So schreiben Sie eine E-Mail für die Planung einer Besprechung (+8 Vorlagen)

Tipp: Bevor Sie E-Mails mit Terminanfragen an eine Liste senden (insbesondere bei Cold-E-Mails), sollten Sie sicherstellen, dass Sie sie an die richtigen Personen senden. Deshalb empfehlen wir Validierung Ihrer E-Mails mit Bouncer zuerst.

#1 Schreiben Sie überzeugende Betreffzeilen

Eine gute Betreffzeile sollte kreativ und ansprechend sein und gleichzeitig einen Hinweis darauf geben, worum es in der E-Mail mit der Terminanfrage geht.

Wenn Sie zum Beispiel jemanden mit einer Einladung zu einem Geschäftstreffen ansprechen, sollten Sie etwas wie "Lassen Sie uns bei einem Kaffee darüber reden." Oder, wenn Sie eine ansprechendere Betreffzeile brauchen, versuchen Sie dies: "Sind Sie bereit für ein persönliches Gespräch?". Per E-Mail zu einem Treffen einzuladen, kann eine Herausforderung sein, aber die effektivsten E-Mail-Einladungen zu einem Treffen zeigen, dass alles mit dem Betreff beginnt.
 

 
Kurze, prägnante und auf den Punkt gebrachte Betreffzeilen sind immer am besten geeignet, um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft ankommt. hinzufügen nicht mehr als 9 Wörter und 60 Zeichen um die besten Öffnungs- und Antwortraten zu erzielen. Egal, wofür Sie sich entscheiden, schreiben Sie eine klare und prägnante Betreffzeile, die die Leser zum Öffnen Ihrer E-Mail anregt und hoffentlich sofort ihren Schmerzpunkt anspricht.

#2 Die richtige Begrüßung je nach Situation verwenden

Wenn Sie eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage schreiben, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Ihr Stil der Situation entspricht. Die Anberaumung von Besprechungen per E-Mail gibt den Ton für das eigentliche Treffen an.

Wenn Sie an einen lockeren Mitarbeiter schreiben, handelt es sich um interne Kommunikation. Sie können es mit einem spielerischen, humorvollen und lockeren Ton halten. Wenn Sie dagegen eine E-Mail zu einer Besprechung oder Anfragen an Kunden oder Personen aus einem formellen Geschäftsumfeld senden, sollten Sie eine Sprache verwenden, die Respekt und Professionalität zeigt - machen Sie Ihre Nachricht formell und lassen Sie den Umgangston weg.
 

 
Hier ist der Tipp: Wenn Sie den Empfänger nicht persönlich kennen, versuchen Sie, mehr über ihn herauszufinden. Heutzutage ist fast jeder auf LinkedIn, so dass es nur wenige Sekunden dauert, sie zu suchen und effektivere E-Mails mit Terminanfragen zu erstellen.

Stellen Sie fest, wer die Person ist und wie ihre genaue Stellenbezeichnung lautet. Überprüfen Sie den Firmennamen zweimal, um Rechtschreibfehler zu vermeiden - dies ist entscheidend, wenn Sie E-Mail-Vorlagen für Besprechungsanfragen verwenden.

Wenn Sie jemanden mit seinem Namen ansprechen, können Sie von Anfang an eine persönlichere Verbindung herstellen. Vermeiden Sie Titel wie Herr bzw. Frau um jeden Preis.

#3 Geben Sie an, was Sie wollen, und reden Sie nicht um den heißen Brei herum

Ein angemessener Einleitungssatz ist in der Regel der Hauptkritikpunkt beim Schreiben von E-Mails mit Terminanfragen. Danach wollen Sie die Zeit des Lesers nicht verschwenden. Kommen Sie direkt auf den Punkt und geben Sie an, worüber Sie schreiben. Erläutern Sie in wenigen Sätzen, warum Sie sich melden und was Ihr Anliegen ist.
 

 
Vermeiden Sie es, den Empfänger abzulenken - gehen Sie direkt zu den Details der Besprechung über. Geben Sie das Thema des Treffens an (Sie können sogar eine Tagesordnung für das Treffen beifügen, damit der Empfänger weiß, wie viel Zeit er einplanen muss). Beispiel: "Ich schreibe Ihnen, um ein Treffen mit Ihnen am Dienstag, den 7. Mai um 10:00 Uhr zu vereinbaren, um die bevorstehende Marketingkampagne zu besprechen. Hier ist die Tagesordnung für das Treffen:...".

Denken Sie auch daran, die Art des Treffens anzugeben, z. B. einen kurzen Chat oder ein richtiges Online-Meeting.

#4 Erläutern Sie den Wert, den der Empfänger erhalten wird

In den meisten Fällen geht es den Personen, die die Termine vereinbaren, eher darum, dass das Treffen zustande kommt. Deshalb müssen Sie Ihren Empfänger ermutigen und ihm erklären, warum er sich die Zeit nehmen sollte, um sich mit Ihnen zu treffen.

Überlegen Sie, welchen Nutzen sie haben würden, wenn sie sich treffen würden - was könnten sie lernen? Welche anstehenden Herausforderungen können Sie lösen helfen und auf die Tagesordnung des Treffens setzen?

Sie können zum Beispiel anbieten:

• a Kostenlose. Demo eines wertvollen Instruments
• Hilfe bei der Lösung eines Problems für diese Person (z. B. Maximierung der Leistung ihrer bezahlten Anzeigen)
• kollaborative Umgebung zum Austausch von Ideen
• Lösungsfindungs-Brainstorming

Wenn Sie diese Vorteile und die erwartete Zielerreichung in Ihrer E-Mail mit der Bitte um ein Treffen hervorheben, können Sie sie motivieren, Ihr geplantes Treffen per E-Mail zu priorisieren.

Es ist auch wichtig, keine logistischen Details des Treffens auszulassen. Wer wird anwesend sein? Wie lange muss das Treffen dauern? Wenn Sie diese Informationen im Voraus zur Verfügung stellen, können sie entscheiden, ob es sich lohnt, an einer kurzen Diskussion teilzunehmen oder nicht.

#5 Mehrere Besprechungszeiten anbieten

Bieten Sie bei der Planung eines Treffens mehr als eine Uhrzeit in Ihrer E-Mail mit der Bitte um ein Treffen an. So haben Sie nicht nur die Möglichkeit, einen Termin zu finden, der Ihrer Verfügbarkeit entspricht, sondern zeigen auch, dass Sie flexibel sind und die Vorlieben Ihres Kollegen respektieren.

Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail, die eine positive Reaktion hervorrufen kann:

Berücksichtigen Sie auch die Ortszeit. Wenn Sie einen Termin mit jemandem aus einem anderen Teil der Welt vereinbaren, vergewissern Sie sich, dass er die Zeitzonen kennt, in denen Sie einen Termin vereinbaren.

Beim Verfassen von E-Mails mit Besprechungsanfragen ist die Kenntnis der Zeitzonen ein entscheidender Faktor. Wenn Sie nicht herausfinden können, dass Sie eine wichtige Besprechung um 4 Uhr morgens ansetzen, wie können Sie dann das Problem des Kunden lösen? Planen Sie Besprechungen so, dass sie für alle Beteiligten bequem sind.

#6 Bitte um eine Antwort zur Bestätigung der Besprechung

Klären Sie im Voraus, ob Sie eine Antwort auf Ihre E-Mail mit der Bitte um ein Treffen benötigen oder nicht ("Ich würde mich über Ihr Feedback dazu freuen") und wann Sie es brauchen. Seien Sie nicht zu aufdringlich oder fordernd. Zeigen Sie stattdessen Respekt und Wertschätzung für die Zeit des anderen.

Das Ersuchen um eine Bestätigung gibt Ihnen auch die Möglichkeit, das Datum, die Uhrzeit, den Sitzungsplan und andere Details zu überprüfen und die Buchung des Konferenzraums zu bestätigen (was für die formelle Sitzung unerlässlich ist).

Hier ist der Tipp: Sie können den Prozess auch automatisieren und eine Kalenderanfrage mit einer E-Mail-Einladung zur Besprechung senden. Es gibt verschiedene Tools, die Sie zu diesem Zweck verwenden können. Viele von ihnen, wie z. B. Google Calendar, haben diese Funktion integriert. So können Sie Zeit sparen und die Planung von Offline- und Online-Meetings für alle Beteiligten vereinfachen.

#7 Nachfassen, falls erforderlich, mit der nächsten E-Mail zur Planung eines Treffens

Haben Sie schon einmal eine E-Mail mit der Bitte um ein Treffen verschickt, und in den nächsten Wochen herrschte Funkstille? Das ist zwar nicht gerade eine professionelle Kommunikation, aber Ihre Empfänger erhalten wahrscheinlich alle möglichen E-Mails mit Terminanfragen und sind vielleicht zu beschäftigt, um auf Ihre erste E-Mail zu antworten.

Es ist nicht immer einfach, bei beruflichen E-Mails den Überblick zu behalten und eine Antwort zu erhalten. Um sicherzustellen, dass es keine Verzögerungen bei der Vereinbarung eines schnellen Treffens gibt und alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden, ist es am besten, eine Erinnerung zu schicken.

Die Wirksamkeit einer Follow-up-E-Mail kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden - die Antwortrate kann sogar bis zu 40% höher sein als bei der ersten E-Mail mit der Bitte um ein Treffen..

Verwenden Sie E-Mail-Verfolgungstools, um herauszufinden, ob Ihre Nachricht gelesen wurde und ob es zu keiner Reaktion gekommen ist. Dies ist besonders hilfreich für Personen, die lange Ketten von E-Mails mit Besprechungsanfragen versenden und es schwierig finden, den Überblick über all ihre Gespräche zur Planung von Besprechungen zu behalten.

Die gute Nachricht: Wenn Sie die Initiative ergreifen und eine Follow-up-E-Mail senden, geht Ihre Besprechungsanfrage nicht in der Masse unter. Sie können die wichtigsten Details wiederholen, eine ausführliche Tagesordnung verschicken oder den perfekten Zeitpunkt für den Empfänger festlegen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie man geschäftliche E-Mails schreibt, lesen Sie dies: Ein Leitfaden für B2B-Marketing-E-Mails - was funktioniert und was nicht.

#8 Fügen Sie einen Link zu einem Planungstool Ihrer Wahl hinzu

Einen geeigneten Zeitpunkt für ein Treffen zu finden, kann eine echte Herausforderung sein. Ihre potenziellen Kunden haben andere Zeitpläne als Sie, und wenn Sie per E-Mail um ein Treffen bitten, sollten Sie ihnen die Möglichkeit geben, einen Termin zu wählen.

Es gibt verschiedene Tools, mit denen Sie Ihre E-Mails mit der Bitte um ein kaltes Treffen noch besser gestalten können. Zum Beispiel, Calendly. 

Mit diesem Tool können Sie potenziellen Kunden alle verfügbaren Zeiten für ein persönliches Gespräch anbieten. Sie erhalten Zugang zu Ihrem Online-Kalender und können sich eine Zeit aussuchen, die auch für sie geeignet ist, was die Chancen auf eine positive Reaktion und ein erfolgreiches Treffen erhöht.

Apps wie Calendly sind mit anderen beliebten Meeting-Tools wie Google Meet und Zoom verknüpft, so dass Sie bei jeder neuen gebuchten Besprechung über Ihre E-Mail-Adresse benachrichtigt werden.

E-Mail-Vorlage für geschäftliche Besprechungsanfragen

Ganz gleich, ob Sie eine perfekte E-Mail mit einer Besprechungsanfrage für ein Treffen mit Kollegen, einem potenziellen Kunden oder Geschäftspartnern schreiben möchten, Sie können diese vorgefertigten E-Mail-Vorlagen für Ihren Besprechungsvorschlag verwenden.

Ps. Sie können diese E-Mail-Muster für Besprechungsanfragen gerne an Ihre Bedürfnisse und die Art der Besprechungsanfragen, die Sie verschicken möchten, anpassen.

Meeting-E-Mail-Vorlage 1

Betreffzeile der E-Mail: Lassen Sie uns reden

Liebe [Name],

Ich möchte Sie um ein Treffen bitten, bei dem es um Folgendes geht [Thema] zu einem für Sie günstigen Zeitpunkt.

Ich bin frei am [Datum] unter [time] bzw. [Datum] unter [time]. Ich kann ein Meeting erstellen über [app]. Lassen Sie mich wissen, ob einer dieser Termine für Sie in Frage kommt.

Wir hoffen, bald von Ihnen zu hören!

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

E-Mail-Vorlage 2

Betreffzeile der E-Mail: Zusammenarbeit // Besprechungsanfrage

Liebe [Name],

Wie wir bereits besprochen haben, bin ich sehr daran interessiert, die Möglichkeit einer Zusammenarbeit zu prüfen. Ich glaube, dass die Kombination unserer Stärken und Ressourcen für beide Seiten von Vorteil wäre.

Hier ist die Tagesordnung, die ich mir für unser Treffen ausgedacht habe:

1. Überblick über die Partnerschaftspläne
2. Erörterung möglicher Chancen und Herausforderungen
3. Legen Sie die nächsten Schritte fest

Bitte lassen Sie mich wissen, ob dies [Datum] und [time] für Sie arbeiten. Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören.

Das Beste,

[Ihr Name]

E-Mail-Vorlage 3

Betreffzeile der E-Mail: Reden wir übers Geschäft

Hallo [Name],

Wie Sie wissen, arbeiten unsere Unternehmen nun schon seit einiger Zeit zusammen, und ich halte es für wichtig, die Kommunikationswege offen zu halten und Möglichkeiten zu erkunden, wie wir unsere Partnerschaft stärken können.

Ich habe einige spannende Ideen, die ich gerne mit Ihnen teilen möchte, und ich glaube, dass ein persönliches Treffen der beste Weg wäre, um sie im Detail zu besprechen.

 

Ich möchte den folgenden Termin für ein Treffen vorschlagen [Datum] unter [time], [Ort/Link zum Treffen]. Wenn Ihnen dieser Termin nicht passt, teilen Sie mir bitte ein paar andere Termine mit, die für Sie in Frage kommen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

E-Mail-Vorlage 4

Betreffzeile: Lassen Sie uns für ein Treffen zusammenkommen

Hallo [Name],

 

Ich bin mir sicher, dass Sie viel zu tun haben, aber ich hoffe, dass wir in naher Zukunft Zeit für ein Gespräch finden werden. Es wäre toll, wenn wir uns austauschen und diskutieren könnten. [Thema der Sitzung].

Wären Sie für ein Online- oder ein persönliches Treffen verfügbar? Bitte lassen Sie mich wissen, was für Sie am besten geeignet ist, und wir werden dann die Einzelheiten besprechen.

Das Beste,

[Ihr Name]

E-Mail-Vorlage 5

Betreffzeile: Lass uns einen Kaffee trinken gehen ☕

Liebe [Name],

Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte mich schon seit geraumer Zeit mit Ihnen, liebe Kolleginnen und Kollegen, treffen, und ich dachte, dies wäre eine gute Gelegenheit dazu. Ich dachte an ein Treffen bei einem Kaffee, um unsere Pläne für die Zukunft zu besprechen und zu überlegen, wie wir unsere Partnerschaft stärken können.

Datum: [Datum]

Zeit: [time]

Ort: [Standort]

Würde das in Ihren Zeitplan passen? Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.

Alles Gute,

[Ihr Name]

Hier kommt Bouncer

Bouncer hilft, die Zustellbarkeit von E-Mails zu verbessern, indem es die Gültigkeit jeder Adresse überprüft, die Bounce-Rate reduziert und den Ruf Ihres Absenders aufrechterhält. Unser zeitsparendes Tool steigert die Effizienz von Kampagnen, indem es den Überprüfungsprozess automatisiert und so sicherstellt, dass Ihre Meeting-Pitches auch wirklich interessierte Personen erreichen. So können Sie sich darauf konzentrieren, das perfekte Angebot für potenzielle Teilnehmer zu erstellen.
 

Sie sind bereit zu gehen

Sie sind nur noch wenige Klicks davon entfernt, Ihre Besprechungsanfrage per E-Mail zu versenden. Überprüfen Sie alle Details und fügen Sie eine kurze Übersicht über die Besprechung ein, unabhängig davon, ob Sie eine Teambesprechung planen oder eine formelle Besprechungsanfrage senden.

Wenn Sie alle in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, werden Ihre Einladungen zu Besprechungen höchst professionell wirken. Schließlich lohnt es sich, schon vor dem eigentlichen Treffen mit einem guten Gefühl zu beginnen. Wenn Ihre ursprüngliche Nachricht gut geschrieben ist, weckt sie Vertrauen in die künftige Zusammenarbeit.

Häufig gestellte Fragen

Wie schreibt man eine E-Mail, um ein Treffen mit seinem Chef zu vereinbaren?

Alle oben genannten Tipps gelten, und Sie können sogar einige der oben aufgeführten E-Mail-Muster abändern, wenn Sie eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage schreiben. Es kann jedoch besser sein, Ihren Chef über eine Messaging-App oder persönlich um ein Treffen zu bitten, als eine E-Mail zu schreiben, da diese in seinem Posteingang verloren gehen könnte.

Wie kann ich höflich um ein Treffen bitten?

Verwenden Sie in Ihren E-Mails mit Besprechungsanfragen Formulierungen wie "Kann ich Sie um einen Gefallen bitten", "Würden Sie mir bitte einen Gefallen tun", "Dürfte ich Sie kurz stören" und ähnliche. Eine beiläufige Einladung zu einem Treffen wird nicht funktionieren, wenn Sie mit wichtigen Interessengruppen in Kontakt treten wollen. Diese Art von E-Mail kann als schäbig empfunden werden, daher sollten Sie den Kommunikationsstil beibehalten. 

Wie viele Besprechungsanfragen sollte man verschicken?

Es hängt von der Beziehung die Sie mit der Person haben, bevor Sie ein Treffen ansetzen. Allerdings sollten Sie Ihre E-Mail-Terminanfragen auf höchstens eine Handvoll beschränken. Beim Versenden von Kaltakquise-E-Mails gilt: Weniger ist mehr. Es ist besser, eine perfekte E-Mail-Anfrage zu verschicken als eine Handvoll durchschnittlicher Anfragen.