Sådan skriver du en e-mail til at planlægge et møde (+8 skabeloner)

Tip: Før du sender e-mails med anmodning om planlægningsmøder til en liste (især ved kold e-mailing), skal du sikre dig, at du sender dem til de rigtige personer. Det er derfor, vi foreslår validering af dine e-mails med Bouncer først.

#1 Skriv overbevisende emnelinjer

En god emnelinje skal være kreativ og engagerende, samtidig med at den giver et hint om, hvad e-mailen med mødeindkaldelsen handler om.

Hvis du f.eks. henvender dig til nogen med en invitation til et forretningsmøde, kan du overveje noget i retning af "Lad os diskutere det over en kop kaffe." Eller hvis du har brug for en mere engagerende emnelinje, kan du prøve dette: "Er du klar til at komme i kontakt med os personligt?". At invitere til et møde via e-mail kan være en udfordring, men de mest effektive e-mails med mødeindkaldelser viser, at det hele starter med emnet.
 

 
Korte, søde og præcise emnelinjer er altid de bedste til at sikre, at dit budskab kommer igennem. Tilføj højst 9 ord og 60 tegn for at få de bedste åbnings- og svarrater. Så uanset hvad du beslutter dig for at bruge, så skriv en klar og præcis emnelinje, der opfordrer læserne til at åbne din e-mail og forhåbentlig adresserer deres smertepunkt med det samme.

#2 Brug den korrekte hilsen i forhold til situationen

Det er vigtigt at huske, at når du skriver en e-mail med en mødeindkaldelse, skal din stil passe til situationen. At planlægge møder via e-mail sætter tonen for det faktiske møde.

Hvis du skriver til en tilfældig kollega, er det intern kommunikation. Du kan holde det let med en legende, humoristisk og afslappet tone. Hvis du derimod sender en mødemail eller forespørgsler til kunder eller folk fra en formel virksomhed, skal du bruge et sprog, der viser respekt og professionalisme - gør din besked formel og drop konversationstonen.
 

 
Her er et tip: Hvis du ikke kender modtageren personligt, så prøv at finde ud af mere om dem. I dag er næsten alle på LinkedIn, så det tager kun få sekunder at slå dem op og skabe mere effektive e-mails med mødeindkaldelser.

Identificer, hvem de er, og hvad deres præcise jobtitel er. Tjek firmanavnet to gange, så du ikke laver stavefejl - det er afgørende, når du bruger e-mailskabeloner til mødeindkaldelser.

Ved at hilse på en person ved hans eller hendes navn kan du skabe en mere personlig kontakt fra starten. Undgå titler som f.eks. Sir eller Fru for enhver pris.

#3 Angiv, hvad du vil have, og lad være med at gå udenom

En ordentlig indledningssætning er som regel det største problem, når man skriver e-mails med mødeindkaldelser. Derefter ønsker du ikke at spilde læserens tid. Gå lige til sagen, og fortæl, hvad du skriver om. Forklar i et par sætninger, hvorfor du henvender dig, og hvad din mødeanmodning går ud på.
 

 
Undgå at køre modtageren ud på et sidespor - gå direkte til mødedetaljerne. Specificer mødeemnet (du kan endda inkludere en mødedagsorden, så modtageren ved, hvor meget tid der skal afsættes). For eksempel: "Jeg skriver for at anmode om et møde med dig tirsdag den 7. maj kl. 10.00 for at diskutere den kommende marketingkampagne. Her er mødedagsordenen:...".

Husk også at angive, hvilken type møde du ønsker, f.eks. en hurtig chat eller et egentligt onlinemøde.

#4 Forklar den værdi, som modtageren vil få

I de fleste tilfælde er de personer, der arrangerer aftalerne, mere interesserede i at få mødet til at finde sted. Derfor skal du opmuntre din modtager og forklare, hvorfor han/hun skal tage tid ud af sin dag til at mødes med dig.

Tænk på, hvad de ville få ud af at mødes - hvad kunne de lære? Hvilke kommende udfordringer kan du hjælpe med at løse og sætte på mødedagsordenen?

Du kan f.eks. tilbyde:

• a gratis demo af et værdifuldt værktøj
• hjælp til at løse et problem for den pågældende person (f.eks. maksimering af deres resultater med betalte annoncer)
• et samarbejdsmiljø til udveksling af idéer
• brainstorm for at finde en løsning

Hvis du fremhæver disse fordele og den forventede målopfyldelse i din e-mail med mødeindkaldelse, kan du motivere dem til at prioritere jeres planlagte møde via e-mail.

Det er også vigtigt ikke at udelade nogen logistiske mødedetaljer. Hvem skal deltage? Hvor længe skal mødet vare? Hvis du giver dem disse oplysninger på forhånd, har de alle de oplysninger, de skal bruge for at afgøre, om det er værd at deltage i en kort diskussion.

#5 Tilbyder flere mødetidspunkter

Når du planlægger et møde, så tilbyd mere end ét mødetidspunkt i din e-mail med mødeindkaldelsen. Ikke alene giver det jer begge mulighed for at finde et mødetidspunkt, der passer jer, men det viser også din fleksibilitet, og at du respekterer din kollegas præferencer.

Her er et eksempel på en e-mail, der kan fremkalde et positivt svar:

Tag også hensyn til lokal tid. Hvis du planlægger et møde med en person fra en anden del af verden, skal du sørge for, at vedkommende kender de tidszoner, du aftaler et møde i.

At være informeret om tidszoner er en afgørende del af at skrive e-mails med mødeindkaldelser. Hvis du ikke kan finde ud af, at du planlægger et vigtigt møde kl. 4 om morgenen, hvordan kan du så løse deres smertepunkt? Planlæg møder, så det passer alle.

#6 Anmodning om svar for at bekræfte mødet

Afklar på forhånd, om du har brug for et svar på din e-mail med mødeanmodning eller ej ("Jeg vil sætte pris på din feedback på dette"), og når du har brug for det. Vær ikke for påtrængende eller krævende. Vis i stedet respekt og påskønnelse for hinandens tid.

Når du beder om at få tilsendt en bekræftelse, får du også mulighed for at dobbelttjekke dato, passende tidspunkt, mødeplan og andre detaljer samt validere bookingen af konferencelokalet (hvilket er afgørende for det formelle møde).

Her er et tip: Du kan også automatisere processen og sende en kalenderanmodning sammen med en e-mail med en mødeinvitation. Der findes forskellige værktøjer, som du kan bruge til dette formål. Mange af dem, f.eks. Google Calendar, har denne funktion indbygget. Det er med til at spare tid og gøre planlægningen af offline- og onlinemøder nemmere for alle involverede.

#7 Følg om nødvendigt op med næste e-mail for at planlægge et møde

Har du nogensinde sendt en e-mail for at bede nogen om et møde, og så har der været radiotavshed de næste par uger? Selvom det ikke ligefrem er professionel kommunikation, får dine modtagere sikkert alle mulige e-mails med mødeindkaldelser, og de har måske for travlt til at svare på din første e-mail.

Det er ikke altid nemt at holde styr på at få svar på professionelle e-mails. For at sikre, at der ikke opstår forsinkelser, når der skal arrangeres et hurtigt møde, og at alle parter holdes orienteret, er det bedst at følge op med en påmindelse.

Effektiviteten af en opfølgende e-mail kan ikke overvurderes - svarprocenten kan endda være op til 40% højere end med den første e-mail med mødeindkaldelse..

Brug e-mailsporingsværktøjer til at finde ud af, om din besked er blevet læst, og om der er sket noget. Det er især nyttigt for folk, der sender lange kæder af e-mails med mødeindkaldelser og har svært ved at holde styr på alle deres samtaler i forbindelse med mødeplanlægning.

Gode nyheder - hvis du tager initiativ til at sende en opfølgende e-mail, går din mødeanmodning ikke tabt i mængden. Du kan gentage de vigtigste detaljer, sende en detaljeret dagsorden eller finde det perfekte tidspunkt, der passer modtageren.

Hvis du vil vide mere om, hvordan du skriver forretningsmails, kan du læse mere her: En guide til B2B-markedsføringsmails - hvad der virker og hvad der ikke virker.

#8 Tilføj et link til et planlægningsværktøj efter eget valg

At finde et passende tidspunkt til et møde kan være en ordentlig opgave. Dine potentielle kunder har andre tidsplaner end dig, og når du beder om et møde via e-mail, bør du give dem en mulighed for at vælge.

Der findes forskellige værktøjer, som kan hjælpe dig med at gøre dine e-mails med anmodninger om kolde møder endnu bedre. For eksempel Calendly. 

Du kan bruge dette værktøj til at tilbyde potentielle kunder alle dine ledige tider til et en-til-en-møde. De får adgang til din online kalender og kan vælge et tidspunkt, der også passer dem, hvilket maksimerer dine chancer for positiv respons og et vellykket møde.

Apps som Calendly linker til andre populære mødeværktøjer som Google Meet og Zoom, så du får besked på din e-mailadresse for hvert nyt møde, der bookes.

Skabelon til e-mail med anmodning om forretningsmøde

Uanset om du skriver en perfekt e-mail med en mødeindkaldelse til et møde med kolleger, en potentiel kunde eller forretningspartnere, kan du bruge disse færdige e-mailskabeloner til dit mødeforslag.

Ps. Du er velkommen til at tilpasse disse eksempler på mødeindkaldelser til dine behov og de typer mødeindkaldelser, du vil sende ud.

Møde e-mail skabelon 1

E-mailens emnelinje: Lad os tale sammen

Kære [navn],

Jeg kontakter dig for at bede om et møde med dig om [emne] på et tidspunkt, der passer dig.

Jeg er ledig på [dato] på [tid] eller [dato] på [tid]. Jeg kan oprette et møde via [app]. Lad mig vide, om nogle af disse datoer passer dig.

Vi håber at høre fra dig snart!

Med venlig hilsen,

[dit navn]

E-mail-skabelon 2

E-mailens emnelinje: Samarbejde // anmodning om møde

Kære [navn],

Som vi drøftede tidligere, er jeg meget interesseret i at undersøge muligheden for et samarbejde. Jeg tror, at det vil være til gavn for begge parter at kombinere vores styrker og ressourcer.

Her er den dagsorden, jeg havde i tankerne til vores møde:

1. Oversigt over partnerskabsplaner
2. drøfte potentielle muligheder og udfordringer
3. Fastlægge de næste skridt

Lad mig venligst vide, om dette [dato] og [tid] arbejde for dig. Jeg håber at høre fra dig snart.

Bedst,

[dit navn]

E-mail-skabelon 3

E-mailens emnelinje: Lad os tale forretning

Hej [navn],

Som du ved, har vores virksomheder arbejdet sammen i et stykke tid nu, og jeg mener, det er vigtigt at holde kommunikationslinjerne åbne og udforske måder, hvorpå vi kan styrke vores partnerskab.

Jeg har nogle spændende ideer, som jeg gerne vil dele med dig, og jeg tror, at et personligt møde vil være den bedste måde at diskutere dem mere detaljeret på.

 

Jeg vil gerne foreslå en mødedato på [dato] på [tid], [sted/link til mødet]. Hvis denne dato ikke passer dig, så giv mig et par andre datoer, der passer dig.

Med venlig hilsen,

[dit navn]

E-mail-skabelon 4

Emnelinje: Lad os mødes til et møde

Hej [navn],

 

Jeg er sikker på, at du har travlt, men jeg håber, at vi kan finde tid til at chatte i den nærmeste fremtid. Det ville være dejligt at mødes og diskutere [mødestof].

Har du tid til enten et online- eller et personligt møde? Lad mig vide, hvad der passer dig bedst, så finder vi ud af detaljerne derfra.

Bedst,

[dit navn]

E-mail-skabelon 5

Emnelinje: Lad os få noget kaffe ☕

Kære [navn],

Jeg håber, at alt er i orden. Jeg har haft lyst til at tale med jer i et stykke tid nu, kære kolleger, og jeg tænkte, at dette ville være en god lejlighed til at gøre det. Jeg tænkte på at mødes over en kop kaffe for at drøfte vores planer for fremtiden, og hvordan vi kan styrke vores partnerskab.

Dato: [dato]

Tid: [tid]

Sted: [placering]

Ville det passe til din tidsplan? Jeg ser frem til at høre fra dig snart.

Alt det bedste,

[dit navn]

Her kommer Bouncer

Bouncer hjælper med at forbedre e-mailleveringsmulighederne ved at verificere gyldigheden af hver enkelt adresse, reducere antallet af afviste e-mails og bevare dit afsenderomdømme. Vores tidsbesparende værktøj øger kampagnens effektivitet ved at automatisere verifikationsprocessen og sikrer, at dine mødeoplæg når frem til ægte interesserede parter. Som følge heraf kan du fokusere på at udforme det perfekte pitch til potentielle deltagere.
 

Du er klar til at gå

Du er kun et par klik fra at sende din e-mail med mødeindkaldelse. Sørg for at dobbelttjekke alle detaljer og indsætte en kort mødeoversigt, uanset om du planlægger et teammøde eller sender en formel mødeindkaldelse.

Hvis du følger alle de trin, der er skitseret i denne artikel, vil dine mødeinvitationer være yderst professionelle. Når alt kommer til alt, er det værd at starte på en høj tone, selv før det egentlige møde begynder. Hvis din oprindelige besked er skrevet godt, skaber det tillid til fremtidige samarbejder.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan skriver du en e-mail for at aftale et møde med din chef?

Alle ovenstående tips gælder, og du kan endda ændre nogle af de eksempler på e-mails, som vi har nævnt ovenfor, når du skriver en e-mail med en mødeanmodning. Det kan dog være bedre at bede din chef om et møde via en besked-app eller personligt i stedet for en e-mail, da den måske vil blive tabt i deres indbakke.

Hvordan beder jeg høfligt om et møde?

Brug sætninger som "Kan jeg bede om en tjeneste" og "Vil du gøre mig en tjeneste" og "Må jeg forstyrre dig et øjeblik" og lignende i dine e-mails med mødeindkaldelser. En afslappet mødeinvitation fungerer ikke, hvis du vil i kontakt med vigtige interessenter. Denne type e-mail kan blive opfattet som slesk, så hold dig til kommunikationsstilen. 

Hvor mange mødeanmodninger er et godt antal at sende ud?

Det afhænger af den forhold du har med personen, før du planlægger et møde. Du bør dog holde dine e-mail-mødeanmodninger nede på højst en håndfuld. Når du sender kolde e-mails, er færre bedre. Det er bedre at sende én perfekt e-mailforespørgsel end en håndfuld middelmådige.