinci, atau mencari waktu yang tepat bagi penerima.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang cara menulis email bisnis, silakan baca ini: Panduan untuk Email Pemasaran B2B - Apa yang Berhasil dan Apa yang Tidak.

#8 Menambahkan tautan ke alat penjadwalan pilihan Anda

Menemukan waktu yang cocok untuk pertemuan bisa menjadi tugas yang sulit. Calon klien Anda memiliki jadwal yang berbeda dengan Anda dan ketika Anda meminta pertemuan melalui email, Anda harus memberi mereka pilihan untuk memilih.

Ada berbagai alat yang dapat membantu email permintaan pertemuan dingin Anda menjadi lebih baik. Misalnya, Calendly. 

Anda dapat menggunakan alat ini untuk menawarkan kepada calon klien semua waktu yang tersedia untuk pertemuan empat mata. Mereka bisa mengakses kalender online Anda dan memilih waktu yang sesuai untuk mereka, sehingga memaksimalkan peluang Anda untuk mendapatkan respons positif dan pertemuan yang sukses.

Aplikasi seperti Calendly menautkan ke alat bantu rapat populer lainnya seperti Google Meet dan Zoom, sehingga Anda akan mendapatkan pemberitahuan di alamat email Anda untuk setiap rapat baru yang dipesan.

Templat email permintaan rapat bisnis

Baik Anda menulis email permintaan pertemuan yang sempurna untuk bertemu dengan kolega, klien potensial, atau mitra bisnis, Anda bisa menggunakan templat email siap pakai untuk proposal pertemuan Anda.

Ps. Jangan ragu untuk menyesuaikan contoh email permintaan rapat ini dengan kebutuhan Anda dan jenis permintaan rapat yang ingin Anda kirimkan.

Templat email rapat 1

Baris subjek email: Mari kita bicara

Yang terhormat [nama],

Saya menghubungi Anda untuk meminta pertemuan dengan Anda tentang [topik] pada waktu yang tepat bagi Anda.

Aku bebas di [tanggal] di [waktu] atau [tanggal] di [waktu]. Saya dapat membuat rapat melalui [aplikasi]. Beritahu saya jika salah satu dari tanggal ini cocok untuk Anda.

Semoga kami dapat segera mendengar kabar dari Anda!

Salam hormat,

[nama Anda]

Template email 2

Baris subjek email: Kolaborasi // permintaan pertemuan

Yang terhormat [nama],

Seperti yang telah kita diskusikan sebelumnya, saya sangat tertarik untuk menjajaki kemungkinan kolaborasi. Saya percaya bahwa menggabungkan kekuatan dan sumber daya kami akan bermanfaat bagi kedua belah pihak.

Inilah agenda yang saya pikirkan untuk pertemuan kami:

1. Gambaran umum rencana kemitraan
2. Mendiskusikan peluang dan tantangan potensial
3. Menetapkan langkah selanjutnya

Tolong beritahu saya jika ini [tanggal] dan [waktu] bekerja untuk Anda. Saya berharap dapat mendengar kabar dari Anda segera.

Terbaik,

[nama Anda]

Templat email 3

Baris subjek email: Mari bicara bisnis

Halo. [nama],

Seperti yang Anda ketahui, perusahaan kami telah bekerja sama selama beberapa waktu, dan saya percaya bahwa penting untuk menjaga jalur komunikasi tetap terbuka dan mengeksplorasi cara-cara untuk memperkuat kemitraan kami.

Saya memiliki beberapa ide menarik yang ingin saya bagikan kepada Anda, dan saya percaya bahwa pertemuan tatap muka adalah cara terbaik untuk mendiskusikannya secara lebih rinci.

 

Saya ingin mengusulkan tanggal pertemuan [tanggal] di [waktu], [lokasi/tautan ke pertemuan]. Jika tanggal ini tidak sesuai dengan keinginan Anda, mohon beritahu saya beberapa tanggal lain yang sesuai untuk Anda.

Salam hormat,

[nama Anda]

Templat email 4

Baris subjek: Mari terhubung untuk rapat

Halo. [nama],

 

Saya yakin Anda sibuk, tapi saya harap kita bisa meluangkan waktu untuk mengobrol dalam waktu dekat. Akan sangat menyenangkan jika kita bisa terhubung dan berdiskusi [topik rapat].

Apakah Anda bersedia untuk melakukan pertemuan secara online atau tatap muka? Beri tahu saya apa yang terbaik untuk Anda, dan kami akan mencari tahu detailnya dari sana.

Terbaik,

[nama Anda]

Templat email 5

Baris subjek: Ayo minum kopi ☕

Yang terhormat [nama],

Saya harap semuanya baik-baik saja. Saya sudah lama ingin bertemu dengan Anda, para kolega, dan saya pikir ini adalah kesempatan yang tepat untuk melakukannya. Saya berpikir untuk bertemu sambil minum kopi untuk mendiskusikan rencana kita di masa depan dan bagaimana kita dapat memperkuat kemitraan kita.

Tanggal: [tanggal]

Waktu: [waktu]

Tempat: [lokasi]

Apakah ini sesuai dengan jadwal Anda? Kami menantikan kabar dari Anda segera.

Semua yang terbaik,

[nama Anda]

Ini dia Bouncer

Bouncer membantu meningkatkan keterkiriman email dengan memverifikasi validitas setiap alamat, mengurangi rasio pentalan dan menjaga reputasi pengirim. Alat penghemat waktu kami meningkatkan efisiensi kampanye dengan mengotomatiskan proses verifikasi, memastikan presentasi pertemuan Anda menjangkau pihak yang benar-benar tertarik. Hasilnya, Anda dapat fokus untuk membuat presentasi yang sempurna bagi calon peserta.
 

Anda siap untuk pergi

Anda hanya perlu beberapa klik saja untuk mengirimkan email permintaan rapat. Pastikan untuk memeriksa ulang semua detail dan mencantumkan garis besar rapat singkat, baik Anda menjadwalkan rapat tim atau mengirim permintaan rapat formal.

Jika Anda mengikuti semua langkah yang diuraikan dalam artikel ini, undangan rapat Anda akan sangat profesional. Lagi pula, ada baiknya untuk memulai dengan nada yang tinggi, bahkan sebelum pertemuan yang sebenarnya dimulai. Jika pesan awal Anda ditulis dengan baik, hal ini akan menginspirasi kepercayaan diri dalam kolaborasi di masa depan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana Anda menulis email untuk menjadwalkan pertemuan dengan atasan Anda?

Semua tips di atas berlaku dan Anda bahkan bisa mengubah beberapa contoh email yang kami cantumkan di atas saat menulis email permintaan rapat. Namun, mungkin lebih baik meminta atasan Anda untuk rapat melalui aplikasi perpesanan atau secara langsung daripada melalui email karena bisa jadi email Anda akan hilang di kotak masuk mereka.

Bagaimana cara meminta pertemuan dengan sopan?

Gunakan frasa seperti "Dapatkah saya meminta bantuan" dan "Maukah Anda membantu saya" dan "Bisakah saya mengganggu Anda sebentar" dan frasa serupa dalam email permintaan rapat Anda. Undangan rapat biasa tidak akan berhasil jika Anda berhubungan dengan pemangku kepentingan yang penting. Jenis email ini bisa dianggap tidak sopan, jadi jaga gaya komunikasi 

Berapa banyak permintaan rapat yang merupakan jumlah yang baik untuk dikirim?

Hal ini tergantung pada hubungan yang Anda miliki dengan orang tersebut sebelum menjadwalkan pertemuan. Namun, Anda harus menjaga agar permintaan pertemuan melalui email tidak terlalu banyak. Saat mengirim email dingin, lebih sedikit lebih baik. Lebih baik mengirimkan satu permintaan email yang sempurna daripada beberapa email yang biasa-biasa saja.