Kaip parašyti el. laišką, skirtą susitikimui planuoti (+8 šablonai)

Patarimas: prieš siųsdami sąrašo el. laiškus su prašymais dėl susitikimų planavimo (ypač jei siunčiate šaltuosius el. laiškus), norėsite įsitikinti, kad juos siunčiate tinkamiems žmonėms. Todėl siūlome el. laiškų patvirtinimas su "Bouncer".

#1 Rašykite įtikinamas temos eilutes

Gera temos eilutė turėtų būti kūrybinga ir patraukli, kartu užsimenant, apie ką rašoma el. laiške su prašymu susitikti.

Pavyzdžiui, jei kreipiatės į žmogų su kvietimu į verslo susitikimą, pagalvokite apie "Padiskutuokime prie kavos puodelio." Arba, jei reikia įdomesnės temos eilutės, pabandykite šią: "Ar esate pasirengę bendrauti asmeniškai?". Kviesti į susitikimą el. paštu gali būti sudėtinga, tačiau veiksmingiausi el. laiškai su prašymais susitikti rodo, kad viskas prasideda nuo temos.
 

 
Trumpos, malonios ir dalykiškos temos eilutės visada yra geriausios, kad jūsų žinutė pasiektų adresatą. Pridėkite ne daugiau kaip 9 žodžiai ir 60 simbolių kad būtų geriausiai atidarytos ir sulauktų geriausio atsako. Taigi, kad ir ką nuspręstumėte naudoti, parašykite aiškią ir glaustą temos eilutę, kuri paskatintų skaitytojus atidaryti el. laišką ir, tikiuosi, iš karto išspręstų jų skaudulius.

#2 Naudokite tinkamą pasisveikinimą pagal situaciją

Labai svarbu prisiminti, kad rašydami el. laišką su prašymu susitikti, savo stilių turėtumėte derinti prie situacijos. Susitikimų planavimas elektroniniu paštu užduoda toną tikrajam susitikimui.

Jei rašote atsitiktiniam bendradarbiui, tai yra vidinė komunikacija. Galite išlaikyti lengvą, žaismingą, humoristinį ir neįpareigojantį toną. Priešingai, jei siunčiate elektroninį laišką apie susitikimą arba prašymus klientams ar žmonėms iš oficialios verslo aplinkos, naudokite pagarbą ir profesionalumą rodančią kalbą - žinutę rašykite oficialiai ir praleiskite pokalbių toną.
 

 
Štai patarimas: Jei gavėjo asmeniškai nepažįstate, pasistenkite apie jį sužinoti daugiau. Šiais laikais beveik visi yra "LinkedIn", todėl užtenka kelių sekundžių, kad juos surastumėte ir sukurtumėte veiksmingesnius el. laiškus su prašymais susitikti.

Nurodykite, kas jie yra ir kokios yra jų pareigos. Du kartus patikrinkite įmonės pavadinimą, kad nepadarytumėte rašybos klaidų - tai labai svarbu naudojant susitikimo prašymo el. pašto šablonus.

Pasisveikindami su žmogumi vardu, iš pat pradžių užmegsite asmeniškesnį ryšį. Venkite tokių titulų kaip Seras arba Ponia bet kokia kaina.

#3 Nurodykite, ko norite, ir neapsimetinėkite.

Tinkamas įžanginis sakinys paprastai yra pagrindinė problema rašant el. laiškus su prašymais susitikti. Po jo nenorite gaišti skaitytojo laiko. Eikite tiesiai prie reikalo ir nurodykite, apie ką rašote. Keliais sakiniais paaiškinkite, kodėl kreipiatės ir koks yra jūsų prašymas susitikti.
 

 
Venkite nukreipti gavėjo dėmesį į šalį - pereikite tiesiai prie susitikimo detalių. Nurodykite susitikimo temą (galite net pridėti susitikimo darbotvarkę, kad gavėjas žinotų, kiek laiko jam skirti). Pavyzdžiui: "Rašau, norėdamas paprašyti susitikimo su jumis gegužės 7 d., antradienį, 10.00 val. ryto aptarti būsimą rinkodaros kampaniją. Štai susitikimo darbotvarkė:...".

Taip pat nepamirškite nurodyti, kokio tipo susitikimą ketinate surengti, pavyzdžiui, greitą pokalbį ar tikrą susitikimą internetu.

#4 Paaiškinkite, kokią vertę gaus gavėjas

Daugeliu atvejų susitikimus rengiantiems žmonėms labiau rūpi, kad susitikimas įvyktų. Todėl turite paskatinti gavėją ir paaiškinti, kodėl jis turėtų skirti laiko susitikimui su jumis.

Pagalvokite, kokią naudą jie gautų, jei sutiktų susitikti - ko galėtų išmokti? Kokius būsimus iššūkius galite padėti išspręsti ir įtraukti į susitikimo darbotvarkę?

Pavyzdžiui, galite pasiūlyti:

• a nemokamai vertingo įrankio demonstravimas
• padėti išspręsti tam asmeniui iškilusią problemą (pvz., maksimaliai padidinti mokamų skelbimų našumą).
• bendradarbiavimo aplinka, kurioje galima dalytis idėjomis.
• sprendimų paieškos smegenų šturmas

Pabrėždami šią naudą ir tikėtiną tikslo pasiekimą susitikimo prašymo el. laiške, galėsite motyvuoti juos teikti pirmenybę jūsų suplanuotam susitikimui el. paštu.

Taip pat svarbu nepamiršti jokių logistinių susitikimo detalių. Kas dalyvaus? Kiek laiko turi trukti susitikimas? Iš anksto pateikdami šią informaciją, suteiksite jiems visą reikiamą informaciją, kad jie galėtų nuspręsti, ar verta dalyvauti trumpoje diskusijoje.

#5 Siūlyti kelis susitikimų laikus

Planuodami susitikimą, susitikimo užklausos el. laiške pasiūlykite daugiau nei vieną susitikimo laiką. Taip ne tik suteiksite abiem galimybę rasti jums tinkantį susitikimo laiką, bet ir parodysite, kad esate lankstūs ir gerbiate savo kolegos brangius pageidavimus.

Pateikiame el. laiško pavyzdį, kuris gali sukelti teigiamą atsakymą:

Taip pat atsižvelkite į vietos laiką. Jei planuojate susitikimą su žmogumi iš kito pasaulio krašto, įsitikinkite, kad jis žino laiko juostas, kuriose susitarsite dėl susitikimo paskyrimo.

Rašant el. laiškus su prašymais dėl susitikimų labai svarbu žinoti laiko juostas. Jei negalite suprasti, kad svarbų susitikimą planuojate 4 val. ryto, kaip tuomet galite išspręsti jų skausmingą problemą? Susitikimus planuokite taip, kad visiems būtų patogu.

#6 Prašymas atsakyti ir patvirtinti susitikimą

Iš anksto išsiaiškinkite, ar jums reikia atsakymo į el. laišką su prašymu surengti susitikimą, ar ne ("Būčiau dėkingas už jūsų atsiliepimus apie tai") ir kada jums jos reikia. Nebūkite pernelyg įkyrūs ar reiklūs. Vietoj to rodykite pagarbą ir vertinkite vienas kito laiką.

Prašymas atsiųsti patvirtinimą taip pat suteikia galimybę dar kartą patikrinti datą, tinkamą laiką, susitikimo tvarkaraštį ir kitą informaciją, taip pat patvirtinti konferencijų salės užsakymą (tai labai svarbu oficialiam susitikimui).

Štai patarimas: Taip pat galite automatizuoti procesą ir siųsti kalendoriaus užklausą kartu su kvietimo į susitikimą el. laišku. Yra įvairių įrankių, kuriuos galite naudoti šiuo tikslu. Daugelyje jų, pavyzdžiui, "Google" kalendoriuje, ši funkcija yra integruota. Ji padeda sutaupyti laiko ir palengvina visų dalyvaujančiųjų susitikimų planavimą neprisijungus prie interneto ir internetu.

#7 Jei reikia, atlikite tolesnius veiksmus ir išsiųskite kitą el. laišką, kad suplanuotumėte susitikimą

Ar kada nors siuntėte el. laišką, kad pakviestumėte žmogų susitikti, ir kelias ateinančias savaites tylėjote? Nors tai ne visai profesionalus bendravimas, jūsų gavėjai tikriausiai gauna daugybę el. laiškų su prašymais susitikti ir gali būti per daug užsiėmę, kad atsakytų į jūsų pirminį el. laišką.

Ne visada lengva neatsilikti nuo atsakymo į profesionalius el. laiškus. Norint užtikrinti, kad nebūtų vėluojama suorganizuoti greitą susitikimą ir kad visos šalys būtų informuotos, geriausia tai daryti su priminimu.

Neįmanoma pervertinti tolesnio el. laiško veiksmingumo - atsakymų skaičius gali būti net 40% didesnis nei pirminio el. laiško su prašymu susitikti..

Naudodamiesi el. pašto stebėjimo įrankiais sužinokite, ar jūsų žinutė buvo perskaityta ir ar nebuvo imtasi jokių veiksmų. Tai ypač naudinga žmonėms, kurie siunčia ilgas grandines el. laiškų su prašymais susitikti ir kuriems sunku sekti visus pokalbius dėl susitikimų planavimo.

Gera žinia - jei imsitės iniciatyvos ir išsiųsite tolesnį el. laišką, jūsų prašymas susitikti nebus pamirštas. Galite pakartoti svarbiausias detales, išsiųsti išsamią darbotvarkę arba išsiaiškinti gavėjui tinkamą laiką.

Jei norite sužinoti daugiau apie tai, kaip rašyti verslo el. laiškus, peržiūrėkite šią informaciją: B2B rinkodaros el. laiškų vadovas - kas veikia ir kas ne.

#8 Pridėkite nuorodą į pasirinktą planavimo įrankį

Rasti tinkamą susitikimo laiką gali būti tikras vargas. Jūsų potencialūs klientai ir jūs turite skirtingus tvarkaraščius, todėl, prašydami susitikimo el. paštu, turėtumėte suteikti jiems galimybę pasirinkti.

Yra įvairių įrankių, kurie gali padėti dar labiau pagerinti jūsų el. laiškus su prašymais susitikti. Pavyzdžiui, "Calendly". 

Naudodamiesi šia priemone galite pasiūlyti būsimiems klientams visą savo laisvą laiką, kada galite susitikti vienas su vienu. Jie galės susipažinti su jūsų internetiniu kalendoriumi ir pasirinkti jiems tinkamą laiką, taip padidindami teigiamo atsakymo ir sėkmingo susitikimo tikimybę.

Tokios programos, kaip "Calendly", yra susietos su kitomis populiariomis susitikimų priemonėmis, pavyzdžiui, "Google Meet" ir "Zoom", todėl apie kiekvieną naujai užsakytą susitikimą gausite pranešimą el. pašto adresu.

Verslo susitikimo prašymo el. pašto šablonas

Nesvarbu, ar rašote tobulą el. laišką su prašymu susitikti su kolegomis, potencialiu klientu ar verslo partneriais, galite naudoti šiuos paruoštus el. laiškų šablonus.

Ps. Šiuos el. laiškų su prašymais dėl susitikimo pavyzdžius galite laisvai pritaikyti prie savo poreikių ir norimų siųsti prašymų dėl susitikimo tipų.

Susitikimo el. pašto šablonas 1

El. laiško temos eilutė: Pasikalbėkime

Gerbiamas [vardas],

Kreipiuosi į jus, norėdamas susitarti dėl susitikimo su jumis dėl [tema] jums patogiu laiku.

Esu laisvas [data] adresu [laikas] arba [data] adresu [laikas]. Galiu sukurti susitikimą per [programa]. Praneškite man, jei kuri nors iš šių datų jums tinka.

Tikimės, kad netrukus iš jūsų išgirsime!

Malonūs linkėjimai,

[jūsų vardas ir pavardė]

2 el. pašto šablonas

El. laiško temos eilutė: Bendradarbiavimas // susitikimo užklausa

Gerbiamas [vardas],

Kaip jau aptarėme anksčiau, mane labai domina galimybė bendradarbiauti. Manau, kad mūsų stiprybių ir išteklių sujungimas būtų naudingas abiem šalims.

Štai mano parengta mūsų susitikimo darbotvarkė:

1. Partnerystės planų apžvalga
2. Aptarkite galimas galimybes ir iššūkius.
3. Nustatyti tolesnius veiksmus

Praneškite man, ar tai [data] ir [laikas] dirbti už jus. Tikiuosi, kad netrukus iš jūsų išgirsiu.

Geriausia,

[jūsų vardas ir pavardė]

3 el. pašto šablonas

El. laiško temos eilutė: Pasikalbėkime apie verslą

Sveiki [vardas],

Kaip žinote, mūsų bendrovės jau kurį laiką dirba kartu, todėl manau, kad svarbu palaikyti atvirus ryšius ir ieškoti būdų, kaip galėtume sustiprinti savo partnerystę.

Turiu įdomių idėjų, kuriomis norėčiau su jumis pasidalyti, ir manau, kad susitikimas akis į akį būtų geriausias būdas jas išsamiau aptarti.

 

Norėčiau pasiūlyti tokią susitikimo datą [data] adresu [laikas], [susitikimo vieta ir nuoroda į jį]. Jei ši data jums netinka, praneškite man keletą kitų datų, kurios jums tiktų.

Geriausi linkėjimai,

[jūsų vardas ir pavardė]

4 el. pašto šablonas

Temos eilutė: Susisiekime ir surenkime susitikimą

Sveiki [vardas],

 

Esu tikra, kad esi užimtas, bet tikiuosi, kad artimiausiu metu rasime laiko pasikalbėti. Būtų puiku susisiekti ir aptarti [susitikimo tema].

Ar galėtumėte susitikti internetu arba asmeniškai? Praneškite man, kas jums labiausiai tinka, ir mes susitarsime dėl detalių.

Geriausia,

[jūsų vardas ir pavardė]

El. pašto šablonas 5

Temos eilutė: Išgerkime kavos ☕

Gerbiamas [vardas],

Tikiuosi, kad viskas gerai. Jau kurį laiką norėjau su jumis pasikalbėti, brangūs kolegos, ir pamaniau, kad tai bus puiki proga tai padaryti. Galvojau susitikti prie kavos puodelio ir aptarti mūsų ateities planus ir kaip galėtume sustiprinti mūsų partnerystę.

Data: [data]

Laikas: [laikas]

Vieta: [vieta]

Ar tai tiktų jūsų tvarkaraščiui? Laukiame jūsų atsakymo netrukus.

Visiems geriausia,

[jūsų vardas ir pavardė]

Ateina Bouncer

"Bouncer" padeda pagerinti el. pašto pristatymo galimybes, nes patikrina kiekvieno adreso galiojimą, sumažina atmetimų skaičių ir palaiko siuntėjo reputaciją. Mūsų laiko taupymo įrankis padidina kampanijos efektyvumą, nes automatizuoja tikrinimo procesą, užtikrindamas, kad jūsų susitikimų laiškai pasiektų tikrai suinteresuotas šalis. Todėl galite sutelkti dėmesį į tobulą susitikimo pristatymą potencialiems dalyviams.
 

Esate pasiruošę eiti

Iki susitikimo užklausos el. laiško išsiuntimo liko vos keli paspaudimai. Būtinai dar kartą patikrinkite visas detales ir pateikite trumpą susitikimo aprašymą, nesvarbu, ar planuojate komandos susitikimą, ar siunčiate oficialų susitikimo prašymą.

Jei laikysitės visų šiame straipsnyje nurodytų veiksmų, jūsų kvietimai į susitikimus bus labai profesionalūs. Juk verta pradėti nuo geros natos dar prieš prasidedant susitikimui. Jei jūsų pirminis pranešimas bus parašytas gerai, jis įkvėps pasitikėjimo būsimu bendradarbiavimu.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kaip rašyti el. laišką, kad suplanuotumėte susitikimą su viršininku?

Rašydami el. laišką su prašymu susitikti galite taikyti visus pirmiau pateiktus patarimus ir netgi pakeisti kai kuriuos mūsų išvardytus el. laiškų pavyzdžius. Tačiau gali būti, kad geriau prašyti viršininko susitikimo per susirašinėjimo programėlę arba asmeniškai, o ne elektroniniu laišku, nes jis gali pasimesti jo pašto dėžutėje.

Kaip mandagiai paprašyti susitikimo?

El. laiškuose su prašymais susitikti naudokite tokias frazes kaip "Ar galiu paprašyti paslaugos", "Ar galėtumėte padaryti man paslaugą", "Ar galėčiau jus akimirkai pakalbinti" ir panašias. Atsitiktinis kvietimas į susitikimą nepadės, jei bendraujate su svarbiais suinteresuotaisiais subjektais. Tokio tipo el. laiškai gali būti vertinami kaip aptakūs, todėl laikykitės bendravimo stiliaus 

Kiek susitikimų prašymų galima išsiųsti?

Tai priklauso nuo santykiai su asmeniu prieš planuojant susitikimą. Tačiau el. paštu siųstų prašymų susitikti turėtumėte pateikti ne daugiau kaip kelis. Siunčiant šaltuosius el. laiškus, mažiau yra geriau. Geriau išsiųsti vieną tobulą el. laišką su prašymu susitikti nei virtinę vidutiniškų.