Como escrever um e-mail para agendar uma reunião (+8 modelos)

Dica: antes de enviar e-mails de solicitação de reuniões para uma lista (especialmente com e-mails frios), você vai querer ter certeza de que está enviando para as pessoas certas. É por isso que sugerimos validando seus e-mails com Bouncer primeiro.

#1 Escrever linhas de assunto convincentes

Uma boa linha de assunto deve ser criativa e envolvente e, ao mesmo tempo, dar uma dica sobre o assunto do e-mail de solicitação de reunião.

Por exemplo, se você estiver entrando em contato com alguém com um convite para uma reunião de negócios, considere algo como "Vamos discutir sobre o café.” Ou, se você precisar de uma linha temática mais envolvente, tente isto: “Pronto para se conectar pessoalmente?". Convidar para uma reunião por e-mail pode ser um desafio, mas os e-mails de solicitação de reunião mais eficazes mostram que tudo começa com o assunto.
 

 
Linhas de assunto curtas, doces e de ponta a ponta são sempre as melhores para garantir que sua mensagem seja transmitida. Adicione não mais do que 9 palavras e 60 caracteres para obter as melhores taxas de abertura e resposta. Portanto, independentemente do que você decidir usar, escreva uma linha de assunto clara e concisa que incentive os leitores a abrir seu e-mail e, com sorte, resolva imediatamente o problema deles.

#2 Use a saudação adequada de acordo com a situação

É importante lembrar que, ao escrever um e-mail de solicitação de reunião, seu estilo deve corresponder à situação. O agendamento de reuniões por e-mail define o tom da reunião real.

Se estiver escrevendo para um colega de trabalho casual, essa é uma comunicação interna. Você pode mantê-la leve com um tom divertido, bem-humorado e casual. Por outro lado, se estiver enviando um e-mail de reunião ou solicitações a clientes ou pessoas de um ambiente formal de negócios, use uma linguagem que demonstre respeito e profissionalismo - torne sua mensagem formal e ignore o tom de conversa.
 

 
Aqui está a dica: Se você não conhece o destinatário pessoalmente, tente saber mais sobre ele. Hoje em dia, quase todo mundo está no LinkedIn, portanto, leva apenas alguns segundos para pesquisá-los e criar e-mails de solicitação de reunião mais eficazes.

Identifique quem é a pessoa e qual é o cargo exato dela. Verifique o nome da empresa duas vezes para não cometer erros de ortografia - isso é fundamental ao usar modelos de e-mail de solicitação de reunião.

Cumprimentar alguém pelo seu nome ajudará você a criar uma conexão mais pessoal desde o início. Evite títulos tais como Senhor ou Senhora a todo custo.

#3 Diga o que você quer, e não bata em torno do mato

Uma frase de introdução adequada é geralmente o principal ponto problemático ao escrever e-mails de solicitação de reunião. Depois disso, você não quer desperdiçar o tempo do leitor. Vá direto ao ponto e diga sobre o que está escrevendo. Explique em algumas frases por que está entrando em contato e qual é a sua solicitação de reunião.
 

 
Evite distrair o destinatário - vá direto aos detalhes da reunião. Especifique o tópico da reunião (você pode até incluir uma pauta da reunião, para que o destinatário saiba quanto tempo deve alocar). Por exemplo, "Estou escrevendo para solicitar uma reunião com você na terça-feira, 7 de maio, às 10:00 horas, para discutir a próxima campanha de marketing. Aqui está a pauta da reunião:...".

Lembre-se também de especificar que tipo de reunião você pretende, como uma conversa rápida ou uma reunião on-line apropriada.

#4 Explicar o valor que o destinatário receberá

Na maioria dos casos, as pessoas que marcam os compromissos se preocupam mais em fazer com que a reunião aconteça. É por isso que você tem que incentivar seu destinatário e explicar por que eles devem tirar um tempo do seu dia para se encontrar com você.

Pense no benefício que eles obteriam se concordassem em se reunir - o que eles poderiam aprender? Quais desafios futuros você pode ajudar a resolver e colocar na pauta da reunião?

Por exemplo, você pode oferecer:

• a teste gratuito demonstração de uma ferramenta valiosa
• ajuda na solução de um problema para essa pessoa (por exemplo, maximizar o desempenho de seus anúncios pagos)
• ambiente colaborativo para compartilhar idéias
• brainstorming para encontrar soluções

Destacar esses benefícios e o alcance da meta esperada em seu e-mail de solicitação de reunião permitirá que você os motive a priorizar a reunião agendada por e-mail.

Também é importante não deixar de fora nenhum detalhe logístico da reunião. Quem estará presente? Quanto tempo a reunião precisa durar? Fornecer essas informações antecipadamente dá a eles todas as informações necessárias para determinar se vale a pena ou não participar de uma breve discussão.

#5 Oferecer múltiplos horários de reunião

Ao agendar uma reunião, ofereça mais de um horário de reunião em seu e-mail de solicitação de reunião. Isso não só dá a ambos a oportunidade de encontrar um horário de reunião que se adapte à sua disponibilidade, mas também mostra sua flexibilidade e que você respeita as preferências pessoais do seu colega.

Aqui está um exemplo de e-mail que pode gerar uma resposta positiva:

Além disso, leve em consideração o horário local. Se estiver agendando com alguém de outra parte do mundo, certifique-se de que essa pessoa conheça os fusos horários em que você marca a reunião.

Estar informado sobre os fusos horários é uma parte crucial da redação de e-mails de solicitação de reunião. Se você não consegue entender que está agendando uma reunião importante às 4h da manhã, como poderá resolver o problema deles? Agende reuniões para a conveniência de todos.

#6 Solicitar uma resposta para confirmar a reunião

Esclareça com antecedência se você precisa ou não de uma resposta para seu e-mail de solicitação de reunião ("Gostaria de receber seu feedback sobre isso") e quando você precisar. Não seja muito insistente ou exigente. Em vez disso, demonstre respeito e apreço pelo tempo do outro.

Solicitar o envio da confirmação também lhe dá a oportunidade de verificar novamente a data, o horário adequado, a programação da reunião e outros detalhes, além de validar a reserva da sala de conferência (o que é vital para a reunião formal).

Aqui está a dica: Você também pode automatizar o processo e enviar uma solicitação de calendário com um e-mail de convite para a reunião. Há diferentes ferramentas disponíveis que você pode usar para essa finalidade. Muitas delas, como o Google Agenda, têm esse recurso incorporado. Isso ajuda a economizar tempo e facilita o agendamento de reuniões off-line e on-line para todos os envolvidos.

#7 Acompanhamento, se necessário, com o próximo e-mail para agendar uma reunião

Alguma vez você já enviou um e-mail para convidar alguém para uma reunião e ficou em silêncio nas semanas seguintes? Embora isso não seja exatamente uma comunicação profissional, seus destinatários provavelmente recebem todos os tipos de e-mails de solicitação de reunião e podem estar muito ocupados para responder ao seu e-mail inicial.

Nem sempre é fácil manter o controle sobre a obtenção de uma resposta com e-mails profissionais. Para garantir que não haja atrasos na marcação de uma reunião rápida e que todas as partes sejam mantidas informadas, é melhor fazer o acompanhamento com um lembrete.

A eficácia de um e-mail de acompanhamento não pode ser subestimada - a taxa de resposta pode ser até 40% maior do que a do e-mail inicial de solicitação de reunião.

Use ferramentas de rastreamento de e-mail para saber se sua mensagem foi lida e se não houve nenhuma ação. Isso é particularmente útil para pessoas que enviam longas cadeias de e-mails de solicitação de reunião e acham difícil manter o controle de todas as suas conversas para agendar reuniões.

Boas notícias - ao tomar a iniciativa de enviar um e-mail de acompanhamento, sua solicitação de reunião não se perde na confusão. Você pode repetir os detalhes principais, enviar uma agenda detalhada ou descobrir o horário perfeito para o destinatário.

Se você quiser saber mais sobre como escrever e-mails comerciais, confira isto: Um guia para e-mails de marketing B2B - O que funciona e o que não funciona.

#8 Adicione um link para uma ferramenta de agendamento de sua escolha

Encontrar um horário adequado para uma reunião pode ser uma tarefa árdua. Seus clientes em potencial têm horários diferentes dos seus e, ao solicitar uma reunião por e-mail, você deve dar a eles a opção de escolher.

Há várias ferramentas que podem ajudar seus e-mails de solicitação de reunião a frio a ficarem ainda melhores. Por exemplo, o Calendly. 

Você pode usar essa ferramenta para oferecer aos clientes em potencial todos os seus horários disponíveis para uma reunião individual. Eles têm acesso ao seu calendário on-line e escolhem um horário que funcione para eles também, maximizando suas chances de obter uma resposta positiva e uma reunião bem-sucedida.

Aplicativos como o Calendly se conectam a outras ferramentas de reunião populares, como o Google Meet e o Zoom, para que você seja notificado em seu endereço de e-mail a cada nova reunião agendada.

Modelo de e-mail para solicitação de reunião de negócios

Se estiver escrevendo um e-mail de solicitação de reunião perfeito para se reunir com colegas, um cliente em potencial ou parceiros de negócios, você pode usar esses modelos de e-mail prontos para sua proposta de reunião.

Ps. Sinta-se à vontade para adaptar esses exemplos de e-mail de solicitação de reunião às suas necessidades e aos tipos de solicitação de reunião que deseja enviar.

Modelo de e-mail de reunião 1

Linha de assunto do e-mail: Vamos conversar

Prezado [nome],

Estou entrando em contato para solicitar uma reunião com você sobre [tópico] em um horário conveniente para você.

Estou livre em [data] em [tempo] ou [data] em [tempo]. Eu posso criar uma reunião através de [app]. Informe-me se alguma destas datas funciona para você.

Esperamos ouvir de você em breve!

Cordiais cumprimentos,

[seu nome]

Modelo de e-mail 2

Linha de assunto do e-mail: Colaboração // solicitação de reunião

Prezado [nome],

Como discutimos anteriormente, estou muito interessado em explorar a possibilidade de uma colaboração. Acredito que combinar nossos pontos fortes e recursos seria benéfico para ambas as partes.

Aqui está a agenda que eu tinha em mente para nossa reunião:

1. Visão geral dos planos de parceria
2. Discutir oportunidades e desafios potenciais
3. Estabelecer os próximos passos

Por favor, me avise se este [data] e [tempo] trabalhar para você. Espero ouvir de vocês em breve.

O melhor,

[seu nome]

Modelo de e-mail 3

Linha de assunto do e-mail: Vamos falar de negócios

Olá [nome],

Como você sabe, nossas empresas têm trabalhado juntas há algum tempo e acredito que seja importante manter as linhas de comunicação abertas e explorar maneiras de fortalecer nossa parceria.

Tenho algumas ideias interessantes que gostaria de compartilhar com você e acredito que uma reunião presencial seria a melhor maneira de discuti-las com mais detalhes.

 

Eu gostaria de propor uma data de reunião de [data] em [tempo], [local/link para a reunião]. Se esta data não for conveniente para você, por favor, me informe algumas outras datas que funcionariam para você.

Com os melhores cumprimentos,

[seu nome]

Modelo de e-mail 4

Linha de assunto: Vamos nos conectar para uma reunião

Olá [nome],

 

Tenho certeza de que você está ocupado, mas espero que possamos ter um tempo para conversar em um futuro próximo. Seria ótimo nos conectarmos e conversarmos [tema da reunião].

Você estaria disponível para uma reunião on-line ou presencial? Informe-me o que é melhor para você e, a partir daí, definiremos os detalhes.

O melhor,

[seu nome]

Modelo de e-mail 5

Linha de assunto: Vamos tomar um café ☕

Prezado [nome],

Espero que tudo esteja bem. Já há algum tempo, caros colegas, que eu queria alcançá-los e achei que esta seria uma grande oportunidade para fazê-lo. Estava pensando em me reunir por café para discutir nossos planos para o futuro e como podemos fortalecer nossa parceria.

Data: [data]

Tempo: [tempo]

Lugar: [localização]

Será que isso funcionaria para sua agenda? Aguardo notícias de você em breve.

Tudo de bom,

[seu nome]

Aí vem o Bouncer

O Bouncer ajuda a melhorar a entregabilidade de e-mails, verificando a validade de cada endereço, reduzindo as taxas de retorno e mantendo a reputação de seu remetente. Nossa ferramenta de economia de tempo aumenta a eficiência da campanha, automatizando o processo de verificação, garantindo que seus campos de reunião cheguem às partes genuinamente interessadas. Como resultado, você pode se concentrar na elaboração do passo perfeito para os participantes potenciais.
 

Você está pronto para ir

Você está a apenas alguns cliques de enviar seu e-mail de solicitação de reunião. Verifique todos os detalhes e faça um breve resumo da reunião, quer esteja agendando uma reunião de equipe ou enviando uma solicitação formal de reunião.

Se você seguir todas as etapas descritas neste artigo, seus convites para reuniões serão altamente profissionais. Afinal de contas, vale a pena começar com uma nota alta, mesmo antes do início da reunião. Se sua mensagem original for bem escrita, ela inspirará confiança em futuras colaborações.

Perguntas mais freqüentes

Como você escreve um e-mail para agendar uma reunião com seu chefe?

Todas as dicas acima se aplicam e você pode até mesmo mudar algumas das amostras de e-mail que listamos acima ao escrever um e-mail de solicitação de reunião. Entretanto, talvez seja melhor pedir a seu chefe uma reunião através de um aplicativo de mensagens ou pessoalmente, em vez de um e-mail, pois ele pode se perder em sua caixa de entrada.

Como posso pedir educadamente uma reunião?

Use frases como "Posso pedir um favor?", "Você poderia me fazer um favor?", "Posso incomodá-lo por um segundo?" e similares em seus e-mails de solicitação de reunião. Um convite casual para uma reunião não funcionará se você estiver se conectando com participantes importantes. Esse tipo de e-mail pode ser visto como sujo, portanto, mantenha o estilo de comunicação 

Quantas solicitações de reuniões é um bom número para enviar?

Depende do relacionamento que você tem com a pessoa antes de agendar uma reunião. No entanto, você deve limitar suas solicitações de reunião por e-mail a um punhado delas, no máximo. Ao enviar e-mails frios, menos é melhor. É melhor enviar uma solicitação de e-mail perfeita do que um punhado de e-mails medianos.