Hogyan kell e-mailt írni egy találkozó időpontjának egyeztetéséhez (+8 sablon)

Tipp: mielőtt elküldené a találkozót kérő e-maileket egy listára (különösen a hideg e-mailezés esetén), győződjön meg róla, hogy a megfelelő embereknek küldi el. Ezért javasoljuk, hogy e-mailek hitelesítése Bouncerrel először.

#1 Írjon meggyőző tárgysorokat

A jó tárgysornak kreatívnak és magával ragadónak kell lennie, ugyanakkor utalást kell adnia arra, hogy miről szól a találkozót kérő e-mail.

Ha például egy üzleti találkozóra való meghívással keres meg valakit, gondoljon valami olyasmire, mint "Beszéljük meg egy kávé mellett." Vagy ha egy még vonzóbb tárgysorra van szüksége, próbálja ki ezt: "Készen áll a személyes kapcsolatfelvételre?". A találkozóra való meghívás e-mailben kihívást jelenthet, de a leghatékonyabb találkozót kérő e-mailek azt mutatják, hogy minden a témával kezdődik.
 

 
A rövid, kedves és lényegre törő tárgysorok mindig a legjobbak ahhoz, hogy az üzenete célba érjen. Adja hozzá a címet. legfeljebb 9 szó és 60 karakter a legjobb megnyitási és válaszadási arányok érdekében. Bárhogy is dönt, írjon világos és tömör tárgysort, amely arra ösztönzi az olvasót, hogy nyissa meg az e-mailt, és remélhetőleg azonnal foglalkozik a fájdalmas pontjukkal.

#2 A helyzetnek megfelelő köszönés használata

Fontos megjegyezni, hogy amikor egy találkozót kérő e-mailt írsz, a stílusodnak illeszkednie kell a helyzethez. A találkozók e-mailben történő ütemezése meghatározza a tényleges találkozó hangvételét.

Ha egy alkalmi munkatársnak írsz, ez belső kommunikáció. Játékos, humoros és laza hangnemmel könnyedén tarthatod. Ezzel szemben, ha megbeszélésre küld e-mailt vagy kéréseket küld ügyfeleknek vagy hivatalos üzleti környezetből érkező embereknek, használjon olyan nyelvezetet, amely tiszteletet és professzionalizmust mutat - legyen hivatalos az üzenete, és hagyja ki a társalgási hangnemet.
 

 
Itt a tipp: Ha nem ismeri személyesen a címzettet, próbáljon meg többet megtudni róla. Manapság már szinte mindenki fent van a LinkedIn-en, így csak másodpercekbe telik, hogy megkeresse őket, és hatékonyabb találkozót kérő e-maileket készíthessen.

Határozza meg, hogy kik ők, és mi a pontos munkakörük. Ellenőrizze kétszer a cég nevét, hogy ne legyen helyesírási hiba - ez kulcsfontosságú, ha találkozót kérő e-mail sablonokat használ.

Ha valakit a nevén szólítasz, az már a kezdetektől fogva segít abban, hogy személyesebb kapcsolatot alakíts ki. Kerülje az olyan címeket, mint Sir vagy Madam minden áron.

#3 Mondja meg, mit akar, és ne kerülgesse a forró kását!

A megfelelő bevezető mondat általában a találkozót kérő e-mailek írásának legfájdalmasabb pontja. Ezt követően nem akarja az olvasó idejét pazarolni. Térjen egyenesen a lényegre, és mondja ki, hogy miről ír. Néhány mondatban magyarázza el, hogy miért keresi meg, és mi a találkozó iránti kérése.
 

 
Kerülje el a címzett félrevezetését - térjen át egyenesen a találkozó részleteire. Adja meg a megbeszélés témáját (akár a megbeszélés napirendjét is mellékelheti, hogy a címzett tudja, mennyi időt kell szánnia rá). Például: "Azért írok, hogy május 7-én, kedden, délelőtt 10:00-kor találkozót kérjek Öntől, hogy megbeszéljük a közelgő marketingkampányt. Itt van a megbeszélés napirendje:...".

Ne felejtse el azt sem megadni, hogy milyen típusú találkozót tervez, például egy gyors csevegést vagy egy rendes online találkozót.

#4 Magyarázza el, hogy a címzett milyen értéket kap majd.

A legtöbb esetben a találkozókat szervező embereket jobban érdekli, hogy a találkozó létrejöjjön. Ezért kell bátorítania a címzettet, és megmagyaráznia, miért érdemes időt szakítaniuk a napjukból arra, hogy találkozzanak Önnel.

Gondolja át, milyen előnyökkel járna, ha beleegyeznének a találkozóba - mit tanulhatnának? Mely közelgő kihívások megoldásában tudna segíteni, és melyeket tudná a találkozó napirendjére tűzni?

Például felajánlhatja:

• a ingyenes egy értékes eszköz bemutatója
• segítség az adott személy problémájának megoldásában (pl. a fizetett hirdetések teljesítményének maximalizálása)
• együttműködő környezet az ötletek megosztására
• megoldáskereső brainstorming

Ha kiemeli ezeket az előnyöket és a várható cél elérését a találkozót kérő e-mailben, akkor motiválhatja őket arra, hogy e-mailben adjanak prioritást a tervezett találkozónak.

Az is fontos, hogy ne hagyjon ki semmilyen logisztikai részletet a találkozóból. Ki fog részt venni? Mennyi ideig kell tartania a találkozónak? Ha ezeket az információkat előre megadja, minden szükséges információt megkapnak ahhoz, hogy eldönthessék, érdemes-e részt venni egy rövid megbeszélésen.

#5 Több találkozó időpontjának felajánlása

Amikor találkozót szervez, ajánljon fel egynél több időpontot a találkozót kérő e-mailben. Ez nem csak lehetőséget ad mindkettőtöknek arra, hogy olyan időpontot találjatok, amely megfelel az elérhetőségeteknek, hanem azt is mutatja, hogy rugalmasak vagytok, és hogy tiszteletben tartjátok kollégátok kedves preferenciáit.

Íme egy minta e-mail, amely kiválthat egy. pozitív választ:

Vegye figyelembe a helyi időt is. Ha a világ egy másik részéről érkező személlyel egyeztet, győződjön meg róla, hogy ismeri az időzónákat, amelyekben a találkozó időpontját megszervezi.

Az időzónákról való tájékozódás a találkozót kérő e-mailek megírásának kulcsfontosságú része. Ha nem tudod kitalálni, hogy hajnali 4 órára ütemezel be egy fontos találkozót, akkor hogyan tudod megoldani a fájdalmas pontjukat? Ütemezze a találkozókat úgy, hogy mindenkinek kényelmes legyen.

#6 Válasz kérése a találkozó megerősítésére

Tisztázza előre, hogy szüksége van-e válaszra a találkozót kérő e-mailre vagy sem ("Nagyra értékelném a visszajelzéseit ezzel kapcsolatban") és amikor szüksége van rá. Ne legyen túlságosan rámenős vagy követelőző. Ehelyett mutasson tiszteletet és megbecsülést egymás idejével szemben.

A visszaigazolás elküldésének kérése lehetőséget ad arra is, hogy kétszer is ellenőrizze a dátumot, a megfelelő időpontot, a megbeszélés ütemezését és egyéb részleteket, valamint érvényesítse a konferenciaterem foglalását (ami a hivatalos megbeszéléshez elengedhetetlen).

Itt a tipp: Automatizálhatja a folyamatot, és küldhet egy naptárkérést a találkozóra meghívó e-maillel együtt. Különböző eszközök állnak rendelkezésre, amelyeket erre a célra használhat. Sokuk, például a Google Naptár, rendelkezik ezzel a beépített funkcióval. Segít időt megtakarítani, és megkönnyíti az offline és online találkozók ütemezését minden érintett számára.

#7 Szükség esetén nyomon követés a következő e-mailben a találkozó ütemezése céljából

Küldött már valaha e-mailt, hogy találkozót kérjen valakitől, és a következő hetekben rádiócsend volt? Bár ez nem éppen professzionális kommunikáció, a címzettek valószínűleg mindenféle találkozót kérő e-mailt kapnak, és lehet, hogy túl elfoglaltak ahhoz, hogy válaszoljanak az eredeti e-mailre.

Nem mindig könnyű a professzionális e-mailekkel a válaszadás csúcsán maradni. Annak érdekében, hogy ne legyen késedelem a gyors találkozó összehozásában, és minden fél képben maradjon, a legjobb, ha emlékeztetővel követi nyomon az eseményeket.

A nyomon követő e-mail hatékonyságát nem lehet eléggé hangsúlyozni - a válaszadási arány akár 40%-tel is magasabb lehet, mint az eredeti találkozót kérő e-mail esetében..

Használja az e-mail nyomonkövetési eszközöket, hogy megtudja, elolvasták-e az üzenetét, és ha nem történt semmilyen intézkedés. Ez különösen hasznos azok számára, akik találkozót kérő e-mailek hosszú láncolatát küldik, és nehezen tudják nyomon követni az összes beszélgetést a találkozók ütemezéséhez.

Jó hír - ha kezdeményezi, hogy küldjön egy utólagos e-mailt, a találkozó iránti kérése nem vész el a sűrűjében. Megismételheti a legfontosabb részleteket, részletes napirendet küldhet, vagy kitalálhatja a tökéletes időpontot, amely megfelel a címzettnek.

Ha többet szeretne megtudni arról, hogyan írjon üzleti e-maileket, nézze meg ezt: Útmutató a B2B marketing e-mailekhez - Mi működik és mi nem?.

#8 Link hozzáadása az Ön által választott ütemezési eszközhöz

A megfelelő időpontot megtalálni egy találkozóra megfelelő feladat lehet. Leendő ügyfeleinek más az időbeosztása, mint Önnek, és amikor e-mailben kér egy találkozót, lehetőséget kell adnia nekik a választásra.

Vannak különböző eszközök, amelyek segíthetnek abban, hogy a hideg találkozót kérő e-mailek még jobbak legyenek. Például a Calendly. 

Ezzel az eszközzel felajánlhatja leendő ügyfeleinek az összes rendelkezésre álló időpontot egy személyes találkozóra. Ők hozzáférhetnek az online naptárához, és kiválaszthatják a számukra is megfelelő időpontot, így maximalizálva a pozitív válasz és a sikeres találkozó esélyét.

Az olyan alkalmazások, mint a Calendly, más népszerű találkozóeszközökhöz, például a Google Meet és a Zoom alkalmazáshoz kapcsolódnak, így minden új lefoglalt találkozóról értesítést kap az e-mail címére.

Üzleti megbeszélés kérés e-mail sablon

Akár egy tökéletes találkozót kérő e-mailt ír, hogy találkozzon kollégáival, egy potenciális ügyféllel vagy üzleti partnerekkel, ezeket a kész e-mail sablonokat használhatja a találkozóra vonatkozó javaslatához.

Ps. Nyugodtan adaptálhatja ezeket a tárgyalási kérés e-mail mintákat az Ön igényeihez és a kiküldendő tárgyalási kérések típusaihoz.

Találkozó e-mail sablon 1

E-mail tárgya: Beszéljünk

Kedves [név],

Azért jöttem, hogy találkozót kérjek önnel a következő témában. [téma] az Önnek megfelelő időpontban.

Szabad vagyok [dátum] a címen. [idő] vagy [dátum] a címen. [idő]. Létrehozhatok egy találkozót a [app]. Tudassa velem, ha ezek közül bármelyik időpont megfelel Önnek.

Remélem, hamarosan hallok felőled!

Üdvözlettel,

[az ön neve]

Email sablon 2

E-mail tárgya: Együttműködés // találkozó iránti kérelem: Együttműködés // találkozó iránti kérelem

Kedves [név],

Amint azt korábban megbeszéltük, nagyon érdekel az együttműködés lehetőségének feltárása. Úgy vélem, hogy erősségeink és erőforrásaink egyesítése mindkét fél számára előnyös lenne.

Íme a napirend, amit a találkozónkra szántam:

1. A partnerségi tervek áttekintése
2. A lehetséges lehetőségek és kihívások megvitatása
3. A következő lépések meghatározása

Kérem, tudassa velem, ha ez [dátum] és [idő] az Ön számára. Remélem, hamarosan hallok Önről.

A legjobb,

[az ön neve]

E-mail sablon 3

E-mail tárgya: Beszéljünk az üzletről

Hello [név],

Mint tudják, vállalataink már jó ideje együttműködnek, és fontosnak tartom, hogy nyitva tartsuk a kommunikációs csatornákat, és megvizsgáljuk, hogyan erősíthetnénk partnerségünket.

Van néhány izgalmas ötletem, amelyet szeretnék megosztani önökkel, és úgy gondolom, hogy egy személyes találkozó lenne a legjobb módja annak, hogy részletesebben megvitassuk őket.

 

A találkozó időpontját a következő időpontra szeretném javasolni [dátum] a címen. [idő], [helyszín/link a találkozóra]. Ha ez az időpont nem felel meg Önnek, kérem, tudasson velem néhány más időpontot, amely megfelel Önnek.

Üdvözlettel,

[az Ön neve]

Email sablon 4

Tárgy sor: Kapcsolatba léphetünk egy találkozóra

Hello [név],

 

Biztos vagyok benne, hogy elfoglalt vagy, de remélem, hogy a közeljövőben tudunk majd időt szakítani a beszélgetésre. Nagyszerű lenne, ha kapcsolatba léphetnénk és megbeszélhetnénk [találkozó témája].

Rendelkezésre állna online vagy személyes találkozóra? Kérem, ossza meg velem, hogy melyik felel meg Önnek a legjobban, és onnantól kezdve kitaláljuk a részleteket.

A legjobb,

[az ön neve]

Email sablon 5

Tárgy sor: ☕

Kedves [név],

Remélem, minden rendben van. Már jó ideje tervezem, hogy találkozom veletek, kedves kollégák, és úgy gondoltam, hogy ez egy remek alkalom lenne erre. Arra gondoltam, hogy találkozunk egy kávé mellett, hogy megbeszéljük a jövőre vonatkozó terveinket, és hogy hogyan erősíthetnénk a partnerségünket.

Dátum: [dátum]

Idő: [idő]

Hely: [helyszín]

Ez megfelelne az Ön időbeosztásának? Várom, hogy hamarosan jelentkezzen.

Minden jót,

[az ön neve]

Itt jön Bouncer

A Bouncer segít javítani az e-mail kézbesíthetőséget azáltal, hogy ellenőrzi az egyes címek érvényességét, csökkenti a visszapattanási arányt és fenntartja a feladó hírnevét. Időmegtakarító eszközünk az ellenőrzési folyamat automatizálásával növeli a kampányok hatékonyságát, így biztosítva, hogy a tárgyalási levelek valóban eljutnak a valóban érdeklődő felekhez. Ennek eredményeképpen Ön a potenciális résztvevők számára a tökéletes ajánlat elkészítésére összpontosíthat.
 

Készen állsz az indulásra

Már csak néhány kattintás választja el attól, hogy elküldje a találkozót kérő e-mailt. Győződjön meg róla, hogy minden részletet kétszer is ellenőriz, és tegyen egy rövid megbeszélési vázlatot, akár csoportos megbeszélést tervez, akár hivatalos megbeszélési kérelmet küld.

Ha követi az ebben a cikkben leírt összes lépést, akkor a tárgyalási meghívók rendkívül professzionálisak lesznek. Elvégre megéri, hogy már a tényleges megbeszélés kezdete előtt magas színvonalon kezdjen. Ha az eredeti üzenete jól meg van írva, az bizalmat ébreszt a jövőbeli együttműködések iránt.

Gyakran ismételt kérdések

Hogyan írjon e-mailt, hogy megbeszélést szervezzen a főnökével?

A fenti tippek mindegyike érvényes, és még a fent felsorolt e-mail minták némelyikét is megváltoztathatja, amikor találkozót kérő e-mailt ír. Azonban lehet, hogy jobb, ha e-mail helyett inkább egy üzenetküldő alkalmazáson keresztül vagy személyesen kérsz találkozót a főnöködtől, mivel az elveszhet a postaládájukban.

Hogyan kérhetek udvariasan találkozót?

Használjon olyan kifejezéseket, mint "Kérhetek egy szívességet?", "Megtenne nekem egy szívességet?", "Zavarhatnám egy pillanatra?" és hasonlókat a találkozót kérő e-mailekben. Egy alkalmi találkozómeghívás nem fog működni, ha fontos érdekeltekkel állsz kapcsolatban. Az ilyen típusú e-maileket aljasnak tekinthetik, ezért tartsa meg a kommunikációs stílust. 

Hány találkozóra szóló megkeresést érdemes kiküldeni?

Ez attól függ, hogy kapcsolat a találkozó időpontjának egyeztetése előtt az adott személlyel. Azonban az e-mailben küldött találkozókérelmek számát legfeljebb néhányra kell csökkentenie. Hideg e-mailek küldésekor a kevesebb jobb. Jobb, ha egyetlen tökéletes e-mail kérést küld ki, mint egy maroknyi átlagosat.