Come scrivere un'e-mail per fissare una riunione (+8 modelli)

Suggerimento: prima di inviare e-mail di richiesta di riunione di programmazione a una lista (soprattutto nel caso di e-mail a freddo), è necessario assicurarsi di inviarle alle persone giuste. Per questo motivo suggeriamo convalida delle e-mail con Bouncer per primo.

#1 Scrivete righe di oggetto convincenti

Un buon oggetto deve essere creativo e accattivante, oltre a dare un'idea dell'oggetto dell'e-mail di richiesta di riunione.

Ad esempio, se state contattando qualcuno con un invito a un incontro di lavoro, considerate qualcosa come "Discutiamone davanti a un caffè." Oppure, se avete bisogno di un oggetto più accattivante, provate questo: "Siete pronti a collegarvi di persona?". Invitare a una riunione via e-mail può essere una sfida, ma le e-mail di richiesta di riunione più efficaci dimostrano che tutto inizia dall'oggetto.
 

 
Gli oggetti brevi, dolci e precisi sono sempre i migliori per garantire che il vostro messaggio venga recepito. Aggiungi non più di 9 parole e 60 caratteri per ottenere i migliori tassi di apertura e di risposta. Quindi, qualunque cosa decidiate di usare, scrivete un oggetto chiaro e conciso che incoraggi i lettori ad aprire l'e-mail e che, si spera, affronti immediatamente il loro problema.

#2 Usare un saluto appropriato in base alla situazione.

È fondamentale ricordare che quando si scrive un'e-mail di richiesta di riunione, lo stile deve essere adeguato alla situazione. La programmazione di riunioni via e-mail dà il tono alla riunione vera e propria.

Se state scrivendo a un collega occasionale, si tratta di una comunicazione interna. Potete mantenerla leggera con un tono scherzoso, umoristico e informale. Al contrario, se state inviando un'e-mail per una riunione o una richiesta a clienti o persone in un ambiente di lavoro formale, usate un linguaggio che mostri rispetto e professionalità: rendete il vostro messaggio formale e saltate il tono colloquiale.
 

 
Ecco il suggerimento: Se non conoscete personalmente il destinatario, cercate di saperne di più su di lui. Al giorno d'oggi, quasi tutti sono su LinkedIn, quindi bastano pochi secondi per cercarli e creare e-mail di richiesta di incontro più efficaci.

Identificate chi sono e qual è la loro esatta mansione. Controllate due volte il nome dell'azienda per non commettere errori di ortografia: questo è fondamentale quando si utilizzano modelli di e-mail di richiesta di riunione.

Salutare qualcuno con il suo nome vi aiuterà a creare un legame più personale fin dall'inizio. Evitate titoli come Signore oppure Signora a tutti i costi.

#3 Dichiarare ciò che si vuole e non menare il can per l'aia.

Una frase introduttiva adeguata è di solito il principale punto dolente della scrittura delle e-mail di richiesta di incontro. Dopo di che, non si vuole far perdere tempo al lettore. Andate dritti al punto e dichiarate di cosa state scrivendo. Spiegate in poche frasi perché vi state rivolgendo a loro e qual è la vostra richiesta di incontro.
 

 
Evitate di distrarre il destinatario: passate direttamente ai dettagli della riunione. Specificate l'argomento dell'incontro (potete anche includere un ordine del giorno, in modo che il destinatario sappia quanto tempo dedicargli). Ad esempio, "Vi scrivo per chiedervi un incontro martedì 7 maggio alle 10:00 per discutere della prossima campagna di marketing. Ecco l'ordine del giorno della riunione:...".

Ricordate anche di specificare il tipo di incontro che intendete fare, ad esempio una chiacchierata veloce o un vero e proprio incontro online.

#4 Spiegate il valore che il destinatario otterrà

Nella maggior parte dei casi, le persone che fissano gli appuntamenti si preoccupano di più che l'incontro avvenga. Per questo motivo dovete incoraggiare il vostro destinatario e spiegargli perché dovrebbe dedicare del tempo alla sua giornata per incontrarvi.

Pensate a quali vantaggi otterrebbero se accettassero di incontrarsi: cosa potrebbero imparare? Quali sfide imminenti potete contribuire a risolvere e mettere all'ordine del giorno della riunione?

Ad esempio, si può offrire:

• a gratuito demo di uno strumento prezioso
• aiutare a risolvere un problema per quella persona (ad esempio, massimizzare le prestazioni degli annunci a pagamento)
• ambiente collaborativo per condividere le idee
• brainstorming per la ricerca di soluzioni

Evidenziando questi vantaggi e il raggiungimento dell'obiettivo previsto nell'e-mail di richiesta di incontro, li motiverete a dare priorità all'incontro programmato via e-mail.

È anche importante non tralasciare alcun dettaglio logistico della riunione. Chi parteciperà? Quanto deve durare l'incontro? Fornendo queste informazioni in anticipo, i clienti avranno a disposizione tutti gli elementi necessari per stabilire se vale la pena partecipare a una breve discussione.

#5 Offrire più orari di riunione

Quando programmate un incontro, offrite più di un orario di incontro nell'e-mail di richiesta. In questo modo non solo avrete la possibilità di trovare un orario adatto alle vostre disponibilità, ma dimostrerete anche di essere flessibili e di rispettare le preferenze dei vostri colleghi.

Ecco un esempio di e-mail che può suscitare una risposta positiva:

Tenete anche conto dell'ora locale. Se state programmando un incontro con una persona proveniente da un'altra parte del mondo, assicuratevi che conosca il fuso orario in cui fissate l'appuntamento.

Essere informati sui fusi orari è una parte fondamentale della scrittura delle e-mail di richiesta di riunione. Se non riuscite a capire che state programmando una riunione importante alle 4 del mattino, come potete risolvere il loro problema? Programmate le riunioni per la comodità di tutti.

#6 Richiesta di risposta per confermare la riunione

Chiarite subito se avete bisogno di una risposta per la vostra e-mail di richiesta di incontro o meno ("Apprezzerei il vostro feedback su questo") e quando ne avete bisogno. Non siate troppo insistenti o esigenti. Mostrate invece rispetto e apprezzamento per il tempo dell'altro.

La richiesta di invio della conferma vi dà anche l'opportunità di ricontrollare la data, l'orario adatto, il programma della riunione e altri dettagli, nonché di convalidare la prenotazione della sala conferenze (fondamentale per la riunione formale).

Ecco il suggerimento: È anche possibile automatizzare il processo e inviare una richiesta di calendario con un'e-mail di invito alla riunione. Sono disponibili diversi strumenti da utilizzare a questo scopo. Molti di essi, come Google Calendar, hanno questa funzione integrata. Questo aiuta a risparmiare tempo e a rendere più semplice la programmazione delle riunioni offline e online per tutti i partecipanti.

#7 Seguire, se necessario, la prossima e-mail per programmare una riunione.

Vi è mai capitato di inviare un'e-mail per chiedere un incontro a qualcuno, per poi sentire il silenzio radio per le settimane successive? Sebbene questo non sia esattamente una comunicazione professionale, i vostri destinatari probabilmente ricevono ogni tipo di e-mail di richiesta di incontro e potrebbero essere troppo occupati per rispondere alla vostra e-mail iniziale.

Non è sempre facile mantenere una risposta con le e-mail professionali. Per assicurarsi che non ci siano ritardi nell'organizzazione di un incontro veloce e che tutte le parti siano tenute al corrente, è meglio seguire un promemoria.

L'efficacia di un'e-mail di follow-up non può essere sopravvalutata: il tasso di risposta può essere addirittura fino a 40% più alto rispetto all'e-mail di richiesta di incontro iniziale..

Utilizzate gli strumenti di tracciamento delle e-mail per sapere se il vostro messaggio è stato letto e se non è stata intrapresa alcuna azione. Questo è particolarmente utile per chi invia lunghe catene di e-mail di richiesta di incontro e trova difficile tenere traccia di tutte le conversazioni per programmare le riunioni.

Buone notizie: prendendo l'iniziativa di inviare un'e-mail di follow-up, la vostra richiesta di riunione non andrà persa nel dimenticatoio. Potete ripetere i dettagli principali, inviare un'agenda dettagliata o trovare l'orario perfetto per il destinatario.

Se volete saperne di più su come scrivere email commerciali, date un'occhiata qui: Guida alle e-mail di marketing B2B - Cosa funziona e cosa no.

#8 Aggiungere un link a uno strumento di pianificazione di vostra scelta

Trovare un orario adatto per un incontro può essere un vero e proprio lavoro. I vostri potenziali clienti hanno orari diversi dai vostri e quando richiedete un incontro via e-mail, dovreste dare loro la possibilità di scegliere.

Esistono diversi strumenti che possono aiutare le vostre e-mail di richiesta di incontro a freddo a migliorare ulteriormente. Ad esempio, Calendly. 

Potete utilizzare questo strumento per offrire ai potenziali clienti tutti gli orari disponibili per un incontro individuale. I clienti avranno accesso al vostro calendario online e potranno scegliere un orario che vada bene anche per loro, massimizzando le possibilità di ottenere una risposta positiva e un incontro di successo.

Applicazioni come Calendly si collegano ad altri strumenti di riunione popolari come Google Meet e Zoom, in modo da ricevere una notifica sul vostro indirizzo e-mail per ogni nuova riunione prenotata.

Modello di e-mail di richiesta di riunione aziendale

Se state scrivendo una perfetta e-mail di richiesta di riunione per incontrare colleghi, potenziali clienti o partner commerciali, potete utilizzare questi modelli di e-mail già pronti per la vostra proposta di riunione.

Ps. Sentitevi liberi di adattare questi esempi di e-mail di richiesta di riunione alle vostre esigenze e ai tipi di richiesta di riunione che volete inviare.

Modello di e-mail di riunione 1

Oggetto dell'e-mail: Parliamo

Caro [nome],

Vi sto contattando per richiedere un incontro con voi in merito a [topic] in un momento conveniente per voi.

Sono libero su [data] a [tempo] oppure [data] a [tempo]. Posso creare una riunione tramite [app]. Fatemi sapere se una di queste date va bene per voi.

Spero di sentirvi presto!

Cordiali saluti,

[il tuo nome]

Modello di e-mail 2

Oggetto dell'e-mail: Collaborazione // richiesta di incontro

Caro [nome],

Come abbiamo discusso in precedenza, sono molto interessato a esplorare la possibilità di una collaborazione. Credo che unire i nostri punti di forza e le nostre risorse sarebbe vantaggioso per entrambe le parti.

Ecco l'ordine del giorno che avevo in mente per il nostro incontro:

1. Panoramica dei piani di partenariato
2. Discutere le potenziali opportunità e sfide
3. Stabilire le fasi successive

Per favore, fatemi sapere se questo [data] e [tempo] lavoro per voi. Spero di sentirvi presto.

Il migliore,

[il tuo nome]

Modello di e-mail 3

Oggetto dell'e-mail: Parliamo di affari

Ciao [nome],

Come sapete, le nostre aziende collaborano da tempo e credo sia importante mantenere aperte le linee di comunicazione ed esplorare i modi per rafforzare la nostra partnership.

Ho alcune idee interessanti che vorrei condividere con voi e credo che un incontro faccia a faccia sia il modo migliore per discuterne in dettaglio.

 

Vorrei proporre una data di incontro per [data] a [tempo], [luogo/link dell'incontro]. Se questa data non vi è congeniale, fatemi sapere qualche altra data che potrebbe andare bene per voi.

Cordiali saluti,

[il tuo nome]

Modello di e-mail 4

Oggetto: Mettiamoci in contatto per un incontro

Ciao [nome],

 

Sono sicuro che sei impegnato, ma spero che riusciremo a trovare il tempo per chiacchierare nel prossimo futuro. Sarebbe fantastico connettersi e discutere [argomento della riunione].

Sarebbe disponibile per un incontro online o di persona? Mi faccia sapere qual è la soluzione migliore per lei e poi decideremo i dettagli.

Il migliore,

[il tuo nome]

Modello di e-mail 5

Oggetto: Andiamo a prendere un caffè ☕

Caro [nome],

Spero che tutto vada bene. È da un po' di tempo che volevo incontrarvi, cari colleghi, e ho pensato che questa sarebbe stata un'ottima occasione per farlo. Pensavo di incontrarci davanti a un caffè per discutere dei nostri progetti per il futuro e di come rafforzare la nostra collaborazione.

Data: [data]

Tempo: [tempo]

Luogo: [posizione]

Potrebbe andare bene per i vostri impegni? Saremo lieti di sentirvi presto.

Tutti i migliori,

[il tuo nome]

Arriva Bouncer

Bouncer aiuta a migliorare la deliverability delle e-mail verificando la validità di ogni indirizzo, riducendo i tassi di rimbalzo e mantenendo la reputazione del mittente. Il nostro strumento per risparmiare tempo migliora l'efficienza della campagna automatizzando il processo di verifica, assicurando che le vostre proposte di incontro raggiungano persone realmente interessate. Di conseguenza, potete concentrarvi sulla creazione di un'offerta perfetta per i potenziali partecipanti.
 

Siete pronti a partire

Mancano pochi clic all'invio dell'e-mail di richiesta di riunione. Assicuratevi di ricontrollare tutti i dettagli e di inserire una breve descrizione della riunione, sia che stiate programmando una riunione di gruppo sia che stiate inviando una richiesta di riunione formale.

Se seguite tutti i passaggi descritti in questo articolo, i vostri inviti alle riunioni saranno altamente professionali. Dopo tutto, vale la pena iniziare con una nota positiva, anche prima dell'inizio della riunione vera e propria. Se il messaggio iniziale è scritto bene, ispira fiducia nelle collaborazioni future.

Domande frequenti

Come si scrive un'e-mail per fissare una riunione con il proprio capo?

Tutti i suggerimenti di cui sopra sono validi e potete anche cambiare alcuni degli esempi di e-mail che abbiamo elencato sopra quando scrivete un'e-mail di richiesta di incontro. Tuttavia, potrebbe essere meglio chiedere al vostro capo un incontro tramite un'app di messaggistica o di persona piuttosto che tramite un'e-mail, perché potrebbe perdersi nella sua casella di posta.

Come posso chiedere gentilmente un incontro?

Utilizzate frasi come "Posso chiederti un favore", "Potresti farmi un favore", "Potrei disturbarti per un secondo" e simili nelle vostre e-mail di richiesta di incontro. Un invito casuale a un incontro non funzionerà se vi rivolgete a interlocutori importanti. Questo tipo di e-mail può essere visto come squallido, quindi mantenete lo stile di comunicazione 

Quante richieste di incontro è un buon numero da inviare?

Dipende dal relazione che avete con la persona prima di programmare un incontro. Tuttavia, dovreste limitare le richieste di incontro via e-mail a una manciata al massimo. Quando si inviano e-mail a freddo, meno è meglio. È meglio inviare una richiesta perfetta che una manciata di email mediocri.