Nie zawsze jest dramatycznie. Czasami dzieje się to powoli. Drobne rzeczy, takie jak brak nazwy firmy, pusty numer telefonu i kontakty bez wyraźnego przypisania właściciela. Nie można stwierdzić, czy ktoś już się skontaktował, czy jest to zupełnie nowy potencjalny klient.
Tak się dzieje, gdy dane CRM nie są sprawdzane. System nadal wygląda na pełny, ale rzeczywista wartość znika. I nagle okazuje się, że naprawdę potrzebna jest odpowiednia weryfikacja danych CRM.
Weryfikacja danych CRM pomaga nowoczesnym firmom zapobiegać załamywaniu się operacji z klientami.
Bez czystych danych narzędzia tracą sens, kampanie są nieskuteczne, sprzedaż spowalnia, a relacje z klientami zanikają. A osoby korzystające z CRM (takie jak marketing, wsparcie, menedżerowie kont) szybko się frustrują.
Nie ma znaczenia, czy używasz znanej platformy CRM, czy czegoś lekkiego. Jeśli informacje w niej zawarte nie są kompletne i godne zaufania, to budujesz strategie w oparciu o domysły.
Nadajmy temu wszystkiemu sens.
Czym jest weryfikacja danych CRM (i dlaczego warto się nią zainteresować)?
Weryfikacja danych CRM to proces sprawdzania, czy wszystkie informacje znajdujące się w systemie CRM są dokładne, użyteczne i prawdziwe.
Nie przestarzałe. Nie zmyślone. Nie wprowadzone przez kogoś, kto uderzył się łokciem w klawiaturę o 17:00 w piątek.
Obejmuje wszystko, od sprawdzania dostarczalności wiadomości e-mail po wykrywanie duplikatów, naprawianie błędów formatowania i sprawdzanie poprawności danych kontaktowych, takich jak numery telefonów, nazwy firm, stanowiska i inne.
Możemy to nazwać podstawowymi rzeczami.
Zweryfikowane dane CRM pozwalają faktycznie dotrzeć do kontaktów, zrozumieć odbiorców i podjąć znaczące działania. To podstawa każdej decyzji podejmowanej przez zespoły sprzedaży i marketingu:
- Specjaliści ds. marketingu potrzebują czystych, posegmentowanych list kontaktów, aby wysyłać właściwe wiadomości do właściwych osób.
- Twoi przedstawiciele handlowi polegają na aktualnych danych kontaktowych, aby planować działania następcze, rezerwować spotkania i posuwać transakcje do przodu.
- Twój zespół obsługi klienta potrzebuje dokładnych danych kontaktowych i kontekstu, aby szybko pomagać ludziom bez marnowania czasu.
Jeśli więc Twoje dane CRM są błędne, nieaktualne lub zduplikowane, nie rozmawiasz z właściwymi osobami. Albo nie rozmawiasz z nikim.
Do tego wszystkiego dochodzi również warstwa technologiczna. CRM są teraz podłączone do każdego zakątka biznesu. Zasilają automatyzacje. Zasilają pulpity nawigacyjne. Wyzwalają komunikaty. Gdy dane wejściowe są nieuporządkowane, cały system staje się hałaśliwy.
Weryfikacja danych CRM pomaga temu zapobiec.
W ten sposób rejestry CRM są przejrzyste, zarządzanie kontaktami spójne, a działania marketingowe i sprzedażowe dostosowane do rzeczywistości.
A teraz dobra wiadomość?
Nie musisz spędzać godzin na przekopywaniu się przez arkusze kalkulacyjne lub ręcznym sprawdzaniu każdego wpisu. Istnieją mądrzejsze sposoby, aby sobie z tym poradzić.
Prawdziwe ryzyko związane z ignorowaniem jakości danych
Kiedy dane CRM nie są sprawdzane, nie od razu zauważasz problem. Zaczyna się od małych rzeczy – kampanii o słabych wynikach, spowolnienia obsługi zgłoszeń, dziwnie wyglądającego kontaktu tu i tam. Nic dramatycznego ani pilnego.
Ale pod spodem platforma CRM jest przepełniona niewiarygodnymi danymi wejściowymi. A te luki zaczynają pojawiać się wszędzie indziej w firmie. I to właśnie czyni ją niebezpieczną.
Rozłóżmy to na czynniki pierwsze:
Tracisz czas na gonienie za ślepymi zaułkami
Twój zespół sprzedaży dzwoni na rozłączone numery. Twoje kampanie marketingowe trafiają na adresy niemożliwe do dostarczenia. A te piękne e-maile, nad którymi spędziłeś wiele godzin? Nigdzie nie docierają.
Każda minuta spędzona przez zespół na pracy ze złymi danymi to minuta, w której nie nawiązuje on kontaktu z prawdziwymi ludźmi. Wpływ ten szybko się kumuluje, zwłaszcza w przypadku pracowników sprzedaży i marketingu, którzy każdego tygodnia żonglują dziesiątkami (lub setkami) potencjalnych klientów.
Oznacza to, że komunikaty marketingowe nie trafiają tam, gdzie powinny. A raportowanie wydajności jest wyłączone, ponieważ czerpie z niespójnych, fragmentarycznych rekordów.
Przerywasz automatyzacje i przepływy pracy
Nowoczesne systemy zarządzania relacjami z klientami są ze sobą ściśle powiązane. Jeden zły adres e-mail może nie wydawać się wielką sprawą, dopóki nie zepsuje całej sekwencji e-maili, nie oznaczy błędu w synchronizacji CRM lub nie zatrzyma automatyzacji potoku, na której zależy Twój zespół.
I nie wspominajmy nawet o koszmarze projektu migracji danych zbudowanego na brudnych rekordach. To tak, jakby wlać zepsute mleko do czystej butelki i mieć nadzieję, że nikt tego nie zauważy.
Narażasz się na ryzyko związane ze zgodnością z przepisami
Przepisy dotyczące prywatności nie są bez znaczenia. RODO, CCPA i inne przepisy regionalne oczekują od firm przechowywania dokładnych danych klientów, zapewniania ludziom dostępu do ich rejestrów i usuwania informacji na żądanie.
Przechowywanie zduplikowanych, nieprawidłowych lub wprowadzających w błąd informacji o klientach naraża firmę na ryzyko prawne. Zwłaszcza jeśli ktoś otrzyma wiadomość, która była przeznaczona dla zupełnie innego kontaktu.
W jaki sposób system CRM staje się nieuporządkowany?
Zastanawiasz się, jak to się zwykle dzieje? Oto najczęstszy scenariusz:
Ręczne wprowadzanie danych pod presją
Członkowie Twojego zespołu rozmawiają z potencjalnymi klientami, sporządzają notatki, planują działania następcze. Wszystko ręcznie. I gdzieś w tym miksie wpisują „John Doe” dwa razy – raz z nazwą firmy, raz bez. Zapominają sprawdzić formatowanie numeru telefonu. Albo błędnie wpisują adres e-mail i tego nie zauważają.
Nie wydaje się to wielką sprawą. Ale teraz są dwa rekordy. I połowa informacji jest błędna. Pomnóż to przez cały zespół, przez tygodnie lub miesiące, a sprawa nabierze rozpędu.
Lista importów bez barier ochronnych
Załóżmy, że Twój zespół marketingowy kupuje listę potencjalnych klientów lub importuje kontakty z webinaru. Świetnie. Ale jeśli przed importem nie przeprowadzono weryfikacji lub walidacji, po prostu wepchnąłeś do systemu kilka wątpliwych rekordów.
Stare wiadomości e-mail. Uczestnicy poza biurem. Kontakty sprzed pięciu firm. Wszystko zmieszane z rzeczywistymi danymi. Bez filtrów, bez flag. A teraz Twoje rekordy CRM są zawyżone kontaktami, które nigdy nie dokonają konwersji.
Błędy integracji
Pobieranie kontaktów z narzędzi takich jak formularze rejestracji, czat na żywo, platformy eventowe lub systemy rozliczeniowe? Świetnie, chyba że ustawienia synchronizacji nie są wyrównane, pola nie pasują lub wykrywanie duplikatów jest słabe.
Teraz masz trzy wersje tej samej osoby, różne tytuły zawodowe i sprzeczne e-maile. I nikt nie jest pewien, która z nich jest prawdziwa.
Brak własności
W wielu firmach nikt oficjalnie nie jest odpowiedzialny za dane. One po prostu… istnieją. Więc kiedy zaczyna się pogarszać, nikt nie jest pewien, kto powinien to naprawić. Marketing obwinia sprzedaż. Sprzedaż obwinia dział operacyjny. Dział operacyjny twierdzi, że to kwestia automatyzacji. A CRM wciąż jest pełen bałaganu.
Przeciąganie starszych danych
A może miałeś masową migrację danych ze starego systemu? Jeśli tak, to prawdopodobnie przyniosła ze sobą kilka szkieletów. Przestarzałe pola, zepsute formatowanie lub resztki kontaktów testowych. Nikt tego wtedy nie zauważył, ale teraz jest to osadzone w nowym systemie i powoli się rozprzestrzenia.
Jakość danych CRM to proces. A kiedy ten proces nie istnieje, następuje rozpad. Po cichu i w każdej interakcji z klientem.
Czyszczenie danych CRM vs. walidacja danych vs. wzbogacanie danych
Okej, więc masz nieuporządkowane dane. Co teraz? Tutaj większość ludzi trochę się plącze:
- jest czyszczenie
- jest walidacja
- i jest wzbogacenie
Brzmią podobnie, ale wykonują różne zadania.
Uwaga spoiler: Jeśli korzystasz z narzędzi takich jak Bouncer, masz wszystkie powyższe funkcje pod jednym dachem.
Czyszczenie danych = naprawianie lub usuwanie
To jest podstawowe czyszczenie. Znajdujesz duplikaty, łączysz je i usuwasz złe wiadomości e-mail. Poprawiasz formatowanie – kapitalizujesz nazwy, poprawiasz domeny, usuwasz emotikony z pola Imię (zdziwiłbyś się, jak często się to zdarza).
Czyszczenie jest reaktywne. Bierze to, co już jest w oprogramowaniu CRM i próbuje zaprowadzić porządek w chaosie.
Pomaga na przykład:
- Scalanie zduplikowanych rekordów
- Usuń dane testowe
- Standaryzacja pól
- Poprawa dokładności danych
To cyfrowy odpowiednik powiedzenia: „Posprzątajmy kuchnię, zanim zaczniemy gotować”.
Walidacja danych = sprawdzanie, czy są one prawidłowe
Tutaj uruchamiasz swoje kontakty przez logikę weryfikacji, która sprawdza, „Czy to jest prawdziwe?”.
Na przykład:
- Czy możemy wysłać wiadomość e-mail na ten adres?
- Czy ten numer telefonu jest prawidłowo sformatowany?
- Czy ta domena jest aktywna i nie została oznaczona jako jednorazowa?
Mniej chodzi o czyszczenie, a bardziej o pewność siebie. Nie chcesz wysyłać wiadomości do osób, co do których nie masz pewności, że istnieją.
Chroni to między innymi przed:
- Odbicia
- Skargi dotyczące spamu
- Marnowanie wysiłków marketingowych i sprzedażowych
- Niedostarczalne rekordy w kampaniach marketingowych
Bonus: gdy Twój CRM ma wbudowaną walidację (witaj, Bouncer 👋), pracujesz tylko ze zweryfikowanymi kontaktami.
Wzbogacanie danych = dodawanie użytecznego kontekstu
To jest wisienka na torcie. Po wyczyszczeniu i zweryfikowaniu, wzbogacenie danych dodaje im głębi. Pomyśl:
- Wyciąganie wielkości firmy z danych publicznych
- Automatyczne uzupełnianie brakujących nazw stanowisk
- Dodawanie historii zakupów lub tagów behawioralnych
- Łączenie z profilami społecznościowymi
Zmienia to kontakt z „John at Gmail.com” w „John, szef marketingu w 50-osobowej firmie B2B SaaS”. O wiele bardziej przydatne, prawda?
Wzbogacanie pomaga:
- Spersonalizowany zasięg
- Twórz inteligentniejsze segmenty
- Analiza określonych grup klientów
- Poprawa strategii obsługi klienta
A w połączeniu z walidacją i czyszczeniem? To właśnie wtedy CRM staje się potężny – a nietylko pełny.
Naprawmy to: Poznaj Bouncer’s AutoClean
Arkusze kalkulacyjne, eksporty, filtry, flagi, ból głowy – to bałagan. I bądźmy szczerzy, nikt już tak naprawdę nie przeprowadza regularnych audytów danych ręcznie. Wszyscy mówią, że to robią. Nikt tak naprawdę tego nie robi.
Dlatego właśnie istnieje Bouncer AutoClean. Jest to ciche narzędzie do czyszczenia danych, które utrzymuje wysoką jakość i integralność danych CRM bez konieczności logowania się lub przesyłania plików.
AutoClean to w pełni zautomatyzowane narzędzie do weryfikacji danych CRM, które łączy się bezpośrednio z CRM (począwszy od HubSpot). Stale sprawdza listę kontaktów i po cichu oznacza wszystko, co jest podejrzane – fałszywe domeny, e-maile z literówkami lub toksyczne adresy.
AutoClean sprawdza nowe wpisy co godzinę. Zgadza się. Otrzymujesz aktualne, dokładne dane przez cały dzień, każdego dnia. Pełna kontrola. Zero arkuszy kalkulacyjnych.
Działa to w następujący sposób:
- Wybór listy do monitorowania – z sekcji Weryfikuj listę w Bouncer można wybrać, które listy kontaktów mają pozostać czyste.
- Ustaw logikę – Ustaw jak często AutoClean ma weryfikować kontakty. Możesz uruchomić pełne skanowanie listy podczas konfiguracji, automatycznie weryfikować nowych potencjalnych klientów co godzinę i zaplanować ponowną weryfikację.
- Ustaw inteligentne reguły eksportu – zdecyduj, co stanie się po weryfikacji. Zachowaj czyste, zweryfikowane adresy. Odrzuć adresy niedostarczalne lub ryzykowne. Poddawaj kwarantannie wszystko pomiędzy.
- Monitoruj wszystko na jednym pulpicie nawigacyjnym – Śledź każde zadanie AutoClean z jednego widoku. Zobacz, kiedy zostało utworzone, kiedy zostało ostatnio uruchomione i kiedy zostanie uruchomione ponownie. Możesz wstrzymywać, edytować lub ręcznie ponownie uruchamiać kontrole w dowolnym momencie.
- Zautomatyzuj przepływy pracy dzięki czystym danym – Użyj pola „Bouncer Recommends”, aby uruchomić logikę na platformie CRM.
Twoja baza danych CRM pozostaje czysta bez kiwnięcia palcem
Z Bouncer’s AutoClean, zaczynasz zapobiegać:
- Nie czekasz, aż raport współczynnika odrzuceń powie Ci, że coś poszło nie tak.
- Nie dowiadujesz się o niedokładnych danych po tym, jak ktoś wyśle sekwencję.
Jesteś już o krok do przodu, ponieważ dane zostały sprawdzone, zanim ktokolwiek je dotknął. Koniec z nieaktualnymi listami lub zduplikowanymi rekordami, podczas gdy wszyscy są zbyt zajęci, aby je naprawić.
Ponadto masz szczegółową kontrolę nad tym, jak narzędzie obsługuje Twoje dane. Chcesz być wyjątkowo ostrożny? Poddaj kwarantannie wszystko, co zdalnie podejrzane. Czujesz się pewnie? Odrzuć tylko twarde odbicia i zachowaj resztę.
Ty pozostajesz odpowiedzialny, ale AutoClean utrzymuje maszynę w ruchu. W ten sposób:
- Wysyłaj inteligentniejsze wiadomości e-mail
- Skup się na wartościowych spostrzeżeniach, a nie na brudnych danych
- Dotarcie do właściwych potencjalnych klientów
- I przestań marnować czas na złe rekordy
AutoClean jest już dostępny dla HubSpot. Konfiguracja zajmuje kilka minut, a po jej uruchomieniu nie trzeba już myśleć o weryfikacji danych CRM.
Bonus: Inteligentne praktyki zarządzania danymi CRM
Twój operacyjny CRM to żywy system. I tak jak każdy system, wymaga opieki.
Co można zrobić, aby utrzymać go w dobrej kondycji?
Audyt tego, co już jest w środku
Zacznij od prostych czynności i zajrzyj pod maskę. Uruchom podstawowy raport CRM, aby sprawdzić:
- Kontakty bez wiadomości e-mail
- Puste lub podejrzane numery telefonów (np. 1234567890)
- Kontakty bez właściciela lub źródła
- Osoby, które nie były aktualizowane od ponad 12 miesięcy
Nie musisz naprawiać wszystkiego od razu. Sama wiedza o zakresie bałaganu daje ci władzę. To pierwszy krok w kierunku lepszego zarządzania danymi.
Ustaw reguły przed wprowadzeniem nowych danych
Oczyszczanie danych jest ważne. Ale co jest jeszcze ważniejsze? Zapobieganie. Dlatego należy stworzyć podstawowe zasady:
- Formatowanie nazwy (bez wielkich liter, bez emotikonów)
- Wymagane pola (nie twórz rekordu, jeśli nie ma adresu e-mail)
- Standaryzacja źródeł („Przychodzące – Formularz”, „Ręczne wprowadzanie” itp.).
- Sprawdzanie duplikatów (przed zapisaniem kontaktu)
Baza danych CRM powinna być jak najbardziej przewidywalna.
Dać komuś prawo własności do danych
Nie musi to być cała rola. Ale obok zadania powinna znajdować się nazwa. Oczywiście, nie oznacza to, że wykonują całą pracę. Ale upewniają się, że zadanie zostanie wykonane. Bez tego wszyscy zakładają, że ktoś inny się tym zajmuje i w ten sposób złe nawyki wprowadzania danych pozostają niekontrolowane przez wiele miesięcy.
Powiedz „nie” importowi śmieci
Wszyscy to zrobiliśmy. Pobraliśmy losowy plik CSV z narzędzia do webinarów. Otrzymaliśmy „wysokiej jakości” listę potencjalnych klientów od sponsora wydarzenia. Przeciągnęliśmy 500 nazwisk z pliku Excel, który znaleźliśmy w udostępnionym folderze.
A następnie zaimportował je bezpośrednio do CRM bez sprawdzania czegokolwiek.
Od tej pory weryfikujesz tę listę, zanim dotknie ona twojego systemu. Zapytaj, czy te kontakty rzeczywiście pasują do naszego klienta docelowego? Czy wiadomości e-mail są prawidłowe (użyj weryfikatora wiadomości e-mail, takiego jak Bouncer, jeśli nie masz pewności)? Lepiej jest zacząć od 100 dobrych kontaktów niż od 5000 ryzykownych, które obniżą dostarczalność.
Dostosowanie pól CRM do rzeczywistej strategii
Większość systemów CRM zawiera ponad 50 domyślnych pól. Ty prawdopodobnie potrzebujesz tylko 12. Może 20.
Usuń pola, których nie używasz. Zmień nazwy tych niejasnych. Dodaj niestandardowe pola, które odzwierciedlają sposób, w jaki Twój zespół faktycznie segmentuje istniejących klientów lub śledzi interakcje z klientami.
Czyste informacje o klientach oznaczają trafność. Potrzebujesz danych, które opowiadają historię, a nie tylko leżą.
Poprawa jakości danych CRM dla sukcesu firmy
Bądźmy szczerzy: dobre intencje się nie sprawdzają. Możesz zaplanować czyszczenie co miesiąc. Albo wyznaczyć kogoś do cotygodniowego sprawdzania kontaktów. Lub zbudować tuzin przepływów Zapier, aby załatać dziury.
Możesz też pozwolić, by AutoClean zrobił to za Ciebie.
Brak przypomnień
Brak eksportu
Brak debat typu „kto jest właścicielem tej listy?”.
Po prostu czyste, wysokiej jakości dane, weryfikowane na bieżąco.
Ponieważ kiedy CRM działa w oparciu o spójne dane, wszystko inne działa lepiej. Twoje kampanie trafiają do właściwych osób, a Ty zaczynasz ufać liczbom w raportach. Klienci też to czują. Jesteś szybszy, dokładniejszy i o wiele bardziej odpowiedni w każdej interakcji.
W ten sposób można utrzymać obecnych klientów i lepiej ich obsługiwać, mniej zgadując i uzyskując większą przejrzystość.
Gotowy, aby przestać szorować arkusze kalkulacyjne? Niech zajmie się tym AutoClean.
