Kuinka kirjoittaa sähköpostiviesti kokouksen suunnittelua varten (+8 mallia)

Vinkki: ennen kuin lähetät sähköpostiviestejä tapaamispyyntöjen lähettämistä listalle (erityisesti kylmäviestien yhteydessä), varmista, että lähetät ne oikeille henkilöille. Tämän vuoksi suosittelemme sähköpostiviestien vahvistaminen Bouncerin kanssa ensin.

#1 Kirjoita vakuuttavia otsikkorivistöjä

Hyvän otsikon tulisi olla luova ja mukaansatempaava ja antaa samalla vihje siitä, mistä kokouspyyntösähköpostiviestissä on kyse.

Jos esimerkiksi kutsut jonkun henkilön liiketapaamiseen, harkitse jotain sellaista kuin"Keskustellaan kahvin äärellä." Tai jos tarvitset houkuttelevamman otsikon, kokeile tätä: "Oletko valmis ottamaan yhteyttä henkilökohtaisesti?". Kokouskutsun lähettäminen sähköpostitse voi olla haastavaa, mutta tehokkaimmat kokouspyyntösähköpostit osoittavat, että kaikki alkaa aiheesta.
 

 
Lyhyet, makeat ja ytimekkäät otsikkorivit ovat aina parhaita, jotta viestisi menee perille. Lisää enintään 9 sanaa ja 60 merkkiä parhaan avautumis- ja vastausprosentin saavuttamiseksi. Mitä tahansa päätätkin käyttää, kirjoita selkeä ja ytimekäs otsikko, joka kannustaa lukijoita avaamaan sähköpostisi ja toivottavasti puuttuu heidän kipupisteeseensä välittömästi.

#2 Käytä asianmukaista tervehdystä tilanteen mukaan.

On tärkeää muistaa, että kun kirjoitat kokouspyyntösähköpostia, tyylisi on sovitettava tilanteeseen. Tapaamisten sopiminen sähköpostitse antaa sävyn varsinaiselle tapaamiselle.

Jos kirjoitat satunnaiselle työtoverille, kyseessä on sisäinen viestintä. Voit pitää sen kevyenä leikkisällä, humoristisella ja rennolla sävyllä. Jos sen sijaan lähetät kokoussähköpostia tai pyyntöjä asiakkaille tai virallisissa liiketilaisuuksissa toimiville ihmisille, käytä kieltä, joka osoittaa kunnioitusta ja ammattitaitoa - tee viestistäsi virallinen ja jätä keskusteleva sävy väliin.
 

 
Tässä on vinkki: Jos et tunne vastaanottajaa henkilökohtaisesti, yritä saada hänestä lisätietoja. Nykyään lähes kaikki ovat LinkedInissä, joten heidän etsimiseensä menee vain sekunteja ja tehokkaampien kokouspyyntösähköpostiviestien luomiseen.

Selvitä, keitä he ovat ja mikä on heidän tarkka tehtävänimikkeensä. Tarkista yrityksen nimi kahdesti, jotta et tee kirjoitusvirheitä - tämä on ratkaisevan tärkeää, kun käytät kokouspyyntösähköpostimalleja.

Jos tervehdit jotakuta hänen nimellään, voit luoda henkilökohtaisemman yhteyden heti alusta alkaen. Vältä sellaisia nimityksiä kuin Sir tai Madam hinnalla millä hyvänsä.

#3 Kerro, mitä haluat, äläkä kiertele puskista.

Kunnollinen johdantolause on yleensä tärkein kipupiste kokouspyyntösähköpostien kirjoittamisessa. Sen jälkeen et halua tuhlata lukijan aikaa. Mene suoraan asiaan ja kerro, mistä kirjoitat. Selitä muutamalla lauseella, miksi otat yhteyttä ja mikä on tapaamispyyntösi.
 

 
Vältä vastaanottajan harhauttamista - siirry suoraan kokouksen yksityiskohtiin. Määrittele kokouksen aihe (voit jopa liittää mukaan kokouksen esityslistan, jotta vastaanottaja tietää, kuinka paljon aikaa on varattava). Esimerkiksi: "Pyydän tapaamista kanssasi tiistaina 7. toukokuuta klo 10.00 keskustellakseni tulevasta markkinointikampanjasta. Tässä on kokouksen esityslista:...".

Muista myös määritellä, minkä tyyppistä tapaamista aiot järjestää, esimerkiksi pikaviestittelyn tai kunnollisen verkkokokouksen.

#4 Selitä vastaanottajan saama arvo.

Useimmissa tapauksissa tapaamiset järjestävät ihmiset välittävät enemmän siitä, että tapaaminen toteutuu. Siksi sinun on rohkaistava vastaanottajaa ja selitettävä, miksi hänen pitäisi käyttää aikaa tapaamiseen kanssasi.

Mieti, mitä hyötyä heille olisi, jos he suostuisivat tapaamiseen - mitä he voisivat oppia? Mitä tulevia haasteita voit auttaa ratkaisemaan ja ottaa kokouksen asialistalle?

Voit esimerkiksi tarjota:

• a ilmainen arvokkaan työkalun demo
• auttaa kyseisen henkilön ongelman ratkaisemisessa (esim. maksullisten mainosten suorituskyvyn maksimointi).
• yhteistoimintaympäristö ideoiden jakamiseksi
• ratkaisun löytämisen aivoriihi

Korostamalla näitä hyötyjä ja odotettua tavoitteen saavuttamista kokouspyyntösähköpostissasi voit motivoida heitä priorisoimaan sähköpostitse suunnitellun kokouksen.

On myös tärkeää, ettet jätä huomiotta mitään logistisia yksityiskohtia kokouksesta. Ketkä osallistuvat kokoukseen? Kuinka kauan kokouksen on kestettävä? Kun annat nämä tiedot etukäteen, he saavat kaikki tarvittavat tiedot päättääkseen, kannattaako lyhyeen keskusteluun osallistua vai ei.

#5 Tarjoa useita kokousaikoja

Kun suunnittelet tapaamista, tarjoa useampaa kuin yhtä tapaamisaikaa tapaamispyyntösähköpostissa. Se ei ainoastaan anna teille molemmille mahdollisuuden löytää sopiva tapaamisaika, vaan osoittaa myös joustavuutesi ja sen, että kunnioitat kollegasi rakkaita mieltymyksiä.

Tässä on esimerkkisähköposti, joka voi saada aikaan myönteisen vastauksen:

Ota huomioon myös paikallinen aika. Jos sovit tapaamisia jonkun toisesta maailmankolkasta tulevan henkilön kanssa, varmista, että hän tietää aikavyöhykkeet, joiden mukaan sovit tapaamisajan.

Aikavyöhykkeiden tunteminen on olennainen osa kokouspyyntösähköpostien kirjoittamista. Jos et saa selville, että aikataulutat tärkeän kokouksen aamulla kello 4 aamulla, miten voit sitten ratkaista heidän kipupisteensä? Aikatauluta kokoukset niin, että ne sopivat kaikille.

#6 Pyydä vastausta kokouksen vahvistamiseksi.

Selvitä etukäteen, tarvitsetko vastauksen kokouspyyntösähköpostiin vai et ("Arvostaisin palautettanne tästä") ja kun tarvitset sitä. Älä ole liian päällekäyvä tai vaativa. Osoita sen sijaan kunnioitusta ja arvostusta toistenne aikaa kohtaan.

Vahvistuksen lähettämistä koskeva pyyntö antaa sinulle myös mahdollisuuden tarkistaa päivämäärän, sopivan kellonajan, kokousaikataulun ja muut yksityiskohdat sekä vahvistaa kokoushuonevarauksen (mikä on tärkeää virallisen kokouksen kannalta).

Tässä on vinkki: Voit myös automatisoida prosessin ja lähettää kalenteripyynnön kokouskutsusähköpostin mukana. Saatavilla on erilaisia työkaluja, joita voit käyttää tähän tarkoitukseen. Monissa niistä, kuten Google Calendarissa, tämä ominaisuus on sisäänrakennettu. Se auttaa säästämään aikaa ja tekee offline- ja verkkokokousten aikatauluttamisesta helpompaa kaikille osapuolille.

#7 Seuraa tarvittaessa seuraavalla sähköpostiviestillä tapaamisen sopimiseksi.

Oletko koskaan lähettänyt sähköpostia ja pyytänyt jotakuta tapaamaan, mutta sitten kuulet radiohiljaisuutta seuraaviin viikkoihin? Tämä ei ole aivan ammattimaista viestintää, mutta vastaanottajasi saavat luultavasti kaikenlaisia sähköpostiviestejä, joissa pyydetään tapaamisia, ja he saattavat olla liian kiireisiä vastatakseen alkuperäiseen sähköpostiisi.

Ei ole aina helppoa pysyä vastauksen saamisen kärjessä ammattimaisilla sähköpostiviesteillä. Jotta nopean tapaamisen järjestäminen ei viivästyisi ja kaikki osapuolet pysyisivät ajan tasalla, on parasta lähettää muistutus.

Seurantasähköpostin tehokkuutta ei voi liioitella - vastausprosentti voi olla jopa 40% korkeampi kuin alkuperäisen kokouspyyntösähköpostin kohdalla..

Käytä sähköpostiseurantatyökaluja selvittääksesi, onko viestisi luettu ja onko siihen ryhdytty. Tämä on erityisen hyödyllistä ihmisille, jotka lähettävät pitkiä ketjuja kokouspyyntösähköposteja ja joiden on vaikea seurata kaikkia keskustelujaan kokousten suunnittelua varten.

Hyviä uutisia - kun lähetät jatkosähköpostin, kokouspyyntösi ei häviä hukkaan. Voit toistaa keskeiset yksityiskohdat, lähettää yksityiskohtaisen esityslistan tai keksiä vastaanottajalle sopivan ajankohdan.

Jos haluat oppia lisää siitä, miten kirjoitetaan liikesähköposteja, tutustu tähän: Opas B2B-markkinointisähköposteihin - Mikä toimii ja mikä ei toimi?.

#8 Lisää linkki valitsemaasi aikataulutustyökaluun.

Sopivan ajankohdan löytäminen kokoukselle voi olla varsinainen urakka. Mahdollisilla asiakkaillasi on erilaiset aikataulut kuin sinulla, ja kun pyydät tapaamista sähköpostitse, sinun pitäisi antaa heille mahdollisuus valita.

On olemassa erilaisia työkaluja, jotka voivat auttaa kylmäkokouspyyntösähköposteja parantamaan entisestään. Esimerkiksi Calendly. 

Voit käyttää tätä työkalua tarjotaksesi mahdollisille asiakkaillesi kaikki vapaat aikasi kahdenkeskiseen tapaamiseen. Asiakkaat pääsevät tutustumaan verkkokalenteriisi ja voivat valita itselleen sopivan ajan, mikä maksimoi mahdollisuutesi myönteiseen vastaukseen ja onnistuneeseen tapaamiseen.

Sovellukset, kuten Calendly, linkittyvät muihin suosittuihin kokousvälineisiin, kuten Google Meet ja Zoom, joten saat ilmoituksen sähköpostiisi jokaisesta uudesta varatusta kokouksesta.

Yrityskokouspyyntö sähköpostimalli

Kirjoititpa sitten täydellisen kokouspyyntösähköpostin tapaamista varten kollegoiden, mahdollisen asiakkaan tai liikekumppanien kanssa, voit käyttää näitä valmiita sähköpostimalleja kokousehdotusta varten.

Ps. Voit vapaasti mukauttaa näitä kokouspyyntösähköpostinäytteitä omiin tarpeisiisi ja siihen, millaisia kokouspyyntöjä haluat lähettää.

Kokous sähköpostimalli 1

Sähköpostin otsikko: Puhutaan

Rakas [nimi],

Pyydän tapaamista kanssanne seuraavista aiheista... [aihe] sinulle sopivana ajankohtana.

Olen vapaa [päivämäärä] osoitteessa [aika] tai [päivämäärä] osoitteessa [aika]. Voin luoda kokouksen [app]. Ilmoita minulle, jos jokin näistä päivämääristä sopii sinulle.

Toivottavasti kuulemme sinusta pian!

Ystävällisin terveisin,

[nimesi]

Sähköpostimalli 2

Sähköpostin otsikko: Yhteistyö // kokouspyyntö

Rakas [nimi],

Kuten aiemmin keskustelimme, olen hyvin kiinnostunut tutkimaan yhteistyön mahdollisuutta. Uskon, että vahvuuksiemme ja resurssiemme yhdistäminen hyödyttäisi molempia osapuolia.

Tässä on kokouksemme esityslista:

1. Kumppanuussuunnitelmien yleiskatsaus
2. Keskustellaan mahdollisuuksista ja haasteista
3. Seuraavien vaiheiden määrittäminen

Ilmoittakaa minulle, jos tämä [päivämäärä] ja [aika] työskentelemään puolestasi. Toivon kuulevani sinusta pian.

Paras,

[nimesi]

Sähköpostimalli 3

Sähköpostin otsikko: Puhutaan liikeasioista

Hei [nimi],

Kuten tiedätte, yhtiömme ovat tehneet yhteistyötä jo jonkin aikaa, ja mielestäni on tärkeää pitää viestintälinjat auki ja tutkia tapoja, joilla voimme vahvistaa kumppanuuttamme.

Minulla on joitakin jännittäviä ideoita, jotka haluaisin jakaa kanssanne, ja uskon, että henkilökohtainen tapaaminen olisi paras tapa keskustella niistä tarkemmin.

 

Haluaisin ehdottaa kokouspäiväksi [päivämäärä] osoitteessa [aika], [paikka/linkki kokoukseen]. Jos tämä päivämäärä ei sovi sinulle, kerro minulle muutama muu sinulle sopiva päivämäärä.

Ystävällisin terveisin,

[nimesi]

Sähköpostimalli 4

Aihe: Yhteydenotto: Pidetään kokous

Hei [nimi],

 

Sinulla on varmasti kiireitä, mutta toivon, että voimme keskustella lähitulevaisuudessa. Olisi hienoa olla yhteydessä ja keskustella [kokousaihe].

Olisitko käytettävissäsi joko verkossa tai henkilökohtaisesti pidettävään tapaamiseen? Kerro minulle, mikä sopii sinulle parhaiten, niin sovitaan yksityiskohdista.

Paras,

[nimesi]

Sähköpostimalli 5

Aihe: Mennään kahville ☕.

Rakas [nimi],

Toivottavasti kaikki on hyvin. Rakkaat kollegat, olen jo jonkin aikaa halunnut vaihtaa kuulumisia kanssanne, ja ajattelin, että tämä olisi hyvä tilaisuus tehdä se. Ajattelin tavata kahvilla ja keskustella tulevaisuuden suunnitelmistamme ja siitä, miten voimme vahvistaa kumppanuuttamme.

Päivämäärä: [päivämäärä]

Aika: [aika]

Paikka: [sijainti]

Sopisiko tämä aikatauluunne? Odotan kuulevani sinusta pian.

Kaikkea hyvää,

[nimesi]

Täältä tulee Bouncer

Bouncer auttaa parantamaan sähköpostin toimitettavuutta tarkistamalla jokaisen osoitteen oikeellisuuden, vähentämällä palautusprosenttia ja ylläpitämällä lähettäjän mainetta. Aikaa säästävä työkalumme parantaa kampanjan tehokkuutta automatisoimalla varmennusprosessin ja varmistaa, että kokouskutsusi tavoittavat aidosti kiinnostuneet osapuolet. Tämän ansiosta voit keskittyä täydellisen tarjouksen laatimiseen mahdollisille osallistujille.
 

Olet valmis lähtemään

Olet vain muutaman napsautuksen päässä kokouspyyntösähköpostin lähettämisestä. Muista tarkistaa kaikki yksityiskohdat ja laita lyhyt kokouskuvaus, suunnittelitpa sitten tiimikokousta tai lähetät virallisen kokouspyynnön.

Jos noudatat kaikkia tässä artikkelissa esitettyjä ohjeita, kokouskutsuistasi tulee erittäin ammattimaisia. Loppujen lopuksi kannattaa aloittaa hienosti jo ennen varsinaisen kokouksen alkua. Jos alkuperäinen viestisi on kirjoitettu hyvin, se herättää luottamusta tulevaan yhteistyöhön.

Usein kysytyt kysymykset

Miten kirjoitat sähköpostiviestin, jolla sovit tapaamisen pomosi kanssa?

Kaikki edellä mainitut vinkit pätevät, ja voit jopa muuttaa joitakin edellä luetelluista sähköpostinäytteistä, kun kirjoitat kokouspyyntösähköpostia. Saattaa kuitenkin olla parempi pyytää tapaamista esimieheltäsi viestisovelluksen kautta tai henkilökohtaisesti kuin sähköpostitse, koska se saattaa kadota hänen postilaatikkoonsa.

Miten pyydän kohteliaasti tapaamista?

Käytä kokouspyyntösähköposteissasi lauseita kuten "Voinko pyytää palvelusta", "Tekisitkö minulle palveluksen", "Saanko vaivata sinua hetken" ja vastaavia. Rento kokouskutsu ei toimi, jos olet yhteydessä tärkeisiin sidosryhmiin. Tämäntyyppistä sähköpostia voidaan pitää likaisena, joten pidä viestinnän tyyliä 

Kuinka monta kokouspyyntöä on hyvä määrä lähettää?

Se riippuu suhde joita sinulla on kyseisen henkilön kanssa ennen tapaamisen sopimista. Sähköpostitse lähetettäviä kokouspyyntöjä tulisi kuitenkin olla korkeintaan muutama. Kun lähetät kylmiä sähköpostiviestejä, vähemmän on parempi. On parempi lähettää yksi täydellinen sähköpostitapaamispyyntö kuin kourallinen keskinkertaisia.