Měli jste někdy nedělní strachy?
Ten pocit strachu, který zažíváte před začátkem pracovního týdne, když víte, že váš seznam úkolů je dlouhý jako vaše ruka a váš spánek bude krátký a přerušovaný.
Vědomí, že když se usadíte v práci a otevřete e-mailovou schránku, budete muset čelit 808 nepřečteným e-mailům, které vám během dne přicházejí.
Možná se specializujete na softwarová řešení pro zdravotnictví, vyvíjíte nejnovější technologie nebo zefektivňujete proces řízení životního cyklu zákazníka – ať už podnikáte v čemkoli, přetížení e-mailů může mít vážný dopad.
Co je to přetížení e-mailovou poštou?
Každý, kdo má e-mailovou adresu, zná ten stres, když sleduje, jak se mu hromadí nepřečtené e-maily bez odpovědi.
Volně použitelný obrázek ze serveru Pexels
Přetížení e-mailovou poštou je přesně to, co se pod tímto pojmem skrývá: neschopnost udržet si přehled o pracovních nebo osobních e-mailech – a často o obou.
Přichází vám příliš mnoho e-mailů a nemáte dost času na odpovědi. To může mít dopad na váš osobní výkon i na efektivitu vaší firmy.
Odpovědí na tuto otázku je dosažení nulové doručené pošty – ne nutně prázdné e-mailové schránky, ale nulové nepřečtené e-maily, zvládnutelné komunikační zatížení a mnohem lepší uspořádání doručené pošty.
Jak rozpoznat přetížení e-mailů
Rozpoznání příznaků přetížení e-mailovou schránkou je prvním krokem k tomu, abyste se dostali na nulu. Zde je tedy několik věcí, na které si dát pozor:
Komunikuje váš tým efektivně?
Jeff poslal Sally tři důležité e-maily o jejich poslední schůzce, ale Sallyiných nepřečtených e-mailů jsou stovky.
Napětí na pracovišti se stále zvyšuje. Sally chodí stále častěji na kuřácké přestávky. Řízení projektu je mimo provoz. A Jeff stáleneví, jaké písmo má použít v nejnovější marketingové kampani.
Zní vám to povědomě?
Přetížení e-mailů může ztěžovat komunikaci na pracovišti. Pokud se informace nešíří efektivně, hrozí zpoždění termínů, neznalost efektivního řízení projektů, zmatek mezi kolegy v týmu a propadnutí důležitých detailů.
Ztrácíte nebo vám unikají důležité zprávy?
Kromě toho, že přeplněná schránka obecně ztěžuje komunikaci, hrozí, že vám něco unikne. Nevyžádané e-maily skryjí e-maily, které si skutečně potřebujete přečíst.
Nové e-maily odsunou staré e-maily v seznamu e-mailového klienta. Jakmile bude seznam dostatečně dlouhý, dostanete se vůbec k těm starým e-mailům? Co když jsou důležité? Co když obsahují tu jedinou informaci, jejíž hledání jste promarnili hodiny?
Je příliš snadné přehlédnout, smazat nebo se stát slepým k jehle v kupce sena, i když máte samostatnou složku pro nejdůležitější e-maily.
Trpí vaše externí komunikace?
Pokud vaši zákazníci neustále čekají několik dní nebo týdnů na vaši odpověď nebo pokud dostáváte stížnosti na nedostatečný zákaznický servis, je možné, že trpíte přetížením e-mailů kvůli velkému množství e-mailů.
Snížení průměrné doby vyřízení (AHT) je zásadní pro vybudování dobrého obchodu s opakovanými službami.
Přetížení e-mailů vás vystavuje riziku, že odradíte své cenné zákazníky a klienty.
Kontrolujete e-maily po práci?
Dobrá rovnováha mezi pracovním a soukromým životem je pro každého z nás zásadní, i když většina z nás nemá zavedenou strategii řízení času nebo nepoužívá aplikace pro trávení času u obrazovky.
Chodit domů a nutkavě kontrolovat doručenou poštu, odpovídat na e-maily a sledovat schůzky je opakem dobré rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.
Pokud během pracovní doby nestihnete vyřídit všechny výše uvedené záležitosti a velkou část prostoje se snažíte dohnat, určitě jste přetíženi elektronickou poštou.
Existují poměrně alarmující statistiky, které ukazují, že špatná rovnováha mezi pracovním a soukromým životem může mít dopad na zdraví, vztahy a produktivitu.
Obrázek pochází z ergonomictrends.com
To nás přivádí k dopadu přetížení e-mailů na vaši společnost.
Lidé i podniky jsou systémy a přetížené systémy vedou k degradaci, negativnímu výkonu a nakonec k selhání.
Ať už jste společnost nabízející služby ověřování e-mailů, nebo jednotlivec na volné noze, který píše kód webových stránek, můžete být přetížením e-mailů postiženi.
Dopad na zaměstnance
Mluvili jsme o důležitosti dobré rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.
Přetížení e-mailovou poštou samozřejmě není celá záležitost, ale je to faktor, který přispívá k problémům v osobním životě zaměstnance.
Trávíte hodiny denně tím, že se snažíte zvládnout komunikaci, neustále se odpojujete od důležitých projektů, abyste odpověděli na dotazy, procházíte doručenou poštu o polední pauze, odpovídáte kolegům v posteli, dokonce se jen obáváte, že se vám hromadí nepřečtené e-maily, protože víte, že je jednou budete muset vyřídit.
To může snížit osobní produktivitu a vést k vyhoření.
Dopad na společnosti
Je logické, že vystresovaní a vyčerpaní zaměstnanci mají negativní dopad na celou firmu.
Nespokojení zaměstnanci si vylepšují životopisy; pokud je cílem vaší společnosti spokojenost zaměstnanců, musíte pochopit dopad přetížení e-mailů na vaši firmu, a to nejen na zaměstnanecké výhody atd. (například jak dobře zavedený program bezpečnosti a ochrany zdraví ovlivňuje udržení zaměstnanců?).
E-maily odvádějí pozornost od práce. Narušují soustředění a může být obtížné přesměrovat je zpět k důležitým úkolům. Pokud vaši zaměstnanci tráví část pracovní doby vyřizováním doručených e-mailů, nepracují efektivně.
To může mít na vaši společnost negativní dopad. Příliš dlouhá reakce na potenciální zákazníky vás může připravit o obchodní příležitosti. Ztrátou důležitých informací můžete zpožďovat termíny. Mohli byste znehodnotit pečlivě připravenou e-mailovou kampaň tím, že byste se zasekli na dohánění e-mailové ztráty.
Nic z toho neprospívá produktivitě jednotlivců ani vaší firmy.
Jak tedy dosáhnout nulové doručené pošty?
Upřesnili jsme, že nulová doručená pošta nemusí nutně znamenat nulový počet e-mailů . Nulová schránka je zvládnutelná schránka a zde je několik osvědčených technik, jak jí dosáhnout ve svém digitálním životě.
Komunikujte jinými prostředky
Někteří odborníci na produktivitu tvrdí, že e-maily jsou přeceňované.
Dobře, to není pravda. E-mail je zázrak moderní technologie, který způsobil revoluci v naší komunikaci.
Ale mají svůj čas a místo, a to není vždy a všude. Zejména reklamní e-maily, které dostáváme denně.
Okamžité zasílání zpráv
Odesláním e-mailu již potvrzujete, že váš dotaz nepotřebuje okamžitou odpověď. Okamžité zprávy jsou jako e-maily, ale jsou rychlejší a umožňují zpětný chat, který se každému hodí.
Jedním ze způsobů, jak se vyhnout nevyžádané poště, je jednoduše poslat zprávu na Slack. Je to jeden z nejjednodušších tipů pro správu e-mailů, pokud se chcete vyhnout několikanásobné kontrole pošty denně.
Telefonní hovory
Pokud potřebujete na něco rychle odpovědět nebo si něco vyříkat, hlasové hovory jsou stále jedním z nejlepších komunikačních nástrojů. Dokonce se vyplatí používat pevnou telefonní linku, která je spolehlivá a může fungovat kdykoli, bez internetu nebo při výpadku proudu.
Jedním ze způsobů, jak si udržet čistou schránku, je občas zvednout telefon.
Tváří v tvář
Na některé věci se stále hodí osobní kontakt. Problémy s týmem nebo dlouhé diskuse o důležitých informacích mohou lépe fungovat při osobních schůzkách nebo videohovorech. Nejlepší je zbavit se hned na začátku zbytečných e-mailů a zbytečných e-mailových oznámení.
A přestože tyto schůzky nejsou možné pro všechny (např. pro pracovníky na dálku), jsou příjemným způsobem, jak se s posádkou soustředit.
Efektivní komunikace
Jste po schůzce zahlceni dalšími e-maily?
Pokud ano, možná vaše schůzky nejsou tak produktivní, jak by mohly být, a vy můžete podniknout několik jednoduchých kroků, abyste to napravili – aniž byste se museli stát guruem produktivity.
Schůzky pečlivě naplánujte tak, abyste zodpověděli co nejvíce otázek, a na konci si nechte čas na doplňující otázky, shrnutí a důležité diskuse.
A když píšete kontrolní e-maily, dbejte na to, aby byly kvalitní, čtivé a obsahovaly potřebné informace, aby neskončily jako nevyžádané e-maily, které si nikdo nepřečte.
Nastavení očekávaných časů odezvy
Překážky včasné komunikace mohou být způsobeny například složitostí problému nebo tím, že firmy působí v různých časových pásmech.
Kromě používání různých kanálů může zaměstnancům i zákazníkům pomoci v klidu nastavení realistických očekávání ohledně odpovědí, protože vědí, kdy na jejich e-mailové zprávy přijde odpověď.
Můžete nastavit firemní e-mailové zásady, včetně toho, že všechny e-maily budou potvrzeny do 24 hodin. Tímto způsobem zmírníte obavy lidí z toho, že jsou ignorováni, a také jejich nutkání kontrolovat schránku po celý den. Příjemce e-mailu pak může posoudit, jak dlouho mu vyřízení dotazu zabere, a stanovit si realistický časový rámec pro řádnou odpověď.
Odesílatel má jistotu rychlého vyřešení prvního kontaktu a příjemce má dostatek času na řádné vyřešení problému.
Vyhraďte si čas na správu doručené pošty
Neustálé sledování doručené pošty může zvyšovat tlak a odvádět vaši pozornost od jiných úkolů. Přeplněná schránka vás může nutit třídit zprávy několik hodin týdně.
Vyhraďte si během dne čas na kontrolu e-mailů, zejména pokud jich dostáváte velké množství.
To se liší v závislosti na osobě a oboru, ale naplánování určitého času pro správu doručené pošty vám může pomoci udržet si větší pořádek a méně se rozptylovat.
Zkuste to hned ráno, těsně před obědem a na konci dne. Nebo se vám možná lépe pracuje, když několik hodin po sobě vyřizujete e-maily a zbytek dne se věnujete jiným věcem.
Ať už je váš rozvrh jakýkoli, díky němu se budete moci soustředit na jednu věc a bez problémů třídit seznamy e-mailů.
Vytvoření e-mailových složek
E-mailové složky mohou být přehlíženým nástrojem ve vašem arzenálu, ale jsou skvělým systémem pro ukládání informací.
Pomocí složek můžete e-maily uspořádat do kategorií nebo úrovní priority. Jakmile si něco přečtete, zjistěte, kam to patří, a zařaďte to na své místo. Můžete například použít e-mailové filtry a roztřídit reklamní e-maily do jedné složky a důležité e-maily do akčních složek, které vyžadují okamžitou akci.
Dokonce můžete jít v organizaci ještě dál a mít oddělené e-mailové účty pro práci, osobní věci, přihlašování atd.
Použití automatizace
Dobrým začátkem je nastavení filtrů, které blokují nevyžádanou poštu, lidi nebo konkrétní slova v předmětu.
K zefektivnění příchozích a odchozích e-mailů můžete použít také automatizaci e-mailů. Například automatizovat proces potvrzení pomocí jednoduchého „obdrželi jsme váš e-mail…“, které se spustí při dotazu zákazníka. Nebo šablony e-mailů, které se týkají souboru často kladených otázek.
Odstranit, odhlásit, označit jako spam
Buďte bezohlední. V e-mailovém programu si neberte žádné zajatce.
Pokud máte staré, nedůležité e-maily, ke kterým se nikdy nedostanete, smažte je.
Pokud přes filtry projde spam, označte ho.
Pokud máte nějaký blog, který jste měli rádi, ale už ho nečtete, odhlaste se z jeho seznamu adresátů.
Snažíte se dosáhnout nulové složky doručené pošty – důležitá sdělení, která čtete, odpovídáte na ně a efektivně je archivujete.
Dosáhněte nulové hodnoty schránky během okamžiku
Je možné pracovat produktivněji, komunikovat efektivněji a nechat pracovní stres tam, kam patří: v práci.
Po důkladném jarním úklidu schránky a několika osvědčených strategiích, které zabrání opětovnému zahlcení e-maily, se můžete během chvíle dostat na nulu. Vše začíná strategií správy e-mailů, díky níž můžete e-maily projít snadno a rychle i vy.
