Як написати електронного листа для планування зустрічі (+8 шаблонів)

Порада: перш ніж надсилати імейли із запитом на зустріч за списком (особливо за допомогою холодної розсилки), переконайтеся, що ви надсилаєте їх саме тим людям, яким потрібно. Ось чому ми рекомендуємо перевірка ваших електронних листів спочатку з Вишибалою.

#1 Пишіть переконливі заголовки тем

Хороший заголовок має бути креативним і цікавим, а також давати натяк на те, про що йдеться в імейлі з проханням про зустріч.

Наприклад, якщо ви звертаєтеся до когось із запрошенням на ділову зустріч, подумайте про щось на кшталт "Поговоримо за кавою." Або, якщо вам потрібен більш привабливий заголовок, спробуйте цей: "Готові поспілкуватися особисто?". Запрошення на зустріч електронною поштою може бути складним завданням, але найефективніші електронні листи із запитом на зустріч показують, що все починається з теми.
 

 
Короткі, милі та влучні заголовки завжди найкраще гарантують, що ваше повідомлення буде отримано. Додати не більше 9 слів і 60 символів для найкращих показників відкривань та відповідей. Отже, що б ви не вирішили використовувати, напишіть чіткий і лаконічний заголовок, який спонукає читачів відкрити ваш лист і, сподіваємося, негайно вирішить їхню проблему.

#2 Використовуйте правильне привітання відповідно до ситуації

Важливо пам'ятати, що під час написання електронного листа з проханням про зустріч ваш стиль має відповідати ситуації. Планування зустрічей за допомогою електронної пошти задає тон для самої зустрічі.

Якщо ви пишете випадковому колезі, це внутрішня комунікація. Ви можете зробити його легким, використовуючи грайливий, гумористичний і невимушений тон. І навпаки, якщо ви надсилаєте електронного листа про зустріч або запити клієнтам чи людям з офіційного ділового середовища, використовуйте мову, яка демонструє повагу та професіоналізм - зробіть своє повідомлення офіційним і уникайте розмовного тону.
 

 
Ось тобі підказка: Якщо ви не знаєте одержувача особисто, спробуйте дізнатися про нього більше. Сьогодні майже всі користуються LinkedIn, тож вам знадобляться лічені секунди, щоб знайти їх і створити ефективніший лист із проханням про зустріч.

З'ясуйте, хто вони і яка їхня точна посада. Двічі перевірте назву компанії, щоб не допустити жодних помилок - це дуже важливо, коли ви використовуєте шаблони запитів на зустріч.

Звертаючись до когось на ім'я, ви з самого початку встановите більш особистий зв'язок. Уникайте таких назв, як Сер. або Мадам. за будь-яку ціну.

#3 Скажіть, чого ви хочете, і не ходіть навколо пальця

Правильне вступне речення зазвичай є головною больовою точкою при написанні листів із проханням про зустріч. Після цього ви не хочете витрачати час читача. Перейдіть одразу до суті і вкажіть, про що ви пишете. У кількох реченнях поясніть, чому ви звертаєтесь до них і в чому полягає ваше прохання про зустріч.
 

 
Не відволікайте одержувача вбік - переходьте одразу до деталей зустрічі. Вкажіть тему зустрічі (можна навіть додати порядок денний, щоб одержувач знав, скільки часу на неї виділити). Наприклад, "Я пишу, щоб запросити вас на зустріч у вівторок, 7 травня, о 10:00, щоб обговорити майбутню маркетингову кампанію. Порядок денний зустрічі:...".

Не забудьте також вказати, який тип зустрічі ви плануєте, наприклад, швидкий чат або повноцінну онлайн-зустріч.

#4 Поясніть цінність, яку отримає одержувач

У більшості випадків люди, які призначають зустрічі, більше дбають про те, щоб зустріч відбулася. Саме тому ви маєте заохотити вашого одержувача і пояснити, чому він повинен виділити час у своєму робочому дні, щоб зустрітися з вами.

Подумайте, яку користь вони отримають, якщо погодяться на зустріч - чого вони зможуть навчитися? Які майбутні проблеми ви можете допомогти вирішити і включити до порядку денного зустрічі?

Наприклад, ви можете запропонувати:

• a вільний демонстрація цінного інструменту
• допомогти вирішити проблему цієї людини (наприклад, максимізувати ефективність її платної реклами)
• спільне середовище для обміну ідеями
• мозковий штурм для пошуку рішень

Висвітлення цих переваг та очікуваного досягнення цілей у вашому електронному листі з проханням про зустріч дозволить вам мотивувати їх до пріоритизації запланованої зустрічі через електронну пошту.

Важливо також не упустити жодної логістичної деталі зустрічі. Хто буде присутнім? Скільки часу має тривати зустріч? Надання цієї інформації заздалегідь дасть їм всю необхідну інформацію, щоб визначити, чи варто брати участь у короткому обговоренні, чи ні.

#5 Запропонуйте кілька разів зустрітися

Плануючи зустріч, запропонуйте більше одного часу зустрічі у своєму електронному листі із запитом на зустріч. Це не тільки дасть вам обом можливість знайти час зустрічі, який відповідає вашим можливостям, але й продемонструє вашу гнучкість і повагу до вподобань колеги.

Ось зразок листа, який може викликати позитивну відповідь:

Також враховуйте місцевий час. Якщо ви домовляєтеся про зустріч з людиною з іншої частини світу, переконайтеся, що вона знає часові пояси, в яких ви призначаєте зустріч.

Знання часових поясів є важливою частиною написання листів із запитами на зустріч. Якщо ви не можете зрозуміти, що призначили важливу зустріч на 4 ранку, як ви зможете вирішити їхню проблему? Плануйте зустрічі так, щоб усім було зручно.

#6 Запит на підтвердження зустрічі

Заздалегідь уточніть, чи потрібна вам відповідь на ваш електронний лист із запитом на зустріч чи ні ("Я буду вдячний за ваші відгуки про це") і тоді, коли вам це потрібно. Не будьте занадто наполегливими чи вимогливими. Натомість виявляйте повагу та вдячність за час один одного.

Запит на підтвердження також дає вам можливість перевірити дату, відповідний час, розклад зустрічі та інші деталі, а також підтвердити бронювання конференц-залу (що є життєво важливим для офіційної зустрічі).

Ось тобі підказка: Ви також можете автоматизувати процес і надіслати запит до календаря із запрошенням на зустріч. Для цього існують різні інструменти, які ви можете використовувати. Багато з них, наприклад, Google Calendar, мають вбудовану функцію. Вона допомагає заощадити час і спростити планування офлайн- та онлайн-зустрічей для всіх учасників.

#7 У разі необхідності надішліть наступний електронний лист для планування зустрічі

Ви коли-небудь надсилали електронного листа з проханням про зустріч, а у відповідь чули тишу протягом наступних кількох тижнів? Хоча це не зовсім професійне спілкування, ваші одержувачі, ймовірно, отримують безліч листів з проханнями про зустріч, і вони можуть бути надто зайняті, щоб відповісти на ваш перший лист.

Не завжди легко відстежувати відповіді на професійні електронні листи. Щоб переконатися, що з організацією швидкої зустрічі не буде затримок, а всі сторони будуть в курсі подій, найкраще скористатися нагадуванням.

Ефективність повторного листа неможливо переоцінити - відсоток відповідей може бути навіть на 40% вищим, ніж у випадку з первинним листом із запитом на зустріч..

Використовуйте інструменти відстеження електронної пошти, щоб дізнатися, чи було прочитано ваше повідомлення і чи не було вжито жодних заходів. Це особливо корисно для людей, які надсилають довгі ланцюжки електронних листів із запитами на зустрічі, і їм важко відстежувати всі свої розмови для планування зустрічей.

Хороша новина: якщо ви візьмете на себе ініціативу надіслати повторний лист, ваш запит на зустріч не загубиться в перетасовці. Ви можете повторити ключові деталі, надіслати детальний порядок денний або визначити ідеальний час, який підійде одержувачу.

Якщо ви хочете дізнатися більше про те, як писати ділові листи, перегляньте цю статтю: Посібник з маркетингових електронних листів для B2B - що працює, а що ні.

#8 Додайте посилання на інструмент планування на ваш вибір

Пошук відповідного часу для зустрічі може стати справжнім клопотом. Ваші потенційні клієнти мають різні графіки, і коли ви запрошуєте їх на зустріч електронною поштою, ви повинні дати їм можливість вибору.

Існують різні інструменти, які допоможуть зробити ваші листи із запитами на холодні зустрічі ще кращими. Наприклад, Calendly. 

Ви можете використовувати цей інструмент, щоб запропонувати потенційним клієнтам весь доступний час для індивідуальних зустрічей. Вони отримують доступ до вашого онлайн-календаря і обирають час, який підходить і їм, максимізуючи ваші шанси на позитивну відповідь і успішну зустріч.

Такі програми, як Calendly, пов'язані з іншими популярними інструментами для проведення зустрічей, такими як Google Meet і Zoom, тому ви отримуватимете сповіщення на свою електронну адресу про кожну нову заброньовану зустріч.

Шаблон запиту на ділову зустріч

Незалежно від того, чи пишете ви ідеальний лист із проханням про зустріч з колегами, потенційним клієнтом або діловими партнерами, ви можете скористатися цими готовими шаблонами для вашої пропозиції про зустріч.

P.S. Не соромтеся адаптувати ці зразки листів до ваших потреб і типів запитів на зустріч, які ви хочете розіслати.

Шаблон електронного листа для зустрічі 1

Тема листа: Давай поговоримо

Шановний [ім'я],

Я звертаюся до вас з проханням про зустріч з приводу [тема] у зручний для вас час.

Я вільний на [дата] за адресою [час] або [дата] за адресою [час]. Я можу створити зустріч за допомогою [додаток]. Дайте мені знати, якщо якась із цих дат вам підходить.

Сподіваємось почути вас найближчим часом!

З повагою,

[ваше ім'я]

Шаблон листа 2

Тема листа: Співпраця // запит на зустріч

Шановний [ім'я],

Як ми вже обговорювали раніше, я дуже зацікавлений у вивченні можливості співпраці. Я вважаю, що об'єднання наших сильних сторін і ресурсів буде корисним для обох сторін.

Ось порядок денний, який я підготував для нашої зустрічі:

1. Огляд партнерських планів
2. Обговорити потенційні можливості та виклики
3. Визначте наступні кроки

Будь ласка, дайте мені знати, якщо це [дата] і [час] працювати на вас. Сподіваюся, що незабаром ми з вами зв'яжемося.

Найкраще,

[ваше ім'я]

Шаблон листа 3

Тема листа: Поговоримо про бізнес

Привіт. [ім'я],

Як ви знаєте, наші компанії працюють разом вже деякий час, і я вважаю, що важливо тримати лінії зв'язку відкритими і вивчати шляхи, якими ми можемо зміцнити наше партнерство.

У мене є кілька цікавих ідей, якими я хотів би поділитися з вами, і я вважаю, що особиста зустріч буде найкращим способом обговорити їх більш детально.

 

Я хотів би запропонувати дату зустрічі [дата] за адресою [час], [місце/посилання на зустріч] [місце проведення/посилання на зустріч]. Якщо ця дата вам не підходить, будь ласка, повідомте мені про інші дати, які вам підходять.

З повагою,

[твоє ім'я.]

Шаблон листа 4

Тема повідомлення: Давайте з'єднаємось для зустрічі

Привіт. [ім'я],

 

Я впевнений, що ви зайняті, але я сподіваюся, що ми зможемо знайти час для спілкування найближчим часом. Було б чудово поспілкуватися та обговорити [тема зустрічі].

Ви готові до онлайн або особистої зустрічі? Будь ласка, повідомте мені, як вам зручніше, і ми з'ясуємо деталі.

Найкраще,

[ваше ім'я]

Шаблон листа 5

Тема листа: Давай вип'ємо кави ☕

Шановний [ім'я],

Сподіваюся, що все добре. Я давно хотів зустрітися з вами, дорогі колеги, і подумав, що це чудова нагода для цього. Я думав зустрітися за кавою, щоб обговорити наші плани на майбутнє і те, як ми можемо зміцнити наше партнерство.

Побачення: [дата]

Час: [час]

Сідай: [місцезнаходження]

Чи підійде це для вашого графіку? З нетерпінням чекаємо на вашу відповідь.

Всього найкращого,

[ваше ім'я]

А ось і Вишибала.

Bouncer допомагає покращити доставку імейлів, перевіряючи валідність кожної адреси, зменшуючи кількість відмов і підтримуючи репутацію вашого відправника. Наш інструмент, що заощаджує час, підвищує ефективність кампанії, автоматизуючи процес перевірки, гарантуючи, що ваші пропозиції щодо зустрічей отримають справді зацікавлені особи. В результаті ви можете зосередитися на створенні ідеальної презентації для потенційних учасників.
 

Ви готові до роботи

Від відправки запиту на зустріч вас відділяє лише кілька кліків. Обов'язково перевірте всі деталі та додайте короткий опис зустрічі, незалежно від того, чи плануєте ви зустріч команди, чи надсилаєте офіційний запит на зустріч.

Якщо ви виконаєте всі кроки, описані в цій статті, ваші запрошення на зустріч будуть високопрофесійними. Зрештою, варто почати на високій ноті ще до початку зустрічі. Якщо ваше початкове повідомлення написане добре, воно вселяє впевненість у майбутній співпраці.

Поширені запитання

Як написати електронного листа, щоб домовитися про зустріч з начальником?

Усі наведені вище поради застосовні, і ви навіть можете змінити деякі зразки листів, які ми перерахували вище, під час написання листа з проханням про зустріч. Однак, можливо, буде краще попросити боса про зустріч через додаток для обміну повідомленнями або особисто, а не електронною поштою, оскільки лист може загубитися в його поштовій скриньці.

Як ввічливо попросити про зустріч?

Використовуйте такі фрази, як "Чи можу я попросити про послугу", "Чи не могли б ви зробити мені послугу", "Чи можу я потурбувати вас на секунду" та подібні у ваших листах із проханням про зустріч. Звичайне запрошення на зустріч не спрацює, якщо ви спілкуєтеся з важливими стейкхолдерами. Такий тип листів може бути сприйнятий як непристойний, тому дотримуйтесь такого стилю спілкування 

Скільки запитів на зустрічі є оптимальною кількістю для розсилки?

Це залежить від взаємовідносини перед тим, як призначити зустріч, ви маєте обговорити з людиною. Проте, вам слід обмежити кількість запитів на зустріч до кількох листів. Коли ви надсилаєте холодні листи, краще менше, ніж краще. Краще надіслати один ідеальний імейл, ніж кілька посередніх.