Ce n’est pas toujours dramatique. Parfois, c’est lent. De petites choses comme un nom d’entreprise manquant, un numéro de téléphone vide et des contacts dont le propriétaire n’est pas clairement désigné. Vous ne pouvez pas savoir si quelqu’un vous a déjà contacté ou s’il s’agit d’une nouvelle piste.
C’est ce qui arrive lorsque les données CRM ne sont pas vérifiées. Le système semble toujours plein, mais la valeur réelle s’évanouit. Et soudain, vous avez vraiment besoin d’une vérification adéquate des données CRM.
La vérification des données CRM permet aux entreprises modernes d’éviter que leurs opérations clients ne s’effondrent.
Sans données propres, vos outils perdent leur raison d’être, les campagnes échouent, les ventes ralentissent et les relations avec les clients s’étiolent. Et les personnes qui utilisent votre CRM (comme le marketing, l’assistance, les gestionnaires de comptes) se sentent rapidement frustrées.
Peu importe que vous utilisiez une plateforme de gestion de la relation client de grande renommée ou quelque chose de plus léger. Si les informations qu’elle contient ne sont pas complètes et fiables, vos stratégies reposent sur des suppositions.
Essayons d’y voir plus clair.
Qu’est-ce que la vérification des données CRM (et pourquoi s’en préoccuper) ?
La vérification des données CRM consiste à s’assurer que toutes les informations contenues dans votre système CRM sont exactes, utilisables et réelles.
Non périmés. Pas inventé. Il n’a pas été saisi par quelqu’un qui s’est cogné le coude sur son clavier un vendredi à 17 heures.
Il couvre tous les aspects, de la vérification de la délivrabilité des messages électroniques à la détection des doublons, en passant par la résolution des problèmes de formatage et la validation des coordonnées (numéros de téléphone, noms d’entreprise, titres de poste, etc.
C‘est ce que l’on peut appeler les fondements.
Les données CRM vérifiées sont ce qui vous permet d’atteindre vos contacts, de comprendre votre public et de prendre des mesures significatives. C’est le fondement de toutes les décisions prises par vos équipes de vente et de marketing :
- Vos professionnels du marketing ont besoin de listes de contacts propres et segmentées pour envoyer le bon message aux bonnes personnes.
- Vos commerciaux s’appuient sur des fiches de contact actualisées pour planifier des suivis, organiser des réunions et faire avancer les affaires.
- Votre équipe de service clientèle a besoin d’informations de contact et d’un contexte précis pour aider les gens rapidement, sans perdre de temps.
Si vos données CRM sont erronées, périmées ou dupliquées, vous ne parlez pas aux bonnes personnes. Ou vous ne parlez à personne.
Tout cela s’accompagne également d’une couche technologique. Les systèmes de gestion de la relation client sont aujourd’hui connectés à tous les secteurs de l’entreprise. Ils alimentent les automatismes. Ils alimentent les tableaux de bord. Déclenchent des messages. Lorsque les données d’entrée sont désordonnées, tout le système devient bruyant.
La vérification des données CRM permet d’éviter cela.
C’est ainsi que vous gardez vos enregistrements CRM à jour, votre gestion des contacts cohérente et vos efforts de marketing et de vente alignés sur la réalité.
La bonne nouvelle ?
Vous n’avez pas besoin de passer des heures à fouiller dans des feuilles de calcul ou à vérifier manuellement chaque entrée. Il existe des méthodes plus intelligentes.
Les risques réels de l’ignorance de la qualité des données
Lorsque les données CRM ne sont pas contrôlées, vous ne remarquez pas tout de suite le problème. Cela commence par de petites choses – des campagnes peu performantes, des tickets d’assistance qui ralentissent, un contact bizarre ici et là. Rien de dramatique ni d’urgent.
Mais en réalité, votre plateforme CRM est encombrée d’informations peu fiables. Et ces lacunes commencent à se manifester partout ailleurs dans l’entreprise. Et c’est ce qui la rend dangereuse.
Voyons cela en détail :
Vous perdez du temps à courir après des impasses
Votre équipe de vente appelle des numéros déconnectés. Vos campagnes de marketing sont envoyées à des adresses non distribuables. Et ces magnifiques courriels que vous avez passé des heures à concevoir ? Ils n’aboutissent nulle part.
Chaque minute que votre équipe passe à travailler avec de mauvaises données est une minute qu’elle ne passe pas à communiquer avec de vraies personnes. L’impact s’accumule rapidement, en particulier pour les équipes de vente et de marketing qui jonglent avec des dizaines (ou des centaines) de prospects chaque semaine.
Cela signifie que vos messages marketing n’arrivent pas là où ils devraient arriver. Et vos rapports de performance sont erronés, parce qu’ils s’appuient sur des enregistrements incohérents et fragmentés.
Vous interrompez les automatismes et les flux de travail
Les systèmes modernes de gestion de la relation client sont étroitement liés. Une mauvaise adresse électronique peut sembler anodine jusqu’à ce qu’elle interrompe toute une séquence d’e-mails, signale une erreur dans la synchronisation de votre CRM ou bloque l’automatisation d’un pipeline dont votre équipe dépend.
Et ne parlons même pas du cauchemar que représente un projet de migration de données fondé sur des enregistrements sales. C’est comme verser du lait avarié dans une bouteille propre en espérant que personne ne le remarque.
Vous vous exposez à des risques de non-conformité
Les lois sur la protection de la vie privée ne plaisantent pas. Le GDPR, le CCPA et d’autres réglementations régionales exigent des entreprises qu’elles stockent des données précises sur leurs clients, qu’elles donnent accès à leurs dossiers et qu’elles suppriment les informations sur demande.
La conservation d’informations dupliquées, incorrectes ou trompeuses sur les clients fait courir un risque juridique à votre entreprise. Surtout si quelqu’un reçoit un message destiné à un autre contact.
Comment votre système de gestion de la relation client (CRM) devient-il désordonné ?
Vous vous demandez comment cela se passe généralement ? Voici le scénario le plus courant :
Saisie manuelle de données sous pression
Les membres de votre équipe parlent aux clients potentiels, prennent des notes, planifient des suivis. Tout cela manuellement. Et quelque part dans ce mélange, ils saisissent « John Doe » deux fois – une fois avec le nom de l’entreprise, une fois sans. Ils oublient de vérifier la mise en forme du numéro de téléphone. Ou ils saisissent mal l’adresse électronique sans s’en rendre compte.
Cela ne semble pas être une grosse affaire. Mais maintenant, il y a deux dossiers. Et la moitié des informations sont erronées. Multipliez cela par toute une équipe, pendant des semaines ou des mois, et cela fait boule de neige.
Liste des importations sans garde-corps
Imaginons que votre équipe marketing achète une liste de prospects ou importe des contacts issus d’un webinaire. C’est très bien. Mais s’il n’y a pas de contrôle ou de validation avant l’importation, vous venez d’introduire un tas d’enregistrements douteux dans votre système.
Anciens courriels. Participants absents du bureau. Contacts d’il y a cinq entreprises. Tous ces éléments sont intégrés à vos données réelles. Pas de filtres, pas de drapeaux. Et maintenant, vos enregistrements CRM sont gonflés de contacts qui ne se convertiront jamais.
Erreurs d’intégration
Vous récupérez des contacts à partir d’outils tels que les formulaires d’inscription, le chat en direct, les plateformes d’événements ou les systèmes de facturation ? Génial, à moins que les paramètres de synchronisation ne soient pas alignés, que les champs ne correspondent pas ou que la détection des doublons soit faible.
Vous avez maintenant trois versions de la même personne, des titres de poste différents et des courriels contradictoires. Et personne n’est sûr de savoir laquelle est la vraie.
Manque d’appropriation
Dans de nombreuses entreprises, personne n’est officiellement responsable des données. Elles existent, en quelque sorte. Ainsi, lorsqu’elles commencent à se dégrader, personne ne sait exactement qui doit s’en occuper. Le marketing rejette la faute sur les ventes. Les ventes accusent les services d’exploitation. Les Ops disent qu’il s’agit d’un problème d’automatisation. Et le CRM est toujours aussi encombré.
Des données héritées qui traînent
Ou peut-être avez-vous procédé à une migration massive des données de votre ancien système ? Si c’est le cas, elle a probablement apporté quelques squelettes avec elle. Champs obsolètes, formatage défectueux ou contacts de test restants. Personne ne l’a remarqué à l’époque, mais ces éléments sont désormais intégrés dans votre nouveau système et se propagent lentement.
La qualité des données CRM est un processus. Et lorsque ce processus n’existe pas, la dégradation s’installe. Sans bruit et à chaque interaction avec le client.
Nettoyage des données CRM vs. validation des données vs. enrichissement des données
D’accord, vous avez des données désordonnées. Que faire maintenant ? C’est ici que la plupart des gens s’emmêlent les pinceaux :
- il y a le nettoyage
- il y a validation
- et il y a enrichissement
Ils se ressemblent, mais ils ont des fonctions différentes.
Attention : si vous utilisez des outils tels que Bouncer, vous disposez de toutes les fonctionnalités susmentionnées sous un même toit.
Nettoyage des données = correction ou suppression
C’est le nettoyage de base. Vous trouvez les doublons, les fusionnez et supprimez les mauvais courriels. Vous corrigez la mise en forme : vous mettez les noms en majuscules, vous corrigez les domaines, vous supprimez les émojis du champ Prénom (vous seriez surpris de voir à quel point cela arrive souvent).
Le nettoyage est réactif. Il prend ce qui se trouve déjà dans votre logiciel de gestion de la relation client et tente de mettre de l’ordre dans le chaos.
Cela aide, par exemple :
- Fusionner des enregistrements en double
- Supprimer les données de test
- Normaliser les champs
- Améliorer la précision des données
C’est l’équivalent numérique de dire « nettoyons la cuisine avant de commencer à cuisiner ».
Validation des données = vérification de leur légitimité
Ici, vous soumettez vos contacts à une logique de vérification qui vérifie : « Est-ce que c’est vrai ? ».
Par exemple :
- Pouvons-nous envoyer un courriel à cette adresse ?
- Ce numéro de téléphone est-il correctement formaté ?
- Ce domaine est-il actif et n’est-il pas marqué comme jetable ?
Il s’agit moins d’une question de nettoyage que de confiance. Vous ne voulez pas envoyer de message à des personnes si vous n’êtes pas raisonnablement sûr qu’elles existent.
Cela vous protège, entre autres, de
- Rebonds
- Plaintes contre le spam
- Gaspillage des efforts de marketing et de vente
- Enregistrements non distribuables dans les campagnes de marketing
Bonus : lorsque votre CRM intègre la validation (hello, Bouncer 👋), vous ne travaillez qu’ avec des contacts vérifiés.
Enrichissement des données = ajout d’un contexte utile
C’est la cerise sur le gâteau. Une fois que vous avez nettoyé et vérifié, l’enrichissement des données ajoute de la profondeur. Pensez-y :
- Extraction de la taille de l’entreprise à partir de données publiques
- Remplissage automatique des titres d’emploi manquants
- Ajout d’un historique d’achat ou de balises comportementales
- Liens vers les profils sociaux
Il transforme votre contact « John at Gmail.com » en « John, Head of Marketing at a 50-person B2B SaaS company ». Beaucoup plus utile, non ?
L’enrichissement vous aide :
- Personnaliser la sensibilisation
- Construire des segments plus intelligents
- Analyser des groupes de clients spécifiques
- Améliorer les stratégies de service à la clientèle
Et lorsqu’il est associé à la validation et au nettoyage ? C’est là que votre CRM devient puissant, et passeulement complet.
Réparons-le : Voici AutoClean de Bouncer.
Feuilles de calcul, exportations, filtres, drapeaux, maux de tête – c’est un vrai gâchis. Et soyons honnêtes, plus personne ne procède à des audits de données manuels réguliers. Tout le monde dit qu’il le fera. Personne ne le fait vraiment.
C’est pourquoi Bouncer AutoClean existe. C’est l’outil de nettoyage de données silencieux qui maintient la qualité et l’intégrité des données de votre CRM sans vous harceler avec des connexions ou des téléchargements de fichiers.
AutoClean est un outil de vérification des données CRM entièrement automatisé qui se connecte directement à votre CRM (à commencer par HubSpot). Il vérifie en permanence votre liste de contacts et signale discrètement tout ce qui est suspect, comme les faux domaines, les emails contenant des fautes de frappe ou les adresses toxiques.
AutoClean vérifie les nouvelles entrées toutes les heures. C’est tout à fait exact. Vous obtenez des données actualisées et précises toute la journée, tous les jours. Contrôle total. Aucune feuille de calcul.
Le fonctionnement est le suivant :
- Choisir une liste à surveiller – Vous choisissez les listes de contacts qui doivent rester propres, à partir de la section Vérifier la liste dans Bouncer.
- Définissezvotre logique – Définissez la fréquence à laquelle AutoClean doit vérifier vos contacts. Vous pouvez lancer une analyse complète de la liste lors de l’installation, vérifier automatiquement les nouveaux prospects toutes les heures et programmer une revérification.
- Définissezdes règles d’exportation intelligentes – Décidez de ce qui se passe après la vérification. Conserver les adresses propres et vérifiées. Supprimez les adresses non distribuables ou à risque. Mettez en quarantaine tout ce qui se trouve entre les deux.
- Surveillez tout dans un seul tableau de bord – Suivez chaque tâche AutoClean à partir d’une seule vue. Vous voyez quand il a été créé, quand il a été exécuté pour la dernière fois et quand il sera exécuté à nouveau. Vous pouvez à tout moment interrompre, modifier ou réexécuter manuellement les contrôles.
- Automatisez vos flux de travail avec des données propres – Utilisez le champ « Bouncer Recommends » pour déclencher une logique au sein de votre plateforme CRM.
Votre base de données CRM reste propre sans que vous ayez à lever le petit doigt
Avec AutoClean de Bouncer, vous commencez à prévenir :
- Vous n’attendez pas que le rapport sur le taux de rebond vous indique que quelque chose n’a pas fonctionné.
- Vous ne découvrez pas les données inexactes après que quelqu’un a envoyé une séquence.
Vous avez déjà une longueur d’avance, car les données ont été vérifiées avant que quiconque ne les touche. Fini les listes périmées ou les enregistrements en double qui s’accumulent alors que tout le monde est trop occupé pour les corriger.
De plus, vous avez un contrôle granulaire sur la façon dont l’outil traite vos données. Vous voulez être très prudent ? Mettez en quarantaine tout ce qui vous semble suspect. Vous vous sentez confiant ? Supprimez uniquement les rebonds durs et conservez le reste.
Vous restez aux commandes, mais AutoClean fait tourner la machine. C’est ainsi que vous :
- Envoyer des courriels plus intelligents
- Se concentrer sur les informations utiles, et non sur les données inutiles
- Atteindre les bons clients potentiels
- Et arrêtez de perdre du temps avec les mauvais dossiers
AutoClean est disponible dès maintenant pour HubSpot. Sa mise en place ne prend que quelques minutes et une fois qu’il est opérationnel, vous n’aurez plus jamais à vous soucier de la vérification des données CRM.
Bonus : Pratiques intelligentes de gestion des données CRM
Votre CRM opérationnel est un système vivant. Et comme tout système, il a besoin d’être entretenu.
Que pouvez-vous faire pour le maintenir en bon état ?
Vérifier ce qui se trouve déjà à l’intérieur
Commencez simplement et jetez un coup d’œil sous le capot. Exécutez un rapport CRM de base pour vérifier les éléments suivants
- Contacts sans email
- Numéros de téléphone vides ou suspects (comme 1234567890)
- Contacts sans propriétaire ni source
- Personnes qui n’ont pas été mises à jour depuis plus de 12 mois
Il n’est pas nécessaire de tout régler tout de suite. Le simple fait de connaître l’ampleur du désordre vous donne du pouvoir. C’est le premier pas vers une meilleure gouvernance des données.
Fixer des règles avant l’introduction de nouvelles données
Le nettoyage des données est important. Mais qu’est-ce qui est encore plus important ? La prévention. Créez donc des règles de base :
- Formatage du nom (pas de majuscules, pas d’émojis, s’il vous plaît)
- Champs obligatoires (ne pas créer d’enregistrement s’il n’y a pas d’email)
- Standardisation des sources (« Inbound – Form », « Manual Entry », etc.)
- Vérification des doublons (avant d’enregistrer un contact)
Vous souhaitez que votre base de données CRM soit aussi prévisible que possible.
Donner à quelqu’un la propriété des données
Il ne doit pas nécessairement s’agir d’un rôle entier. Mais il doit y avoir un nom à côté de la tâche. Bien sûr, cela ne signifie pas qu’ils font tout le travail. Mais ils veillent à ce qu’il soit fait. Sans cela, tout le monde suppose que quelqu’un d’autre s’en occupe, et c’est ainsi que les mauvaises habitudes de saisie des données restent inchangées pendant des mois.
Dites non aux importations de déchets
Nous l’avons tous fait. Nous avons téléchargé un fichier CSV aléatoire à partir d’un outil de webinaire. Obtenu une liste de prospects de « haute qualité » de la part d’un sponsor d’événement. Nous avons glissé 500 noms à partir d’un fichier Excel trouvé dans un dossier partagé.
Il l’a ensuite importé directement dans le CRM sans rien vérifier.
Désormais, vous vérifiez cette liste avant qu’elle n’entre en contact avec votre système. Posez-vous la question suivante : ces contacts correspondent-ils réellement à notre client cible ? Les courriels sont-ils valides (utilisez un vérificateur de courriels comme Bouncer en cas de doute) ? Il vaut mieux commencer avec 100 bons contacts qu’avec 5 000 contacts risqués qui réduisent à néant votre capacité de diffusion.
Alignez vos champs CRM sur votre stratégie réelle
La plupart des CRM proposent plus de 50 champs par défaut. Vous n’en avez probablement besoin que de 12. Peut-être 20.
Supprimez les champs que vous n’utilisez pas. Renommez ceux qui sont vagues. Ajoutez des champs personnalisés qui reflètent la façon dont votre équipe segmente les clients existants ou suit les interactions avec les clients.
Des informations clients claires sont synonymes de pertinence. Vous voulez des données qui racontent une histoire, et non pas qui restent là.
Améliorer la qualité des données CRM pour la réussite de votre entreprise
Soyons réalistes : les bonnes intentions ne font pas le poids. Vous pourriez programmer un nettoyage tous les mois. Ou charger quelqu’un de vérifier les contacts chaque semaine. Ou créer une douzaine de flux Zapier pour combler les lacunes.
Ou vous laissez AutoClean le faire pour vous.
✅ Pas de rappels
✅ Pas d’exportations
Pas de débat sur la question de savoir à qui appartient cette liste.
Il s’agit simplement de données propres et de qualité, vérifiées à la volée.
En effet, lorsque votre CRM repose sur des données cohérentes, tout le reste fonctionne mieux. Vos campagnes touchent les bonnes personnes et vous commencez à faire confiance aux chiffres de vos rapports. Les clients le ressentent également. Vous êtes plus rapide, plus précis et plus pertinent dans chaque interaction.
C’est ainsi que vous fidéliserez les clients existants et que vous les servirez mieux, avec moins d’approximations et plus de clarté.
Prêt à arrêter de nettoyer les feuilles de calcul ? Laissez AutoClean s’en charger.
